Proposal là gì? Hướng dẫn các bước viết Proposal chuyên nghiệp

Kỹ năng Proposal chính là chìa khóa cốt lõi mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh và tiếp thị, quảng cáo. Để giúp bạn hiểu rõ về khái niệm Proposal là gì, Vietnix sẽ cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc cho bạn qua bài viết dưới đây.

Proposal là gì?

Proposal – Đề xuất là một hình thức trình bày trang trọng phần nội dung, ý tưởng, chiến lược, ngân sách cho một dự án hay chiến lược nào đó,… tới đối tác hoặc khách hàng tiềm năng nhằm mang lại sự tin tưởng, hài lòng của họ.

Xét về mặt nội dung, trong mỗi Proposal cần làm nổi bật được các vấn đề, bám sát xoay quanh các câu hỏi:

• What – trình bày các nội dung về công việc gì?
• Why – Mục đích và khả năng thực hiện công việc ra sao?
• Who – Có những ai thực hiện ở địa điểm?
• When – Thời gian nào?
• Where – Thực hiện ở đâu?
• How – Thực hiện như thế nào?

Một ý tưởng được trình bày theo Proposal chuyên nghiệp sẽ làm nổi bật những chi tiết độc đáo về doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Đặc biệt tạo một nền tảng dựa trên sự tin tưởng, hài lòng trong mối quan hệ khách hàng – marketer, agency – client.

Bản đề xuất thông tin ý tưởng, nội dung, thiết kế dự án của Proposal được thể hiện chủ yếu qua Word, Powerpoint, Excel,… Ngoài ra còn trình bày qua một mẫu Proposal miễn phí, trả có phí, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Việc cung cấp Proposal cho khách hàng nhằm thuyết phục, chấp nhận thỏa thuận, hài lòng với các đề xuất, chiến lược được đưa ra.

Proposal là cầu nối rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong thời buổi hiện nay. Vì nó giúp doanh nghiệp kết nối hiệu quả với đối tác và khách hàng, từ đó định hướng hợp tác phát triển lâu dài mối quan hệ giữa các bên.

Thành phần của một Proposal bao gồm những gì?

Để viết một bản Proposal hoàn thiện, dễ dàng truyền đạt đúng mục đích đến đối tượng khách hàng mục tiêu thì trước tiên, doanh nghiệp hay đặc biệt các account cần phải nắm rõ cấu trúc, thành phần được thể hiện như thế nào. Sau đây, Vietnix sẽ giúp bạn hình dung các thành phần khi trình bày một Proposal chuyên nghiệp.

Thành phần của Proposal gồm 4 phần như sau:

Phần 1: Giới thiệu Proposal – An introduction

Khi viết bất kỳ văn bản nào, phần giới thiệu là phần vô cùng quan trọng để quyết định độc giả bài viết này có tiếp tục đọc tiếp hay không. Với nhịp sống hối hả và bận rộn nên việc đọc lướt được nhiều người áp dụng. Chính vì thế, yêu cầu khi viết phần mở đầu của Proposal trở nên cao hơn, có như thế mới kích thích, thu hút người đọc.

Phần mở đầu, giới thiệu có mục tiêu chính là khái quát về nội dung của cả Proposal. Phần này cần phải trả lời được câu hỏi “what” và “who” (bài viết này đề cập tới những nội dung, vấn đề gì? Và những ai liên quan đến nội dung này). Để tiến hành phân đoạn này, người viết Proposal cần cung cấp giới thiệu các thông tin cơ bản như sau:

• Tên dự án/ Chương trình/ Ý tưởng và hình thức tổ chức: Trước khi chúng ta đi sâu nội dung, bạn cần đặt tên cho dự án – cái bắt tay đầu tiên quyết định sự quan tâm của khách hàng đến với ý tưởng của bạn.
• Giới thiệu khái quát về bạn/công ty/ doanh nghiệp của bạn: Bao gồm cả các thành viên liên quan tham gia dự án và người chịu trách nhiệm chính đang thực hiện dự án. Và giải thích lý tại sao thực hiện Proposal này. Công dụng của thông tin này để xác định danh tính, nguồn gốc rõ ràng tạo được sự tin tưởng của khách hàng, đối tác.
• Nêu mục đích, nội dung chương trình: Nêu nội dung cốt lõi muốn đề xuất tránh dài dòng, lan man.
• Cung cấp đầy đủ thông tin liên lạc: Bao gồm của doanh nghiệp hay cá nhân.
• Tạo một tiêu đề ngắn gọn, súc tích phía trên của Proposal: Để thâu tóm ngắn gọn ý tưởng cần truyền đạt tới đối tác, khách hàng. Điều này cũng đã phần nào thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách.

