SOW Là Gì? Statement of Work Và Scope of Work Có Phải Là Một?

Ngày đăng: 13/04/2023 | Chưa nhận được bất kỳ phản hồi nào.

Ngày cập nhật mới nhất là ngày 13/04/2023.

Bạn đã từng nghe qua khái niệm Statement of Work (SOW) chưa? SOW là một trong những tài liệu quan trọng trong quản lý dự án và có vai trò quyết định đến thành công của dự án. Bài viết này sẽ giới thiệu về SOW và cung cấp những thông tin hữu ích để bạn hiểu rõ hơn về tài liệu quan trọng này.

SOW là gì?

SOW hay còn gọi là Tài liệu Quy định Công việc, là một tài liệu chứa các yêu cầu về nhiệm vụ, phạm vi, tiêu chuẩn chất lượng, mục tiêu và thời hạn của dự án/công việc. Đây là một phần quan trọng trong hợp đồng giữa bên mua và bên bán hoặc giữa nhân viên và quản lý.

SOW hỗ trợ việc xác định rõ ràng các nhiệm vụ cần thực hiện và mục tiêu cần đạt trong dự án, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, chi phí và chất lượng. Nó cũng giảm thiểu tranh chấp và cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả của dự án.

Một ví dụ về SOW cho dự án phần mềm có thể bao gồm các yêu cầu sau:

Yêu cầu có một giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng.

Cần phải có khả năng xử lý các tệp đa phương tiện.

Cần phải hoạt động trên các hệ điều hành phổ biến như Windows, MacOS và Linux.

Mã nguồn phải được lập trình bằng ngôn ngữ Java.

Dự án phải được hoàn thành trong thời gian 6 tháng kể từ ngày ký hợp đồng.

SOW được áp dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác nhau như marketing, công nghệ thông tin, xây dựng, sản xuất, dịch vụ tài chính và hàng không vũ trụ.

Vai trò quan trọng của SOW

Statement of work (SOW) là một tài liệu quan trọng trong quản lý dự án. Nó giúp xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của dự án, phân chia trách nhiệm và nghĩa vụ của từng bên, bảo vệ quyền lợi của khách hàng và nhà thầu, cung cấp cơ sở để theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án, tối ưu hóa việc phân công, quản lý và phân phối tài nguyên, hỗ trợ quản lý rủi ro và thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, và quy định rõ ràng các điều khoản hợp đồng và cam kết của các bên.

Có nhiều vai trò của SOW như sau:

Mô tả toàn bộ các tác vụ cần thực hiện trong dự án.

Xác định các sản phẩm cần được sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng cần đạt.

Viết lại đoạn văn:Hãy đề ra mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của dự án một cách rõ ràng.

Công cụ này giúp viết lại đoạn văn tiếng Việt để tạo nên sự sáng tạo hơn. Dưới đây là đoạn văn bạn nhập vào và đoạn văn đã được viết lại:Input: Bảo vệ quyền lợi của khách hàng và nhà thầu bằng cách xác định rõ ràng trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên.Để bảo vệ quyền lợi của khách hàng và nhà thầu, chúng ta cần xác định một cách rõ ràng trách nhiệm và nghĩa vụ của từng bên.

Các điều khoản hợp đồng và cam kết của các bên được quy định rõ ràng.

Đầu vào: Một cơ sở được cung cấp để theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án, đảm bảo rằng dự án đang diễn ra theo kế hoạch.

Tối ưu hóa quản lý và phân phối tài nguyên để cải thiện công việc phân công.

Quá trình thực hiện dự án được hỗ trợ trong việc quản lý rủi ro và thay đổi.

Đưa ra các tiêu chí đánh giá cho từng công việc và sản phẩm trong dự án.

Tạo một tài liệu tham khảo cho các đối tượng liên quan trong quá trình thực hiện dự án.

Việc sử dụng Statement of Work (SOW) trong quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích đáng kể. SOW đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng. Ngoài ra, SOW giúp các bên liên quan trong dự án hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của mình, tránh tranh chấp không cần thiết.

SOW không chỉ là công cụ quan trọng để theo dõi và đánh giá tiến độ dự án, mà còn giúp quản lý rủi ro và thay đổi trong quá trình thực hiện. Sử dụng SOW cũng giúp tối ưu hóa việc phân công, quản lý và phân phối tài nguyên. Do đó, SOW là một yếu tố không thể thiếu trong quản lý dự án và đảm bảo sự thành công của nó.

Statement of Work bao gồm những gì?

Statement of Work (SOW) là một công cụ phổ biến mà các nhà quản lý dự án thường sử dụng để giúp các bên liên quan hiểu rõ những kỳ vọng của dự án. SOW thường bao gồm các nội dung sau:

Phạm vi công việc (Scope of work) là một khái niệm quan trọng trong môi trường làm việc.

Mục đích của dự án (Các mục tiêu dự án).

Lịch trình/thời gian (Schedule/Timeline) là một khía cạnh quan trọng trong quá trình tổ chức và quản lý công việc. Nó giúp định rõ thời gian và các hoạt động cần thực hiện trong một dự án hay sự kiện.

Nhiệm vụ (Nhiệm vụ).

Sản phẩm được giao.

Kết quả dự kiến (Expected outcomes).

Thước đo của thành công.

Thanh toán.

