File scan là gì? Hướng dẫn scan tài liệu nhanh và đơn giản

Tìm hiểu về khái niệm file scan, các lợi ích của việc scan file và phương pháp scan tài liệu nhanh chóng bằng điện thoại Android và iPhone trên GhienCongNghe.

Ai trong chúng ta đều có thời điểm phải nộp giấy tờ, thường là các bản sao của giấy tờ chính. Việc nộp giấy tờ bản cứng khá đơn giản vì bạn chỉ cần đến một cửa hàng photocopy bất kỳ và in một số bản sao nhanh chóng. Tuy nhiên, việc nộp giấy tờ bản mềm như thẻ căn cước, hộ khẩu… Lại phức tạp hơn vì bạn cần có file scan. Vậy file scan là gì? Làm thế nào để có file scan của một tài liệu? GhienCongNghe sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn trong bài viết này.

File scan là gì?

Công cụ rewrite tiếng Việt này được sử dụng để viết lại đoạn văn input một cách sáng tạo hơn. Đoạn văn nhập vào nêu rõ rằng file scan hoặc scan là quá trình chuyển đổi dữ liệu, văn bản, thông tin và hình ảnh từ bản cứng trên giấy thành hình ảnh lưu trữ dưới dạng ảnh hoặc PDF trên thiết bị hoặc để gửi cho người khác.

Advertisement.

Công việc quét thường được thực hiện bằng máy quét chuyên dụng, máy photocopy có khả năng quét hoặc thậm chí cả điện thoại thông minh.

Đầu tiên, để giải thích câu hỏi “file scan là gì”, chúng ta cần hiểu rằng việc scan file là quá trình chuyển đổi bất kỳ loại tài liệu nào từ dạng giấy sang dạng điện tử để lưu trữ hoặc gửi đi.

Advertisement.

Ứng dụng của việc scan là gì?

Sau khi scan được phát minh, việc lưu trữ dữ liệu đã không còn phụ thuộc vào bản cứng hoặc việc gửi bằng máy fax. Scan đã mang đến những thay đổi tích cực trong việc xử lý dữ liệu như sau.

Advertisement.

Lưu trữ tài liệu hiệu quả: giấy in có thể mòn, hỏng, xuống cấp và mờ qua thời gian, trong khi file mềm chỉ cần lưu trên máy tính thì luôn mới và có thể sử dụng bất kỳ lúc nào. Vì vậy, việc scan giúp lưu trữ tài liệu tốt hơn và đảm bảo sự an tâm cho người dùng.

Việc quét tài liệu để tạo ra một file ảnh không thể chỉnh sửa, khó dễ dàng bị photoshop và có thể cài đặt mã bảo mật làm tăng tính bảo mật thông tin. Nhờ đó, chỉ có người nhận mới có thể truy cập vào thông tin trong file, giúp bảo vệ thông tin tối đa.

Tìm kiếm tài liệu dễ dàng: Vì mọi tệp scan được lưu trên máy tính, các thiết bị điện tử, bạn có thể thuận tiện sắp xếp theo ý muốn, đặt tên tệp phù hợp và khi cần tìm chỉ cần ngồi một chỗ tìm trên máy, theo tên tệp là xong. Ngược lại, nếu tìm tệp giấy sẽ mất rất nhiều thời gian phải lấy đúng tệp, lật qua nhiều lớp giấy mới tìm được.

Các loại file scan phổ biến hiện nay

Sau khi khám phá khái niệm file scan, hãy tìm hiểu về các loại tài liệu có thể được scan. Tùy thuộc vào loại tài liệu, file scan có thể được chia thành hai loại: scan văn bản và scan hình ảnh.

Scan văn bản

Công cụ scan văn bản sử dụng thiết bị quét giấy tờ và thẻ để ghi lại thông tin và chuyển đổi thành file mềm. Thường được sử dụng để scan hợp đồng và các loại giấy tờ cá nhân như thẻ căn cước, chứng minh thư, hộ khẩu, học bạ, vv.

Scan ảnh

Scan tài liệu sang PDF và scan ảnh là hai hoạt động tương tự nhau, nhưng scan ảnh sẽ chuyển đổi hình ảnh thành file mềm có thể lưu dưới dạng ảnh hoặc file PDF.

Cách scan ảnh hoặc tài liệu trên máy tính

Để quét ảnh hoặc tài liệu trên máy tính, bạn cần chuẩn bị:

Có thể sử dụng máy scan, máy in và máy photocopy để thực hiện việc quét tài liệu.

Máy tính được liên kết với máy quét.

Cần quét tài liệu hoặc ảnh.

Phần mềm quét.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm Softi Scan để quét tài liệu.

Hãy mở phần mềm và chọn mục Select Scanner. Sau đó, hãy chọn 200 DPI và chế độ màu.

Hãy chọn hiển thị hộp thoại Scanner > Quét > Xem trước, điều chỉnh tài liệu nếu không hài lòng và sau đó nhấn nút Quét. Bạn có thể quét nhiều trang và sau đó chọn Lưu PDF để lưu.

Bạn có thể scan hình ảnh bằng cách sử dụng cách trên hoặc tạo file hình trong Photoshop. Trong Photoshop, bạn chỉ cần click vào File, sau đó chọn Import > WIA. Sau đó, hãy chọn scan màu và bạn có thể tăng độ phân giải hoặc giữ nguyên 200.

