Chữ ký nháy trong văn bản hành chính sẽ định rõ người phụ trách rà soát và soạn thảo chính văn bản đó, là căn cứ để xem xét trách nhiệm…
CHỮ KÝ NHÁY
Bạn có câu hỏi gì?
Thưa Luật sư, hôm qua tôi nhận được nhiệm vụ từ sếp để ký nháy vào một văn bản của cơ quan. Đây là lần đầu tiên tôi được giao công việc này, và vì văn bản này rất quan trọng, nên tôi đang lo lắng không biết nếu có rủi ro xảy ra và tôi phải chịu trách nhiệm, thì người ký nháy sẽ phải chịu trách nhiệm như thế nào? Vậy Luật sư có thể tư vấn cho tôi về việc ký nháy và trách nhiệm của người ký nháy được không ạ?
Tôi chân thành cảm ơn.
Câu trả lời từ người đại diện pháp lý:
Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi yêu cầu tư vấn về chữ ký nháy, Luật Toàn Quốc xin trình bày quan điểm tư vấn về Chữ ký nháy như sau:
Căn cứ pháp lý:
1. Chữ Ký nháy là gì?
Theo quan điểm phổ biến của nhiều tổ chức, ký hiệu hoặc ký tắt là dấu hiệu của người đảm nhiệm trách nhiệm, nhằm xác định rằng văn bản đã được kiểm tra và phê duyệt đúng quy định về thẩm quyền, nội dung, hình thức, cách trình bày và thủ tục ban hành văn bản, từ đó đảm bảo sự yên tâm của người ký chính về tính hợp pháp của văn bản được phát hành.
Cũng có những cơ quan như Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ, Trường Đại học Thủy sản… Được gọi là ký tắt. Trong khi đó, Bộ Thủy sản, Viện Vật lý và điện tử thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam, UBND các quận Cẩm Lệ (Đà Nẵng); Tây Hồ (Hà Nội); Đồ Sơn (Hải Phòng); Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Đà Nẵng, Ban Thi đua khen thưởng Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh… Được gọi là ký nháy.
Trong thực tế công tác xây dựng và ban hành văn bản ở các cơ quan, nhiều người hiểu hai thuật ngữ “ký tắt” hoặc “ký nháy” có ý nghĩa và tác dụng giống nhau (đều thể hiện chữ ký của người có trách nhiệm – chủ yếu là các cán bộ giúp việc cho thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trong việc kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức).
Chữ ký nháy thường được đặt ở cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản. Chúng có thể xuất hiện ở cuối văn bản hoặc cuối mỗi trang. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy thường nằm gần chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.
Ký nháy, còn gọi là ký tắt, là việc người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường, mà chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.
2. Các loại chữ ký nháy
Ký nháy khác với ký chính thức vì người ký không thực hiện việc ký đầy đủ chữ ký mà chỉ ký ngắn gọn, ký tắt chữ ký của mình tại vị trí yêu cầu, để xác định nội dung đã được rà soát. Ký nháy có nhiều kiểu ký nháy có thể được ký ở từng trang văn bản đã được kiểm tra, hoặc có thể được ký cạnh dòng cuối cùng của văn bản, hoặc tại vị trí nơi nhận hay nơi đặt vị trí chức danh. Như vậy, ký nháy có thể được ký tại nhiều vị trí khác nhau tùy thuộc vào loại văn bản.
– Ký nháy ở từng trang văn bản:
Việc ký này sẽ được thực hiện đối với nhiều trang văn bản và được thực hiện ở tất cả các văn bản. Chữ ký sẽ được đặt vào phía dưới mỗi trang văn bản để xác nhận tính liền mạch và phù hợp với nội dung. Điều này giúp tránh trường hợp có trang văn bản không phù hợp hoặc bị đánh tráo vào tập văn bản. Đồng thời, việc ký nháy cũng ngăn chặn việc cố tình thay đổi nội dung của văn bản, nhằm tránh các hậu quả không lường trước được. Nhờ vào việc này, việc ký nháy tạo ra sự an tâm cho người ký chính và giúp tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
– Thực hiện việc ký nháy ở dòng cuối cùng của văn bản:
Việc ký nháy này sẽ do người soạn thảo thực hiện để xác định chủ thể soạn thảo văn bản và đảm bảo trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra, như sai sót về nội dung, thể thức hoặc khiếu nại về văn bản đó. Điều này giúp dễ dàng giải trình và giải quyết khiếu nại.
– Bên cạnh đó việc ký nháy còn được ký tại nơi nhận của văn bản hoặc là nơi ghi chức danh của người có thẩm quyền:
Việc đặt chữ ký vào nơi nhận hoặc chỗ ghi chức danh nhằm thể hiện sự có thẩm quyền của người rà soát văn bản, kiểm tra tính chính xác của nội dung văn bản, hình thức văn bản và cũng như kiểm tra các lỗi chính tả có trong văn bản.
3. Trách nhiệm của người ký nháy
Công cụ rewrite tiếng Việt có khả năng viết lại đoạn văn Input theo cách sáng tạo hơn. Đoạn văn Input được nhập vào và sau đó được viết lại mà không có bất kỳ lời giải thích nào. Theo Điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có xác định trách nhiệm của người thực hiện ký nháy.
Điều 9. Kiểm tra nội dung trước khi ban hành.
