SI là một thuật ngữ rất quen thuộc nếu các bạn đang làm trong ngành xuất nhập khẩu, SI liên quan trực tiếp đến việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và được quy định khá rõ ràng. Vì vậy, ở bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết SI (Shipping Instruction) là gì? Cách lập SI như thế nào?

>>>>> Xem thêm: Proforma invoice là gì?

1.SI là gì?

SI viết tắt của từ tiếng Anh Shipping Instruction, được hiểu là các thông tin cung cấp hướng làm, cách thức vận chuyển của chủ hàng hóa (nhà xuất khẩu) cho công ty giao nhận vận tải fowarder để quá trình thực hiện vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của người chủ hàng hóa.

Đồng thời, để thống nhất các thông tin có trên các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa khác, ví dụ như Bill of Lading, SI sẽ được gửi đến công ty vận chuyển trươc khi họ làm Vận đơn để hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra. Để dễ hiểu và dễ gọi tên, người ta thường gọi SI là mẫu hướng dẫn công việc vận chuyển hàng hóa hay mẫu hướng dẫn giao hàng.

Tác dụng của SI trong xuất nhập khẩu

Để thống nhất các thông tin trên các chứng từ thủ tục khi Vận đơn, các công ty giao nhận vận chuyển thường sẽ yêu cầu nhà nhập khẩu gửi SI trước khi làm Bill of Lading để đảm bảo như một bản nháp trước. Sau đó, bản nháp này sẽ được gửi cho khách hàng để kiểm tra và xác nhận thông tin trên bản nháp Vận đơn đó.

2.Nội dung trên SI

Những thông tin quan trọng cần thể hiện rõ ràng trên SI bao gồm:

Số booking (Booking number)

Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)

Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)

Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)

Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading)

Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge)

Nơi nhận hàng (Final destination)

Số container (Container number)

Số seal (Seal number)

Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)

Mô tả hàng hóa (Cargo description)

Số lượng hàng hóa (Quantity)

Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement)

Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..

Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect)

Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

Thông thường, nếu mặt hàng trên SI có nhiều loại. Bên phía shipper thường sẽ gửi đính kèm thêm packing list để hỗ trợ cho việc khai báo (submit) thông tin cho phía hãng tàu/forwarder.

3.Cách khai báo SI

Để khai báo SI thông thường có hai cách phổ biến như sau: Khai báo qua email hoặc khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu mà mình vận chuyển.

3.1.Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu

Đây là cách thông dụng cho việc submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua email. Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email.

Một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI này qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống.

3.2.Khai báo qua email

Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc fowarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.

Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm bill (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)

Nhìn chung để thuận lợi cho việc gửi thông tin khi không thể gửi SI trực tiếp bằng văn bản, hơn nữa việc gửi SI như thể cũng không đảm bảo về thời gian cho nên hai cách thức trên khá tiết kiệm về mặt thời gian và cũng thuận lợi cho công việc khai báo. Chính vì thế, công việc của nhà xuất khẩu là khai báo các thông tin trên SI rõ ràng, chính xác để công ty vận chuyển có thể từ các thông tin này mà làm các chứng từ có liên quan cho hợp lệ, không có sự sai sót.

>>>>> bài viết tham khảo: Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt

Hy vọng bài viết này của Nghiệp vụ xuất nhập khẩu sẽ hữu ích cho những bạn đang cần tìm hiểu về Shipping Instruction. Bài viết có sự cố vấn, phân tích về việc ứng dụng trong thực tiễn của Giảng viên tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh.

Bạn muốn học xuất nhập khẩu và thực hành những phần nghiệp vụ xuất nhập khẩu cùng chuyên gia XNK, hãy tham gia Khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế tại Lê Ánh để bổ sung kiến thức, trải nghiệm thực tế và hoàn thiện kĩ năng.