Phần 2: Đặt khách hàng/ đối tác là trọng tâm – Client-centered

Sự khác biệt của các bản Proposal tạo nên sự thành công được thể hiện chủ yếu qua phần này. Bất kỳ dự án, ý tưởng, sản phẩm nào được tạo ra thì cũng đều có chung một mục đích chính: Hướng đến khách hàng, đối tác và phân tích những thông tin, nhu cầu họ đang cần gì? Từ đó mới đưa được những hình thức để tiếp cận những đối tượng khách hàng, đối tác mục tiêu.

Trong phần này, chúng ta cần giải quyết câu hỏi “why”, “when” và “where” để thuyết phục, chứng minh công ty bạn hiểu những gì khách hàng tiềm năng đang muốn và cần gì. Ở phần Proposal này cần phải có nội dung sau:

• Nêu lý do tại sao đề xuất dự án, chương trình này?
• Nhu cầu, mong của khách hàng, đối tác như thế nào? Doanh nghiệp đã tìm hiểu ra sao?
• Tại sao khách hàng, đối tác nên hợp sử dụng, đầu tư vào dự án?
• Điều mọi khách hàng quan tâm khi bỏ tiền lựa chọn dịch vụ, sản phẩm sẽ nhận những lợi ích gì?
• Dự án/Chương trình được diễn ra vào thời gian nào, địa điểm cụ thể ở đâu?
• Liệt kê rõ ràng các giai đoạn của dự án và thời gian hoàn thành dự kiến.
• Kinh phí dự trù khi đầu tư của dự án/chương trình.

Khi công ty/ doanh nghiệp của bạn cung cấp đầy đủ chi tiết những thông tin này cũng là một biểu hiện của việc đặt khách hàng, đối tác là trung tâm. Hãy cố gắng tập trung, lắng nghe để họ cảm thấy được trân trọng thật sự và cũng tạo điều kiện chính đáng để quyết định đầu tư cho dự án của bạn.

Có thể coi đây là phần quan trọng nhất của Proposal bởi điều này quyết định đến sự nghiệp tương lai của doanh nghiệp. Thế nên, hãy nêu ra các giá trị, ý nghĩa thiết thực nhất mà đôi bên nhận được, những điều chân thành ấy sẽ chạm đến lòng tin tưởng, sự ủng hộ từ phía khách hàng.

Phần 3: Mô tả chi tiết dự những gì dự án thực hiện – A detailed description of what you propose to do

Sau khi đã nêu lên được nhu cầu mong muốn và vấn đề quan tâm của khách hàng ở phần 2, bạn hãy khai thác cụ thể, chính xác đề xuất, ý tưởng của bạn có thể giải quyết được câu chuyện trên. Phần này sẽ trình bày triển khai chi tiết để giúp khách hàng nắm bắt sát sao nội dung dự án và cách thức của Proposal.

Phân đoạn của Proposal này chỉ trả lời cho một câu hỏi, đó là “how”:

• Đề xuất dự án của bạn sẽ hoạt động như thế nào để giải quyết được vấn đề trên
• Giải pháp của dự án của bạn mang lại những lợi ích gì cho khách hàng ?
• Khách hàng sẽ cảm thấy thế nào sau khi lựa chọn dự án của bạn?
• Mức chi phí mà khách hàng sẽ phải chi trả cho điều đó?

