Hồ sơ năng lực là gì? Vai trò và thành phần cần có của hồ sơ năng lực?

Khi tham gia đấu thầu dự án, công ty sẽ gửi đến hội đồng thẩm định hồ sơ năng lực của công ty, gồm những thông tin cần thiết về lịch sử hình thành, thành tích đạt được, nguồn vốn, khả năng tài chính… Hồ sơ năng lực của công ty cũng ảnh hưởng nhất định tới thành công của công ty trong những dự án lớn.

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

1. Hồ sơ năng lực là gì?

Hồ sơ năng lực là một tài liệu có ghi các thông tin đầy đủ, bao quát nhất về công ty, doanh nghiệp như logo, tên, giá trị cốt lõi, thành tích, nhân sự cốt lõi, năng lực tài chính,… Mục đích dùng để truyền tải các thông tin đến khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, chủ thầu. Hồ sơ năng lực công ty thường được sử dụng trong đấu thầu các dự án. Nó đặc biệt được sử dụng trong ngành xây dựng, y tế để chứng minh năng lực.

Trên thực tế hiện nay, 2 khái niệm hồ sơ năng lực và khái niệm Profile thường được các công ty hiểu với ý nghĩa tương đồng. Tuy nhiên, nếu như Profile thiên về giới thiệu lịch sử, quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp thì thiết kế hồ sơ năng lực cho khách hàng thấy được những điểm đặc trưng nổi bật nhất của doanh nghiệp, những thế mạnh mà những công ty khác không có được.

Mục đích sử dụng của hồ sơ năng lực và Profile công ty cũng có sự khác nhau. Nếu như Profile công ty dùng cho nhiều đối tượng từ khách hàng, đối tác, nhân viên mới,… thì hồ sơ năng lực thường là tài liệu để doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng, đối tác, trong các cuộc đấu thầu.Hiểu rõ sự khác biệt giữa thiết kế hồ sơ năng lực và thiết kế Profile công ty giúp doanh nghiệp định hướng được rõ ràng hơn những nội dung cần nhấn mạnh, đạt được hiệu quả cao hơn đối với khách hàng, đối tác.

Hồ sơ năng lực tiếng Anh là Capacity profile

Hồ sơ năng lực tiếng Anh được hiểu là A capacity record is a document that records the most complete and comprehensive information about a company, business such as: company name, core values, performance, financial capacity, human resources,… The purpose is used to transmit information to customers, partners, investors, contractors.

Danh mục từ khác liên quan hồ sơ năng lực tiếng Anh:

Tiếng Việt Tiếng Anh Khách hàng Customer Chủ thầu Builders Dự án đầu tư Investment projects Năng lực công ty Energy company Sứ mệnh, tầm nhìn phát triển Mission, development vision Mẫu hồ sơ năng lực Capacity profile form Báo cáo tài chính Financial report

2. Vai trò của hồ sơ năng lực:

– Gây được ấn tượng với đối tác/khách hàng.

Hồ sơ năng lực là tài sản của doanh nghiệp, được xem là bộ mặt của mỗi công ty. Chính vì vậy, một cuốn hồ sơ năng lực ấn tượng, độc đáo chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng đầu tiên với khách hàng, khiến khách hàng hứng thú tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn.

– Tham gia thầu một dự án.

Hồ sơ năng lực là ấn phẩm tối quan trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các dự án đấu thầu. Nếu như trước kia, chỉ có các công ty xây dựng, bất động sản mới chú ý đến hồ sơ năng lực thì ngày nay, bất kể lĩnh vực ngành nghề nào doanh nghiệp cũng cần và nên thiết kế hồ sơ năng lực cho riêng mình.

Trong những triển lãm hay buổi dự thầu, khi không có quá nhiều thời gian để giao tiếp với khách hàng thì một cuốn hồ sơ năng lực ấn tượng sẽ thay thế phần nào nhiệm vụ giao tiếp và thuyết phục khách hàng của bạn.

Để làm được điều này, dĩ nhiên hồ sơ năng lực cần được thiết kế một cách chuyên nghiệp, ấn tượng, ngắn gọn nhưng chất lượng, thể hiển được năng lực và cá tính riêng của doanh nghiệp.

– Giúp khách hàng tham khảo thông tin bất cứ lúc nào, bất cứ đâu.

Việc phát triển của Internet giúp khách hàng có thể tra cứu thông tin về công ty trên các website, mạng xã hội… Tuy nhiên, hồ sơ năng lực mang lại điểm mạnh đó là giúp khách hàng có thể tra cứu, tham khảo thông tin một cách nhanh chóng với bất cứ thời gian nào, vô cùng thuận tiện mà không cần mất nhiều công sức tìm kiếm hay tra cứu.

