Văn Phòng Mở Là Gì? Đặc Điểm Nào Tạo Nên Sự Nổi Bật của Không Gian Mở

Khái niệm

Phần lớn, doanh nghiệp và người dùng có thể hiểu ý nghĩa của mô hình không gian làm việc này theo định nghĩa sau đây:

Văn phòng mở – Open plan office: là nơi làm việc của tất cả các bộ phận trong công ty mà không có vách ngăn, phân chia thành những phòng riêng biệt. Mọi người sẽ cùng nhau làm việc chung một không gian giúp dễ dàng giao tiếp, trao đổi công việc hơn.

Đây cũng được xem là mô hình văn phòng hiện đại, có tính ứng dụng cao giúp nhân viên không phải chịu đựng không gian chật hẹp trong các gian phòng kín.

Không gian làm việc trong văn phòng được xây dựng trên một mặt bằng rộng rãi và thoáng đãng.

Văn phòng sẽ được thiết kế mở, không có bức tường hoặc vách ngăn quá cao, tạo ra một khu vực chung. Tất cả nhân viên và thiết bị làm việc sẽ hoạt động trong không gian rộng này.

Một số thuật ngữ về văn phòng mở khác

Khi đề cập đến khái niệm văn phòng mở, bạn thường nghe những thuật ngữ chuyên ngành khá khó hiểu như sau:

Không gian mở, hay còn được gọi là Open space, là một khu vực rộng lớn, thoáng đãng và không có sự ngăn cách. Mọi người có thể tự do hoạt động và di chuyển một cách linh hoạt. Khái niệm này được áp dụng phổ biến trong lĩnh vực thiết kế nội thất hiện đại. Văn phòng mở là một dạng thiết kế văn phòng với không gian rộng mở.

Không gian làm việc chung (Co-working space) là một nơi mà nhiều nhân viên có thể làm việc và sử dụng cùng nhau, không thuộc sở hữu của bất kỳ ai.

Không gian làm việc chung trong khái niệm văn phòng mở đã được viết lại để tạo sự sáng tạo.

Phòng kín, còn được gọi là closed room, là một không gian được bao quanh bởi các bức tường hoặc sử dụng vách ngăn như một chiếc hộp. Loại phòng làm việc này chỉ có thể giao tiếp với bên ngoài thông qua hệ thống cửa đi chính.

Đặc điểm thiết kế không gian mở

Giới hạn số lượng phòng làm việc cá nhân để tăng tính sáng tạo.

Thiết kế văn phòng mở giảm thiểu hoặc loại bỏ tường bao, vách ngăn và cửa ra vào để tạo ra một không gian rộng lớn và thông thoáng cho người sử dụng.

Tối đa hóa việc giảm thiểu tường bao và vách ngăn trong không gian làm việc mở.

Hạn chế sử dụng các vật liệu ngăn cách.

Các phòng làm việc độc lập hoặc riêng tư sẽ được giảm thiểu đến mức tối đa. Thiết kế văn phòng riêng chỉ dành cho các bộ phận, phòng ban đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ, tính bảo mật hoặc tập trung cao độ như: kế toán, nhân sự, chăm sóc khách hàng…

Sử dụng các vật liệu chắn trong suốt.

Sử dụng các loại vật liệu như vách ngăn lửng, tấm panel và vách kính trong thiết kế văn phòng mở để tạo sự thông thoáng. Tuy nhiên, vẫn cần có sự ngăn cách giữa các phòng ban hoặc vị trí ngồi của nhân viên. Để thay thế cho những bức tường bao quanh gây cảm giác ngột ngạt, ta có thể lựa chọn sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng hoặc vách kính.

Các nhân viên dễ dàng tương tác và trao đổi thông tin với nhau.

Bằng cách sử dụng vật liệu ngăn cách, nhân viên trong văn phòng có thể dễ dàng nhìn thấy nhau và biết được hoạt động của đồng nghiệp. Việc giao tiếp và trao đổi công việc trở nên thuận tiện hơn.

