Bạn đã biết cách xin tài trợ hiệu quả cho một sự kiện nào đó chưa? Nếu đã từng là sinh viên và tham gia ban đối ngoại của một câu lạc bộ, chắc hẳn bạn sẽ không còn quá xa lạ với hoạt động xin tài trợ này.
Khi mỗi sự kiện được tổ chức, kinh phí luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Nó thậm chí còn quyết định nếu một sự kiện có được tổ chức hoàn hảo hay không.
Để có được nguồn kinh phí tỏ chức thành công một sự kiện, cách chúng ta thường làm là xin tài trợ. Vậy làm thế nào để xin tài trợ hiệu quả? Dù là sự kiện/dự án nhỏ hay lớn, quy trình và các mẹo đều có thể được áp dụng tương tự.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xin tài trợ sự kiện hiệu quả, chuyên nghiệp. Bạn nhớ đọc đến cuối bài để biết thêm các tips hay nhé!
Lập danh sách nhà tài trợ tiềm năng
Điều đầu tiên bạn cần làm là xác định tất cả các nhà tài trợ tiềm năng.
Danh sách này sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn nhà tài trợ và nâng cao khả năng thành công thay vì mất thời gian vào những bên không phù hợp.
Bạn nên dựa vào những tiêu chí sau để tìm nhà tài trợ:
- Tính chất của sự kiện: Đó là một sự kiện từ thiện hay quảng bá sản phẩm? Sự kiện/dự án đó về cái gì? Ví dụ, nếu bạn tổ chức một sự kiện về ẩm thực, hãy tìm đến các nhà tài trợ là các công ty cung cấp thực phẩm.
- Quy mô của sự kiện: Sự kiện của bạn có quy mô lớn hay nhỏ? Trong nước hay lan rộng ra cả nước ngoài? Thực tế, ngân sách sẽ nắm phần lớn vai trò quyết định quy mô của sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần xác định điều này trước khi tìm đến nhà tài trợ.
Dựa vào hai tiêu chí trên, bạn có thể thu hẹp danh sách nhà tài trợ của mình.
Trên thực tế, không phải lúc nào nhà tài trợ cũng phải là doanh nghiệp hay tổ chức có liên quan đến tính chất của sự kiện. Bạn cũng có thể xin tài trợ từ một doanh nghiệp kinh doanh và sản xuất ô tô cho chương trình âm nhạc của mình.
Tuy nhiên cách xin tài trợ hiệu quả là tìm đến những bên liên quan nhất có thể. Sau này, đến lúc đàm phán, bạn và nhà tài trợ cũng dễ có tiếng nói chung hơn.
Thiết kế các gói tài trợ
Việc tiếp theo cần làm là xây dựng các gói tài trợ.
Thông thường bạn sẽ không thể đưa ra một mức cố định giống nhau khi xin tài trợ từ tất cả các bên tiềm năng. Mỗi nhà tài trợ có thể đưa ra một con số khác nhau trong ngân sách tài trợ của họ. Chính vì vậy, việc phân chia các gói tài trợ là cần thiết.
Mỗi gói tài trợ sẽ có giá trị và quyền lợi khác nhau cho nhà tài trợ. Bạn cần đặc biệt lưu ý việc xác định quyền lợi của nhà tài trợ một cách rõ ràng, hợp lý, và tách bạch giữa các gói tài trợ.
Ví dụ các gói tài trợ thường thấy được sắp xếp theo thứ tự quyền lợi từ cao xuống thấp:
- Nhà tài trợ Kim cương
- Nhà tài trợ Vàng
- Nhà tài trợ Bạc
- Nhà tài trợ Đồng
Quyền lợi của nhà tài trợ phụ thuộc vào tính chất sự kiện, phương cách truyền thông sự kiện của ban tổ chức, v.v.
Một số quyền lợi phổ biến như chèn logo vào video quảng bá sự kiện, đăng bài quảng cáo về nhà tài trợ trên trang chủ/fanpage của sự kiện, v.v.
Hồ sơ xin tài trợ gồm những gì?
Bạn không thể đi tay không đến gặp nhà tài trợ. Một bản hồ sơ đầy đủ là vũ khí giúp bạn chinh phục họ.
Một hồ sơ xin tài trợ hoàn chỉnh gồm những gì?
Ban tổ chức có thể lập các hồ sơ khác nhau tuỳ thuộc vào mỗi sự kiện cụ thể.
