8 hình thức phỏng vấn thông dụng hiện nay và cách áp dụng hiệu quả cho nhà tuyển dụng

Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, tùy theo vị trí mà nhà tuyển dụng cần áp dụng các hình thức phỏng vấn khác nhau. Sử dụng loại hình phỏng vấn phù hợp sẽ góp phần quan trọng để tuyển đúng người. Bởi vòng phỏng vấn là cơ hội để nhà tuyển dụng khai thác triệt để các thông tin về ứng viên để đưa ra quyết định tuyển hay không. Dưới đây là các hình thức phỏng vấn và cách áp dụng hiệu quả để doanh nghiệp tham khảo.

Một số hình thức phỏng vấn thông dụng

1. Phỏng vấn qua điện thoại

Sàng lọc ứng viên qua điện thoại là phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi tính hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí tổ chức phỏng vấn. Thông thường, mỗi cuộc gọi để phỏng vấn qua điện thoại chỉ nên kéo dài tối đa 15 phút. Vậy trong khoảng thời gian này, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị những gì, phỏng vấn như thế nào để phân loại ứng viên thành công?

>> Tham khảo: Hướng dẫn xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên.

Nhà tuyển dụng có thể tham gia kịch bản mẫu khi phỏng vấn qua điện thoại như sau:

Bước 1: Chào hỏi

Để tạo sự thân thiện đối với ứng viên, người gọi có thể sử dụng cấu trúc:

“Xin chào bạn A, mình là X – thuộc bộ phận nhân sự của Công ty Y”.

• Trường hợp 1: Người nghe không phải là A, người gọi tiếp tục: “Thành thực xin lỗi bạn vì cuộc gọi bất tiện này, bạn có đang bận không, Công ty Y có đang tuyển vị trí… với mức thu nhập hấp dẫn, mình có thể xin bạn vài phút để trao đổi thêm với bạn được không?”. Nếu ứng viên đồng ý, bạn tiếp tục trao đổi giới thiệu về công việc.

Một cách khác, người gọi có thể hỏi thăm về tình hình công việc của người nghe nếu họ đồng ý tiếp tục nghe máy. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi như: “Công việc hiện tại của bạn có đáp ứng các mong muốn của bạn không? Bạn có muốn tìm kiếm một môi trường mới với mức thu nhập hấp dẫn và cơ hội phát triển tốt hơn?”

• Trường hợp người nghe là A: Thực hiện theo các bước dưới đây.

Bước 2: Trao đổi về vị trí công việc

Sau khi đã xác định người nghe là ứng viên đang ứng tuyển vị trí tuyển dụng, nhà tuyển dụng xin phép ứng viên vài phút để trao đổi, phỏng vấn sơ bộ, sử dụng một số mẫu câu phỏng vấn qua điện thoại:

• Vì sao bạn muốn ứng tuyển vị trí này?
• Bạn biết gì về công việc và công ty chưa?
• Bạn có thể mô tả công việc và các kinh nghiệm của bạn trước đây?
• Mục tiêu của bạn trong công việc là gì, trong ngắn hạn và dài hạn?
• Mức lương mà bạn mong muốn cho vị trí này?

>> Tham khảo: Tổng hợp câu hỏi phỏng vấn cho nhà tuyển dụng.

Bước 3: Tìm hiểu nhu cầu của ứng viên

Sau khi đã khai thác đầy đủ các thông tin cần thiết, nhà tuyển dụng cần sử dụng các câu hỏi để phân loại nhân sự và xác nhận sự thấu hiểu đối với ứng viên. Từ đó, bạn sẽ biết được ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không.

Thời gian phỏng vấn qua điện thoại có hạn nên cần được tận dụng triệt để.

Bước 4: Phân loại và đưa ra quyết định

Nếu ứng viên phù hợp với các yêu cầu đưa ra, bạn đặt lịch phỏng vấn với ứng viên. Ngược lại, nếu ứng viên không phù hợp, hãy cảm ơn ứng viên đã dành thời gian cho công ty và hẹn sẽ liên hệ lại khi có vị trí tuyển dụng phù hợp.

