Tạm ứng (Advances to Employees) là gì? Kế toán các khoản tạm ứng – MIFI

Tạm ứng là gì? Là nghiệp vụ kinh tế xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp. Đây là khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp ứng trước cho người lao động để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc nhiệm vụ cụ thể đã được phê duyệt.

Cùng MIFI tìm hiểu nguyên tắc kế toán tạm ứng và cách định khoản một số giao dịch kinh tế.

1. Tạm ứng (Advances to Employees) là gì?

Tạm ứng là việc doanh nghiệp giao một khoản tiền hoặc vật tư cho người nhận tạm ứng để thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hay một công việc cụ thể nào đó đã được phê duyệt.

2. Nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng

Người nhận tạm ứng phải là người lao động đang trực tiếp làm việc tại doanh nghiệp. Đối với các khoản tạm ứng thường xuyên phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp cần có văn bản chỉ định của giám đốc.

Người nhận tạm ứng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền, vật tư đã tạm ứng và chỉ được phép sử dụng vào mục đích, công việc đã được phê duyệt.

Trong trường hợp số tiền không sử dụng hoặc sử dụng không hết người nhận tạm ứng phải hoàn trả về quỹ của doanh nghiệp. Tuyệt đối không được tự ý chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.

Sau khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc.

Kế toán sẽ căn cứ vào tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ để tiến hành thanh toán số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và phần chênh lệch giữa số tạm ứng ban đầu và thực chi.

Nếu khoản tạm ứng không sử dụng hết không được nộp lại quỹ thì sẽ khấu trừ vào lương của người nhận tạm ứng.

Trong trường hợp chi quá tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ xem xét tính xác thực của khoản chi và tiến hành chi bổ sung số còn thiếu.

Người lao động phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.

Theo đó, kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng qua từng lần tạm ứng.

Tham khảo:

• Các nghiệp vụ kế toán căn bản mà kế toán viên cần nắm
• Nghiệp vụ kế toán công nợ cho doang nghiệp
• Nghiệp vụ kế toán ngân hàng và những điều cần biết

3. Tài khoản sử dụng TK 141 “Tạm ứng”

Tài khoản phản ánh các khoản tạm ứng cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình theo dõi các khoản tạm ứng đó là tài khoản 141 – Tạm ứng.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 như sau:

Bên Nợ: Các khoản tiền hoặc vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.

Bên Có: Các khoản tạm ứng đã được người lao động thanh toán. Số vật tư không sử dụng hết được nhập lại kho. Số tiền tạm ứng không dùng hết hoàn trả quỹ hoặc khấu trừ vào lương người lao động.

Số dư bên Nợ: Số tạm ứng chưa được thanh toán.

4. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế điển hình

Khi tạm ứng tiền, vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, hạch toán:

Nợ TK 141: Tạm ứng Có TK 111, 112, 152,….

Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc đã được ký duyệt để tiến hành quyết toán khoản tạm ứng, hạch toán:

Nợ TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,… Có TK 141: Tạm ứng

Các khoản tạm ứng không sử dụng hết phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người lao động, hạch toán:

Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 141: Tạm ứng

Trường hợp số thực chi được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán phải lập phiếu chi bổ sung để thanh toán cho người nhận tạm ứng, hạch toán:

Nợ TK 152, 153, 153, 241, 621, 622, 627,… Có TK 141: Tạm ứng

Ví dụ: Công ty TNHH Phước An tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tháng 06/2021, công ty có phát sinh nghiệp vụ kinh tế như sau:

1. Tạm ứng cho nhân viên Nguyễn Văn Long 5.000.000 đồng bằng tiền mặt để mua nguyên vật liệu cho công ty.

Nợ TK 141 (Nguyễn Văn Long): 5.000.000 Có TK 111: 5.000.000

2. Sau khi mua được nguyên vật liệu nhập kho, Nguyễn Văn Long thanh toán mua nguyên vật liệu hết 4.840.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%) và hoàn trả công ty 160.000 đồng bằng tiền mặt.

Nợ TK 152: 4.400.000 Nợ TK 133: 440.000 Có TK 141 (Nguyễn Văn Long): 4.840.000

Nợ TK 111: 160.000 Có TK 141 (Nguyễn Văn Long): 160.000

Như vậy, kế toán tạm ứng là hoạt động không thể thiếu trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán viên cần căn cứ vào tình hình thực tế để hạch toán các khoản tạm ứng chính xác, hợp lệ.

>>> Thực hiện nghiệp vụ kế toán tạm ứng áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 133 chi tiết đầy đủ mới nhất