Microsoft Access là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Access

Techblog.

Nền tảng kiến thức.

Microsoft Access là một phần mềm thuộc dòng ứng dụng Microsoft 365, được sử dụng để tạo và quản lý các cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp với nhiều chức năng đa dạng. Trong lĩnh vực phân tích thống kê, Microsoft Access được biết đến và được đánh giá cao với khả năng làm việc hiệu quả và mạnh mẽ cho cả doanh nghiệp và người dùng doanh nghiệp.

Để hiểu rõ hơn về Microsoft Access, bạn có thể đọc bài viết dưới đây của Bizfly Cloud.

Microsoft Access là gì?

Microsoft Access, hay còn được gọi là Access, là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) cho phép người dùng lưu trữ và quản lý thông tin. Nó là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và sử dụng Microsoft Jet Database Engine, vì vậy nó được sử dụng phổ biến trên các hệ điều hành Windows.

Microsoft Access là một công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng cập nhật và chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng. Ngoài ra, nó còn cho phép xuất dữ liệu báo cáo một cách nhanh chóng. So với Microsoft Excel, Microsoft Access không chỉ cho phép xem và chỉnh sửa dữ liệu mà còn hỗ trợ các tác vụ phức tạp hơn và làm việc với một mảng thông tin lớn hơn.

Tính năng trong Microsoft Access

Microsoft Access không chỉ có những tính năng cơ bản mà còn cung cấp nhiều tính năng chi tiết mới để làm cho việc tạo bảng của người dùng trở nên dễ dàng hơn.

Người dùng có thể tận dụng hệ thống Microsoft Access để tự xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu và thông tin riêng biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Microsoft Access giúp người dùng quản lý dữ liệu trong các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng, thông tin sản phẩm và trạng thái bán hàng.

Microsoft Access giúp người dùng phát triển giao diện dễ dàng hơn và thuận tiện hơn khi nhập và lưu dữ liệu vào các bảng.

Có một số tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access có thể nhìn thấy như sau:

Công cụ này có khả năng tạo ra bảng tự động phù hợp với thông tin.

Chức năng của nó là lưu trữ thông tin và dữ liệu cần thiết.

Chức năng nhắc nhở và thông báo cập nhật thông tin được thực hiện.

Chức năng của nó là cung cấp kết quả và hiển thị thông tin.

Công cụ này giúp thiết lập các mối liên hệ giữa các bảng với nhau.

Khi bạn làm việc, bạn có thể thêm bảng vào mối quan hệ và truy vấn mở ngay lập tức.

Công cụ quản lý bảng giúp người dùng làm mới, liên kết lại hoặc loại bỏ các bảng đã được liên kết.

Đối tượng chính của Microsoft Access là gì?

Access sử dụng nhiều đối tượng để cấu thành cơ sở dữ liệu, bao gồm 4 đối tượng chính là Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu và Báo cáo.

1. Table (Bảng)

Bảng là trục chính và lưu trữ dữ liệu nhập vào cơ sở dữ liệu. Bảng không thực hiện bất kỳ hoạt động nào khác, chỉ lưu trữ dữ liệu để sử dụng cho các hoạt động khác. Bảng tương tự như bảng trong Microsoft Word hoặc Microsoft Excel Spreadsheet. Nó bao gồm các cột và hàng, mỗi cột có tên trường ở đầu và mỗi hàng đại diện cho một bản ghi. Dưới đây là một ví dụ về bảng truy cập MS:.

2. Queries (Truy vấn)

Truy vấn là một lệnh yêu cầu phần mềm tìm kiếm chi tiết từ cơ sở dữ liệu. Các truy vấn có thể được sắp xếp, tính toán, nhóm, lọc, nối bảng, cập nhật dữ liệu, chèn hoặc xóa dữ liệu,… SQL là ngôn ngữ truy vấn cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Sức mạnh của truy vấn là rất lớn. Chúng rất hữu ích khi chỉ trích xuất thông tin hữu ích từ một kho dữ liệu khổng lồ.

3. Form (Biểu mẫu)

Biểu mẫu là giao diện chính mà người dùng CSDL sẽ sử dụng để nhập dữ liệu. Lập trình viên có thể tạo các biểu mẫu để hiển thị các dữ liệu cần thiết. Biểu mẫu sẽ trích xuất dữ liệu từ Bảng lưu trữ và giúp thực hiện các tác vụ cần thiết. Nó cung cấp hướng dẫn cho người dùng để thực hiện các thao tác khác nhau như sắp xếp, thêm dữ liệu, hiển thị dữ liệu… Một cách trực quan và dễ dàng.

Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác trực tiếp trên Bảng. Tuy nhiên, nếu dữ liệu của bạn quá lớn, bạn có thể gặp khó khăn khi xóa dữ liệu. Dưới đây là một ví dụ về Biểu mẫu:

Công cụ phân tích điểm khóa học hiển thị điểm một cách trực quan cho mọi khóa học và cho phép so sánh với các năm trước để kiểm tra tính nhất quán trong tiêu chuẩn và đánh giá.

4. Report (Báo cáo)

Công cụ rewrite tiếng Việt của tôi được thiết kế để tạo ra đoạn văn mới và sáng tạo hơn từ đoạn văn nhập vào. Dưới đây là đoạn văn đã được viết lại:”Báo cáo là một thành phần của cơ sở dữ liệu được tạo ra để sắp xếp, tính toán, in ấn và tóm tắt thông tin quan trọng. Những báo cáo này có tính chất tĩnh, dễ hiểu, dễ nhìn và linh hoạt trong việc trình bày. Chúng là những đối tượng đặc biệt giúp làm nổi bật những phần quan trọng trong thông tin. Bên cạnh đó, báo cáo cũng có thể được sử dụng để xuất dữ liệu đến các thiết bị hoặc ứng dụng khác như máy in, fax, Microsoft Word hoặc Microsoft Excel.”

So sánh giữa Microsoft Access và Microsoft Excel

Microsoft Access và Microsoft Excel là hai phần mềm với mục đích sử dụng là lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều người thường nhầm lẫn và nghĩ rằng hai phần mềm này có nhiều điểm tương đồng. Thực tế, Microsoft Access và Microsoft Excel là hai phần mềm hoàn toàn khác nhau.

Microsoft Access là một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu.

Microsoft Access là một ứng dụng cơ sở dữ liệu sử dụng một định danh duy nhất. Danh sách dữ liệu của Microsoft Access có thể dễ dàng chỉnh sửa để lưu trữ thông tin chi tiết về nhiều mục khác nhau.

Phần mềm này được tạo ra nhằm lưu trữ và quản lý một lượng dữ liệu lớn dễ dàng truy xuất và sử dụng trong các ứng dụng khác nhau.

Người dùng Excel phải nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng, trong khi đó cơ sở dữ liệu Microsoft Access cho phép thao tác dữ liệu thông qua các truy vấn và biểu mẫu đã được tạo sẵn.

Các doanh nghiệp có thể kết nối Microsoft Access với nhiều ứng dụng khác để tự động chuyển dữ liệu từ các ứng dụng đó vào Microsoft Access.

Excel, một phần mềm do Microsoft phát triển.

Excel là một công cụ bảng tính phổ biến, thường được sử dụng cho các dự án cá nhân và để giải quyết các phép tính đơn giản. Thông thường, người dùng chỉ làm việc với một số lượng ô dữ liệu nhỏ, từ vài chục đến vài trăm ô cùng một lúc.

Microsoft Excel được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo cả chiều ngang và dọc. Dữ liệu có thể được lưu trữ trong các ô và các đồ hoạ, biểu đồ có thể được thêm vào để tạo bảng Excel trở nên trực quan hơn.

Sau khi truy cập, Excel sẽ khóa toàn bộ bảng tính, ngăn người dùng thêm mục mới hoặc chỉnh sửa các mục cũ.

Workbook trong Excel là một tài liệu và mỗi workbook này phải bao gồm ít nhất một worksheet.

Cách sử dụng Microsoft Access

Bizfly Cloud sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng Microsoft Access một cách hiệu quả. Chúng tôi sẽ trình bày các thông tin trong phần nội dung dưới đây.

Xây dựng cơ sở dữ liệu:

Bước 1: Trên thanh công cụ của Microsoft Access, chọn File -> Chọn New. Trong các phiên bản cập nhật mới, bạn cũng có thể mở một cơ sở dữ liệu trống và chọn một mẫu có sẵn.

Bước 2: Đặt tên cho file tương ứng với nội dung có trong dữ liệu để dễ dàng phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau trong Microsoft Access. Nếu bạn muốn đổi tên file, hãy chọn File (file này trong folder đã lưu) -> chọn Rename.

