Hệ thống họp trực tuyến là gì? Có bao nhiêu loại? – SAVITEL

Toàn cầu hóa là quá trình tất yếu để hội nhập chính vì thế việc thúc đẩy nâng cao hiệu suất là việc và mở rộng hình thức giao tiếp là những vấn đề mấu chốt để đưa doanh nghiệp vươn xa trên đấu trường Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung. Điều này cũng là nguyên nhân vì sao hệ thống họp trực tuyến ngày càng được ưu tiên đầu tư để mang đến sự cải tổ phong cách làm việc truyền thống hướng đến sự hiệu quả và tiết kiệm tối đa thời gian.

Hệ thống họp trực tuyến là gì?

Hệ thống họp trực tuyến là hình thức họp qua các thiết bị phần cứng chuyên dụng hay phần mềm thông qua môi trường Internet nhằm mục đích giảm thiểu chi phí và rút ngắn thời gian tổ chức các cuộc họp trực tuyến cho các công ty/doanh nghiệp. Nói cách khác, họp trực tuyến là việc thực hiện truyền tải âm thanh, hình ảnh giữa 2 hay nhiều điểm kết nối thông qua đường truyền mạng để đưa tín hiệu hình ảnh, âm thanh của các phòng họp ở các điểm kết nối với nhau, tạo cảm giác như đang ngồi cùng phòng họp. giúp tiết kiệm thời gian, ngân sách hoạt động của công ty.

Hệ thống phòng họp trực tuyến

Xem thêm: Họp trực tuyến là gì?

Hệ thống họp trực tuyến có bao nhiêu loại giải pháp?

1. Giải pháp họp trực tuyến theo phần cứng: Là sử dụng các thiết bị hội nghị truyền hình được tích hợp sẵn những tính năng dành riêng cho các phòng họp trực tuyến, hiện nay có một số hãng nổi tiếng, uy tín đáng kể đến như: AVer, Polycom, Cisco, Tandberg, Sony,…
2. Giải pháp họp trực tuyến phần mềm: Là hệ thống phần mềm bao gồm: Skype, Google Hangout,.. hhặc Cloud cho phép cài đặt trên các nền tảng phần cứng tùy chọn để thiết lập hệ thống hội nghị truyền hình. Với giải pháp này thì người dùng có thể linh động triển khai đến các thiết bị đầu cuối như: PC, Laptop, Smartphone,…
3. Giải pháp họp trực tuyến qua Web/Cloud: Người dùng chỉ cần đăng kí sử dụng dịch vụ hệ thống từ nhà cung cấp dịch vụ Cloud, nó sẽ đáp ứng đầy đủ các tính năng của một hệ thống hội nghị truyền hình chuyên nghiệp. Người dùng chỉ cần trang bị PC, Laptop, Smartphone,… là người dùng có thể tham gia cuộc họp trực tuyến với đối tác, khách hàng bất cứ nơi đâu.
4. Giải pháp họp trực tuyến 2 điểm ( Point – to – Point ): được triển khai dành cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu hội họp với các văn phòng và chi nhánh ở 2 địa điểm khác nhau. Có thể tổ chức với mọi quy mô khác nhau cho phòng họp với số lượng giới hạn khoảng 02 phòng họp với số lượng người tham gia không hạn chế.
5. Giải pháp họp trực tuyến 4 điểm: Là giải pháp đáp ứng nhu cầu kết nối đa điểm cùng lúc đồng thời của các tập đoàn, doanh nghiệp lớn có từ 3 đến 4 chi nhánh hay văn phòng trở lên ở các địa điểm khác nhau.
6. Giải pháp họp trực tuyến 6 điểm: là giải pháp cho phép doanh nghiệp, tổ chức có thể cùng lúc kết nối trực tuyến 06 chi nhánh, văn phòng với nhau.
7. Giải pháp họp trực tuyến 10 điểm: là giải pháp giúp doanh nghiệp, tổ chức kết nối cùng lúc 10 chi nhánh, văn phòng cùng lúc. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu kết nối từ 10 điểm trở lên thiết bị hội nghị truyền hình cần đầu tư cũng yêu cầu cấu hình cao hơn với thiết bị chuyên dụng là MCU hay còn gọi là thiết bị điều khiển trung tâm.

Cách setup phòng họp trực tuyến?

• Mỗi phòng họp trực tuyến sẽ bao gồm một bộ thiết bị chính với: codec, camera hội nghị, micro đa hướng. Bạn sẽ cần chuẩn bị thêm màn hình hiển thị là tivi hoặc máy chiếu để hiển thị hình ảnh giữa các điểm cầu tham dự hội họp.
• Để setup hay thiết lập phòng họp trực tuyến việc đầu tiên luôn luôn là bạn sẽ cần biết nhu cầu sử dụng thiết bị cho những mục đích gì? Bao gồm: hộp họp giữa bao nhiêu chi nhánh văn phòng? Mỗi chi nhánh văn phòng thường sẽ tham dự tối đa bao nhiêu người? Bạn có cần họp với đối tác hay khách hàng (Nếu có bạn sẽ cần làm rõ đối tác hoặc khách hàng của bạn sử dụng giải pháp họp trực tuyến gì để có thể lựa chọn giải pháp có thể tích hợp được).
• Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác được trước những hạ tầng CNNT hiện có bao gồm đường truyền mạng sử dụng. Đặc biệt, bạn cần có thêm những yêu cầu gì cho việc đầu tư thiết bị như: tính năng chia sẻ dữ liệu (share content), chia sẻ lên bao nhiêu màn hình hiển thị, có cần lưu trữ nội dung cuộc họp, cần camera tracking người phát biểu hay không?
• Có thể nói việc thiết lập thiết bị họp trực tuyến sẽ phụ thuộc nhiều vào nhu cầu sử dụng và ngân sách đầu tư của doanh nghiệp bạn vì với mỗi nhu cầu khác nhau sẽ có những thiết bị phù hợp khác nhau với rất nhiều hãng như AVer, Polycom, Cisco…