Với những Proposal đơn giản, chỉ cần trình bày ngắn gọn mà vẫn đảm bảo giải quyết được vấn đề: triển khai gọn về các giải pháp cốt lõi, tóm tắt bảng giá . Tuy nhiên, với Proposal dài và chi tiết hơn, bạn có thể đi sâu các nội dung riêng tùy vào dự án như là : Options, Packages, Research, Subcontractors,Venues, Team Work, Marketing Plan, Sales Plan, Promotion, Advertising, Publicity, Demographics, Branding development,…

Đây được xem là phần ‘lá xương sống” của một Proposal. Bạn phải đưa ra 1 ý tưởng (concept) dựa trên phần customer insight đảm bảo các thông tin phải đồng nhất, chính xác, trung thực và phù hợp với nhãn hàng và triển khai thành các đề xuất cụ thể, thực tế. Điều quan trọng nhất là chúng ta phải cho khách hàng thấy được tỉ lệ tiềm năng và cơ hội thành công của dự án thông qua Proposal.

Phần 4: Chứng minh năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm của công ty, cá nhân – Your expertise and experience.

Việc cuối cùng là thuyết phục khách hàng, đối tác tin tưởng rằng bạn có thể hiện thực tốt thành công các đề xuất đã đề ra. Khâu chứng minh chứng công ty bạn có đầy đủ năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm để hoàn thành đề xuất dự án sẽ khiến khách hàng hài lòng với chiến lược và đưa ra quyết định hợp tác lâu dài với công ty bạn.

Hãy đưa những nội dung sau đây để kết thúc bản Proposal hoàn hảo nhất:

• Giới thiệu lịch sử, quá trình hình thành của công ty, doanh nghiệp và các phòng ban nhân sự nổi bật
• Nêu ra các thành tựu, giải thưởng, danh hiệu tập thể và cá nhân đã thực hiện các dự án tương tự.
• Liệt kê các dự án đề xuất thực hiện dự án và kết quả thành công của chúng để tạo niềm tin và hài lòng của quý khách.
• Giới thiệu bề dày kinh nghiệm, chuyên môn, chứng chỉ đào tạo chuyên môn của đội ngũ nhân viên thực hiện.
• Liệt kê các đối tác đã từng hợp tác để củng cố niềm tin cho đối tác và khách hàng.

Như vậy là bạn đã mang đến cái nhìn thiện cảm và dễ dàng tạo dựng sự uy tín trong mắt khách hàng. Từ đó họ sẽ quyết định lựa chọn đầu tư dự án sau khi đọc bản Proposal chi tiết có sức chinh phục như vậy.

Những sai lầm thường gặp khi viết Proposal

Proposal rất quan trọng đối với quá trình bán hàng, bởi người mua luôn muốn xem xét nhiều yếu tố hơn chỉ quan tâm về giá cả, dịch vụ. Do đó khi viết proposal bạn nên tránh những lỗi sau đâu để không bỏ lỡ cơ hội với khách hàng.

Gây mất hứng thú của khách hàng

Những bài Proposal quá tỉ mỉ dần trở nên quá dài dòng, miên man khiến khách hàng mất thời gian để lọc thông tin từ đó gây mất hứng thú trước Proposal của bạn. Họ sẽ chọn cách ưu việt hơn là bỏ qua bài Proposal của bạn để chọn Proposal khác phục vụ chỉnh chu hơn.

Theo các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này cho rằng: Một bản Proposal vừa tỉ mỉ vừa súc tích, cắt nghĩa gãy gọn những điều bạn muốn thể hiện với khách hàng. Quá trình này sẽ tạo hứng thú cho khách hàng rất nhiều, giúp họ hiểu được chi tiết nội dung ý tưởng của bản đề xuất của bạn.

Tập trung quá nhiều ở phần kinh nghiệm và đối tác của mình

Có một số doanh nghiệp khi xây dựng Proposal mà viết quá nhiều về mình. Họ mải chăm chú kể về các kỹ năng, giải thưởng, và những thành tựu trong quá khứ. Phần này nên để phần giới thiệu doanh nghiệp và phần cuối cùng để đề xuất tiếp thị sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang cung cấp.

Những nội dung ý tưởng đề xuất tập trung hoàn toàn vào thông tin kinh nghiệm và chuyên môn của doanh nghiệp. Điều này chỉ khiến cho khách hàng thêm nhàm chán và khó chịu khi không thấy được thông tin giá trị từ bản Proposalcủa bạn. Không những vậy, còn làm cho khách hàng cảm thấy những nội dung quá hoa mỹ, thiếu xác thực và có vẻ chẳng liên quan gì tới họ.