Các hạn chế, điều kiện và yêu cầu

Cách làm Statement of Work hiệu quả

Làm thế nào để viết một tuyên bố công việc hiệu quả sau khi đã giải đáp SOW?

Để viết một bản tuyên bố công việc chuyên nghiệp và dễ hiểu đối với người đọc, trước tiên bạn cần nghiên cứu để hiểu rõ hoàn cảnh của một dự án/công việc và các tài liệu, nguồn lực cần có để thực hiện cũng như quy trình thực hiện như thế nào. Tất cả những điều này đều là “tài liệu thô” để bạn sử dụng trong bản SOW của mình.

Sau khi đã hoàn thành giai đoạn nghiên cứu, bạn có thể bắt đầu viết Statement of Work qua 7 bước sau đây:

Bước 1: Giới thiệu mục tiêu

Trong bước khởi đầu của một báo cáo công việc (SOW), bạn phải giới thiệu dự án và trình bày một cách ngắn gọn mục tiêu của SOW.

Bước 2: Phạm vi

Ở giai đoạn này, bạn cần cung cấp thông tin về phạm vi của dự án, bao gồm những công việc sẽ được thực hiện và những công việc sẽ không được thực hiện. Hãy tạo ra một danh sách chi tiết về các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành trong phạm vi của dự án.

Bước 3: Thời gian và ngân sách

Sau đó, bạn cần xác định thời gian và ngân sách cho dự án. Ở giai đoạn này, bạn sẽ thiết kế một lịch trình chi tiết cho các nhiệm vụ trong phạm vi dự án và dự báo chi tiết về ngân sách. Lịch trình sẽ bao gồm các giai đoạn và thời gian cụ thể. Ngân sách sẽ được tính toán dựa trên các nhiệm vụ và nguồn lực tương ứng.

Bước 4: Yêu cầu

Bạn cần liệt kê tất cả các yêu cầu cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm yêu cầu về kỹ thuật, phần mềm, phần cứng và các yêu cầu khác liên quan đến dự án.

Bước 5: Các rủi ro và cách xử lý

Trong quá trình thực hiện dự án, có thể xảy ra nhiều rủi ro khác nhau và cách xử lý chúng cần được nêu rõ trong SOW. Để giảm thiểu các rủi ro, bạn nên lập một kế hoạch cụ thể và đồng thời cũng cần có một kế hoạch dự phòng để xử lý các rủi ro nếu chúng xảy ra.

Bước 6: Tiêu chuẩn đánh giá

Đến đây, bạn cần liệt kê các tiêu chí đánh giá để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng theo yêu cầu. Các tiêu chí đánh giá cần được chi tiết hóa, ví dụ như tiêu chí về chất lượng sản phẩm hoặc thời gian hoàn thành dự án.

Bước 7: Hợp đồng và chữ ký (nếu cần thiết)

Trong giai đoạn cuối cùng, hồ sơ hợp đồng và các văn bản liên quan cùng chữ ký đóng vai trò quan trọng nếu đây là một tài liệu công việc dịch vụ. Phần này yêu cầu bạn cung cấp thông tin về các bên liên quan đến dự án cũng như các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.

Mỗi lĩnh vực có thể có những phiên bản SOW khác nhau. Ví dụ, nếu bạn là người quản lý và cần viết một SOW về một thử nghiệm để nộp lên người đứng đầu. Dự án này là một dự án nội bộ, được thực hiện bởi nhóm của bạn, vì vậy không cần thiết phải có bất kỳ hợp đồng nào. Do đó, bước 7 như đã đề cập trước đó không cần thiết.

Để đảm bảo hiệu quả của dự án, cần bao gồm các nội dung và bước thực hiện như đã được đề cập trước đó trong SOW.

Statement of work và Scope of work khác nhau như thế nào?

Mọi người thường lẫn lộn giữa Statement of work và Scope of work, hai thuật ngữ có tên viết tắt là SOW. Tuy nhiên, chúng hoàn toàn khác nhau. Scope of work là một phần trong Statement of work.

Dưới đây là một bảng so sánh giữa hai khái niệm Statement of Work (SOW) và Scope of Work (SOW):.

Statement of Work	Scope of Work
Tuyên bố công việc	Phạm vi công việc
Tập trung vào các yêu cầu và mục tiêu của dự án	Tập trung vào các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án
Cung cấp thông tin chi tiết về quy trình triển khai dự án, phạm vi dự án, các bước triển khai, hạn chế và rủi ro	Miêu tả chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, các kỹ năng cần có của người thực hiện, tài nguyên cần sử dụng, thời gian hoàn thành và các ràng buộc khác.

Statement of Work là tài liệu tập trung vào yêu cầu và mục tiêu của dự án, trong khi Scope of Work tập trung vào các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án. Tuyên bố công việc giúp định hướng cho dự án, trong khi Phạm vi công việc giúp cung cấp bản thiết kế chi tiết cho dự án. Việc hiểu sự khác nhau giữa hai tài liệu này rất quan trọng vì mỗi tài liệu lại có nội dung và cách trình bày khác nhau.

Tạm kết

SOW là viết tắt của Scope of Work, đây là một tài liệu quan trọng trong công việc để định rõ phạm vi và nhiệm vụ cần thực hiện. Viết một tuyên bố công việc chuẩn nhất có thể giúp tăng hiệu suất làm việc và là điều cần thiết cho mọi người trong công việc.

Tác Giả