Sơ đồ Gantt là gì? Hướng dẫn cách tạo và áp dụng

Cập nhật lần cuối vào 14/09/2022 bởi Nguyễn Quang Hoàng

Có phải bạn đang mắc kẹt trong một mớ bòng bong các nhiệm vụ phải thực hiện trong một dự án không? Có phải trong dự án của bạn, bạn biết các nhiệm vụ cần phải làm nhưng lại không biết cách sắp xếp các công việc và theo dõi tiến độ thực hiện của nó không? Vậy thì, bài viết dưới đây về công cụ sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn gỡ rối và giải đáp các khó khăn của bạn trong việc quản lý công việc.

Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh ngang được sử dụng để hiển thị ngày bắt đầu và khoảng thời gian hoàn thành của mỗi nhiệm vụ trong một dự án. Đây là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất, cho phép người quản lý dự án xem tiến độ của dự án một cách trực quan.

Ví dụ

Các nhiệm vụ trong một dự án được thể hiện trên trục dọc của sơ đồ , với thời gian hoàn thành nhiệm trên trục ngay. Mỗi nhiệm vụ được biểu diễn bằng một thanh ngang. Chiều dài của thanh thể hiện khoảng thời gian hoàn thành của nó. Nếu bạn thấy hai thanh chồng lên nhau trên trục ngang thì nghĩa là chúng xảy ra đồng thời.

Như bạn có thể thấy trong ví dụ này, sơ đồ Gantt cho phép người quản lý dự án xem được các thông tin của dự án như:

• Danh sách các nhiệm vụ trong một dự án
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ
• Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
• Lịch trình của dự án
• Tiến độ của từng nhiệm vụ
• Người chịu trách nhiệm chính của từng nhiệm vụ

Sơ đồ này cực kỳ hữu ích trong việc giữ cho dự án đi đúng hướng, đặc biệt là khi dự án của bạn có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc nhau và nhiều nhiệm vụ xảy ra đồng thời.

Sơ đồ Gantt được sử dụng như thế nào?

Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án dễ dàng xác định Critical Path để hoàn thành dự án và đảm bảo rằng không có sự chậm trễ trong các nhiệm vụ đó. Người quản lý dự án nên sử dụng nó để lập kế hoạch và lập lịch trình dự án, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ tại mọi thời điểm và đảm bảo thực hiện trơn tru và kịp thời các nhiệm vụ quan trọng.

Xem thêm: Critical Path – Phương pháp đường găng trong quản lý dự án (2022)

Cách tạo sơ đồ Gantt đơn giản

Sơ đồ Gantt có thể được tạo bằng phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheet. Nhưng trước khi thực sự vẽ sơ đồ Gantt, bạn cần tập hợp nhóm của mình lại với nhau và lập kế hoạch.

Lập kế hoạch

Trước khi bạn tạo sơ đồ Gantt, hãy thu thập thông tin sau:

• Danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ
• Sự phụ thuộc của các nhiệm vụ
• Ai là người chịu trách nhiệm chính cho từng nhiệm vụ
• Các thành viên trong nhóm được phân bổ cho từng nhiệm vụ

Khi bạn bắt đầu cuộc họp với nhóm của mình, điều đầu tiên cần làm là tạo một danh sách các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong dự án. Sau đó, bạn phải ước tính thời lượng, nguyên liệu cần thiết, sự phụ thuộc của các nhiệm vụ,… cho từng tác vụ. Điều này sẽ giúp bạn trong việc phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý.

Bạn cần lưu ý rằng thông tin cơ bản cần thiết để tạo sơ đồ là danh sách các nhiệm vụ với ngày bắt đầu và ngày kết thúc của chúng. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các công cụ bạn sử dụng để tạo sơ đồ Gantt, bạn có thể thêm các chi tiết khác như các nhiệm vụ bị phụ thuộc, nhiệm vụ quan trọng, các tài nguyên được phân bổ như thế nào,…

Tạo sơ đồ Gantt trên Google Sheet như thế nào?