Ưu và nhược điểm của hệ thống họp trực tuyến dành cho doanh nghiệp

Ưu điểm:

• Họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển, ngân sách hoạt động công ty.
• Nhờ có hệ thống họp trực tuyến các bài thuyết trình, dữ liệu, video có thể chia sẻ một lúc đồng thời giữa các điểm cầu.
• Tăng năng suất hoạt động công việc một cách tối đa, giảm thiểu chi phí di chuyển, tiết kiệm được thời gian.
• Hệ thống họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Đảm bảo được nội dung liên lạc, chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ nét.
• Hệ thống họp trực tuyến giúp doanh nghệp thiết lập các cuộc họp nhanh chóng và đúng thời gian.
• Với những tính năng bảo mật vượt trội, ổn định và hoàn toàn lưu trữ được toàn bộ nội dung cuộc họp.
• Hệ thống họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách, đảm bảo sự ổn định và phát triển thương hiệu công ty. Phát triển và tăng cường các mối quan hệ của khách hàng và đối tác.
• Giúp doanh nghiệp phản hồi thông tin tới đối tác, khách hàng chính xác và nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư hệ họp trực tuyến khá cao.
• Do là những thiết bị hiện đại, với nhiều tính năng nổi bật nên khi gặp sự cố về thiết bị cần phải có kỹ thuật viên trình độ cao.

Cần có kỹ thuật viên trình độ cao khi có sự cố thiết bị

Lĩnh vực ứng dụng hệ thống họp trực tuyến

• Lĩnh vực kinh doanh: họp chiến lược kinh doanh của mỗi công ty, trainning nhân viên từ xa, hướng dẫn chỉ đạo công tác,…
• Lĩnh vực chính trị: giúp cơ quan đại diện chính phủ các nước, cơ quan chính phủ và công dân giao tiếp với nhau tiện lợi và hiệu quả hơn.
• Lĩnh vực bất động sản
• Lĩnh vực giáo dục: tổ chức đào tạo nội bộ, nâng cao hiệu quả đào tạo trực tuyến từ xa…
• Lĩnh vực y tế: với những hoạt động nhằm giúp trao đổi kinh nghiệm, hội thảo với các bác sĩ nước ngoài, giúp hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật, thực hiện hoạt động chăm sóc y tế từ xa…
• Lĩnh vực nghệ thuật, điện ảnh: đào tạo những khóa học diễn viên ngắn hạn, hoặc đào tạo đạo diễn theo quốc tế,…
• Thiết bị họp trực tuyến còn được ứng dụng rộng rãi trong những lĩnh vực khác với yêu cầu về việc giao tiếp trực tiếp theo thời gian thực hay cần trao đổi thông tin thông qua hình ảnh, âm thanh…

Giá thiết bị họp trực tuyến

Nếu hiểu những lợi ích của giải pháp thiết bị họp trực tuyến mang đến thì hầu hết người dùng nghĩ rằng họ sẽ phải trả một khoản tiền khá lớn để đầu tư, nhưng điều đó không hoàn toàn đúng. Hiện nay thiết bị họp trực tuyến luôn có rất nhiều những dòng thiết bị khác nhau để đáp ứng nhu cầu và ngân sách của người dùng từ vài chục triệu đến vài trăm triệu tùy vào cấu hình, tính năng và số điểm cầu bạn doanh nghiệp bạn cần triển khai.

Để biết được mức giá cụ thể Bạn sẽ cần liên hệ đến các đơn vị tư vấn để được tư vấn và hỗ trợ báo giá chính xác theo nhu cầu triển khai của bạn. Là đơn vị với hơn 7 năm kinh nghiệm, SAVITEL luôn có thể tư vấn cho bạn giải pháp tối ưu nhất về ngân sách nhưng luôn đáp ứng được hiệu quả đầu tư mà bạn mong đợi.

Bên cạnh đó, chúng tôi cũng khuyên bạn nên tìm hiểu và trải nghiệm thử sản phẩm thực tế trước khi lựa chọn đâu tư, điều này sẽ giúp hạn chế tối đa các rủi ro và giúp bạn tìm được thiết bị họp trực tuyến thật sự mang về hiệu quả cao nhất khi triển khai.

Hiện SAVITEL luôn có các chương trình demo miễn phí hỗ trợ cho khách hàng, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ DEMO thiết bị ngay tại văn phòng của bạn với những giải pháp triển khai bám sát thực tế, thiết bị DEMO từ các hãng uy tín như Polycom, AVer, Cisco. Liên hệ ngay SAVITEL – 0933 85 7676 để được hỗ trợ tư vấn và DEMO ngay nhé!

Xem thêm: Phòng Họp Trực Tuyến Và Những Điều Cần Lưu Ý Khi Đầu Tư?