Cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, nhanh chóng

Cách tải hóa đơn điện tử file XML như thế nào nhanh chóng, thuận tiện? Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán thường xuyên phải tải hóa đơn điện tử để cho lưu trữ, quản lý hoặc phục vụ cho các công việc khác. Dưới đây là hướng dẫn theo từng bước cụ thể.

Hướng dẫn cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, nhanh chóng.

1. Tải hóa đơn điện tử file XML để làm gì?

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các dữ liệu của hóa đơn được lưu trữ song song ở 2 định dạng là PDF và XML. Trong đó, file XML của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

Vì vậy, file hóa đơn điện tử định dạng XML có vai trò rất quan trọng. Một số trường hợp doanh nghiệp cần tải về để phục vụ cho các mục đích sau:

• Xem và kiểm tra các thông tin của hóa đơn điện tử.
• Lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử trên các công cụ mang tin.
• Gửi cho bên mua file XML của hóa đơn điện tử.
• Phục vụ cho quá trình thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế: Doanh nghiệp có thể trình file XML của hóa đơn điện tử để kiểm tra, đối chiếu.

Như vậy, file XML của hóa đơn điện tử thể hiện tính pháp lý cho toàn bộ dữ liệu hóa đơn. Doanh nghiệp cần nắm được cách tải hóa đơn điện tử định dạng XML để phục vụ cho các công việc liên quan.

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử.

2. Cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, thuận tiện

Thông thường, doanh nghiệp có thể xem và tải file hóa đơn điện tử trên website tra cứu của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, để thuận tiện, nhanh chóng hơn, doanh nghiệp nên tải trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Nếu doanh nghiệp đang dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn thì có thể áp dụng cách tải hóa đơn điện tử file xml theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào website của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Trước tiên, bạn cần truy cập vào hệ thống website của E-invoice theo đường link sau: https://einvoice.vn/.

Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử cần tải

Tại giao diện chính của E-invoice, bạn ấn vào mục “Tra cứu”, hệ thống sẽ tự động chuyển đến giao diện tra cứu kèm theo hướng dẫn cụ thể.

Truy cập mục “Tra cứu” trên website của E-invoice.

Bạn nhập các thông tin để tra cứu bao gồm: Số hóa đơn, mã xác thực (5 ký tự đầu) hoặc mã nhận hóa đơn. Kế tiếp, bạn nhập mã kiểm tra và bấm “Tra cứu hóa đơn”.

Nhập các thông tin quan trọng để thực hiện tra cứu hóa đơn.

Bước 3: Tải hóa đơn điện tử file XML

Sau khi chọn tra cứu, màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn điện tử mà bạn cần tải ở hai định dạng là .zip và .pdf. Bạn ấn nút “Tải về”, lưu ý click chuột vào ô “Dạng XML” để hoàn tất việc tải hóa đơn điện tử file XML về máy.

3. Cách đọc hóa đơn điện tử file XML

Một vấn đề mà phần lớn Kế toán gặp phải sau khi đã tải file XML của hóa đơn điện tử là không đọc được dữ liệu. Lý do là vì bản chất của định dạng XML chủ yếu phục vụ cho việc chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, ứng dụng được thuận tiện, mục đích chính không phải sử dụng để đọc.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thì có thể tham khảo cách đọc file XML của hóa đơn điện tử như sau:

• Bước 1: Truy cập vào hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice theo đường link: http://hddt.einvoice.vn/.

Giao diện để tra cứu và đọc file XML của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp dùng E-invoice.

• Bước 2: Nhấn vào “Chọn file” để tải lên file hóa đơn điện tử định dạng XML cần đọc.
• Bước 3: Nhập mã kiểm tra.
• Bước 4: Đọc dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu hóa đơn. Bạn có thể kiểm tra các thông tin hoặc thực hiện ký số (nếu cần).

Hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn điện tử file XML.

Tuy nhiên, để ký số, bạn cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết bao gồm: Chữ ký số và máy tính của bạn phải đảm bảo đã cài đặt chương trình để ký số.

Như vậy, nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT, các thao tác tải file XML của hóa đơn điện tử, đọc dữ liệu hóa đơn đều được thực hiện đơn giản, thuận tiện.

Nhằm cung cấp cho Kế toán công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc, E-invoice tích hợp nhiều tính năng ưu việt. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, mọi thắc mắc hoặc vấn đề phát sinh đều được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ 24/7 hướng dẫn tận tình, chuyên nghiệp.

Trên đây là cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện nhằm phục vụ cho các công việc liên quan. Mọi thắc mắc, doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.