Không gian làm việc rộng lớn và mở, tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác.

Tối ưu hóa không gian làm việc trong văn phòng.

Trong không gian chung rộng lớn của văn phòng mở, các nhân viên có thể làm việc, hoạt động và trao đổi công việc với nhau khi cần thiết, nhờ vào thiết kế đặc biệt.

Quá trình hình thành và mục đích của văn phòng mở

Công ty hiện nay đang áp dụng mô hình văn phòng mở để làm việc, nhưng không phải ai cũng biết về lịch sử và mục đích của dạng không gian này.

Về lịch sử ra đời của văn phòng thiết kế mở

Ý tưởng về văn phòng mở được sinh ra bởi kiến trúc sư, kỹ sư cơ khí Frederick Taylor vào đầu thế kỷ XX. Ông cho rằng việc sử dụng các văn phòng riêng biệt, đóng kín gây ra sự hạn chế và áp lực tâm lý đối với người sử dụng.

Công nghệ thiết kế không gian mở giúp nhân viên không bị hạn chế bởi không gian hẹp. Cách hình thành kiểu văn phòng này đã trải qua những bước phát triển sau đây:

Năm 1900, Frederick Taylor đã sử dụng các kỹ thuật để đặt máy trạm chuyên dụng vào các văn phòng kiểu mở.

Năm 1939, ông đã sắp xếp một trụ sở làm việc theo phong cách mới với hệ thống cột trắng mảnh và bàn làm việc hình bầu dục. Trong phòng có các tủ đựng hồ sơ màu đỏ mận.

Vào năm 1950, khái niệm văn phòng mở chính thức được giới thiệu trước công chúng bởi nhóm thiết kế đầu tiên từ Đức, do Quickborner điều hành.

Năm 1960, Văn phòng đã trải qua một số chỉnh sửa và nâng cấp từ Herman Miller, tạo nên sự phổ biến của nó.

Mô hình văn phòng mở xuất hiện từ năm 1900 và ngày nay đã trở nên rất phổ biến.

Năm 1964, kiến trúc sư Robert Propst của Herman Miller đã sáng tạo ra một loại văn phòng mới, được gọi là văn phòng hành động. Mặc dù văn phòng này rất linh hoạt và có nhiều tiện ích, nhưng nó đã thất bại do chi phí cao và không có nhu cầu trong thị trường.

Vào năm 1968, một văn phòng thứ hai được thành lập sau khi đã được quản lý chi phí và hoạt động chuyên nghiệp theo một mô đun riêng.

Trải qua thập kỷ từ 1970 đến 1980, việc phân chia không gian làm việc cho nhiều nhân viên trong văn phòng được thực hiện bằng cách sử dụng các vách ngăn màu xám.

Những năm 1990: Nhiều công ty đã phát triển và xây dựng kiểu văn phòng có không gian mở.

Hiện nay, hình thức không gian làm việc này đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. Theo thống kê, có hơn 70% cư dân Mỹ đang làm việc trong các văn phòng được thiết kế theo kiểu không gian này.

Ưu và nhược điểm của văn phòng mở mà bạn nên biết

Đối với mọi thiết kế văn phòng, luôn có những ưu và nhược điểm riêng. Bạn cần xem xét ưu và nhược điểm của thiết kế văn phòng mở để đảm bảo phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Ưu điểm của thiết kế văn phòng mở

Doanh nghiệp được coi là một yếu tố quan trọng trong công cuộc phát triển kinh tế.

Văn phòng mở giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách không cần xây dựng nhiều phòng ban và sử dụng không gian lớn để làm khu vực làm việc.

Việc tối ưu hóa chi phí mua thiết bị văn phòng và nội thất cho từng phòng ban là rất quan trọng. Trong trường hợp văn phòng được mở chung, ta có thể sử dụng chung các thiết bị. Ngoài ra, thiết kế văn phòng mở cũng giúp giảm thiểu sử dụng máy móc và thiết bị, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vệ sinh và bảo trì.