Một lý do khác làm hồ sơ năng lực trở nên có giá trị khi khách hàng có thể không để tâm đến những tờ rơi, tờ quảng cáo nhưng với một cuốn hồ sơ năng lực được ấn tượng, đẹp mắt sẽ thể hiện được sự trân trọng hơn chắc chắn sẽ được khách hàng lưu tâm nhiều hơn.

– Phục vụ nhu cầu nắm bắt thông tin của khách hàng mọi lúc mọi nơi.

Chúng ta đang sống trong một thời đại mà Internet đã phát triển vượt bậc, khách hàng hoặc đối tác muốn biết điều gì về công ty của bạn thì bạn chỉ cần nhẹ nhàng tìm kiếm trong vòng vài giây là đã xuất hiện vô vàn kết quả rồi. Nhưng Internet cũng không phải là vạn năng hoặc đôi khi khách hàng muốn thấy được sự chuyên nghiệp cũng như cầu thị của bạn. Và đó chính là lúc bạn gửi đến họ mẫu hồ sơ năng lực của doanh nghiệp mình.

– Là một giải pháp quảng bá thương hiệu.

Khác với tờ rơi quảng cáo, card visit, hồ sơ năng lực công ty được thiết kế đẹp mắt, nội dung ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin chính để giới thiệu cho khách hàng là một giải pháp quảng bá thương hiệu hiệu quả. Hồ sơ năng lực giúp nâng cao sự chuyên nghiệp, tạo sự uy tín cho công ty, đồng thời đáp ứng nhu cầu tìm hiểu của khách hàng.

3. Thành phần cần có của hồ sơ năng lực:

Tùy theo ngành nghề và lĩnh vực hoạt động thì mỗi bộ hồ sơ năng lực lại có cách trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau.

– Thư ngỏ:

Đôi lời chào hỏi dưới sự thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường là giám đốc) là thứ đầu tiên mà người nhận được profile sẽ xem. Với giọng văn trang trọng, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tin, thư ngỏ đã phần nào nêu lên được năng lực lĩnh vực cũng như tầm vóc của mình.

– Giới thiệu công ty:

Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về công ty như là:

• Tên công ty, giấy phép kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, lịch sử hình thành và phát triển, thông tin liên hệ (email, website, địa chỉ, số điện thoại, fax).
• Phương châm hoạt động, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.
• Lĩnh vực kinh doanh.

– Năng lực công ty:

Bao gồm:

+ Năng lực nhân sự: Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự.

+ Năng lực sản xuất, thi công: Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.

+ Năng lực tài chính: Được coi là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có đầu tư hay không.

+ Trang thiết bị – máy móc: Danh sách tên phương tiện, thiết bị máy móc của công ty; Số lượng máy móc; Tài sản, vật chất.

– Thành tích đạt được:

Những thông tin về dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả quảng bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.

Cho dù thể hiện dưới bất kỳ hình thức nào, điều quan trọng nhất là bộ hồ sơ năng lực công ty cần truyền tải thông tin một cách trung thực nhất tới đối tác và khách hàng.

– Kinh nghiệm: danh sách khách hàng; danh sách các dự án đã triển khai.

Những lưu ý ở một hồ sơ năng lực:

Hồ sơ năng lực doanh nghiệp nên được thiết kế chuyên nghiệp, đảm bảo cơ bản những tiêu chí sau đây:

– Hồ sơ năng lực thể hiện được đặc trưng của doanh nghiệp thông qua nội dung và hình ảnh xuyên suốt.

– Hình ảnh trong hồ sơ năng lực cần chân thực, ấn tượng, để lại dấu ấn cho người xem.

– Nội dung hồ sơ năng lực cần ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ và có cá tính riêng.

– In ấn thành phẩm hồ sơ đảm bảo chất lượng, có giá trị sử dụng lâu dài.

4. Bố cục của một bộ hồ sơ năng lực:

Một bộ hồ sơ năng lực thông thường của doanh nghiệp sẽ được thiết kế và in ấn đóng quyển, trung bình khoảng 20 trang trở lên. Và có thể có được bộ hồ sơ năng lực thực sự ấn tượng nó phải phụ thuộc vào 02 yếu tố đó chính là nội dung và hình thức.

– Bố cục nội dung:

Trang đầu tiên của một hồ sơ năng lực chính là thư ngõ. Đây chính là đôi lời chào hỏi của công ty đó dưới sự thay mặt của Giám đốc hoặc người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty. Trong phần thư ngỏ này, doanh nghiệp cũng phần nào thể hiện được lĩnh vực cũng vực tầm vóc của mình cho khách hàng thấy được. Khi viết thư ngỏ, giọng văn trang trọng, thân tình và tràn đầy sự tự tin hãnh diện của doanh nghiệp mình.

