Hệ soạn thảo văn bản là gì?

Hệ soạn thảo văn bản là một trong những tiện ích hàng đầu của máy tính hiện nay. Nó đã giúp cho quá trình thực hiện các công việc liên quan đến việc nhập dữ liệu trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Vậy với nội dung bài viết này hãy cùng tìm hiểu về Hệ soạn thảo văn bản là gì?

Soạn thảo văn bản là gì?

Soạn thảo văn bản được hiểu là một trong các kỹ năng tin học văn phòng, hay còn được hiểu chính là một khái niệm, một phần ứng dụng cho phép người sử dụng làm được những thao tác như gõ văn bản, nhập văn bản hay sửa đổi,…

Hay có thể coi soạn thảo văn bản như là một người bạn, một người đồng hành của những dân văn phòng, đặc biệt là những người có công việc chính viết truyện, biên tập hay thư ký,…công việc chính và hàng ngày của họ chính là liên quan đến soạn thảo văn bản trên máy tính.

Hiện nay soạn thảo văn bản hầu như không còn xa lạ với chúng ta, đặc biệt là trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay thì lại càng cần phải biết đến soạn thảo văn bản, với mỗi người đã đang và sẽ sử dụng máy tính thì sẽ thấy chức năng soạn thảo này xuất hiện ở trong Word.

Chức năng của hệ soạn thảo văn bản hiện nay

Chức năng chính của hệ soạn thảo văn bản đó chính là chức năng nhập và lưu trữ văn bản, chức năng sửa đổi văn bản, trình bày văn bản và một số chức năng hữu ích khác nữa.

– Chức năng nhập và lưu trữ văn bản:

Đây là chức năng cho phép cho phép người dùng nhập và lưu trữ văn bản ngay trên máy tính mà không cần lo mất. Nếu như chưa xong thì người dùng hoàn toàn có thể lưu lại và ngày hôm sau làm tiếp mà không sợ mất dữ liệu trước đó.

– Chức năng sửa đổi văn bản:

Đây là chức năng không những có thể đánh văn bản mà người dùng còn có thể sửa đổi chúng một cách dễ dàng nếu như đánh sai thông tin. Có thể sửa đổi các ký tự bằng công cụ xóa, chèn thêm hoặc là thay thế ký tự. Bên cạnh đó còn có thể xóa cấu trúc văn bản với các phần như: Xóa, sao chép, di chuyển hay là chèn hình vào văn bản sao cho văn bản của bạn trở nên sinh động và đẹp mắt hơn.

– Chức năng trình bày văn bản:

Trình bày văn bản là một trong những chức năng quan trọng nhất trong hệ soạn thảo văn bản. Chức năng này sẽ giúp cho người dùng tạo ra được những văn bản phù hợp với nội dung và để cho nội dung được trình bày ở một dạng đẹp nhất.

Chức năng này sẽ trình bày trong ba mức độ là: Kí tự, đoạn và trang. Trong chức năng này bạn có thể định dạng hoặc thay đổi phông chữ, cỡ chữ, căn lề trang, định dạng lại các đoạn.

– Các chức năng khác của soạn thảo văn bản:

Ngoài những chức năng chính được liệt kê ở trên thì ứng dụng này còn có những chức năng khác như: Tìm kiếm và thay thế, tự động sửa lỗi sai chính tả, tự động đánh số trang nếu như bạn chuyển sang trang khác, có thể tạo chữ nghệ thuật trong văn bản, tạo hiệu ứng cho chữ,…và rất nhiều các chức năng hữu ích khác.

Ý nghĩa của hệ soạn thảo văn bản

Trước đây khi chưa có sự xuất hiện của máy tính thì con người thực hiện soạn thảo văn bản theo các cách thủ công chính là ghi ra giấy hoặc đánh bằng máy đánh chữ, máy này rất khó đánh và tốn nhiều thời gian của người sử dụng, nếu như những văn bàn dài và quan trọng thì sẽ mất rất nhiều thời gian để làm chúng.

Khi xã hội ngày càng phát triển, khoa học công nghệ cũng dần trở lên hiện đại hơn và xâm nhập vào thị trường Việt Nam cũng như các nước trên thế giới thì đã xuất hiện máy tính. Có rất nhiều chức năng và trong đó phải kể đến chức năng hữu dụng nhất đó là chức năng soạn thảo văn bản.

Đối với con người mà nói thì đây như một người bạn giúp cho chúng ta hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Bên cạnh đó hệ soạn thảo văn bản còn giúp người sử dụng tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc ghi chép và lưu trữ dữ liệu. Nếu như với các văn bản quan trọng, trước đây được lưu trữ với những cách thô sơ và truyền thống thì hiện nay bạn đã có công cụ hỗ trợ giúp bạn thực hiện cất trữ tốt hơn nhiều mà không sợ mất.

Là một trong những ứng dụng không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt với dân văn phòng thì lại càng quan trọng. Có thể nói đây như là một món ăn không thể thiếu trong công việc hàng ngày vậy thì bạn cần phải làm gì với ứng dụng soạn thảo văn bản này.

Những vấn đề cần tránh khi soạn thảo văn bản

1/ Không được sai lỗi chính tả, lỗi đánh máy

Đây là một yếu tố quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Làm việc trong môi trường văn phòng cho vậy sẽ thường xuyên phải tiếp xúc với giấy tờ, tài liệu, do vậy việc sai lỗi chính tả, lỗi đánh máy sẽ khiến những giấy tờ đó không thể sử dụng được, đồng thời còn gây ra sự khó khăn, khó chịu cho những người đọc tài liệu đấy.

2/ Dồn vào trọng tâm bài viết

Đối với word thì nội dung chính là thứ người đọc quan tâm hàng đầu, vì vậy tránh lan man, dồn vào trọng vào trọng tâm chính của vấn đề để tránh gây mất thời gian, sự kiên nhẫn cho người đọc.

3/ Lựa chọn phông chữ phù hợp

Chú ý đối với những loại văn bản hành chính thì phông chữ phải là phông chuẩn theo quy định. Tuyệt đối không dùng những mẫu chữ nghệ thuật trong những văn bản hành chính để tránh việc tạo cảm giác thiếu nghiêm túc.

4/ Chọn kích thước và căn lề chuẩn

Kích thước và căn lề sẽ giúp cho văn bản được trình bày đẹp mắt, khiến người đọc cảm giác thoải mái khi đọc. Đồng thời việc căn lề chuẩn cũng giúp văn bản thêm sự rõ ràng, bắt mắt.

Với nội dung bài viết phía trên, chúng tôi đã giải thích cho Quý khách về Hệ soạn thảo văn bản là gì? Nếu còn gì thắc mắc về vấn đề này quý khách hãy liên hệ đến tổng đài 1900 6557 để được hỗ trợ trực tiếp.