Hãy thử tạo một sơ đồ Gantt rất cơ bản trong Google Sheet để bạn có thể thấy việc làm này dễ dàng như thế nào.

Bước 1: Mở bảng tính mới

Tìm kiếm Google Trang tính trên trình duyệt và nhấn để tạo một bảng tính trống mới.

Bước 2: Nhập dữ liệu của dự án

Trên bảng tính mới, bạn cần nhập tên nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc để tạo biểu đồ Gantt. Các nhiệm vụ này sẽ được liệt kê theo thứ tự xảy ra.

Ngoài ra việc tạo biểu đồ Gantt vẫn cần dữ liệu về thời gian hoàn thành, là số ngày thực tế để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.

Trong ví dụ này:

Công thức tính cột Ngày bắt đầu (B10: B15) là “int (B2) – int ($B$2)”.

Công thức để tính toán số ngày hoàn thành nhiệm vụ là = (int (C2) – int ($B$2)) – (int (B2) – int ($B$2)). Công thức này đại diện cho “Thời lượng công việc = Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu“.

Bước 3: Chèn biểu đồ thanh xếp chồng

Bôi đen bảng thứ 2 (A13,C23), chuyển đến tab “Chèn”, nhấp vào “Biểu đồ” và bạn sẽ thấy biểu đồ thanh xếp chồng hiện ra và ô chỉnh sửa biểu đồ được hiển thị bên tay phải.

Bước 4: Chuyển biểu đồ thanh thành biểu đồ Gantt

Vào tab Tùy chỉnh trên ô chỉnh sửa biểu đồ. Sau đó nhấn “Chuỗi”, chọn “ Ngày bắt đầu”. Cuối cùng, thay đổi “Màu tô” thành màu trắng và “Độ mờ” chuyển thành 0%.

Để cho bạn có cái nhìn trực quan hơn về cách tạo sơ đồ Gantt trên Google Sheet thì mình sẽ gắn link file Google Sheet tại đây.

Tạo sơ đồ Gantt trên phần mềm Project Manager như thế nào?

Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tạo biểu đồ Gantt trực tuyến trong phần mềm Project Manager. Bạn có thể nhập danh sách công việc từ tệp CSV, mẫu biểu đồ Excel Gantt, tệp Microsoft Project hoặc tạo từ đầu.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo sơ đồ trực tuyến với Project Manager:

Bước 1: Tạo một dự án mới.

Khi bạn đăng nhập lần đầu tiên, bạn chỉ cần nhập tên dự án và chọn “Tạo”.

Bước 2: Thêm nhiệm vụ.

Khi bạn thêm nhiệm vụ, ngày mặc định sẽ là hôm nay và vì bạn chưa thêm ngày hết hạn nên các công việc sẽ ở dưới dạng vòng tròn, biểu thị rằng chúng bắt đầu và kết thúc hôm nay.

Bước 3: Thêm ngày đến hạn.

Khi bạn kéo dài ngày bắt đầu và ngày kết thúc, các thanh tác vụ trên chế độ xem sơ đồ Gantt cũng mở rộng, cho bạn biết mỗi tác vụ sẽ mất bao lâu.

Tại sao chúng ta nên sử dụng phần mềm tạo sơ đồ Gantt online?

Nhiều người đã quen với việc tạo danh sách công việc trong file Excel hoặc các công cụ bảng tính khác. Họ có thể đã tạo một sơ đồ Gantt đơn giản và hiệu quả. Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động tốt khi bạn đang tạo danh sách công việc gồm các hoạt động cho duy nhất một người xem.

Khi bạn làm việc trong một team và muốn chia sẻ dòng thời gian hoàn thành dự án của mình với nhiều người khác, thì việc tạo sơ đồ Gantt trực tuyến trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều. Nhiệm vụ được cập nhật bất cứ khi nào và bất kỳ ai thay đổi % hoàn thành của họ hoặc thêm nhận xét hoặc đính kèm tệp trong thời gian thực cũng được cập nhật ngay tức khắc.

Ngoài ra, với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi đối với tiến độ dự án trong thời gian thực và các cộng sự của bạn đều có thể nhìn thấy được điều đó.

