Biên mục mô tả tài liệu là gì

1. Mở đầu

Mô tả thư mục (hay còn gọi là biên mục mô tả) là bước đầu tiên và quan trọng trong việc nhận dạng một tài liệu. Mô tả tài liệu nói chung là việc lựa chọn những yếu tố cần thiết của tài liệu để thông báo cho người sử dụng và thiết lập các điểm truy nhập nhằm tìm kiếm được tài liệu đó. Mô tả tài liệu phải tuân theo các quy tắc thống nhất để nêu được những đặc trưng cơ bản của tài liệu, tập hợp vào cùng chỗ trong mục lục (mục lục truyền thống) hay mục lục điện tử (trang OPAC) các phiếu mô tả hay biểu ghi của tài liệu theo những dấu hiệu nhất định. Theo mô tả truyền thống, sách bộ (sách nhiều tập) thường quy định mô tả theo phương pháp mô tả tổng hợp. Hiện nay, nhiều thư viện đã triển khai tin học hoá, sử dụng các phần mềm quản trị tích hợp giữa các phân hệ bổ sung, biên mục và lưu thông (mượn, trả tài liệu) dựa vào khổ mẫu MARC 21, nên vấn đề mô tả sách bộ có nhiều thuận lợi. Mô tả sách bộ không chỉ là hoàn chỉnh công đoạn biên mục của cán bộ thư viện, mà quan trọng hơn cả là thuận tiện trong quá trình tra cứu khai thác tài liệu của bạn đọc. Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý thư viện điện tử Libol, chúng tôi xin đưa ra một số hiệu quả của phần mềm trong việc quản lý sách bộ tập.

2. Phương pháp chung cho mô tả sách bộ

Mô tả sách bộ tập hiện nay là một vấn đề phức tạp trong biên mục. Các cơ quan thư viện đều chưa có sự thống nhất trong phương pháp biên mục mà tùy thuộc vào chính sách biên mục của mỗi cơ quan. Trên thực tế, các thư viện dường như đang tiến hành biên mục đối với tài liệu là sách bộ tập theo phương pháp tổng hợp và/hoặc phương pháp phân tích riêng theo từng tập.

MARC 21 là một khổ mẫu biên mục đọc máy trong đó chứa đựng các hướng dẫn cụ thể cho việc biên mục tài liệu thư viện. MARC 21 nguyên gốc không có các hướng dẫn cụ thể cho mô tả sách bộ nhưng lại cho phép thể hiện cả hai phương pháp mô tả tổng hợp và phân tích bằng việc sử dụng khối trường liên kết biểu ghi 7XX. Trong đó trường 773 dành cho mô tả phân tích và trường 774 mô tả tổng hợp, kết hợp với trường 245 (quan hệ dọc). Trường 773 cũng có thể sử dụng trong việc mô tả bài trích. Trong bài viết này, tác giả khái quát một số cách mô tả sách bộ tập trong phần mềm Libol như sau:

Cách 1: Tập có nhan đề riêng với ý nghĩa độc lập

Bước 1: Lập biểu ghi chung cho cả bộ (biểu ghi mẹ).

Bước 2: Lập biểu ghi cho từng tập và cứ tiếp tục cho đến tập thứ n.

Lưu ý: Trường hợp bộ gồm nhiều phần, quyển rồi mới chia thành nhiều tập, thì cần làm biểu ghi lần lượt cho từng phần rồi mới đến từng tập trong các phần. Ở trường 773 trong biểu ghi của phần (quyển) ghi số liên kết biểu ghi mẹ, còn trường 773 của biểu ghi tập ghi số liên kết biểu ghi của phần hoặc quyển mà nó phụ thuộc; từng tập có số trang riêng đưa vào trường 300 $a

Ví dụ:

Biểu ghi chung cho cả bộ

001 Số kiểm soát (biểu ghi mẹ)

100 1# $aMác, C.