Tiếp đến là giới thiệu khái quát về công ty. Phần nội dung này chắc chắc không thể không có trong hồ sơ năng lực. Giới thiệu công ty thường là những nội dung khái quát nhất, ví dụ: lĩnh vực, quy mô hoạt động, khu vực hoạt động, quy mô nhân sự, giấy phép kinh doanh, ngày thành lập, thời gian hoạt động, tổng kế chi nhánh và sản phẩm,…

Thứ ba đó là tầm nhìn và sứ mệnh. Tầm nhìn thể hiện được kế hoạch phát triển trong tương lai gần. Trong khi đó sứ mệnh sẽ chỉ ra được những định hướng mang tính chất xã hội trong thời gian dài hơn.

Thứ tư đó là lĩnh vực hoạt động của công ty. Phần này nên nêu cả các dịch vụ và phạm vi hoạt động.

Thứ năm là cơ cấu tổ chức, có thể được trình bày dưới dạng sơ đồ cũng như trình bày ảnh của nhân viên công ty để thể hiện quy mô nhân sự của công ty.

Các trang tiếp theo sẽ PR chi tiết về các dịch vụ hay sản phẩm nổi bật của doanh nghiệp. Đây là phần sẽ ghi điểm trực tiếp với khách hàng cho nên doanh nghiệp chsu ý nên viết càng cụ thể càng tốt trong hồ sơ năng lực.

Thứ sáu đó là năng lực tài chính, đây được coi như một cơ sở để nhà đầu tư có thể căn cứ và quyết định có đầu tư hay không. Bởi lẽ trong kinh doanh thì năng lực tài chính được xem là khả năng có thể thanh toán nợ nếu kết quả xấu nhất xảy ra trong đầu tư.

Và cuối cùng là các dự án tiêu biểu lẫn giải thưởng. Đây là phân thông tin riêng để bổ sung và hỗ trợ hiệu quả cho quá trình quảng bá doanh nghiệp.

– Hình thức trình bày:

Trong khi trình bày một hồ sơ năng lực, có khá nhiều yếu tố cần phải chú ý, bởi hồ sơ năng lực không chỉ đơn giản là vài tờ tư liệu mà nó được đóng trang gập gáy ngay ngắn như một quyển sổ thực sự, thậm chí còn phải đẹp mắt hơn. Đó cũng là lý do vì sao hiện nay có rất nhiều đơn vị nhận thiết kế hồ sơ năng lực doanh nghiệp chứ không phải ai cũng có thể thiết kế được. Nhìn chung thì sẽ có những yếu tố về hình thức sau:

Thứ nhất đó chính là tone màu và chủ đề của quyền hồ sơ năng lực. Có thể chọn màu chủ đạo dựa theo lĩnh vực mình làm hoặc chọn những gam màu có liên quan đến bộ phận nhận diện thương hiệu của mình. Ví dụ: một bộ hồ sơ năng lực của một công ty môi trường có thể chọn gam màu xanh lá, hay hồ sơ năng lực của một doanh nghiệp về đồ ăn nhanh có thể hướng đến tone màu vàng hoặc đỏ.

Thứ hai đó chính là vấn đề dàn trang. Dàn trang trong hồ sơ năng lực là phần sắp xếp nội dung lên các trang sao cho dễ nhìn, đẹp mắt và logic. Cách dàn trang trong hồ sơ năng lực tương tự như cách thức của các tạp chí, ấn phẩm in. Thế nên trước khi dàn trang hồ sơ năng lực bạn cần có một bản demo để phân chia bố cục nội dung trong từng trang.

Thứ ba trong khi sản xuất hồ sơ năng lực doanh nghiệp việc sử dụng hình ảnh trình bày rất quan trọng. Hãy ưu tiên sử dụng ảnh chụp chứ không nên để ảnh thiết kế vì nó sẽ tạo độ chân thực hơn trong một ấn phẩm mang giá trị PR như vậy.

Thứ tư đó là sự phân bố số lượng trang, đây là một điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý nên để hồ sơ năng lực của mình dài bao nhiêu trang sao cho cân đối.

Và cuối cùng là thiết kế trang bìa. Nếu trang bìa có thu hút thì người đọc mới mong muốn đọc ở bên trong. Vì vậy thiết kế trang bìa cần sự nghiên cứu, đầu tư. Đây cũng là trang đầu tiên của tất cả các bước thiết kê hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp.

Kết luận: Hồ sơ năng lực công ty là thứ tài liệu nhỏ gọn, đầy đủ thông tin lại dễ dàng tra cứu. Với cuốn hồ sơ năng lực nhỏ gọn mà vẫn đầy đủ thông tin cần thiết thì khách hàng sẽ không mất công tra cứu trên smart-phone hoặc máy tính, cũng không cần phải “đau đầu” ngồi tự tóm tắt thông tin về doanh nghiệp mình muốn tìm hiểu.