Các cấp bậc quản trị trong một tổ chức hiện nay – JobsGO Blog

Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác. Vậy những nhà quản trị có vai trò, nhiệm vụ và những kỹ năng gì để đạt được mục đích đó? Các cấp quản trị được phân chia ra sao? Cùng tìm hiểu xem nhà quản trị là ai và một nhà quản trị giỏi cần những gì với JobsGO nhé!

1. Quản trị là gì?

Quản trị là gì? Thuật ngữ này được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và chưa được thống nhất. Người ta thường nghe nhiều tới quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh, quản trị khách sạn… Mỗi một tác giả khi nhắc tới quản trị đều có một định nghĩa riêng cho mình. Cùng tham khảo một số định nghĩa phổ biến về khái niệm quản trị nhé!

Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”

Theo Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”

Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.

Sau khi tham khảo qua một số định nghĩa về quản trị, ta có thể rút ra một số định nghĩa riêng:

Quản trị là tiến trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác. Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức.

Bên cạnh đó, quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra việc thực hiện các hoạt động trong công ty, doanh nghiệp để tối ưu hóa hiệu quả công việc.

>> Xem thêm: Quản lí là gì? Vai trò của nhà quản lí

2. Các cấp bậc quản trị trong tổ chức

Dưới đây là mô hình các cấp quản trị trong tổ chức mà bạn có thể tham khảo:

2.1 Quản trị viên cấp cao

Đây là các nhà quản trị nằm ở đỉnh quyền lực. Họ có cấp bậc cao nhất trong các nhà quản trị. Quản trị viên cấp cao là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước kết quả của tổ chức. Quản trị viên cấp cao là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo nhân viên. Họ sẽ tạo ra các mục tiêu, phương hướng, chiến lược cho tổ chức. Vị trí của các quản lý cấp cao là: chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc…

2.2 Quản trị viên cấp trung gian

Họ là người nhận chỉ huy từ các quản trị viên cao cấp và đứng ra chỉ huy các quản trị viên cấp cơ sở. Công việc của quản trị viên cấp trung gian là nhận chiến lược, kế hoạch từ các quản trị viên cấp cao. Sau đó, họ sẽ triển khai thành các mục tiêu cụ thể cho các quản trị viên cơ sở thi hành.

Quản trị viên cấp trung gian cần xác định rõ hàng hóa, dịch vụ cần được sản xuất, đưa hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng bằng cách nào… Họ sẽ là người phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất để tổ chức vừa tiết kiệm nguồn lực, vừa đạt hiệu quả cao. Vị trí của các quản lý cấp trung gian: Quản đốc, trưởng phòng, trưởng khoa…

2.3 Quản trị viên cấp cơ sở

Đây là những nhà quản trị có vị trí thấp nhất về quyền lực. Nhà quản trị cấp cơ sở là người trực tiếp làm việc với hàng hóa, dịch vụ của công ty. Họ nhận lệnh từ các quản trị viên cấp trung gian. Họ cần trực tiếp hướng dẫn, đốc thúc các nhân viên trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu chung. Vị trí thường thấy: tổ trưởng, trưởng bộ phận, đốc công…

3. Vai trò của các cấp quản trị

Mỗi cấp quản trị sẽ có vai trò, chức năng khác nhau, cụ thể như:

3.1 Vai trò quan hệ với con người

Vai trò quan hệ với con người của nhà quản trị được thể hiện ở việc họ sẽ thay mặt doanh nghiệp để gặp gỡ, trao đổi và đàm phán với các khách hàng, đối tác hay nhà đầu tư… Tức là, họ mang hình ảnh, những nét văn hóa của doanh nghiệp ra bên ngoài.

Bên cạnh đó, nhà quản trị còn có vai trò phối hợp kiểm tra công việc của cấp dưới thông qua các hình thức quản trị trực tiếp hoặc gián tiếp.

3.2 Vai trò thông tin

Vai trò thông tin của các cấp quản trị bao gồm:

• Thu thập và tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị sẽ cần thu thập và phân tích những thông tin liên quan đến thị trường để làm căn cứ xây dựng các kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp.
• Vai trò phổ biến thông tin: Nhà quản trị sẽ phổ biến những thông tin cần thiết cho nhân viên về định hướng của doanh nghiệp cũng như công việc mà nhân viên cần làm.
• Vai trò cung cấp thông tin: Nhà quản trị sẽ là người đại diện doanh nghiệp cung cấp cho bên ngoài những thông tin về doanh nghiệp.