Những câu hỏi thường gặp

Ai là người phát minh ra sơ đồ Gantt?

Sơ đồ Gantt được đặt theo tên của Henry Gantt, và nhiều người cho rằng ông là người đầu tiên có ý tưởng lập kế hoạch dự án trên biểu đồ thanh. Tuy nhiên, điều đó không hoàn toàn đúng.

Karol Adamiecki đã nghĩ ra sơ đồ này đầu tiên vào năm 1896. Ông là một kỹ sư người Ba Lan, trở thành giáo sư quản lý, người đã đưa ra ý tưởng hiển thị các quy trình một cách trực quan để ông có thể xem lịch sản xuất dễ dàng hơn.

Henry Gantt có cùng ý tưởng với Karol Adamiecki, nhưng khoảng 15 năm sau, vào năm 1910, Gantt bắt đầu lập kế hoạch trực quan với các biểu đồ thanh để cho phép những người giám sát trong các công trình thép xem việc sản xuất đúng tiến độ hay chậm tiến độ. Tên của Gantt đã gắn liền với cách lập kế hoạch dự án này, nhưng ngày nay người ta thường công nhận rằng Adamiecki là người có ý tưởng đầu tiên.

Ai là người cần sử dụng sơ đồ Gantt?

Ngày nay, gần như tất cả mọi người đều có thể sử dụng sơ đồ Gantt để giúp họ hình dung ra nhiệm vụ của mình. Bất kỳ ai cũng có thể tạo một danh sách nhiệm vụ đơn giản, thêm ngày bắt đầu và kết thúc và phần mềm sẽ thực hiện ngay lập tức việc hiển thị các nhiệm vụ của bạn theo dòng thời gian của dự án.

Đây là công cụ hiệu quả cho những người giữ vai trò như:

• Quản lý dự án (Project Manager)
• Tổng giám đốc (General Manager)
• Những người lãnh đạo đội nhóm (Team Leader)
• Người quản lý hoạt động (Operations Manager)
• Người quản lý lịch trình (Scheduling Manager)
• Người quản lý công việc (Work Manager)
• Giám đốc Marketing (Marketing Manager)
• CEO & CTO
• Bất kỳ ai muốn có cái nhìn trực quan và tức thì về tiến trình của dự án.

Trước đây, sơ đồ này là công cụ độc quyền của các nhà quản lý dự án, là những người lập kế hoạch cho các dự án phức tạp thuộc tất cả các loại khác nhau: xây dựng, kỹ thuật, quân sự, sản xuất, cơ sở hạ tầng, CNTT và hơn thế nữa.

Mặc dù vẫn được coi là mục tiêu của các nhà quản lý dự án, nhưng ngày nay với sự đa dạng của phần mềm quản lý dự án và các công cụ sơ đồ Gantt, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng.

Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án trực quan, vì vậy bạn có thể biết nhanh tiến độ của một dự án và các nhiệm vụ liên quan đến nó. Điều này tiếp tục cho phép bạn điều chỉnh kế hoạch của mình nếu các nhiệm vụ quan trọng đang bị trì hoãn.

Tôi có thể in sơ đồ Gantt ra không?

Về mặt lý thuyết, có, bạn có thể in sơ đồ Gantt, nhưng bạn nên kiểm tra bản xem trước khi in ra. Thông thường, các biểu đồ này thường chiếm nhiều trang, vì vậy hãy cân nhắc trang in của bạn không bao gồm các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc chỉ nên in một phần của sơ đồ.

Kết luận

Với những thông tin mà PMA đã cung cấp cho bạn ở trên thì chắc hẳn đã phần nào giúp bạn thoát khỏi những khó khăn trong việc sắp xếp và quản lý công việc rồi phải không? Sơ đồ Gantt là một công cụ đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cực kỳ cao. Do đó, nếu bạn ứng dụng được kỹ thuật này vào quản lý các nhiệm vụ trong 1 dự án thì chắc chắn dự án của bạn sẽ hoàn thành đúng tiến độ mà không bị chậm trễ.