Được xem là một trong những công việc không có nhiều áp lực cho nên hành chính văn phòng trở thành một công việc lý tưởng của nhiều chị em phụ nữ. Tuy nhiên, thực tế công việc này có rất nhiều việc cần phải làm cũng như không hề nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ. Vậy mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Bài viết này sẽ trả lời giúp bạn.
Giới thiệu về vị trí nhân viên hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng là một bộ phận cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Đây là bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, phụ trách văn thư, hỗ trợ nhân viên về các loại giấy tờ cũng như là lễ tân của doanh nghiệp và còn nhiều các công việc không tên khác.
Bên cạnh đó, hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, tổ chức sự kiện,… cho công ty. Cũng như đặt hàng các vật dụng văn phòng cần thiết cho quá trình hoạt động của công ty như giấy, viết,…
Như vậy, bạn có thể thấy được rằng công việc của nhân viên hành chính văn phòng là khá nhiều. Cho nên, đây không thể xem là công việc nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ.
Mô tả công việc
Với những giới thiệu như trên, bạn đã có thể hiểu sơ lược về công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Phần tiếp theo đây, chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn về mô tả công việc của bộ phận hành chính văn phòng, bạn cùng đọc tiếp nhé.
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,… được gửi đến công ty. Sau đó chuyển đến các bộ phận có liên quan khác.
Hành chính văn phòng là bộ phận lưu trữ các loại giấy tờ, thủ tục quan trọng của công ty.
Các báo cáo về tình trạng của nhân viên như đau ốm, thai sản, nghỉ phép,… đều được đưa đến hành chính văn phòng tiếp nhận và xử lý.
Lập các văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong công ty và in ấn, phát hành khi cần thiết.
- Công tác lễ tân
Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ nhận các cuộc gọi đến và chuyển sang bộ phận có liên quan. Cũng như đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc tại công ty.
Các cuộc hội, họp sẽ do bộ phận hành chính văn phòng chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, nước uống,… theo yêu cầu.
Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên trong công ty,… theo những chỉ thị từ ban lãnh đạo.
- Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của công ty phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế, đảm bảo cho quá trình làm việc tốt nhất của nhân viên.
Lập danh sách, kế hoạch mua các thiết bị văn phòng phẩm kịp thời phục vụ quá trình làm việc của công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân viên
Hành chính văn phòng chính là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ của nhân viên.
Đây cũng là bộ phận xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,…
Lên hợp đồng thử việc, hợp làm việc chính thức và thực hiện công tác ký kết hợp đồng với nhân viên.
Cập nhật các loại giấy tờ của nhân viên đảm bảo đầy đủ theo yêu cầu của Pháp luật.
Giải quyết những thắc mắc, yêu cầu bổ sung về BHXH, BHYT của nhân viên cũng như những phúc lợi, thưởng phạt chung của công ty.
Với phần mô tả công việc như trên đã phần nào giúp bạn xác định được những công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Việc tìm hiểu trước khi lựa chọn làm việc sẽ giúp bạn xác định phần việc cần làm của công việc đó. Từ đó có sự chuẩn bị để tránh trường hợp choáng ngợp trước khối lượng công việc quá lớn hay bị hụt hẫng khi công việc mình làm không như tưởng tượng. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đến bạn những thông tin bổ ích.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!