2. Phỏng vấn hành vi

Phỏng vấn hành vi là phương pháp được nhiều nhà tuyển dụng chuyên nghiệp áp dụng bởi tính hiệu quả cao. Hình thức phỏng vấn này được hiểu là dựa vào kinh nghiệm làm việc của ứng viên trong quá khứ để đánh giá việc xử lý tình huống của ứng viên có tốt không, có đảm nhiệm tốt công việc ứng tuyển hay không.

Một số mẫu câu hỏi mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo khi phỏng vấn hành vi như:

• Bạn có thể ví dụ về một tình huống căng thẳng, khó giải quyết nhưng bạn đã xử lý, ứng phó linh hoạt?
• Mô tả một trường hợp mà bạn phải ứng phó với một đồng nghiệp hoặc khách hàng khó tính.
• Bạn đã từng thất bại chưa? Nếu có, bạn học được những gì sau lần thất bại đó?

Tùy theo vị trí mà nhà tuyển dụng có thể đặt ra các câu hỏi khác nhau. Vì vậy, cách hiệu quả nhất là đặt các câu hỏi liên quan trực tiếp đến công việc, đặt ứng viên vào tình huống thực tế liên quan đến vị trí ứng tuyển. Cách này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được khả năng và tính phù hợp của ứng viên.

>> Tham khảo: Bí quyết sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả.

Để phỏng vấn hành vi hiệu quả, một phương pháp được các chuyên gia khuyên sử dụng là “SAO” (Situation/Action/Outcome – Tình huống / Hành động / Kết quả):

• Tình huống: Yêu cầu ứng viên kể về những khó khăn mà họ gặp phải trong công việc cũ và điều này đã tác động đến công việc của họ.
• Hành động: Yêu cầu ứng viên phác thảo những phương hướng và các bước mà ứng viên đã thực hiện để giải quyết vấn đề.
• Kết quả: Kết quả mà ứng viên thu được như thế nào, thành công hay thất bại? Bạn rút ra được bài học gì sau những tình huống đó?

Cấu trúc cơ bản của phỏng vấn hành vi.

3. Phỏng vấn hội đồng (phỏng vấn nhóm)

Hình thức này nghĩa là người phỏng vấn gồm nhiều thành viên, thay phiên nhau đặt các câu hỏi khác nhau. Mục đích của phỏng vấn hội đồng là nhằm đánh giá ứng viên đa chiều, toàn diện và chính xác.

Hội đồng phỏng vấn có thể gồm các thành viên thuộc nhiều phòng ban, phối hợp với nhau để có sự đánh giá khách quan nhất. Điều này giúp nhà tuyển dụng có sự nhìn nhận tổng thể về ứng viên, đánh giá về cách làm việc của ứng viên có phù hợp với đại bộ phận công ty hay không.

4. Phỏng vấn tình huống

Đây là hình thức phỏng vấn trong đó người phỏng vấn đưa ra các tình huống giống thực tế công việc của vị trí cần tuyển. Ứng viên cần trình bày cách thức giải quyết vấn đề.

Công việc càng đòi hỏi trách nhiệm và có tính thử thách cao, điều kiện làm việc càng đa dạng thì tình huống đưa ra càng phong phú. Đối với hình thức phỏng vấn này, nhà tuyển dụng nên giới hạn về thời gian để đánh giá sự nhanh nhạy, linh động của ứng viên trong xử lý vấn đề.

5. Phỏng vấn theo hình thức nói chuyện

Phương pháp phỏng vấn này thường được áp dụng theo hình thức tự do, không có kịch bản hay câu hỏi kèm theo. Đây là hình thức phỏng vấn thông qua cuộc nói chuyện để khai thác các thông tin của ứng viên.

Mục đích của hình thức này là tạo sự thoải mái, thân thiện và không gò bó, nhằm bộc lộ hết tính cách và khả năng thực sự của ứng viên. Người phỏng vấn đóng vai trò lắng nghe, ứng viên có thể tự do trình bày về bản thân.

Để phỏng vấn nói chuyện thành công, người phỏng vấn phải có sự khéo léo để dẫn dắt vấn đề, đặt ra các câu hỏi mang tính gợi mở, tập trung để không bị lan man. Ứng viên tham gia phỏng vấn nói chuyện sẽ có sự thoải mái để bộc lộ bản thân.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

6. Phỏng vấn gây áp lực

Phỏng vấn áp lực, hay còn được gọi là phỏng vấn căng thẳng là hình thức thường được áp dụng với các vị trí nhân sự cấp cao, hoặc đòi hỏi chuyên môn cao như quản lý, trưởng phòng, phó giám đốc, giám đốc,… Đây là các vị trí đòi hỏi có năng lực tốt, khả năng chịu được áp lực cao nên việc tuyển dụng cần phải đặc biệt cẩn trọng.

Để phỏng vấn các vị trí này, nhà tuyển dụng cần liên tục đặt những câu hỏi bám sát và khả năng của ứng viên, Các câu hỏi đào sâu vấn đề, yêu cầu số liệu cụ thể,… Tức là nhà tuyển dụng sử dụng các câu hỏi để khai thác và khiến ứng viên bộc lộ hết khả năng của bản thân, sử dụng áp lực để “hạ gục” ứng viên nhằm chọn ra những nhân tố sáng giá nhất.

Phỏng vấn gây áp lực áp dụng với các vị trí nhân sự quan trọng.

Thậm chí, nhà tuyển dụng có thể đưa ra câu hỏi theo hướng quan điểm gây tranh cãi, phản đối quan điểm, biểu cảm không đồng tình,… để tạo ra áp lực lớn cho ứng viên. Một số câu hỏi thường được sử dụng như:

• Lý do bạn nghỉ việc ở vị trí cũ là gì? Làm thế nào để chúng tôi biết chắc bạn có nghỉ việc ở vị trí hiện tại với lý do đó hay không?
• Bạn chưa có nhiều kinh nghiệm chuyên sâu, tại sao chúng tôi nên tuyển bạn?
• Bạn có nghĩ rằng sự quá cầu toàn của bạn có thể làm cản trở tiến độ công việc?

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN.

7. Phỏng vấn nhiều ứng viên cùng một lúc

Đây là hình thức phỏng vấn mà nhà tuyển dụng sẽ gọi 2-3 ứng viên để phỏng vấn cùng lúc, đặt cùng câu hỏi và để ứng viên cùng trả lời. Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng vì tính cạnh tranh cao, người phỏng vấn dễ dàng so sánh giữa các ứng viên để loại bỏ người không phù hợp và lựa chọn được ứng viên tiềm năng.

Tuy nhiên, một điểm hạn chế của hình thức phỏng vấn này là ứng viên dễ trả lời giống nhau, gây cản trở cho việc loại trừ, lựa chọn ứng viên. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần có phương pháp, quy định thời gian và phương thức trả lời để tạo ra sự công bằng và minh bạch.

8. Phỏng vấn “mẹo”

Đây là hình thức phỏng vấn theo hình thức “mở”, tức là không có đáp án chính xác, không có câu trả lời đúng hoặc sai. Mục đích của phỏng vấn “mẹo” nhằm đánh giá trí thông minh, khả năng nhạy bén và linh hoạt của ứng viên.

Một số ví dụ về câu hỏi phỏng vấn mẹo thường được sử dụng: “Nếu đi cắm trại với đồng nghiệp, anh lựa chọn dựng lều ở vị trí nào?”. Câu trả lời sẽ bộc lộ rất nhiều thông tin về tính cách ứng viên, góp phần giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên.

9. Phỏng vấn mẫu cố định

Phỏng vấn mẫu cố định là hình thức sử dụng những bộ câu hỏi được xây dựng sẵn. Một bộ câu hỏi sẽ được áp dụng cho tất cả các ứng viên.

Vì cùng sử dụng một bộ câu hỏi, một hệ thống đánh giá nên hình thức này sẽ đảm bảo sự công bằng, dễ dàng so sánh giữa các ứng viên. Hạn chế của hình thức này là nhiều trường hợp bị gò bó dẫn tới việc ứng viên không bộc lộ được hết sự linh hoạt, sáng tạo của bản thân.

Trên đây là 8 hình thức phỏng vấn thông dụng và cách áp dụng hiệu quả cho doanh nghiệp. Tùy theo vị trí tuyển dụng, điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc nhiều hình thức để nhanh chóng tuyển được nhân sự phù hợp.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/