Span of Control – Một nhà quản lý nên có bao nhiêu nhân viên trong tầm hạn kiểm soát?

Một người quản lý ở công ty của bạn nên giám sát bao nhiêu nhân viên? Liệu công ty của bạn đã xem xét các tác động của phạm vi kiểm soát, giám sát và quản lý hẹp / rộng có ý nghĩa như thế nào đối với các nhân viên và mức độ hỗ trợ và trao quyền mà họ nhận được trong công việc?

Hãy cùng MBA Andrews trả lời những câu hỏi này thông qua việc phân tích và tìm hiểu thuật ngữ Span of Control hay Tầm hạn kiểm soát.

Span of Control là gì?

Span of control (Tầm hạn kiểm soát) là số lượng nhân viên mà người quản lý có thể giám sát hiệu quả nhất có thể. Thông thường, khi mở rộng và phát triển tổ chức, nhà lãnh đạo sẽ quyết định bổ sung thêm các cấp bậc mới và làm cho Span of Control có thể phát triển theo hướng hẹp (Narrow Span) hoặc rộng (Wide Span). Ở đây, mỗi hướng đều có những ưu / nhược điểm vốn có mà nhà quản trị cần phải cân nhắc.

Narrow Span:

– Ưu điểm khi phát triển:

• Có nhiều cấp báo cáo hơn trong tổ chức, làm cho tổ chức có thứ bậc và quy củ hơn.
• Nhà quản lý có thể dành nhiều thời gian hơn cho cấp dưới và giám sát họ chặt chẽ hơn.
• Tạo ra nhiều cơ hội phát triển và thăng tiến.

– Nhược điểm khi phát triển:

• Đắt hơn (chi phí cho nhân viên quản lý, văn phòng, v.v.).
• Sự tham gia nhiều hơn của nhà quản lý vào công việc có thể dẫn đến việc cấp dưới ít được trao quyền và ủy quyền hơn, thiên hướng về quản lý vi mô.
• Có xu hướng tạo ra trở ngại trong giao tiếp vì các khoảng cách cấp bậc giữa cấp trên và cấp dưới trong tổ chức.

Wide Span

– Ưu điểm khi phát triển:

• Có ít cấp độ báo cáo hơn trong tổ chức, làm cho tổ chức linh hoạt và nhanh nhạy hơn.
• Nhà quản lý có thể có nhiều cấp dưới hơn vì chỉ phải chịu trách nhiệm chính trong việc định hướng, trả lời các câu hỏi và giúp giải quyết các vấn đề của cấp dưới.
• Khuyến khích trao quyền cho cấp dưới bằng cách trao thêm trách nhiệm và quyền quyết định cho họ.

– Nhược điểm khi phát triển:

• Nhà quản lý có thể bị quá tải nếu cấp dưới yêu cầu nhiều chỉ đạo nhiệm vụ, hỗ trợ và giám sát
• Nhà quản lý có thể không cung cấp đầy đủ hỗ trợ cho cấp dưới dẫn đến tinh thần làm việc và sự hài lòng trong công việc bị giảm.
• Ít cơ hội phát triển và thăng tiến hơn nên cấp dưới có ít động lực làm việc hơn.

Optimal Span of Control (Tầm hạn kiểm soát tối ưu)

Ba hoặc bốn mức báo cáo thường là đủ để các tổ chức thông thường hoạt động hiệu quả, bốn đến năm mức là đủ cho hầu hết các tổ chức (trừ các tổ chức có quy mô lớn nhất). Lý tưởng nhất trong một tổ chức, theo các chuyên gia là khoảng 15 đến 20 cấp dưới cho mỗi người giám sát hoặc người quản lý. Dẫu vậy, một số chuyên gia theo hướng truyền thống thì tin rằng 5-6 cấp dưới cho mỗi người giám sát hoặc người quản lý mới là lý tưởng. Nhìn chung, để tạo ra một Optimal Span of Control, nhà lãnh đạo phải cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau bao gồm:

• Quy mô tổ chức: Quy mô của tổ chức là một yếu tố có ảnh hưởng lớn. Các tổ chức lớn hơn có xu hướng phát triển rộng hơn các tổ chức nhỏ.
• Văn hóa của tổ chức: Văn hóa của tổ chức cũng có thể ảnh hưởng; một văn hóa thoải mái hơn, linh hoạt hơn sẽ phù hợp với Wide Span; trong khi một nền văn hóa thứ bậc, nhất quán thì sẽ phù hợp với Narrow Span. Ở đây, điều quan trọng là cần phải xem xét văn hóa hiện tại và mong muốn của tổ chức khi mở rộng / cải tổ.
• Bản chất của công việc: Những công việc / nhiệm vụ thường nhật và có độ phức tạp thấp sẽ cần ít sự giám sát hơn những công việc phức tạp, có ảnh hưởng quan trọng và đòi hỏi phải ra quyết định thường xuyên. Cân nhắc áp dụng Wide Span cho các công việc cần ít giám sát hơn và Narrow Span cho các công việc phức tạp, hệ trọng hơn.
• Năng lực và kỹ năng của người quản lý: Người quản lý có nhiều kinh nghiệm nhìn chung có thể giám sát được nhiều cấp dưới hơn người quản lý chưa có nhiều kinh nghiệm. Ngoài ra, ta cũng nên xem xét bên cạnh nhiệm vụ giám sát, người quản lý sẽ còn phải đảm nhận những nhiệm vụ nào khác nữa (liên quan đến khía cạnh kỹ thuật công việc) để có thể áng chừng số lượng cấp dưới phù hợp.
• Kỹ năng và khả năng của nhân viên: Những nhân viên ít kinh nghiệm hơn đòi hỏi phải được đào tạo và chỉ đạo nhiều hơn (cần giám sát chặt chẽ hơn); trong khi các nhân viên có nhiều kinh nghiệm và khả năng chuyên môn tốt cần được trao quyền nhiều hơn (ít cần sự giám sát hơn).
• Loại tương tác giữa người quản lý và nhân viên: Sự tương tác / giám sát thường xuyên hơn là đặc điểm của Narrow Span. Còn ít tương tác hơn, chẳng hạn như nhà quản lý chủ yếu chỉ giao nhiệm vụ, trả lời các câu hỏi và giúp giải quyết các vấn đề của nhân viên, là đặc điểm của Wide Span. Loại tương tác mà bạn muốn người quản lý của bạn áp dụng với nhân viên của họ phải phù hợp với quyền kiểm soát mà họ được giao.

Ngoài ra, cần đặc biệt xem xét đâu là những vấn đề nên báo cáo trực tiếp tới lãnh đạo cấp điều hành và quản lý cấp cao. Thông thường, số lượng những báo cáo trực tiếp cho các cá nhân này sẽ phải ít hơn người giám sát và nhà quản lý cấp trung. Bởi nếu có quá nhiều báo cáo trực tiếp (nhưng không cần thiết) tới lãnh đạo cao tầng thì sẽ mất nhiều thời gian phản hồi hơn; từ đó gây ra sự chậm trễ cho các quyết định công việc và trì trệ trong hoạt động vận hành của tổ chức.