Định biên nhân sự là gì? Các bước xây dựng định biên nhân sự 2022

Đối với mỗi tổ chức thì định biên nhân sự là một bước quan trọng giúp theo dõi, lập kế hoạch nhân sự và hoạch định nguồn lực. Không chỉ vậy, định biên còn giúp theo dõi, thống kê tình hình tuyển dụng nhân sự thực tế so với kế hoạch, giúp bộ phận nhân sự có kế hoạch tuyển dụng chất lượng. Vậy định biên nhân sự là gì? và cách xây dựng kế hoạch định biên như thế nào chính xác nhất? Hãy cùng 1Office khám phá ngay ở nội dung dưới đây nhé.

1. Định biên nhân sự là gì?

Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về định biên nhân sự. Hiểu một cách đơn giản, định biên là việc xác định một số lượng nhân viên với những phẩm chất cá nhân, tri thức cần thiết để đáp ứng những công việc cụ thể cho tương lai.

Nói cách khác, định biên là sự liên kết nguồn lực con người với những mục đích và mục tiêu chiến lược của tổ chức để hoàn thiện quá trình kinh doanh, phát triển văn hóa tổ chức để đổi mới, linh hoạt và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Thông qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá nhân sự và cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong doanh nghiệp. Dựa vào hoạt động định biên, doanh nghiệp sẽ biết cân đối thu chi, lên kế hoạch đào tạo hoặc cắt giảm các nhóm nhân sự không mang lại giá trị lớn cho công ty.

Đọc thêm: ASK là gì? Cách áp dụng mô hình ASK trong quản lý nhân sự

2. Vai trò của định biên nhân sự

Định biên nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động quản trị nhân sự bởi nó xuất phát từ vai trò của con người, giúp vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức đó. Có thể thấy, việc quản lý các nguồn lực sẽ không hiệu quả nếu tổ chức đó không định biên tốt nguồn lực.

Qua đó, định biên lao động hiệu quả mang đến cho cơ quan, tổ chức và người lao động nhiều lợi ích sau:

2.1 Đối với doanh nghiệp, tổ chức

– Giúp xác định số lượng nhân sự cần thiết trong tương lai, số lượng hiện có và khả năng đáp ứng nhu cầu trong tương lai dựa trên năng lực của người lao động

– Là cơ sở để thực hiện việc tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc đề bạt nhân sự để xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự

– Giúp theo dõi tình hình nhân sự

– Định biên lao động là cơ sở để xây dựng ngân sách tiền lương, các chi phí xã hội khác có liên quan đến con người( bảo hiểm, phúc lợi xã hội)

2.2 Đối với người lao động

– Giúp cho người lao động biết rõ được năng lực của bản thân, từ đó hiểu và làm đúng công việc, nhiệm vụ được phân công phù hợp

– Giúp người lao động định hướng và phát triển được năng lực của bản thân

3. Điều kiện để tính định biên nhân sự là gì?

Đối với cấp công ty:

• Cần có định hướng chiến lược nhân sự phát triển rõ ràng
• Cần có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách và các kế hoạch thay đổi

Đối với cấp bộ phận:

• Xác định được vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc
• Nắm bắt được tần suất các nhiệm vụ, quy trình thực hiện một cách hiệu quả
• Xác định được kết quả về mức độ thành thạo và ước tính được kết quả đầu ra của các vị trí
• Mức độ ứng dụng tự động trong việc thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý

Đọc thêm: Chính sách nhân sự: Bí quyết giữ chân nhân tài cho mọi doanh nghiệp

4. Các nguyên tắc tính định biên nhân sự và ví dụ cụ thể

Đối với mỗi tổ chức khác nhau thì việc xây dựng định biên nhân sự cũng có nhiều điểm khác biệt. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể xác định chính xác định biên nhân sự của mình bằng cách ứng dụng phù hợp những nguyên tắc sau đây:

4.1 Nguyên tắc về tỉ lệ tương quan

Nguyên tắc Ví dụ minh họa

• Tăng(giảm) tỉ lệ so với năm trước tương ứng với tương quan tăng(giảm) doanh thu

• Doanh thu năm 2020 tăng 50% thì định biên nhân sự tăng 30%

• Mối tương quan giữa vị trí trực tiếp(kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp
• Công ty đã có dữ liệu trong nhiều năm liền

• Trực tiếp – gián tiếp là 50% – 20%
• Quản lý – nhân viên là 10% – 70%

• Mối tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, giữa gián tiếp và trực tiếp

• Chi phí/doanh thu = 70%
• Qũy lương cho quản lý và nhân viên = 15% – 70%

4.2. Nguyên tắc về định mức lao động

Nguyên tắc Ví dụ minh họa

• Theo khối lượng
• Áp dụng cho sản xuất hoặc dịch vụ, tăng theo mức độ thành thạo của nhân viên

• 40 sản phẩm
• 140 sản phẩm/ca/dây truyền
• 20 khách hàng phục vụ/ngày

• Theo hệ chi tiêu hệ suất
• Áp dụng cho khối kinh doanh

• Tập hợp các chi tiêu kinh doanh và số lượng khách hàng

• Theo đối tượng phục vụ
• Áp dụng cho khối gián tiếp

• 5 nhân sự phục vụ 70 nhân sự công ty

4.3 Nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Nguyên tắc Ví dụ minh họa

• Dựa vào chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ
• Áp dụng cho khối gián tiếp, tham khảo thông lệ giữa các doanh nghiệp