Cách scan ảnh hoặc văn bản trên điện thoại

Bạn có biết công cụ nào được sử dụng để quét file không? Ngoài việc sử dụng máy tính và thiết bị quét chuyên dụng, bạn cũng có thể sử dụng chiếc điện thoại thông minh trong tay mình để làm điều này.

Scan trên iPhone như thế nào

Để scan tài liệu trên iPhone, bạn chỉ cần thực hiện 5 bước sau đây:

Mở ứng dụng Notes và tạo một ghi chú mới.

Bấm vào biểu tượng camera và chọn Tạo bản sao tài liệu.

Đưa điện thoại di chuyển cho đến khi tài liệu hoàn toàn nằm trong khung hình.

Nhấn vào nút chụp hình để quét và điều chỉnh góc sao cho phù hợp với tài liệu, sau đó nhấp vào “Giữ Quét”.

Tiếp tục bấm nút Save hoặc scan để tiếp tục hoạt động.

Scan trên Android như thế nào

Các điện thoại Android thường đi kèm với ứng dụng Google Drive, sử dụng tài khoản Gmail để đăng nhập. Google Drive cung cấp tính năng quét tài liệu nhanh chóng theo các bước sau.

Hãy mở ứng dụng Google Drive. Nếu bạn chưa có ứng dụng này trên thiết bị của mình, bạn có thể tải nhanh bằng cách nhấp vào đường link sau đây.

Nhấn vào biểu tượng “+” ở góc dưới bên phải màn hình và sau đó chọn tính năng Quét.

Sau khi chụp hình tài liệu cần scan, bạn có thể sử dụng biểu tượng cắt xén để cắt bớt hình, biểu tượng làm lại để scan lại, hoặc biểu tượng dấu cộng để scan tài liệu khác.

Sau khi hoàn thành việc quét một trang, hãy nhấn vào biểu tượng dấu tích.

Vấn nạn scan sách không được sự cho phép của tác giả

Khi công nghệ tiến bộ, hình thức sao chép và ăn cắp tác phẩm ngày càng trở nên tinh vi. Trong lĩnh vực xuất bản, việc sao chép và in sách trái phép là một vấn đề đáng lo ngại, bao gồm việc quét sách để in và bán mà không có sự cho phép từ tác giả.

Người dùng thường chỉ quan tâm đến những thứ nhanh chóng, tiện lợi và rẻ, vì vậy đôi khi họ mua sách lậu mà không để ý hoặc không biết rằng mình đang mua sách lậu.

Nếu bạn muốn biết việc này có vi phạm pháp luật hay không, theo Luật sở hữu trí tuệ, việc sao chép tác phẩm mà chưa có sự cho phép của tác giả, trong trường hợp tác giả có quyền sở hữu tác phẩm, sẽ được coi là vi phạm bản quyền. Hành vi sao chép có thể bao gồm việc quét, một hình thức tạo bản sao điện tử.

Tuy nhiên, luật cũng cho phép sao chép tác phẩm mà không cần xin phép hoặc trả thù lao, nhuận bút cho tác giả, miễn là việc sao chép được thực hiện với mục đích nghiên cứu khoa học hoặc lưu trữ cho việc nghiên cứu.

Ngoài hai trường hợp trên, nếu bạn sao chép tác phẩm mà không xin phép, bạn sẽ vi phạm luật. Với sự tăng lên của việc sử dụng internet và đọc ebook, việc sao chép tác phẩm để chuyển thành ebook đã trở nên phổ biến và lan tràn trên mạng. Cục xuất bản – in và phát hành, thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, đã ngăn chặn và xử lý một số lượng website nhất định có hành vi này.

Tuy vậy, vẫn tồn tại nhiều trang web và đơn vị sao chép sách không hợp pháp hoạt động rầm rộ. Tổng thể, cần có biện pháp mạnh mẽ và triệt để hơn để kết thúc tình trạng này.

Hãy tỉnh táo và lựa chọn mua sách, ebook từ những nhà xuất bản, website có độ uy tín để bảo vệ quyền lợi của bạn và những tác giả chân chính.

Mong rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ về khái niệm file scan và biết cách thực hiện quá trình quét tài liệu bằng máy scan. Thiết bị scan thường được sử dụng trong văn phòng hoặc các máy photocopy mới, nhưng nếu bạn muốn quét nhanh chóng, hãy sử dụng điện thoại của mình.

DWG là một tệp định dạng được sử dụng trong việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu thiết kế. Để mở, chỉnh sửa và chuyển đổi tệp DWG, có một số phần mềm hỗ trợ như AutoCAD, DraftSight và LibreCAD. Việc sử dụng các công cụ này cho phép người dùng thực hiện các thay đổi và thao tác với dữ liệu trong tệp DWG một cách dễ dàng và linh hoạt.

Định dạng tệp SVG là gì? So sánh sự khác nhau giữa định dạng SVG, PNG và JPG.

PNG là viết tắt của Portable Network Graphics, là một định dạng file hình ảnh được sử dụng phổ biến trong thiết kế đồ họa. Được phát triển để thay thế cho định dạng GIF, PNG hỗ trợ đa màu sắc và không mất thông tin khi nén. Với tính năng này, các Designer có thể sử dụng file PNG để tạo ra các hình ảnh chất lượng cao với kích thước nhỏ hơn.

Nếu bạn thấy bài viết về file scan hữu ích, hãy Like và Share để GhienCongNghe tiếp tục cung cấp những bài hướng dẫn chất lượng hơn nữa.