Các giấy tờ liên quan đến một vấn đề, sự kiện hay một đối tượng cụ thể nào đó sẽ được giải quyết và theo dõi công việc, phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân, được gọi là hồ sơ văn thư. Để đảm bảo công ty có thể kiểm tra và quản lý chặt chẽ, toàn bộ tài liệu liên quan đến quá trình làm việc sẽ được lập danh sách hồ sơ văn thư để lưu trữ.
1. Tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ
Để quản lý các công việc của tổ chức, đơn vị hay cá nhân thông qua hệ thống tài liệu, việc tạo danh mục tài liệu lưu trữ là cần thiết. Việc này giúp cho các tổ chức quản lý tài liệu, tài liệu một cách chặt chẽ và khoa học. Dựa trên việc lưu trữ tài liệu, chúng ta có thể kiểm tra, đẩy mạnh việc tạo tài liệu tại các cơ quan, đơn vị cá nhân. Đồng thời, việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu, tài liệu vào kho lưu trữ của tổ chức cũng là trách nhiệm của mỗi cá nhân liên quan đến công tác tổ chức tạo tài liệu. Tất cả những điều này đều góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân.
2. Căn cứ xác định lập hồ sơ
Trong quá trình tạo danh sách tài liệu, các tài liệu quy định chi tiết về nhiệm vụ, tổ chức, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong đó, kế hoạch công việc hàng năm của cơ quan, tổ chức, và vai trò quan trọng của từng cá nhân. Danh sách tài liệu được xây dựng dựa trên danh sách tài liệu của các năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục của tổ chức hoặc cơ quan tương ứng (nếu có).
3. Nội dung lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ
Để hoàn thiện danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ, bạn cần quan tâm đến những yếu tố sau đây.
Tạo cấu trúc chủ đề theo danh sách tài liệu lưu trữ.
Xây dựng danh mục hồ sơ có thể theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác và thuận tiện, danh mục hồ sơ sẽ được lựa chọn phù hợp với thực tế. Các cơ quan và tổ chức có cơ cấu ổn định sẽ sử dụng danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức, còn các cơ quan và tổ chức có cơ cấu phức tạp sẽ sử dụng danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
Để tạo ra các phần chính cho danh mục hồ sơ, chúng ta sử dụng tên các đơn vị trong tổ chức hoặc cơ quan theo lĩnh vực hoạt động chính. Các phần chính này sẽ chứa các phần nhỏ, bao gồm các vấn đề liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của đơn vị hoặc các vấn đề nằm trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động cụ thể theo khung chương trình.
Tách ra các tài liệu cần được tạo và lên kế hoạch cho tiêu đề tương ứng, đồng thời chỉ định người hoặc tổ chức tạo ra chúng.
Mọi người và các đơn vị phải đảm nhận trách nhiệm tạo ra bản ghi dựa trên các cơ sở lập danh mục tại khoản 2 để xác định các hồ sơ cần được tạo trong năm. Đặc biệt, với các tổ chức, cơ quan và đơn vị, mỗi cá nhân cần tạo hồ sơ cho các kế hoạch và nhiệm vụ công việc cụ thể của họ.
Chú ý rằng tiêu đề tài liệu cần súc tích và minh bạch, song vẫn phải phổ biến được nội dung của tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi và xử lý công việc.
Dự kiến thời gian lưu trữ tài liệu văn thư sẽ là bao lâu.
Bảng thời hạn lưu trữ tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có) hoặc bảng thời hạn tài liệu chuyên ngành cùng với bảng thời hạn lưu trữ tài liệu đã trở nên phổ biến trong các hoạt động của cơ quan nhằm xác định thời gian lưu trữ của hồ sơ văn thư.
Đánh dấu, đánh số các phần trong tài liệu.
Các phần lớn thường được đánh số tuần tự bằng số La Mã, trong khi các phần nhỏ trong từng phần sẽ được đánh số bằng số Ả-rập. Việc đánh số có thể được thực hiện theo hai cách: số của hồ sơ được đánh tuần tự trong toàn bộ danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh tuần tự trong phạm vi từng phần lớn, bắt đầu từ số 01.
