Thuê ngoài là gì? Outsourcing là gì?

Outsourcing (Thuê ngoài) là hình thức chuyển một phần chức năng nhiệm vụ của công ty ra gia công bên ngoài – những chức năng mà trước đây doanh nghiệp vẫn đảm nhận. Người ta thường nghĩ đến việc thuê gia công hay còn gọi là sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài mỗi khi doanh nghiệp nghĩ đến việc tiết kiệm chi phí. Nay việc outsourcing này còn được nghĩ đến khi doanh nghiệp lâm vào tình trạng “khủng hoảng thiếu nguồn nhân lực”. Đây đang là một xu thế được các doanh nghiệp lựa chọn để giải quyết các vấn đề của mình. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về outsourcing để có cái nhìn toàn diện nhất.

Người ta thường nghĩ đến việc thuê gia công hay còn gọi là sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài (outsourcing) mỗi khi doanh nghiệp nghĩ đến việc tiết kiệm chi phí. Nay việc outsourcing này còn được nghĩ đến khi doanh nghiệp lâm vào tình trạng “khủng hoảng thiếu nguồn nhân lực”.

Quả vậy, không dưới 70% doanh nghiệp cùng có suy nghĩ chung rằng, việc outsourcing là việc nên làm và nên đưa vào chiến lược trường kỳ của công ty.

Các cụ xưa vẫn hay bảo “thêm bát thêm đũa” mỗi khi có khách bất thường, không hẹn. Trường hợp này khá đúng đối với các doanh nghiệp chuyên môn hóa cao. Khi có thêm một yêu cầu, một đơn hàng vừa phải, chi phí phát sinh sẽ không tăng nhiều. Vẫn cùng bộ máy quản lý, không phải đầu tư ban đầu cũng như chẳng phải đẩu tư nhiều “mắm muối”… Và trong trường hợp đó, một hợp đồng outsourcing sẽ làm cho bên A tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Nếu bên A tự làm, sẽ phải chuẩn bị vô số công việc với chi phí (kể cả thời gian) ngồn ngộn. Đặc biệt là chi phí chuẩn bị nhân lực (từ việc chi phí đăng tuyển, chi phí tổ chức thi cử, phỏng vấn…). Hơn nữa, phần quản trị cũng lại phải bổ sung thêm nhân lực để giám đốc bộ phận mới phát sinh…

Rõ ràng, trong một doanh nghiệp, có hai mảng nhân lực riêng biệt: trực tiếp sản xuất và gián tiếp sản xuất. Mảng trực tiếp sản xuất cũng có thể gọi là “mảng lợi nhuận”, khi đó phần gián tiếp còn lại là “mảng chi phí”. Doanh nghiệp nào có ý thức outsourcing, tự doanh nghiệp đó đã giảm đi cho mình “mảng chi phí” một cách khôn ngoan nhất. Thường thì, “mảng chi phí” được gán cho các bộ phận như: hành chính – quản trị, kế toán, kỹ thuật, bảo vệ… Từng đó, chúng ta đã có thể thấy những “doanh nghiệp khôn ngoan” đó tiết kiệm được bao nhiêu phần chi phí khi đã khéo léo gửi gắm “mảng chi phí” cho các đơn vị nhận dịch vụ outsourcing.

Một thực tế hiện đang được các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng là thuê kế toán trưởng làm bán thời gian (part-time) với mức lương khá thấp. Các kế toán trưởng này thường làm cho nhiều công ty cùng lúc, hoặc họ đang làm toàn thời gian (full-time) cho một doanh nghiệp nào đó. Họ chỉ phải làm việc ngoài giờ và tập trung vào những ngày cuối tháng khi phải làm báo cáo hoặc làm việc với các cơ quan chức năng. Còn những ngày bình thường trong tháng, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một nhân viên “hiền lành, chăm chỉ” nhập sổ sách sao cho thật đầy đủ với mức lương “khiêm tốn”. Như vậy, chính các doanh nghiệp này đã tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc phải “rước” tuyển một kế toán kinh nghiệm đầy mình về ngồi “chễm chệ” với mức lương đòi hỏi có khi cao hơn cả giám đốc.

Khi thực hiện các hợp đồng outsourcing, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nguy cơ bị lộ bí mật kinh doanh. Đặc biệt là trong những trường hợp thiệt hại tài chính gắn do rò rỉ thông tin lớn hơn chi phí tiết kiệm được. Trong những tình huống này, cũng vẫn chẳng có mấy doanh nghiệp nghĩ ngay đến việc từ bỏ outsourcing do lợi ích lớn lao từ việc tiết kiệm kể trên. Chúng ta ai cũng biết rằng danh tiếng là thứ tài sản quan trọng nhất đối với những công ty cung cấp dịch vụ chuyên ngành và các công ty outsourcing cũng không phải là ngoại lệ. Và do vậy, người ta nghĩ ra cách lựa chọn công ty (hoặc cá nhân) có đẳng cấp và uy tín trên thị trường để “gửi gắm” (tất nhiên, tiền nào của nấy, các công ty đẳng cấp và uy tín luôn đi kèm với giá cao hơn các công ty tầm tầm). Còn đối với những công việc có rủi ro không đáng kể, người ta vẫn có thể sử dụng dịch vụ của những công ty nhỏ hơn để tiếp tục mục đích “tiết kiệm” chi phí bên cạnh mối lo nhân lực không hề bị “xâm phạm”.

Cũng có lúc, kết quả thực hiện hợp đồng outsourcing không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu trong hợp đồng không có quy định khác, thì bên B sẽ phải chịu các chi phí để khắc phục các thiếu sót (tất nhiên, thời gian bị mất do chậm trễ là thứ không thể khắc phục). Trong trường hợp này, nếu công việc được chính nhân lực của bên A tiến hành, việc khắc phục – sửa chữa sẽ cần đến những khoản ngân sách bổ sung làm kéo theo nhiều chi phí phát sinh và có thể đội chi phí lên gấp nhiều lần bên cạnh việc thời gian chậm trễ.

Hơn nữa, các hợp đồng outsourcing còn cho phép doanh nghiệp loại trừ được những ảnh hưởng của “nhân tố cá nhân” đối với thời hạn hoàn thành công việc. Bởi, nếu doanh nghiệp sử dụng nhân lực nội bộ, kể cả khi doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự tích cực, có trách nhiệm và tay nghề cao nhất… cũng có thể bị trục trặc do đa dạng những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Bên B trong quan quan hệ hợp đồng outsourcing sẽ hạn chế được rất nhiều khía cạnh này.

Có thể nói rằng tiết kiệm chi phí, đặc biệt là chi phí cho nguồn nhân lực (khi các mối quan hệ con người bao giờ cũng phức tạp), luôn là vũ khí hữu hiệu để doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận kinh doanh. Trên thực tế, các hợp đồng outsourcing có thể thay đổi theo thời gian, nhưng thường là theo chiều hướng tăng. Điều này dẫn tới việc gia tăng giá trị của dịch vụ, tuy nhiên, khi khối lượng công việc càng nhiều, đơn giá dịch vụ sẽ càng giảm xuống, lợi nhuận mang lại sẽ cao hơn.