245 $aCác Mác và Ph. Ăng-ghen toàn tập

260 $aH.: $bChính trị Quốc gia, $c1995

300 ## $a29 tập

Biểu ghi chung cho Tập 29

001 Số kiểm soát biểu ghi

100 1# $aMác, C.

245 $a Thư từ Tháng Giêng 1856-Tháng Chạp 1859 /$cCác Mác

260 $aH.: $bChính trị Quốc gia, $c1996

300 ## $a1078 tr.

773 ## $tCác Mác và Ph. Ăng-ghen toàn tập$wSố kiểm soát biểu ghi bộ (biểu ghi mẹ).

Cách 2: Tập có nhan đề giống với biểu ghi mẹ. Mô tả biểu ghi cho từng tập của cả bộ

Trên thực tế có rất nhiều thư viện sử dụng cách này, không sử dụng khối trường liên kết 773 mà tiến hành biên mục mỗi một tập là một biểu ghi độc lập và sử dụng trường 245$n và 245$p.

Ví dụ:

Biểu ghi tập 2

001 Số kiểm soát biểu ghi tập 2

100 1# $aMác, C.

245 $aHồ Chí Minh toàn tập.$nTập 2,$p1924 – 1930

260 $aH.: $bChính trị Quốc gia, $c1995

300 ## $a555 tr.

Biểu ghi tập 3

001 Số kiểm soát biểu ghi tập 3

100 1# $aMác, C.

245 $aHồ Chí Minh toàn tập. $nTập 3 :$b1930-1945

260 $aH.: $bChính trị Quốc gia, $c1980-

300 ## $a654 tr.

Với cách này thì không có sự liên kết giữa các tập, bạn đọc khi tra cứu sẽ không có sự hệ thống về toàn bộ dữ liệu của bộ tài liệu.

Cách 3: Có một số thư viện chỉ làm một biểu ghi chung cho cả bộ(biểu ghi mẹ), sử dụng trường 505 phụ chú để giới thiệu nội dung của các tập mà không mô tả chi tiết từng tập. Như vậy, các tập có thể không đứng độc lập, mà được phân loại và xếp trên giá cùng với nhau như một tổng thể:

001 Số kiểm soát biểu ghi

100 1# Mác, Các

245 1# Tư bản :$bphê phán khoa kinh tế chính trị /$cCác Mác

260 ## $aHà Nội :$bSự Thật,$c1960-

300 ## $a … t.

505 ## $aQ.I. T.2. Sự sản xuất ra giá trị thặng dư tương đối – Q.II. T.2. Sự tái sản xuất và lưu thông…

3. Mô tả sách bộ trong phần mềm quản lý thư viện điện tử Libol

Như trên ta thấy, cán bộ thư viện tiến hành biên mục tài liệu sách bộ tập qua các trường liên kết 773 nhưng ở ngoài trang OPAC, làm thế nào bạn đọc tra cứu và nhìn thấy được sự liên kết giữa các bộ tập thì đòi hỏi một phần mềm quản lý thư viện phải đáp ứng được yêu cầu đó. Phần mềm quản lý thư viện điện tử Libol đã giải quyết triệt để bài toán này.

Phần mềm Libol tuân thủ chặt chẽ việc biên mục tài liệu theo khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21. Với tài liệu là sách bộ tập, luồng xử lý nghiệp vụ trong phân hệ Biên mục của phần mềm được giải quyết như sau:

Luồng xử lý

Bước 1: Lập biểu ghi chung cho cả bộ

Bước 2: Lập biểu ghi cho từng tập trong bộ

Với việc biên mục cho biểu ghi mẹ tiến hành biên mục như thông thường và tại trường 300$a sẽ nhập tổng số tập có trong bộ.

Tại giao diện biên mục cho từng tập, cán bộ biên mục sử dụng trường 773 để liên kết từng tập với biểu ghi mẹ:

773$t: Nhan đề

773$w: Số kiểm soát biểu ghi mẹ

Một số ví dụ:

Biểu ghi chung cho cả bộ

001 Số kiểm soát (biểu ghi mẹ)

100 1# $aMác, C.