3.3 Vai trò quyết định

Vai trò quyết định của các cấp quản trị sẽ được thể hiện thông qua các hoạt động như:

• Giải quyết các xáo trộn.
• Phân phối tài nguyên.
• Đàm phán.
• …

4. Các kỹ năng quản trị

Để thực hiện tốt các chức năng, vai trò của quản trị thì các cấp quản trị cần có 3 kỹ năng cơ bản sau.

4.1 Kỹ năng nhân sự

Đây là khả năng làm việc với các nhân viên ở trong tổ chức của các cấp quản trị. Thông qua các nhân viên, các nhà quản trị có thể đạt được mục tiêu cho tổ chức. Kỹ năng nhân sự cần thiết nhất với quản trị viên cấp trung gian. Kỹ năng này bao gồm:

• Khả năng động viên, thúc đẩy nhân viên
• Khả năng tạo điều kiện thuận lợi, phương tiện tối ưu cho nhân viên
• Khả năng điều phối, sắp xếp, lãnh đạo nhân viên
• Khả năng giải quyết mâu thuẫn, truyền thông cho tổ chức

Quản lý nhân sự chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Nhà quản trị là người biết dụng nhân đúng lúc, đúng chỗ. Một nguyên tắc mà nhà quản trị nhất thiết phải có là: đừng gửi con vịt tới trường học của đại bàng. Đặt đúng người, đúng việc để bại bàng có thể tung cánh và vịt có thể thỏa sức bơi lội.

4.2 Kỹ năng nhận thức

Đây là khả năng cần có sự hiểu biết của nhà quản trị. Họ cần nhận thức được mọi góc độ của tổ chức và quan hệ, liên kết giữa các nhân viên, các bộ phận. Kỹ năng nhận thức cần thiết nhất với quản trị viên cấp cao.

Kỹ năng nhận thức bao gồm:

• Khả năng tư duy chiến lược, có tầm nhìn dài hạn và tổng thể
• Xử lý thông tin rõ ràng
• Hoạch định kế hoạch chi tiết
• Nắm rõ hoàn cảnh, giảm thiểu rủi ro
• Kỹ năng nhận thức là khả năng dựa trên sự hiểu biết để nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và mối quan hệ giữa các bộ phận.

4.3 Kỹ năng chuyên môn – kỹ năng kỹ thuật

Đây là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các cấp quản trị. Kỹ năng này có thể học tập và rèn luyện để có được. Kỹ năng chuyên môn cần thiết nhất đối với quản trị viên cấp cơ sở. Kỹ năng kỹ thuật bao gồm:

• Khả năng tinh thông về các phương pháp, kỹ thuật, thiết bị
• Khả năng hiểu biết chuyên môn
• Khả năng phân tích, sử dụng kỹ thuật để giải quyết vấn đề

4.4 Kỹ năng tư duy

Kỹ năng tư duy là khả năng nhìn nhận bức tranh tổng thể của vấn đề để xây dựng, hoạch định các kế hoạch mang tính chiến lược cho doanh nghiệp. Đây là kỹ năng cần thiết với mọi cấp quản trị, đặc biệt là quản trị viên cao cấp.

5. Mối quan hệ giữa cấp quản trị và kỹ năng/ chức năng quản trị

Có thể thấy, mọi cấp quản trị đều thực hiện 4 chức năng chính là: Hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát. Tuy nhiên, sự phân bổ thời gian cho các chức năng của mỗi cấp quản trị sẽ có sự khác biệt.

Theo nghiên cứu của Mahoney, quản trị viên cấp cao sẽ dành nhiều thời gian nhất, khoảng 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức. Trong khi đó, quản trị viên cấp trung gian và quản trị viên cấp cơ sở chỉ dành 51% và 39% cho công tác này. Còn nhà quản lý cấp cơ sở thì chủ yếu thực hiện chức năng điều khiển (51%). Còn nhà quản trị cấp trung thì phần lớn thời gian để điều khiển (36%) và tổ chức (33%).

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã nắm được rằng nhà quản trị là ai, các cấp quản trị và một nhà quản trị giỏi cần những gì. Ghé JobsGO Blog để tham khảo nhiều bài viết hay và hữu ích hơn nữa nhé!

(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)