Dù bạn đang sử dụng Gmail hàng ngày cho công việc hoặc mục đích cá nhân, bạn có biết hết những tính năng của dịch vụ này chưa? Dưới đây là bảy mẹo giúp bạn sử dụng và quản lý Gmail một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Bỏ qua những chủ đề email không cần thiết

Nhóm Gmail là một phương pháp tối ưu giúp các thành viên trao đổi và thảo luận về một chủ đề cụ thể trong cùng một luồng mail. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể cảm thấy phiền phức khi nhận liên tục các thông báo về email và nhóm email này luôn hiển thị ở đầu hộp thư đến, đặc biệt là khi bạn đang ở nhà hoặc cần xử lý những công việc quan trọng khác.

Nếu bạn đã không còn quan tâm đến cuộc trao đổi trong nhóm Gmail đó, bạn có thể ẩn chúng đi bằng cách sau đây:

Mở hộp thư của nhóm đó, nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía trên, chọn ‘Bỏ qua’ (Mute). Từ đó, luồng email này sẽ được chuyển đến thư mục lưu trữ và không còn xuất hiện trong hộp thư đến, ngay cả khi có email mới. Nếu bạn muốn xem lại những email trong nhóm đã bỏ qua, hãy tìm trong mục ‘Tất cả thư’ (All Mail) – nơi lưu trữ toàn bộ email. Bạn cũng có thể chọn hiển thị lại luồng email này trong hộp thư đến bằng cách nhấp vào biểu tượng ba chấm, chọn ‘Hiển thị’ (Unmute).

Khi sử dụng phiên bản máy tính, hãy nhấp vào nút X gần nhãn Đã ẩn (Mute) ở đầu email để hiển thị lại email trong hộp thư đến khi có email mới trong cuộc trao đổi đó.

Nhắc báo lại

Gmail cung cấp tính năng báo lại cho những tin nhắn mà bạn chưa kịp phản hồi, như một nút báo lại trên báo thức khi bạn chưa sẵn sàng rời giường, nhằm tránh việc những tin nhắn này bị bỏ quên trong hộp thư đến.

Trên phiên bản máy tính

Đầu tiên, hãy mở email trong hộp thư đến của bạn. Sau đó, nhấp vào một nút đồng hồ nhỏ ở phía bên phải và lựa chọn thời gian (như trong ngày, ngày mai, tuần tới…) Để email xuất hiện lại ở đầu trang Hộp thư đến.

Trên ứng dụng điện thoại

Bấm vào dấu ba chấm ở góc phải trên cùng, chọn Tạm ẩn (Snooze) sau đó đặt thời gian cụ thể để email xuất hiện lại ở đầu trang hộp thư đến.

Giao diện xem trước Reading Pane giống Outlook

Nếu bạn sử dụng máy tính có màn hình lớn, hãy sử dụng tính năng chia ngăn đọc “Reading pane” của Gmail. Với tính năng này, Gmail sẽ trông giống như Outlook, cho phép bạn xem và trả lời email trực tiếp mà không cần phải thoát khỏi hộp thư đến. Để chọn loại ngăn đọc email, bạn thực hiện các bước sau đây:

Hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải để mở bảng Tùy chọn cài đặt nhanh. Sau đó, kéo xuống mục Ngăn đọc và lựa chọn Bên phải hộp thư đến hoặc Bên dưới hộp thư đến để thay đổi chế độ xem theo chiều ngang hoặc chiều dọc.

Chọn các danh mục (tab)

Gmail đã tự động lọc hộp thư đến để chỉ hiển thị email quan trọng. Các email còn lại sẽ được đưa vào các danh mục như Xã hội hoặc Quảng cáo. Để xem toàn bộ, hãy vào cài đặt bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng, chọn “Xem tất cả tùy chọn cài đặt” > “Hộp thư đến”. Tiếp theo, bạn có thể chọn danh mục muốn hiển thị ở phần đầu, sau hộp thư đến. Cuối cùng, nhấn “Lưu” để áp dụng thay đổi.

Cài đặt tự động chuyển tiếp sau khi xóa email

Một số người dành thời gian cuối ngày để xóa email và duy trì thói quen nhấp vào email và nhấn xóa để tránh nhầm lẫn. Mặc định, sau khi bạn nhấn xóa một email, hệ thống sẽ quay về hộp thư đến thay vì cuộn xuống email tiếp theo. Điều này làm mất nhiều thời gian khi bạn phải kéo và tiếp tục tìm email cần xóa. Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập lại tính năng này trong phần Cài đặt. Để hệ thống chuyển sang email trước đó hoặc tiếp theo sau khi xóa xong một email bất kỳ, bạn làm như sau:

Bước đầu tiên là chọn Cài đặt (Settings), sau đó chọn Nâng cao (Advanced). Tại mục Tự động tiến (Auto-advance) ở phía trên cùng, hãy chọn Bật. Nhấn Lưu thay đổi để lưu lại. Tiếp theo, quay lại Cài đặt (Settings), chọn Chung (General), rồi chọn Tự động tiến (Auto-advance). Ở đây, bạn có thể chọn Chuyển đến cuộc trò chuyện tiếp theo (cũ hơn/mới hơn) hoặc quay lại danh sách chuỗi thư. Cuối cùng, nhấn Lưu thay đổi (Save Changes) để hoàn tất.

Gửi tập tin đính kèm lớn thông qua Google Drive

Trên cửa sổ soạn thư trong Gmail, có một biểu tượng Drive nhỏ cho phép bạn đính kèm các tập tin đang được lưu trữ trong Drive hoặc chỉ cần gửi dưới dạng liên kết. Với các tập tin như Tài liệu (Docs), Trang tính (Sheets), Trang trình bày (Slides) định dạng Google Drive, bạn chỉ có thể gửi dưới dạng liên kết. Đối với các tập tin khác như PDF, Word, hình ảnh, bạn có thể chọn gửi chúng dưới dạng tập tin đính kèm hoặc liên kết Google Drive. Lưu ý, nếu tập tin lớn hơn giới hạn kích thước 25MB của Gmail, bạn nên gửi bằng liên kết Drive.

Tìm kiếm nâng cao

Gmail là một dịch vụ của Google nên không có gì lạ khi ứng dụng này có những tính năng tìm kiếm mạnh mẽ. Bạn có thể dễ dàng tìm lại một email cũ bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm ở phía trên hộp thư đến và nhập từ khóa hoặc tên người gửi. Đồng thời, Gmail còn cung cấp nhiều tiện ích nâng cao khác. Bạn chỉ cần nhấp vào nút mũi tên ngược nhỏ bên phải thanh tìm kiếm để mở bảng tìm kiếm nâng cao. Tại đây, bạn có thể tìm kiếm email theo mốc thời gian, kích cỡ tập tin đính kèm, chủ đề hoặc sử dụng các bộ lọc khác.