245 $aCác Mác và Ph. Ăng-ghen toàn tập

260 $aH.: $bChính trị Quốc gia, $c1995

300 ## $a29 tập

(hình ảnh hiển thị trên máy)

Biểu ghi chung cho Tập 29

001 Số kiểm soát biểu ghi

100 1# $aMác, C.

245 $a Thư từ Tháng Giêng 1856-Tháng Chạp 1859 /$cCác Mác

260 $aH.: $bChính trị Quốc gia, $c1996

300 ## $aTập 29 – 1078 tr.

773 ## $tCác Mác và Ph. Ăng-ghen toàn tập$wSố kiểm soát biểu ghi bộ (biểu ghi mẹ)

(hình ảnh hiển thị trên máy)

Kết quả khai thác:

Khi bạn đọc tìm kiếm tài liệu là tài liệu gốc (biểu ghi mẹ) ngoài trang OPAC. Chương trình sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm là tài liệu gốc và hiển thị các tài liệu có liên quan đến biểu ghi mẹ như trong hình minh họa:

Bạn đọc bấm vào (link) biểu ghi liên kết, từ giao diện của biểu ghi liên kết (biểu ghi con), chương trình cũng hiển thị thông tin của biểu ghi mẹ liên kết với biểu ghi con

Như vậy, với luồng xử lý sách bộ tập như trên sẽ rất thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu của bạn đọc khi tiếp cận đến tài liệu có trong thư viện của các cơ quan đặc biệt là đối với dạng tài liệu là sách bộ tập.

Tuy nhiên, trong thực tế mới chỉ có một số thư viện tiến hành theo luồng nghiệp vụ xử lý này. Ví dụ như Trung tâm Thông tin Thư viện của Tổng cục Hậu cần, Trung tâm Thông tin Khoa học của Viện Chiến lược Khoa học Công nghệ thuộc Bộ Công an (đối với việc liên kết bài trích và tạp chí).

Một số cơ quan thư viện khác mặc dù có ứng dụng phần mềm Libol nhưng khi biên mục sách bộ tập thì họ không sử dụng trường 773 để biên mục sách bộ tập mà dùng trường 245$n và 245$p (như cách 2 nêu trên) để nhập thông tin của số tập và tên của từng tập

Ví dụ: Biên mục tài liệu bộ tập của thư viện Đại học Luật Hà Nội:

4. Kết luận và đề xuất

Dựa vào kết quả tìm kiếm ngoài trang OPAC như ví dụ được nêu trong bài viết thì ta thấy việc sử dụng liên kết khối trường 773 trong quá trình biên mục xử lý tài liệu sách bộ tập là rất cần thiết và mang lại hiệu quả cao trong quá trình tra cứu tài liệu đối với bạn đọc.

Để bạn đọc tiếp cận tài liệu nhanh chóng chính xác và có hệ thống là một trong những nhiệm vụ cơ bản của việc xử lý tài liệu cập nhật và khai thác trên OPAC. Với bài viết này, tác giả hi vọng có thể đóng góp được phần nào đó về việc xử lý tài liệu sách bộ tập trong hoạt động biên mục của các thư viện đặc biệt là các thư viện đang tiến hành sử dụng phần mềm quản lý thư viện điện tử Libol 6.0.

Tài liệu tham khảo

1. Giáo trình biên mục mô tả / Vũ Văn Sơn. – H.: ĐHQGHN, 2000. – 284 tr.

2. Vũ Văn Sơn. Vấn đề biên mục sách bộ theo MARC 21 // Thông tin và Phát triển. – 2006. – Số 3. – Tr. 14-16.

___________

Phạm Thị Yến

ĐHKHXH&NV Hà Nội

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. – 2013. – Số 3. – Tr. 59-61,70.

< Prev Next >