Hệ thống thông tin kế toán là gì

Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến nhất đã được ứng dụng vào lĩnh vực hoạt động của con người, từ sản xuất, kinh doanh đến giám sát và quản lý. Công nghệ giúp con người quản lý công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời và tin cậy. Kế toán là một bộ phận quan trọng hàng đầu của hệ thống quản lý kinh tế tài chính, đóng vai trò to lớn trong việc kiểm soát, quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay.

Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ vào tổ chức thực hiện công tác kế toán với mục đích tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả. Hệ thống đó phải hợp lý, chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, kịp thời, đáng tin cậy với kỹ thuật xử lý tiên tiến nhất. Điều đó không chỉ góp phần vào việc gia tăng năng lực cạnh tranh mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Đây là xu hướng phát triển tất yếu và phù hợp với tiến trình đổi mới, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập kinh tế như hiện nay.

Trong bài viết này hãy cùng SimERP tìm hiểu về khái niệm hệ thống thông tin kế toán và phương án phát triển hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là cấu trúc mà cơ quan hoặc doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của mình. Hệ thống thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhân viên kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế.

Các nhân viên kế toán được đào tạo chuyên sâu để làm việc với AIS, đảm bảo tỷ lệ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính và hoạt động lưu trữ tài chính của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng cho nhu cầu sử dụng trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc.

Thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Một hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường bao gồm bốn thành phần chính: con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng thành phần đó dưới đây.

Con người

Người trong hệ thống thông tin kế toán đơn giản là người dùng hệ thống. Các chuyên gia cần sử dụng hệ thống trong một tổ chức bao gồm: kế toán viên, nhân viên tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, nhà quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. Hệ thống kế toán giúp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phối hợp ăn ý với nhau.

Với một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt, tất cả mọi nhân viên trong một tổ chức đều được ủy quyền để có thể truy cập vào hệ thống và nhận được thông tin cần thiết. Hệ thống cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp khi cần thiết.

Hệ thống thông tin kế toán nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của người dùng, hiệu quả, dễ sử dụng và hạn chế việc cải thiện nâng cấp.

Thủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của hệ thống thông tin kế toán là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những phương pháp này đều hoạt động một cách tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn: nội bộ (ví dụ: nhân viên trong doanh nghiệp) và nguồn bên ngoài (ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).

Các thủ tục và hướng dẫn này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và đào tạo. Để có được hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ nhất quán.

Dữ liệu

Để lưu trữ thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu giống như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), ngôn ngữ máy tính thường xuyên được ứng dụng cho cơ sở dữ liệu. Hệ thống cũng sẽ cần nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và để cho từng người dùng hệ thống, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của từng người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau.

Dữ liệu chứa trong hệ thống là tất cả các thông tin tài chính-kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến hệ thống tài chính của doanh nghiệp đều phải đi vào hệ thống.

Loại dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp, tuy nhiên nó có thể bao gồm những loại dữ liệu sau đây:

• Hóa đơn bán hàng
• Các báo cáo thanh toán của khách hàng
• Các báo cáo phân tích kinh doanh
• Yêu cầu mua hàng
• Hóa đơn của đơn vị cung cấp
• Kiểm tra sổ đăng ký
• Sổ cái chung
• Dữ liệu kiểm kê
• Thông tin liên quan đến biên chế
• Bảng chấm công
• Thông tin thuế

Các loại dữ liệu này sau đó có thể được dùng để lập báo cáo kế toán. Lưu trữ tất cả dữ liệu này ở một nơi duy nhất – trong hệ thống thông tin kế toán sẽ tạo điều kiện cho hoạt động lưu trữ hồ sơ, phân tích, báo cáo, kiểm toán hay ra quyết định. Để dữ liệu thực sự hữu ích, nó phải đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy.

Phần mềm

Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là các chương trình máy tính được dùng để lưu trữ, quản lý, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính-kế toán của doanh nghiệp. Trước khi có máy tính, hệ thống là các hệ thống thủ công, dựa trên giấy, tuy nhiên hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán làm cơ sở cho hệ thống.

Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

– Thu thập và lưu trữ các dữ liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

– Xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như:

• Cung cấp báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (khách hàng, nhà đầu tư, kiểm toán viên).
• Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và tin cậy phục vụ cho việc lập kế hoạch.
• Cung cấp thông tin hữu ích cho hoạt động quản lý, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch.
• Cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho hoạt động điều hành doanh nghiệp hàng ngày.

– Hỗ trợ hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp.

• Kiểm soát việc tuân thủ các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
• Bảo vệ các tài sản vật chất, tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.
• Kiểm soát hoạt động liên quan đến thông tin trong doanh nghiệp để đảm bảo chúng luôn được xử lý một cách chính xác và kịp thời.

Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hiện nay, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn đang gặp nhiều khó khăn. Việc thiết kế hệ thống thông tin trong kỷ nguyên công nghệ 4.0 cần phải được nhanh chóng thực hiện và hoàn thiện nhằm tăng cường hiệu quả quản lý và nâng cao khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp.

Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Để thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, các bạn có thể tham khảo đề xuất dưới đây của chúng tôi.

Thứ nhất, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Để hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả, các doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính trong cùng một bộ phận. Tuy nhiên, sự kết hợp này vẫn cần tách biệt, phân công một cách rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, giữa bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp để tránh sự chồng chéo, chậm trễ trong công tác xử lý và cung cấp thông tin.

Thứ hai, cần phải thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần thiết kế lại quy trình luân chuyển chứng từ để phục vụ hiệu quả cho hệ thống thông tin kế toán. Trước hết, cần xây dựng thêm một số chứng từ về sản xuất nhằm phục vụ cho công tác quản lý chi phí và tính toán giá thành của kế toán. Đồng thời, đưa ra các mục như người viết quy trình, người xét duyệt, người kiểm tra. Ngoài ra, nội dung cần đề cập đến: danh mục chứng từ sử dụng; quy định về thời gian luân chuyển chứng từ và thời hạn quy định, quy trình bán chịu.

Thứ ba, phát triển hệ thống tài khoản kế toán theo hướng cung cấp thông tin quản trị. Dựa vào cơ sở hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài chính ban hành, doanh nghiệp có thể thiết kế lại bảng hệ thống thông tin kế toán để có thể theo dõi định phí, biến phí, và các mã quản lý phù hợp với nhu cầu quản lý thông tin.

Thứ tư, xây dựng sổ sách kế toán theo hướng cung cấp thông tin phục vụ quản trị. Các loại sổ sách chi tiết, sổ cái tổng hợp, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… của hệ thống sổ sách kế toán đều có vai trò phục vụ cho công tác kế toán quản trị. Về hệ thống thông tin kế toán không bắt buộc xây dựng theo mẫu quy định. Căn cứ vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ lập ra một hệ thống sổ sách nhằm theo dõi và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản trị.

Thứ năm, tổ chức hệ thống báo cáo. Phần mềm báo cáo trong hệ thống thông tin kế toán được thiết kế, lập và trình bày một cách linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của người dùng.

Xuất phát từ quy mô, loại hình kinh doanh và yêu cầu của người quản lý, cần có các loại báo cáo sau: Nhu cầu thông tin và báo cáo phục vụ chức năng hoạch định của nhà quản trị; Phục vụ công tác kiểm tra của nhà quản trị; Nhu cầu thông tin và báo cáo phục vụ hoạt động ra quyết định của nhà quản trị.

Ứng dụng công nghệ thông tin chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp phân tích, xử lý nhanh thông tin thu thập, cũng như đưa ra báo cáo kịp thời, đảm bảo được tính hữu ích của thông tin.

Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Để đảm bảo sự an toàn cho hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng, doanh nghiệp cần tập trung thực hiện các biện pháp sau:

Thứ nhất, bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự truy cập bất hợp pháp: Việc thâm nhập bất hợp pháp máy tính của các kế toán viên và máy chủ chứa phần mềm, dữ liệu kế toán có thể gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Do vậy, việc bảo vệ hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp khỏi sự truy cập trái phép là biện pháp đầu tiên cần được ưu tiên triển khai.

Thứ hai, giám sát hoạt động truy cập hệ thống: Ngoài ngăn chặn sự truy cập bất hợp pháp, doanh nghiệp còn phải theo dõi và giám sát tất cả hoạt động truy cập vào hệ thống thông tin kế toán. Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nhật ký truy cập, thường sẽ là một phần của module hệ điều hành bảo mật để theo dõi, kiểm soát thời gian đăng nhập, loại yêu cầu truy cập, mã người truy cập và dữ liệu truy cập.