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì viết lại văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung, đính kèm dấu chấm hỏi hoặc dấu chấm than ở cuối văn bản (sau dấu chấm câu) trước khi trình lãnh đạo cơ quan hoặc tổ chức (đề cập đến tên cụ thể của cơ quan hoặc tổ chức) để ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn cấp; so sánh với các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước để xác định việc đóng dấu mật, người nhận văn bản và người ký văn bản quyết định.
Chánh Văn phòng được phân công trách nhiệm cuối cùng để kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan hoặc tổ chức (cần đề cập tên cụ thể). Chánh Văn phòng cũng phải ký tên hoặc đóng dấu vào vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”.
Mỗi chủ thể khi đặt chữ ký vào bất kỳ văn bản nào đều phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, người thực hiện việc đặt chữ ký cũng không ngoại lệ. Đơn vị trụ trì soạn thảo văn bản thì người đứng đầu đơn vị đó thực hiện việc đặt chữ ký, người được giao nhiệm vụ soạn thảo hoặc kiểm tra văn bản được soạn thảo đó phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi đưa lên người có thẩm quyền để thực hiện việc ký chính thức vào văn bản đó.
Vai trò cuối cùng của người kiểm tra là đảm bảo tính chính xác của nội dung và cách trình bày văn bản, cũng như sửa các lỗi chính tả trong văn bản. Người kiểm tra sẽ đặt dấu nháy vào văn bản để cho thấy rằng văn bản đã được kiểm tra trước khi được người có thẩm quyền ký chính thức, đồng thời mang lại sự an tâm cho người ký chính và chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra văn bản.
Ký nháy được sử dụng để xác định việc đọc và kiểm tra văn bản, nhằm tránh việc phải chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung văn bản. Người ký nháy không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, mà trách nhiệm này thuộc về người có thẩm quyền ký chính. Nhiệm vụ của người ký nháy là chỉ kiểm tra hình thức văn bản. Tuy nhiên, nếu người ký nháy thực hiện việc kiểm tra một cách thiếu cẩn trọng, không tuân thủ theo quy trình pháp luật và gây ra hậu quả nghiêm trọng, thì vẫn sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật, tùy thuộc vào mức độ vi phạm mà hình thức xử lý sẽ khác nhau như cảnh cáo, khiển trách…
Để tránh các hậu quả pháp lý sau này, người có thẩm quyền ký nháy cần tuân theo trình tự thủ tục chính xác. Người thực hiện ký nháy cũng phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình và chịu trách nhiệm trong phạm vi công việc của họ. Họ cần xem xét và kiểm tra kỹ lưỡng.
Tuy nhiên, quy định về việc ký nháy trong văn bản chưa được pháp luật đề ra một cách rõ ràng cho từng trường hợp cụ thể. Hình thức ký nháy sẽ do cá nhân, tổ chức, đơn vị có nhu cầu tự lựa chọn để đảm bảo tránh sai sót và tiết kiệm thời gian trong việc điều chỉnh. Quy định về ký nháy cũng như trách nhiệm của chủ thể có thẩm quyền về nội dung và hình thức của văn bản sẽ được xác định trước khi ban hành.
4. Những loại văn bản nào cần có chữ ký nháy
Trong một số thể loại văn bản, chữ ký nháy thường được sử dụng.
5. Tình huống tham khảo:
Vào tháng 12/2005, tôi đã đặt chữ ký vào bản vẽ thửa đất để chuẩn bị cho việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Bản vẽ này đã xác định vị trí của đất để sử dụng trong việc định giá đất và thực hiện nghĩa vụ tài chính của thửa đất. Tuy nhiên, tôi không phải là người trực tiếp ký trên bản vẽ mà là một cán bộ được phân công bởi lãnh đạo đơn vị. Tôi chỉ được giao nhiệm vụ kiểm tra bản vẽ (chỉ miệng, không có văn bản) và sau đó đặt chữ ký vào bản vẽ. Hiện nay, cơ quan công tố đã khởi tố vụ án trốn thuế đối với thửa đất này vì vị trí của nó có tác động trực tiếp đến việc tính thuế.
Tôi có một câu hỏi dành cho luật sư.
Có xem xét trách nhiệm của chữ ký nháy trong trường hợp này hay không? Hoặc liệu lãnh đạo đơn vị có ký trực tiếp vào Bản vẽ trên và phải chịu trách nhiệm không?
Mục 20. Kẻ tương phản.
1. Đồng phạm là trường hợp khi có ít nhất hai người cùng cố ý thực hiện một tội phạm.
Có nhiều người đồng phạm trong số họ bao gồm người tổ chức, người thực hiện, người thúc đẩy và người hỗ trợ.
Người thực hiện là cá nhân thực hiện trực tiếp hành vi phạm tội.
Người tổ chức đóng vai trò là kẻ chủ mưu, lãnh đạo và chỉ huy trong việc thực hiện hành vi phạm tội.
Người xúi giục là những người thúc đẩy, kích động và dụ dỗ người khác để thực hiện các hành vi phạm tội.
Người hỗ trợ đóng vai trò trong việc cung cấp các điều kiện tinh thần hoặc vật chất để thực hiện hành vi phạm tội.
3. Phạm tội có tổ chức là hình thức đồng phạm có sự hiệp đồng chặt chẽ giữa những người cùng thực hiện hành vi phạm tội.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!