• Nhiệm vụ của nhân viên sale bao gồm: liên hệ và chăm sóc khách hàng
• Lập báo cáo hàng ngày/tuần/tháng
• Lập hợp đồng cho khách hàng

5. Quy trình xây dựng định biên nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu về khái niệm định biên nhân sự là gì cũng như các nguyên tắc định biên thông dụng thường được doanh nghiệp ứng dụng hiện nay. Tiếp theo ở phần này, chúng ta hãy tìm hiểu quy trình 5 bước tính định biên nhân sự chuẩn xác:

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Bước đầu tiên để tính định biên nhân sự là doanh nghiệp cần thực hiện dự báo nhu cầu nhân lực của tổ chức trong tương lai một cách chính xác nhất. Ở đây, doanh nghiệp cần phải nắm rõ trong tương lai những mục tiêu nào tổ chức muốn đạt được, hoạt động nào cần ưu tiên thực hiện, quy mô sản xuất ra sao.

Khi đã hiểu rõ và nắm chắc được các thông tin này, bạn cần xác định được nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp như:

• Thời gian: khi nào thì cần?
• Chất lượng: Những phẩm chất và kỹ năng nào quan trọng?
• Số lượng: cần bao nhiêu nhân sự cho mỗi vị trí, phòng ban

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Việc phân tích thực trạng nhân sự sẽ giúp bạn xác định được những ưu, nhược điểm của nguồn nhân lực của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Trong quá trình phân tích, bạn cần đưa ra các yếu tố như: yếu tố phân tích về mặt hệ thống và yếu tố phân tích về mặt quá trình.

Yếu tố về mặt hệ thống

• Số lượng, cơ cấu, trình độ, kinh nghiệm và thái độ làm việc
• Các loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc
• Bao gồm các chính sách quản lý nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật

Yếu tố về quá trình

• Tính hấp dẫn của công việc đối với nhân viên
• Mức độ hài lòng của nhân viên với công việc
• Văn hóa, môi trường làm việc ở công ty
• Tính rõ ràng, cụ thể với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đưa ra
• Khó khăn hoặc các vấn đề gặp phải của doanh nghiệp
• Cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp.

Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực

Tại bước này, bạn cần so sánh thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp với nhu cầu nhân lực hiện tại để xác định xem đang thiếu hụt hay dư thừa nhân sự. Từ đó, doanh nghiệp có được cái nhìn tổng thể về bức tranh nhân sự giúp đưa ra các giải pháp tốt nhất để khắc phục các tình trạng dư thừa hay thiếu hụt ở trên hoặc có thể đưa ra các điều chỉnh về kế hoạch nhân lực một cách phù hợp.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bạn có số lượng nhân viên kinh doanh là 60 người. Nhưng do nhu cầu mở rộng thị trường cho các dự án, lĩnh vực mới thì số lượng đó không đáp ứng được công việc. Lúc này thì bạn nhân sự cần có quyết định tuyển người để đáp ứng công việc.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Khi đã thực hiện 3 bước kể trên, lúc này doanh nghiệp cần lên kế hoạch để thực hiện định biên nhân sự. Nếu như các bước xác định định biên nhân sự được thực hiện đúng thì phòng nhân sự có thể tiết kiệm tối đa chi phí và tuyển được đúng số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế doanh nghiệp.

Để lập kế hoạch định biên lao động, bạn cần xây dựng các nội dung cơ bản sau:

• Kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các phương thức tuyển dụng
• Đề bạt và luân chuyển nhân sự
• Bố trí cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên và phòng ban
• Cắt giảm nguồn nhân lực kém, không mang giá trị cao cho công ty
• Tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty

Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch

Việc đánh giá kế hoạch sẽ giúp bạn xác định được những sai sót giữa mục tiêu đề ra với quá trình thực hiện kế hoạch. Từ đó giúp bạn phân tích các nguyên nhân đã dẫn đến những sai lệch đó.

Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề sau:

• Nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch
• Các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện
• Giải pháp điều chỉnh kế hoạch và thực thi
• Tìm kiếm nhân sự, bố trí nhân lực phù hợp để sẵn sàng khi cần tổ chức, thực hiện kế hoạch

Để có thể triển khai định biên nhân sự hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số mẫu định biên dưới đây

Ứng dụng 1Office HRM trong xây dựng định biên nhân sự cho doanh nghiệp

Ngày nay, trong hoạt động quản trị nhân sự tại các công ty, doanh nghiệp thì việc lập kế hoạch định biên là đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chính sách tuyển dụng, hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả. Tuy nhiên để áp dụng trong doanh nghiệp thì không phải là điều dễ dàng.

Phần mềm HRM 1Office là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp có thể thực hiện kế hoạch định biên nhân sự là gì một cách hiệu quả. Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định được nhu cầu chuyển dụng nhân sự phù hợp với những phẩm chất, chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc cụ thể cho tương lai.

• Dễ dàng tạo đề xuất tuyển dụng theo từng tháng, với các trường thông tin: người tạo, phòng ban, vị trí, giá trị định biên, tháng…

• Bảng định biên nhân sự theo tháng giúp bạn theo dõi được tổng số lượng nhân sự cần tuyển cho mỗi phòng ban

Như vậy, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn đọc các thông tin quan trọng về định biên nhân sự là gì? cũng như cách áp dụng sao cho hiệu quả. Hy vọng với nội dung hữu ích trên sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích để áp dụng vào việc hoạch định, xây dựng chiến lược nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA