Multitasking là gì? Làm thế nào để thực hiện Multitask hiệu quả?

Multitasking là gì?

Multitasking có nghĩa là đa nhiệm, là làm rất nhiều công việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như bạn vừa làm các công việc chính tại công ty, bạn vừa kiêm một số công việc Freelance ở bên ngoài. Chúng ta ăn trưa trong khi điện thoại hoặc laptop vẫn bật để làm việc.

Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều nhận định rằng multitasking là phương pháp làm việc sai trái, mọi việc chỉ có thể hoàn thành hiệu quả khi ta tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất (single-task). Cũng giống như việc bạn đang lái xe trên một đường thẳng, nếu liên tục để ý những thứ khác nhau theo dọc suốt hành trình, bạn có thể chệch ra xa khỏi con đường mình đang đi.

Vậy thực sự thì chúng ta có nên thực hiện multitask hay không? Làm thế nào để phát huy hiệu quả tốt nhất?,… Hãy cùng theo dõi với Tanca trong phần tiếp theo nhé!

Xem thêm: Workflow là gì? 7 bước để xây dựng workflow hiệu quả

Những tác động tiêu cực của Multitasking

1. Bộ não hoạt động kém hiệu quả

Đa nhiệm chính là lúc bạn đang yêu cầu bộ não của mình phân chia sự tập trung để có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Và bộ não của chúng ta không những không thể làm được điều đó mà còn bị hư hại khi bạn đang cố gắng ép buộc chúng phải hoạt động hết công suất.

Gián đoạn liên tục vì sự đa nhiệm gây ra mức độ căng thẳng cao hơn. Đó là quá tải về nhận thức, dẫn đến những phản ứng tiêu cực liên quan đến bộ não. Theo một nghiên cứu tại Đại học Sussex, đa nhiệm liên tục thực sự gây hại cho não của bạn. Họ phát hiện ra rằng những người thường xuyên làm đa nhiệm có mật độ não thấp hơn ở vùng não chịu trách nhiệm về sự kiểm soát nhận thức và kiểm soát cảm xúc.

Multi-task cũng tốn công sức! Sử dụng năng lượng cho quá trình điều chỉnh liên tục tiêu tốn nhiến năng lượng hơn so với việc tập trung vào một mục tiêu duy nhất.

2. Làm giảm hiệu suất công việc

Nhiều người cho rằng, đa nhiệm có thể cải thiện năng suất của họ. Thế nhưng đây là một quan điểm hoàn toàn sai lầm. Nếu bạn làm hai việc cùng một lúc, bạn không dành sự chú ý của mình cho bất kỳ việc nào. Với sự tập trung hạn chế, bạn chắc chắn sẽ mắc sai lầm.

Thực tế là vì multi-task rất tốn sức, nó giàn trải và không gắn mới một phương hướng rõ ràng nào cả. Đa nhiệm khiến chúng ta không có trọng tâm. Có nghĩa là bạn liên tục điều chỉnh phương hướng cho tới khi bạn sa lầy trong những thứ không đáng quan tâm, điều làm bạn không thể thực sự trở lại đúng với nhiệm vụ ban đầu với bất cứ hiệu quả nào.

Để dễ hiểu, ta có thể lấy ra ví dụ sau: Nếu bạn đang tham gia cuộc họp quan trọng nhưng vẫn tranh thủ gửi Email thì bạn sẽ không thể nhận lại được những thông tin chính xác trong cuộc họp đó.

3. Làm mai một kỹ năng

Cho đến hiện tại, hầu hết các nghiên cứu khoa học về multitasking đều xác nhận một điều rằng đa tác vụ ảnh hưởng xấu tới con người. Việc bản đảm nhiệm nhiều chức năng trong một lúc khiến bộ não của bạn không thể thực hiện các nhiệm vụ một cách chính xác và hiệu quả. Và việc chồng chéo, lẫn lộn các thông tin là điều thường xuyên gặp phải, đồng thời các kỹ năng cũng dần bị mai một.

Làm thế nào để thực hiện Multitask hiệu quả nhất?

1. Tận dụng Multitask cho công việc không quan trọng

Multitasking sẽ không tác động xấu tới công việc mà còn nâng cao năng suất của bạn nếu:

– Công việc không quan trọng, dù kết quả thế nào cũng không có vấn đề.

– Công việc dễ dàng, không cần não bộ hoạt động năng suất.

Mọi người có thể làm nhiều hoạt động cùng lúc như nấu ăn, thể dục, dọn dẹp, nghe nhạc, giải trí…mà không bị ảnh hưởng tiêu cực. Tuy nhiên đối với công việc, bạn chỉ nên thực hiện multitasking với những nhiệm vụ mà bản thân đã thành thục và không đòi hỏi phải cố gắng quá nhiều.

2. Lập danh sách việc cần làm

Khi bạn phải giải quyết nhiều công việc cùng một lúc, thì điều đầu tiên bạn nên làm là tạo một danh sách việc cần làm. Lập danh sách sẽ giúp bạn sắp xếp mọi thứ bạn có hệ thống. Và đây là một trong những kỹ năng đa nhiệm vô cùng cần thiết. Lập danh sách cũng đảm bảo bạn không quên các thành phần cụ thể của nhiệm vụ.

Sau đó, bạn nên học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên. Tìm ra những công việc nào thật sự quan trọng để có thể ưu tiên thời gian để thực hiện trước. Kỹ năng ưu tiên sẽ giúp bạn cân bằng và duy trì được tiến độ làm việc khi đa nhiệm.

Xem thêm: Hiểu và áp dụng nguyên tắc 80/20 hiệu quả

3. Nhóm các công việc tương tự lại với nhau

Cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng đa nhiệm của bạn là lựa chọn các công việc có tính chất giống nhau rồi gộp chúng lại thành một nhóm để giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.

Làm những công việc có tính chất giống nhau sẽ giúp cho bộ não của bạn có thể dễ dàng làm quen và tiếp nhận thông tin hiệu quả trong suốt một khoảng thời gian làm việc. Sự tương đồng trong một nhóm việc cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng chuyển trọng tâm hơn.

4. Giảm tần suất kiểm tra các kênh giao tiếp

Các thông báo từ email, tin nhắn từ đồng nghiệp và khách hàng sẽ kéo chúng ta khỏi mạch làm việc.Tuy nhiên nó lại cần thiết và không thể tránh khỏi. Vì vậy, giữa việc trả lời các kênh giao tiếp và công việc hiện tại, hãy chọn một thứ ưu tiên và hoàn thành nó trước.

Xây dựng phòng thái làm việc chuyên nghiệp bằng cách cắt giảm các tác nhân khiến bạn trở nên phân tâm như chuông tin nhắn, điện thoại hay các tiếng động bất thình lình từ thiết bị di động, máy tính. Từ bỏ thói quen “hóng” chuyện và tập trung tối đa cho công việc hiện tại sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.

5. Giữ sự tập trung

Sự tập trung là nền tảng của đa nhiệm. Những người làm việc năng suất thường tập trung hoàn toàn vào những gì họ đang làm trong từng thời điểm nhất định, sau đó chuyển đổi nhiệm vụ.

Ngoài ra, để bản thân có đủ sức khoẻ và năng lượng làm việc, cơ thể và não bộ cần được nghỉ và hồi phục sau những thời gian căng thẳng. Hai cách nghỉ trong khi làm việc thường được áp dụng là phương pháp Pomodoro (làm việc tập trung 25 phút nghỉ 5 phút) hay phương pháp 52/17 (làm việc tập trung 52 phút nghỉ 17 phút).

>>> Xem thêm:

Kanban là gì? Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ

Quản lý công việc theo phong cách người Nhật