4. Tổ chức lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ
Có thể thực hiện việc tạo danh sách tài liệu lưu trữ bằng hai phương pháp sau đây:
Phương pháp đầu tiên để tạo ra các tài liệu văn thư là sử dụng bản nháp danh mục hồ sơ của tổ chức, cơ quan, và thu thập ý kiến đóng góp từ các cá nhân, đơn vị liên quan, từ đó hoàn thiện bản nháp và trình lên cho lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính để đóng góp ý kiến, cuối cùng là trình lên người đứng đầu cơ quan, tổ chức để ký ban hành.
Phương pháp thứ hai để giải quyết vấn đề là các đơn vị dự kiến sẽ hướng dẫn các công việc liên quan đến văn thư, văn thư tổng hợp nhằm tạo ra một danh sách các cơ quan, tổ chức. Sau đó, danh sách này sẽ được chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện và trình lên lãnh đạo văn phòng hành chính để trình lên người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
5. Các bước tiến hành lập danh mục hồ sơ lưu trữ
5.1. Mở doanh mục hồ sơ văn thư lưu trữ
Để bắt đầu quá trình mở hồ sơ, cần sử dụng tờ giấy hồ sơ và ghi lại các thông tin ban đầu về hồ sơ như ký hiệu, tiêu đề và năm mở. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo chuẩn TCVN 9251:2012 về lưu trữ. Công việc mở hồ sơ được phân công cho từng cá nhân hoặc tổ chức, kể cả khi chưa có danh mục hồ sơ.
5.2. Cập nhật văn bản, tài liệu và hồ sơ
Trách nhiệm thu nhập, cập nhật tất cả các tài liệu và hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và tổng hợp về hồ sơ tương ứng đã mở, bao gồm cả hình ảnh và ghi âm, sẽ được giao cho từng cá nhân trong doanh nghiệp. Cần đảm bảo thu nhập kịp thời các tài liệu cũng như các phát biểu, tham luận của các chuyên gia tại hội thảo, hội nghị,… Để đảm bảo sự toàn vẹn và đầy đủ nhất của hồ sơ, tránh bị mất mát.
5.3. Kết thúc danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ
Hồ sơ sẽ được hoàn tất và người chịu trách nhiệm sẽ phải kiểm tra lại mức độ đầy đủ tài liệu, văn bản có trong hồ sơ, nếu thiếu phải bổ sung thêm khi công việc đã được hoàn thành. Các phiên bản thảo, bản nháp, bản sao nếu đã có bản gốc, bản chụp tài liệu tham khảo nếu không cần thiết phải lưu trữ sẽ được xem xét và loại bỏ khỏi danh sách hồ sơ.
Sắp xếp các tài liệu, văn bản theo trình tự xử lý công việc hoặc thời gian, phân loại theo tên và tác giả. Đặt các phim, hình ảnh vào bì và đặt các tài liệu băng đĩa ghi âm vào hộp và sắp xếp chúng cuối hồ sơ. Hơn nữa,
.jpg)
Phân loại các phòng ban khác nhau để dễ dàng lưu trữ tài liệu một cách độc lập nếu lượng tài liệu vượt quá 3cm. Kiểm tra lại thời hạn lưu trữ tài liệu bằng cách so sánh danh sách tài liệu với các tài liệu thực tế và sửa đổi tiêu đề sao cho phù hợp với tài liệu cuối cùng trong hồ sơ.
Các doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ hỗ trợ phần mềm kho dữ liệu để tạo danh sách tài liệu một cách thuận tiện hơn. Với ưu điểm của phần mềm này, tất cả các tài liệu và giấy tờ sẽ được bảo vệ tuyệt đối và ngăn chặn các lỗi trong quá trình lưu trữ thông tin quan trọng.
Công việc tạo bộ sưu tập tài liệu lưu trữ là một vấn đề rất quan trọng đối với các công ty. Dưới đây là hướng dẫn hoàn chỉnh về cách tạo bộ sưu tập tài liệu lưu trữ. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc tạo danh sách tài liệu lưu trữ, hãy để lại bình luận bên dưới để được giải đáp chi tiết.
Nghiên cứu về việc lưu trữ văn thư trong các doanh nghiệp.
Một việc làm quan trọng không thể thiếu trong mỗi tổ chức là việc lưu trữ tài liệu. Nếu muốn tìm hiểu về việc lưu trữ tài liệu trong các tổ chức hiện nay, bạn có thể truy cập vào bài viết dưới đây.
Quản lý tài liệu trong các doanh nghiệp.
Các từ khoá liên quan.
Chuyên mục.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!