Nhân viên cần một tài liệu xin việc ấn tượng với chủ tịch để đạt được công việc với phần thưởng và môi trường làm việc tốt vào đầu. Vậy, những yếu tố cần có trong tài liệu xin việc và phương pháp tạo một bộ tài liệu xin việc như thế nào?
Một hồ sơ xin việc chính thức bao gồm những tài liệu nào?
1 Hồ sơ xin việc là gì?
Tài liệu sơ yếu lý lịch là một phần quan trọng trong hồ sơ xin việc, được các nhà tuyển dụng quan tâm hàng đầu vì nó cung cấp thông tin quan trọng về người lao động. Hồ sơ ứng tuyển, còn được biết đến với các thuật ngữ Tây phương như résumé, Curriculum Vitae hay CV, là một tài liệu tóm tắt về bản thân, quá trình học tập, đào tạo và kinh nghiệm làm việc để sử dụng cho mục đích xin việc.
2. Hồ sơ xin việc gồm những gì?
Hiện nay, khi tham gia ứng tuyển công việc tại Việt Nam, người lao động thường sẽ đem theo một bộ tài liệu xin việc bao gồm 07 loại chứng từ sau để trả lời cho câu hỏi ”hồ sơ xin việc cần những gì?”:
01 sơ yếu lý lịch tự thuật (có dấu kèm chữ ký xác nhận của địa phương nơi đăng ký hộ khẩu).
Có thể sử dụng 01 bản đơn xin việc (với viết tay hoặc đánh máy).
Bản đơn xin việc số 01 – bản này có thể được ứng viên gửi qua email cho nhà tuyển dụng trước.
Bản sao các tài liệu cá nhân như CMND/ thẻ CCCD, giấy sinh, sổ hộ khẩu (đã được xác thực)
Các chứng chỉ, bằng cấp liên quan đến công việc xin tuyển (bản sao đã được công chứng).
Giấy khám sức khoẻ số 01 (còn hiệu lực trong 6 tháng).
Bốn tấm hình kích thước 4×6 cm (các bức ảnh chụp rõ khuôn mặt và không trang điểm).
Những tài liệu gì sẽ cần thiết để xin việc trong năm 2022?
(1) Sơ yếu lý lịch tự thuật
Tóm tắt thông tin cá nhân của ứng viên là một bản sơ yếu lý lịch tự thuật. Những thông tin liên quan đến bản thân, quá trình học tập và lao động của ứng viên cùng với lịch sử gia đình được đưa vào sơ yếu lý lịch, giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về những thông tin cơ bản của ứng viên.
Có bản mẫu sẵn về sơ yếu lý lịch cá nhân tại Việt Nam và thường được đính kèm vào bộ hồ sơ xin việc. Người viết hồ sơ có thể mua bản mẫu này ở các cửa hàng văn phòng phẩm, hiệu sách hoặc cửa hàng sao chép.
Yêu cầu của hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay là hồ sơ lý lịch của người ứng tuyển phải được xác thực và có đóng dấu chứng nhận kèm chữ ký của UBND phường/xã hoặc của Văn phòng công chứng có thẩm quyền.
(2) Đơn xin việc
Để thể hiện khát khao làm việc và trở thành ứng viên tiềm năng cho nhà tuyển dụng, bạn có thể lựa chọn viết thủ công hoặc đánh máy đơn xin việc.
Nét chữ đẹp có thể được coi là một yếu tố thuận lợi đối với nhà tuyển dụng trong một số trường hợp, đặc biệt là các công việc liên quan đến nghệ thuật hoặc yêu cầu sự tỉ mỉ. Những ứng viên có nét chữ không quá ấn tượng có thể tham khảo một số mẫu đơn xin việc trên mạng, tải xuống dưới dạng file word để điền thông tin cần thiết trước khi gửi đến nhà tuyển dụng.
(3) Hồ sơ năng lực (CV)
Hồ sơ ứng tuyển hoặc CV chính là tài liệu giới thiệu tổng quan về quá trình làm việc của ứng viên, phản ánh trình độ, kinh nghiệm và khả năng phù hợp với vị trí ứng tuyển của công ty/ tổ chức.
Những “thành phần chính” có liên quan đến nghề nghiệp mà quý vị muốn ứng tuyển, các thuật ngữ PR và tích cực sẽ tạo ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng khi được sử dụng trong bản CV của ứng viên.
Mục đích vẫn là tạo ra một sơ yếu lý lịch ngắn gọn và để lại ấn tượng sâu sắc cho nhà tuyển dụng ngay từ những giây đầu tiên. Hiện nay, thí sinh có thể tự thiết kế một bản sơ yếu lý lịch sao cho gây ấn tượng bằng cách dùng word, powerpoint hoặc các công cụ chỉnh sửa của Adobe để trình bày.
Các biểu mẫu hồ sơ xin việc có sẵn trên các trang web tuyển dụng phù hợp với từng lĩnh vực và công việc mà người nộp đơn đang ứng tuyển, như Vietnamwork hoặc TopCV, cũng có thể được sử dụng như tài liệu tham khảo cho ứng viên.
Thường được gọi là CV, là bản tóm tắt kinh nghiệm làm việc trực tiếp liên quan đến công việc ứng tuyển và có độ dài từ một hoặc hai trang A4.