Văn phòng mở tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát và quản lý, không gian văn phòng mở cho phép các lãnh đạo theo dõi hoạt động và tiến độ công việc của nhân viên một cách dễ dàng.

Văn phòng được thiết kế sao cho có không gian rộng rãi, được trang bị đầy đủ ánh sáng tự nhiên và không khí trong lành, tạo cảm giác dễ chịu và thoải mái cho tất cả mọi người.

Văn phòng mở được thiết kế để tạo điều kiện linh hoạt cho doanh nghiệp điều chỉnh khu vực làm việc và vị trí. Điều này đảm bảo không gian làm việc đa năng và phù hợp với quy mô doanh nghiệp trong từng thời điểm.

Văn phòng mở giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị và máy móc.

Văn phòng mở mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên.

Văn phòng mở được thiết kế nhằm tăng cường sự tương tác và giao tiếp giữa các nhân viên. Đồng thời, việc phối hợp giữa các phòng ban cũng giúp tăng tốc độ tiến độ công việc.

Nhằm giúp nhân viên linh hoạt trong công việc và tiết kiệm thời gian di chuyển khi cần làm việc, đồng thời tăng cường sự phối hợp với team và các phòng ban khác.

Văn phòng mở đóng góp vào việc tăng cường khả năng sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Sự tổ chức không gian mở giúp nâng cao sức khỏe của nhân viên, giảm bớt cảm giác ngột ngạt trong không gian hạn chế, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc hiệu quả.

Nhược điểm của thiết kế văn phòng mở

Doanh nghiệp được coi là một yếu tố quan trọng trong công cuộc phát triển kinh tế.

Vấn đề pháp lý: Do văn phòng không có không gian riêng tư, nên có thể có thông tin cơ mật bị tiết lộ, doanh nghiệp cần phải cẩn trọng.

Nhân viên sẽ được xem xét như sau.

Việc làm việc cùng nhiều phòng ban khác có thể ảnh hưởng đến khả năng tập trung, gây mất tập trung cho nhân viên do tiếng ồn xung quanh. Đặc biệt, công việc yêu cầu sự yên tĩnh sẽ giảm hiệu suất làm việc.

Các nhân viên làm việc trong môi trường mở có thể dễ mắc các bệnh truyền nhiễm do vi khuẩn lây lan và phát triển mạnh, đặc biệt là các bệnh lây qua đường hô hấp.

Nhân viên sẽ không có không gian riêng tư, màn hình máy tính của họ dễ dàng bị người khác nhìn thấy và tất cả hoạt động đều được theo dõi, tạo ra áp lực đối với họ.

Mặc dù thiết kế văn phòng mở có nhiều ưu điểm đáng kể, nhưng cũng cần lưu ý rằng nó còn một số hạn chế mà bạn nên xem xét.

Mục đích của văn phòng mở

Mục tiêu của không gian làm việc mở này ít thay đổi trong quá trình hình thành và phát triển.

Không gian làm việc mở trợ giúp nhân viên dễ dàng giao tiếp với nhau.

Tạo ra một sự giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên: Thay vì bị cách ly bởi những vật cản vật chất, hiện nay mọi nhân viên có khả năng tương tác và giao tiếp với nhau một cách thuận tiện. Điều này đẩy mạnh sự kết nối trong tổ chức và tạo sự đoàn kết giữa các phòng ban.

Nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Giao tiếp giữa nhân viên sẽ cải thiện hiệu suất công việc. Việc trao đổi thông tin không tốn nhiều thời gian và công sức, giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí.

Qua sự giảm thiểu tường và vách ngăn, việc quản lý có thể dễ dàng theo dõi hoạt động làm việc của tất cả nhân viên, từ đó giới hạn việc tự tạo lập, trò chuyện cá nhân và việc làm nhiệm vụ không chính xác.

Thiết Kế Không Gian Mở Sử Dụng Nội Thất Văn Phòng Nào Hợp Lý

Các doanh nghiệp cần sắp xếp nội thất văn phòng mở một cách cân bằng để tận dụng được ưu điểm và giảm thiểu nhược điểm.