Tuy nhiên, thông thường một hồ sơ xin tài trợ sẽ bao gồm 8 phần/tài liệu cơ bản sau:
- Thư ngỏ gửi nhà tài trợ
- Giới thiệu về đơn vị tổ chức và sự kiện
- Kế hoạch chương trình/sự kiện
- Kế hoạch truyền thông
- Dự trù kinh phí
- Quyền lợi của nhà tài trợ
- Bản tóm lược nội dung vận động tài trợ (nếu có)
- Các ấn phẩm truyền thông kèm theo như poster, banner, brochure, v.v.
Lưu ý:
Khi đến gặp nhà tài trợ, bạn sẽ không thể chỉ đưa cho họ bộ hồ sơ để họ tự nghiên cứu. Hãy giới thiệu về từng nội dung trong hồ sơ thật mạch lạc, rõ ràng, giống như đang thuyết trình về dự án.
Đó là lý do tại sao người đi xin tài trợ cần có kỹ năng giao tiếp tốt, và khả năng thuyết trình, thuyết phục.
Quan trọng hơn cả là bạn phải hiểu rõ về sự kiện/dự án của mình, đồng thời tìm hiểu kỹ về nhà tài trợ.
Tiếp cận nhà tài trợ
Khi nào nên tiếp cận nhà tài trợ?
Một khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin tài trợ, bạn đã sẵn sàng để đến gặp nhà tài trợ rồi đó. Tuy nhiên, cụ thể thời điểm thích hợp nhất để “ra khơi” là khi nào?
Thời gian ban tổ chức bắt đầu chạy tài trợ phù thuộc rất nhiều vào quy mô và kinh phí tổ chức.
Ví dụ đối với những sự kiện cần ngân sách lớn đến hàng trăm, hàng tỷ VNĐ, hồ sơ xin tài trợ có thể phải được gửi đi trước cả 1 năm trời. Nhà tài trợ cần thời gian để cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện với kế hoạch marketing của họ.
Hơn thế nữa, sự cạnh tranh giữa các bên khác nhau để có được xuất tài trợ là điều không tránh khỏi. Do đó, việc nộp hồ sơ xin tài trợ sớm đôi khi cũng là một lợi thế.
Ba tháng cuối năm là thời điểm các doanh nghiệp bắt đầu chốt năm và lên kế hoạch truyền thông cho năm sau. Vậy nên nếu sự kiện của bạn lớn, cần huy động nguồn ngân sách dồi dào, hãy gửi chào tài trợ trong khoảng 3 tháng cuối năm.
Tiếp cận nhà tài trợ qua hình thức nào?
Có 3 hình thức tiếp cận nhà tài trợ phổ biến nhất.
Mỗi hình thức có thể khác biệt ít nhiều về cách giao tiếp, ngôn ngữ sử dụng, phương tiện giao tiếp. Khó có thể đánh giá cách xin tài trợ hiệu quả nhất qua hình thức nào.
Nhìn chung điều bạn cần là giao tiếp mạch lạc, rõ ràng, lịch sự, và chuyên nghiệp.
- Giao tiếp qua mail: Hãy tuân thủ các quy chuẩn viết email chuyên nghiệp bao gồm một vài yêu cầu như tên email, mở đầu, nội dung, file đính kèm, chữ ký, v.v.
- Tiếp cận qua điện thoại: Hãy chuẩn bị những gì cần nói thật ngắn gọn và gọi vào giờ hành chính. Thông thường, để có thể nói hết toàn bộ nội dung sự kiện và thuyết phục nhà tài trợ qua điện thoại là rất khó. Hình thức này nên là bước ngỏ lời và hỏi ý kiến nhà tài trợ về nhu cầu cũng như cơ hội cho một cuộc hẹn trực tiếp.
- Đến gặp trực tiếp nhà tài trợ: Ngoài hồ sơ đã chuẩn bị kỹ càng, người làm nhiệm vụ này cần chú ý về ngoại hình, tác phong, cũng như giờ giấc. Hãy tạo ấn tượng tốt với nhà tài trợ vì bạn chính là bộ mặt của đơn vị tổ chức sự kiện. Cách giao tiếp chuyên nghiệp và thái độ cầu tiến, đồng thời sự hiểu biết sẽ giúp bạn có được thiện cảm với nhà tài trợ.
Các bí kíp để xin tài trợ hiệu quả
Ngoài những yếu tố cơ bản trên, hãy bổ xung những tips sau vào danh sách cách xin tài trợ hiệu quả của bạn.
Thực tế, người thành công luôn là người có sự chuẩn bị. Trước khi mang sự kiện/dự án của bạn đến với nhà tài trợ, hãy trang bị cho mình những công cụ, kỹ năng cần thiết.
Chạy tài trợ đúng thời điểm
Như đã đề cập ở phần trước, thời điểm xin tài trợ là rất quan trọng. Bạn nên chuẩn bị hồ sơ thật sớm và bắt đầu xin tài trợ ngay khi có thể để nâng cao cơ hội thành công.
Nếu chạy tài trợ quá muộn, có thể sự kiện của bạn sẽ bị ảnh hưởng do không đủ kinh phí để thực hiện.
Hãy nói về những gì nhà tài trợ quan tâm
Đây là điều cực kỳ quan trọng trong cuộc gặp gỡ và đàm phán với nhà tài trợ. Nhà tài trợ cần biết về sự kiện/dự án của bạn nhưng họ cũng cần biết bạn có thể cho họ quyền lợi gì để đổi lấy ngân sách.
Vậy nên, đừng chỉ quá tập trung vào việc giới thiệu bạn có những gì, mà hãy chú ý đến lợi ích mà bạn có thể mang lại cho nhà tài trợ.
Ví dụ, thay vì chỉ nêu ra sự kiện này là gì, về cái gì, có quy mô ra sao, hãy cho nhà tài trợ thấy hình ảnh của họ sẽ được quảng bá ra sao, được nhiều người biết đến như thế nào nếu trở thành nhà tài trợ.
Chọn người đàm phán với nhà tài trợ đúng đắn
Đây là người quyết định đến 99% thành công trong cuộc xin tài trợ. Vì vậy hãy “chọn mặt gửi vàng”.
Tuỳ vào quy mô sự kiện và yêu cầu của mỗi bên mà số người đến gặp trực tiếp nhà tài trợ có thể khác nhau, từ 1 đến 3 người chẳng hạn.
Nếu có thể, hãy thành lập một đội gồm 3 người với 3 nhiệm vụ khác nhau trong ban xin tài trợ, bao gồm:
- Người kết nối giữa nhà tài trợ với ban tổ chức hay có thể gọi là “người ngoại giao”.
- Người lên ý tưởng chương trình: là người hiểu rõ nhất về sự kiện.
- Người trực tiếp tổ chức sự kiện: là người nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện, biết rõ ở giai đoạn nào nhà tài trợ có thể quảng bá hình ảnh của mình một cách phù hợp nhất.
Kinh nghiệm xin tài trợ là hãy cử người có tài đối ngoại đến gặp và nói chuyện với nhà tài trợ. Bên cạnh đó người này cần hiểu rõ thông điệp của sự kiện/dự án cũng như mong muốn của nhà tài trợ.
Chỉn chu về ngoại hình, phong thái
Người đến gặp nhà tài trợ là người đại diện cho cả một đơn vị tổ chức nên nhất định phải thật chuyên nghiệp từ vẻ ngoài đến cách làm việc.
Người này cần có phong thái tự tin vừa đủ, tôn trọng nhà tài trợ, và tích cực đàm phán trên phương diện có lợi cho cả đôi bên (quy tắc win – win).
Lắng nghe để thuyết phục nhà tài trợ
Khi cần nói hãy nói và khi cần lắng nghe, hãy để nhà tài trợ được nói. Đây không chỉ là cách thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tài trợ mà còn là cách để hiểu được điều họ thực sự mong muốn.
Hãy lắng nghe một cách thiện chí nhất và cho nhà tài trợ thấy rằng thứ bạn quan tâm là việc đáp ứng yêu cầu hợp lý của họ chứ không phải là tiền. Hoặc thể hiện nó ra mặt quá rõ ràng.
Đọc thêm: Luyện Tập Kỹ Năng Lắng Nghe Hiệu Quả Khi Giao Tiếp
Tạm kết
Glints vừa chia sẻ một số kinh nghiệm xin tài trợ dự án hay sự kiện cơ bản nhất. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách xin tài trợ hiệu quả và có thể áp dụng thành công vào trường hợp của mình.
Đừng quên ghé qua Glints Blog để đọc thêm nhiều thông tin hữu ích được đăng tải hàng ngày nhé!
Tác Giả
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!