Thứ ba, bảo vệ sự xâm nhập vật lý trái phép các thiết bị xử lý: Để hạn chế tối đa nguy cơ mất thiết bị máy tính, hay bị tiết lộ, phá hoại thông tin thì việc kiểm soát chặt chẽ sự truy cập vật lý vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết.

Thứ tư, sử dụng các công nghệ tiên tiến để ngăn chặn hành vi phá hoại dữ liệu: Trên thực tế, nguy cơ mất an toàn dữ liệu có liên quan khá nhiều đến hành vi trộm cắp hoặc thay đổi dữ liệu bằng việc sử dụng các kỹ thuật công nghệ. Do vậy, để đảm bảo an ninh hệ thống dữ liệu kế toán, doanh nghiệp cũng cần sử dụng các công nghệ tương ứng để ngăn chặn các hành vi phá hoại dữ liệu.

Thứ năm, đảm bảo an ninh đối với việc lưu trữ dữ liệu kế toán: Các biện pháp đảm bảo an ninh cho việc lưu trữ dữ liệu kế toán bao gồm: thiết bị lưu trữ như đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa nén, đĩa CD, USB hay băng từ, sao lưu dự phòng dữ liệu.

Thứ sáu, đảm bảo an ninh đối với việc truyền tải dữ liệu: Các doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ mạng máy tính để sớm phát hiện những điểm yếu về an ninh, từ đó tăng cường các hoạt động bảo trì và sao lưu dữ liệu… nhằm giảm thiểu các nguy cơ và rủi ro.

Thứ bảy, các kế hoạch phục hồi và xây dựng lại dữ liệu đã mất: DN cần có kế hoạch ngăn ngừa và phục hồi dữ liệu bằng việc thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu. Đối với những dữ liệu đặc biệt quan trọng cần cất giữ ở nơi an toàn, ngoài phạm vi DN càng tốt. Đồng thời, DN cần cài đặt những phần mềm ứng dụng cho phép phục hồi nhanh nhất những dữ liệu đã mất.

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Lưu trữ và xử lý dữ liệu

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các ngành kinh tế khác. Điều đó đã đặt ra một thách thức to lớn cho các doanh nghiệp về vấn đề lưu trữ và quản lý thông tin tài chính-kế toán. Lúc này, vai trò của hệ thống sẽ phát huy tối đa. Hệ thống thông tin kế toán đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ và xử lý thông tin để cung cấp những thông tin hữu ích và đáng tin cậy nhất phục vụ cho những quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và hệ thống quản trị

Hệ thống thông tin kế toán được phát triển như một cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của các tổ chức và doanh nghiệp. Ngoài vai trò chính là lưu trữ và xử lý thông tin, thì hệ thống còn có nhiệm vụ thống kê tổng hợp để đưa ra các báo cáo kế toán chính xác, từ đó các doanh nghiệp có thể giải quyết công việc kế toán nhanh chóng, tăng cường tính tương tác trong quá trình làm việc.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Hệ thống thông tin kế toán góp phần không nhỏ để tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp sử dụng. Khi sử dụng hệ thống, nhà quản lý sẽ tránh được những sai sót không đáng có trong lưu trữ thông tin. Qua đó, phần nào hạn chế những tổn thất có thể xảy ra, giúp cho doanh nghiệp tránh được những thiệt hại nghiêm trọng về mặt tài chính.

Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán đã phần nào giải quyết ba vấn đề lớn của doanh nghiệp tư nhân hiện nay. Thứ nhất, hỗ trợ và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, thứ hai là hỗ trợ việc ra quyết định cho doanh nghiệp, cuối cùng là hỗ trợ nghiệp vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển thịnh vượng.

Lời kết

Trên đây là những thông tin tổng hợp về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Hy vọng, qua bài viết này bạn đọc đã nắm được vai trò của HTKT trong công tác tổ chức, quản lý và điều hành doanh nghiệp. Nếu còn bất cứ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để được SIMERP giải đáp nhanh chóng nhé!