Hãy cung cấp thông tin:

Đầu tiên, ta cần xác định thông tin dữ liệu cần sử dụng để xây dựng cấu trúc dữ liệu. Đồng thời, ta cần tìm một hình thức cơ sở dữ liệu phù hợp. Có thể sử dụng các định dạng dữ liệu như bảng, truy vấn, báo cáo, và nhiều loại khác.

Bước 2: Nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt để tạo bảng đầu tiên. Bạn nên bắt đầu nhập vào bảng bằng cách sao chép, dán hoặc nhập thủ công. Dữ liệu sẽ được điền vào từng cột riêng biệt và hồ sơ sẽ được điền vào từng hàng riêng biệt.

Bước 3: Để chia sẻ và truy xuất thông tin từ một dữ liệu khác, Microsoft Access cung cấp các bước sau: Truy cập vào Tab External Data -> Chọn tập tin dữ liệu muốn nhập -> Định vị trí chứa dữ liệu -> Xác định vị trí lưu trữ mới.

Bước 4: Sử dụng thanh công cụ có sẵn trong Microsoft Access để chèn các cột và bảng.

Thiết lập liên kết giữa các bảng:

Bước 1: Để bắt đầu, bạn cần có hiểu biết về các hoạt động của các khoá. Mỗi cột trong bảng sẽ đại diện cho một mục riêng biệt. Cột ID được tạo ra bởi Access để duy trì số lượng mục và đóng vai trò là khoá chính. Bên cạnh đó, bảng cũng bao gồm các khoá ngoại.

Bước 2: Nhấp vào Tab -> Chọn Công cụ Cơ sở dữ liệu -> Chọn Mối quan hệ.

Bước 3: Giữ chuột từ bảng này và kéo đến một bảng khác để tạo mối liên hệ giữa chúng. Khi tạo liên hệ, hãy chọn “Áp dụng tính toàn vẹn tham chiếu”.

Truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn được tạo ra.

Mở công cụ Query Design, chọn Create và tiếp tục công việc thiết kế truy vấn.

2. Chọn mục The Show Table.3. Bấm chuột vào bảng mà bạn muốn chạy truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn.4. Chọn Close.

Bước 3: Thêm một trường mới -> Nhấp chuột và chọn cột truy vấn -> Chọn Thiết kế.

Bước 4: Bổ sung các tiêu chuẩn quan trọng (Có thể chọn từ nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau).

Bước thứ 5: Lựa chọn Design -> Lựa chọn Run để xem kết quả và nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.

Người dùng thường tạo và sử dụng biểu mẫu để thuận tiện hơn trong việc sử dụng và theo dõi dữ liệu.

Bước 1: Lựa chọn bảng sử dụng để tạo biểu mẫu.

Bước 2: Lựa chọn Tab mới và tạo một biểu mẫu tự động bằng cách điền thông tin vào các trường của bảng.

Bước 3: Sử dụng nút mũi tên ở phía dưới trên cùng để điều hướng các biểu mẫu mới và di chuyển các hồ sơ.

Tạo một báo cáo:

Bước đầu tiên là lựa chọn một bảng hoặc một truy vấn.

Bước 2: Tạo một tab trống.

Bước 3: Tạo nguồn cho các báo cáo rỗng.

Bước 4: Bổ sung thông tin vào báo cáo.

Bước thứ 5: Gắn thêm các nhóm vào báo cáo.

Bước 6: Lưu trữ và chia sẻ báo cáo.

Ứng dụng Microsoft Access trong công việc không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra các liên kết dữ liệu linh hoạt. Bài viết của Bizfly Cloud giúp hiểu rõ về Microsoft Access và áp dụng kiến thức này vào công việc hiệu quả.

BizFly Cloud là một nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây có chi phí thấp, được vận hành bởi VCCorp.

BizFly Cloud là một trong 4 doanh nghiệp chủ lực tham gia vào “Chiến dịch thúc đẩy chuyển đổi số bằng công nghệ điện toán đám mây Việt Nam” của Bộ Thông tin và Truyền thông. BizFly Cloud đáp ứng đầy đủ các tiêu chí và chỉ tiêu kỹ thuật của nền tảng điện toán đám mây để phục vụ Chính phủ điện tử và chính quyền điện tử.

Độc giả quan tâm đến các giải pháp của BizFly Cloud có thể truy cập tại đây.

Tận hưởng trải nghiệm MIỄN PHÍ và nhận ƯU ĐÃI kéo dài 3 tháng tại trang web Manage.Bizflycloud.