Việc thuyết phục khách hàng nằm ở yếu tố nội dung luôn được súc tích, liền mạch mang tính hiệu quả cao. Thông thường, những Proposal chuyên nghiệp phải trả lời câu hỏi cơ bản về tâm trí của mọi khách hàng:

• Lợi ích của dự án đem lại cho khách hàng là gì?
• Cách đề xuất tiếp thị và trình bày các vấn đề theo cấu trúc như nào?
• Có nội dung nào dư thừa cần lược bỏ trong Proposal của bạn không?
• Làm thế nào để liên kết các mọi thứ sao cho có logic và ý nghĩa?

Hướng dẫn 4 bước để viết Proposal chuyên nghiệp

Proposal cũng là bộ mặt của thương hiệu, Proposal càng chuyên nghiệp càng giúp thu hút lượng lớn người đọc, từ đó được bạn sẽ có nhiều sự đồng thuận của các nhà đầu tiên. Chính vì thế, để có một bản đề xuất đạt chuẩn, cần đòi hỏi người viết phải có kỹ năng viết và lối truyền đạt cực tốt.

Vietnix sẽ chia sẻ cho bạn các bước ở dưới đây:

Bước 1. Nhận diện và xác định đối tượng mục tiêu

Khi tiến hành viết một bài Proposal chúng ta cần phải nghĩ đến người đọc và liệt kê các câu hỏi như: Ai là đối tượng sẽ đọc nội dung của Proposal này? Họ muốn quan tâm đến vấn đề gì? Cách dùng ngôn từ, văn phong như thế nào sẽ phù hợp với đối tượng mục tiêu? Họ sẽ đồng ý hay bác bỏ đề xuất trong Proposal?

Khi đã trả lời được các câu hỏi này sẽ chúng sẽ nắm được tâm lý của đối tượng từ đó giúp bạn tập trung tìm thông tin, tài liệu liên quan để xây dựng 1 bài Proposal đạt cách hiệu quả nhất.

Bước 2. Xác định rõ vấn đề mà Proposal của bạn giải quyết

Đây là bước rất quan trọng để giải thích những gì công ty, doanh nghiệp bạn dự định giải quyết gì? Để thực hiện tốt bước này, bạn chỉ cần xoay quanh, bám sát các câu hỏi sau:

• Who: Ai là đối tượng chính mà Proposal muốn nhắm tới?
• What: Bạn muốn trình bày nội dung gì trong Proposal? Nêu ra tình hình hiện tại và các vấn đề đi kèm. Để tăng độ tin cậy với khách hàng nên sử dụng các dẫn chứng, con số cụ thể.

Khi đã xác định, đặt vấn đề đúng cách, khả năng bạn đã gây được ấn tượng và dễ dàng thuyết phục khách hàng rằng công ty doanh nghiệp hay cá nhân bạn chính là người mới đảm bảo giải quyết các vấn đề đó.

Bước 3. Xác định chiến lược, giải pháp giải quyết vấn đề

Đây là bước then chốt của một Proposal. Xác định các giải pháp giải quyết vấn đề (từng bước thực hiện, giải thích chi tiết các phương pháp, các nhân sự cùng hỗ trợ). Điều đặc biệt, bạn phải trình bày một cách logic, trực quan, nêu tính hợp lý, khả quan của giải pháp vượt qua những trở ngại tiềm ẩn, những lợi ích đem lại và mục tiêu đạt được kèm ngân sách cụ thể.

Bước 4. Kết luận Proposal: lợi ích, chi và tổng kết

Bạn cần nhắc lại khái quát về mục đích, các chi phí cùng lợi ích của đề xuất. Bạn cũng đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến người đọc đã dành thời gian theo dõi bản đề xuất của mình. Đặc biệt, hãy để lại thông tin liên lạc để khách hàng có thể dễ dàng liên hệ, phản hồi lại Proposal của bạn.

Lời kết

Qua bài viết chia sẻ phía trên, Vietnix đã phần nào giúp cho các bạn hiểu được cơ bản khái niệm Proposal là gì và các bước viết Proposal chuyên nghiệp nhằm thuyết phục khách hàng. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin xây dựng thiết kế bản Proposal đỉnh cao từ đó tạo được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác. Chúc bạn thành công.