(4) Bản sao công chứng CMT/CCCD, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh
Để xác thực danh tính của các tài liệu cá nhân như CMT/CCCD, Giấy sinh nhật và Sổ hộ khẩu, yêu cầu ứng viên cung cấp bản sao được công chứng từ cơ quan có thẩm quyền để đính kèm vào hồ sơ ứng tuyển theo quy định.
Những tài liệu này sẽ được sử dụng như một nền tảng để tạo hồ sơ nhân viên trong trường hợp ứng viên được chọn.
(5) Bản sao công chứng bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan
Cần có các bản sao được xác thực của bằng cấp, chứng chỉ liên quan như bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ Anh ngữ và chứng chỉ Tin học trong tài liệu nộp đơn xin việc.
Cần phải thêm vào các tài liệu cần thiết khi thực hiện việc nộp đơn xin việc để xác minh rằng các thông tin đã được đề cập trong đơn là chính xác.
(6) Giấy khám sức khỏe
Trong hồ sơ ứng tuyển, không thể bỏ qua bản khám sức khỏe được cấp bởi cơ quan y tế, cùng với các tài liệu liên quan đến thông tin cá nhân và năng lực bản thân. Bản khám sức khỏe có hiệu lực trong 06 tháng và được sử dụng để đánh giá sức khỏe của ứng viên để đảm bảo có thể hoàn thành công việc trong trường hợp được tuyển dụng.
Có hai loại giấy khám sức khỏe được sử dụng để xin việc, bao gồm giấy A4 và giấy A3 có kích thước gấp đôi. Tùy vào vị trí công việc, đơn vị/ doanh nghiệp sẽ yêu cầu loại giấy khám sức khỏe phù hợp.
(7) Ảnh thẻ
Tối thiểu chuẩn bị 04 bức hình chân dung cùng với hồ sơ ứng viên. Ngoài ra, ứng viên cần thêm vào 2 hoặc 3 tấm ảnh chân dung khác (cỡ 3×4 hoặc 4×6), bao gồm ảnh dán trên bản sơ yếu lý lịch và ảnh dán trên bìa hồ sơ.
Hình ảnh chân dung rất quan trọng đối với một số vị trí cần sự ngoại hình, giúp cho nhà tuyển dụng có thể đánh giá sơ bộ xem ứng viên có phù hợp hay không. Bên cạnh đó, hình ảnh chân dung cũng có thể tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng về ứng viên.
Yêu cầu công chứng các thành phần trong hồ sơ ứng tuyển đã không còn được nhiều doanh nghiệp và đơn vị quan tâm. Thay vào đó, chỉ cần thực hiện công chứng sau khi đã được tuyển dụng. Mục đích là để giảm bớt thủ tục phức tạp và tiết kiệm chi phí cho nhân viên. Trước khi tham gia phỏng vấn, ứng viên có thể hỏi nhà tuyển dụng về các giấy tờ cần thiết để chuẩn bị hồ sơ phù hợp và tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.
Hợp đồng lao động tiêu chuẩn.
3. Cách để tạo một bộ hồ sơ xin việc chuyên nghiệp
Bạn có thể tra cứu trên các trang web chuyên về tuyển dụng để tìm thấy nhiều mẫu hồ sơ xin việc khác nhau và phù hợp với từng ngành nghề như kinh doanh, tiếp thị, kỹ thuật, quản lý… Nhằm viết một bản hồ sơ xin việc chuyên nghiệp.
Dưới đây là một số lưu ý nhỏ trong hồ sơ ứng tuyển cho ứng viên khi apply cho công việc mới.
5 gợi ý nhỏ giúp hồ sơ xin việc của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Nên được đánh máy các giấy tờ như Hồ sơ năng lực, Sơ yếu lý lịch tự thuật, ngoài ”Đơn xin việc”.
Kiểm tra kỹ, đảm bảo tài liệu trong hồ sơ không có sai sót chính tả.
Các hồ sơ sử dụng ngôn ngữ hành chính tiêu chuẩn và không sử dụng các thuật ngữ địa phương.
Bạn nên ưu tiên các thông tin nổi bật đặt lên đầu trang vì nhà tuyển dụng có thể không có đủ thời gian để đọc hết toàn bộ hồ sơ của bạn. Để sắp xếp các thành phần trong hồ sơ một cách hợp lý nhất, bạn nên đặt Đơn xin việc ở đầu tiên, tiếp theo là Hồ sơ năng lực, Bản sao văn bằng/chứng chỉ/liên quan đến giấy khen, Sơ yếu lý lịch, Bản sao CMT/CCCD, sổ hộ khẩu và cuối cùng là Giấy khám sức khỏe.
Tài liệu gửi cho nhà tuyển dụng phải sạch sẽ, không có dấu vết bẩn, không được chỉnh sửa.
Cần chú ý tạo cho mình bộ hồ sơ nộp đơn xin việc ấn tượng và cẩn thận để tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng ngay từ đầu. Những người mới tốt nghiệp hoặc đang là học sinh và chưa có nhiều kinh nghiệm làm hồ sơ, có thể tham khảo kinh nghiệm của những người đi trước để gây ấn tượng và thành công trong việc tuyển dụng.
EBH đã chia sẻ những thông tin cần thiết về hồ sơ xin việc năm 2023 cho các bạn đọc qua dịch vụ bảo hiểm xã hội điện tử của mình. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn đọc trong việc tìm kiếm việc làm.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!