Bàn ghế nội thất văn phòng mở

Khi trang trí đồ nội thất cho văn phòng mở, việc lựa chọn bàn ghế phải phù hợp với gu thẩm mỹ. Tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp, có những phong cách thiết kế phù hợp nhất. Ví dụ, nếu công ty có phong cách trẻ trung, thì bàn ghế văn phòng nên có kiểu dáng hiện đại, năng động và tiện lợi.

Các mẫu ghế trẻ trung phù hợp cho không gian làm việc văn phòng mở.

Phong cách thiết kế của những văn phòng như đại sứ quán, văn phòng Chính phủ, nơi cần sự trang trọng và đẳng cấp, được thể hiện qua việc sử dụng các chất liệu gỗ, da, nỉ và mang nét cổ điển, tinh tế.

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm các bộ bàn ghế văn phòng hiện đại cho không gian làm việc mở, hãy tham khảo một số mẫu có sẵn tại Nội thất NoGi. Với bộ sưu tập đa dạng về kiểu dáng, kích thước và màu sắc, chắc chắn rằng NoGi sẽ mang đến sự mới mẻ cho không gian nội thất, tạo nên một không gian hiện đại và chuyên nghiệp hơn.

Hệ thống liên lạc và giao tiếp nội bộ công ty

Nội thất văn phòng mở thường được tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu tiện ích của người dùng. Vì vậy, hệ thống thông tin liên lạc và giao tiếp nội bộ được cài đặt trực tiếp trên từng bàn làm việc. Đồng thời, việc bố trí các trang thiết bị ánh sáng và vật dụng cá nhân của nhân viên được thực hiện một cách hiệu quả, đảm bảo sự sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp trong không gian sử dụng.

Công trình được thiết kế với không gian mở, sử dụng các thiết bị tiện ích và hợp lý cho việc sử dụng.

Khi thực hiện thiết kế văn phòng mở, cần đặc biệt quan tâm đến việc sắp xếp chức vụ của mỗi người sao cho thuận tiện trong việc giao tiếp. Ví dụ, vị trí của quản lý cần yên tĩnh để tập trung vào công việc, tiếp khách và trao đổi với nhân viên. Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo tầm nhìn cho cả phòng. Máy photocopy và máy in nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận và không gây tiếng ồn, tủ tài liệu cũng cần tuân thủ nguyên tắc tương tự.

Phong cách nội thất văn phòng mở

Trong mỗi lĩnh vực hoạt động, phong cách thiết kế nội thất sẽ khác nhau. Vì vậy, khi trang trí văn phòng mở, việc quan trọng là phải xem xét tính chất công việc và cách hoạt động của công ty để có phong cách nội thất phù hợp nhất. Ví dụ, văn phòng sản xuất hoặc xưởng thiết kế kiến trúc thường có số lượng nhân viên lớn tập trung.

Việc sắp xếp nội thất cần tận dụng tối đa để không gian trở nên kín đáo và tạo sự chuyên nghiệp khi làm việc. Khu vực tiếp khách cần được đặt xa nơi làm việc để tránh ảnh hưởng đến sự tập trung của nhân viên.

Các văn phòng trong các lĩnh vực khác nhau sẽ có phong cách thiết kế riêng biệt.

Đối với văn phòng mở rộng tính đại diện hoặc trưng bày sản phẩm, nên ưu tiên trưng bày các mặt hàng chính của công ty. Vì số lượng nhân viên làm việc không cần quá nhiều. Không gian văn phòng trong trường hợp này chỉ cần tập trung vào việc tạo điểm nhìn và thuận tiện cho khách hàng khi đến thăm hoặc mua sắm.

Bố trí không gian mở

Văn phòng làm việc cần có tầm nhìn rộng mở và thông thoáng, đồng thời các vị trí được sắp xếp theo một hệ thống nhất định để tạo sự thoải mái khi di chuyển. Người quản lý cần có khả năng bao quát tổng thể từ chỗ ngồi của mình. Khu vực lễ tân cần được đặt gần cửa ra vào để dễ dàng tiếp cận khách đến văn phòng. Đây được xem như bộ mặt của toàn công ty, do đó cần được trang trí hấp dẫn và gây ấn tượng tốt với đối tác từ lần đầu gặp gỡ.

Văn phòng được thiết kế với không gian hài hòa và bố trí nội thất mở, đáp ứng các yêu cầu về sự hợp lý.

Bàn ghế văn phòng được sắp xếp mở theo kiểu đối diện nhau, tạo ra lối đi thông thoáng cho cả hai bên. Bố trí này không chỉ giảm thiểu sự va chạm và tiếp xúc, mà còn giúp cho không gian làm việc trở nên thoáng đãng hơn. Các nhân viên cũng có thể dễ dàng kết nối khi cần trao đổi công việc.

Bạn cũng có thể tổ hợp một cách hài hòa giữa không gian mở và không gian đóng. Điều này sẽ giúp giảm thiểu nhược điểm của cả hai mô hình thiết kế. Bằng cách tạo ra các khu vực riêng biệt dành cho việc thảo luận và đàm phán, chúng ta có thể đảm bảo tính bảo mật và riêng tư.

Còn nhiều loại văn phòng mở khác nhau, tùy thuộc vào không gian và yêu cầu công việc để có cách bài trí và thiết kế phù hợp nhất. Đồng thời, vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt trong việc sử dụng và cân đối với yếu tố thẩm mỹ.

Khi thực hiện việc thiết lập văn phòng mở, hầu hết các công ty thường chọn sử dụng các bộ đồ nội thất đồng bộ nhằm tạo nên một gu thẩm mỹ chuyên nghiệp trong công việc.

Một số mẫu thiết kế văn phòng mở đẹp, hiện đại 2022

Mỗi công ty có cách sắp xếp và bố trí nội thất trong văn phòng mở riêng biệt. Phong cách trang trí này còn phụ thuộc vào văn hóa doanh nghiệp của công ty.

Open Plan Office vẫn chưa được đồng thuận hoàn toàn, nhưng không thể phủ nhận rằng mô hình này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hơn nữa, thiết kế đẹp giúp làm cho văn phòng mở trở nên độc đáo và đặc biệt hơn nhiều. Dưới đây là một số phong cách bài trí không gian làm việc mở mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

Văn phòng mở mang đến một không gian hiện đại, trẻ trung với sự pha trộn của nhiều tông màu tươi sáng.

Bố trí không gian mở giúp tận dụng ánh sáng tự nhiên một cách hiệu quả, đồng thời tối đa hóa nguồn sáng tự nhiên.

Việc thiết kế một văn phòng mở giúp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc giao tiếp và trao đổi công việc.

Trong không gian văn phòng làm việc mở hoàn toàn, bàn làm việc được sắp xếp đối xứng nhau.

Phòng làm việc mở tràn đầy ánh sáng với gam màu trắng làm chủ đạo.

Văn phòng mở được thiết kế nhẹ nhàng, tinh tế để tạo cảm giác hài hòa với thiên nhiên.

Cải tiến bố trí không gian để tạo cảm giác ấm áp, sử dụng chất liệu gỗ làm trọng tâm.

Văn phòng làm việc được thiết kế theo phong cách hiện đại và sáng tạo, tạo không gian mở và năng động.

Không gian văn phòng mở được thiết kế với hai sắc màu chủ đạo là đen và trắng, tạo nên ấn tượng đặc biệt.

Trong thiết kế văn phòng mở, nội thất và trang thiết bị được thiết kế đơn giản hóa.

Cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn thiết kế văn phòng mở phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, bởi mỗi phong cách thiết kế đều có cách bố trí và sắp xếp nội thất khác nhau.

Hy vọng rằng thông tin được chia sẻ ở trên đã giúp bạn bổ sung kiến thức về khái niệm, đặc điểm và ưu nhược điểm của thiết kế văn phòng mở. Chúc bạn tìm được không gian làm việc phù hợp với doanh nghiệp của bạn.