Khi làm việc với những bảng tính có nhiều dữ liệu, việc lọc dữ liệu là một thao tác cần thiết và rất quan trọng để bạn có thể nhanh chóng nhận được những thông tin cần thiết. Sau khi lọc dữ liệu trong Excel, tất cả các thông tin không quan trọng sẽ được tạm ẩn đi, và trên bảng tính chỉ hiển thị những thông tin mà bạn muốn.

Để lọc dữ liệu trong Excel, chúng ta cần biết cách sử dụng hàm Filter, có 3 cách để bạn có thể gọi tiện ích Filter trong Excel, đó là: Click vào biểu tượng có hình phễu tại màn hình Home và chọn Filter; Chọn thẻ Data sau đó click vào icon Filter; Gọi Filter bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + L. Lưu ý nhớ chọn vùng dữ liệu trước mới sử dụng được tính năng Filter nhé.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách khóa cột trong Excel cực đơn giản
• Hướng dẫn cách ẩn giá trị 0 trong Excel

Cách sử dụng hàm Filter để lọc dữ liệu trong Excel

Cách sử dụng hàm Filter để lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ

Nếu bạn chỉ muốn lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ của toàn bộ bảng tính, thao tác tiến hành sẽ như sau:

Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu cần lọc và gọi công cụ Filter. Lúc này phần đầu mục bạn lựa chọn sẽ xuất hiện nút tam giác, là dấu hiệu cho thấy dữ liệu đã được chuẩn bị sẵn sàng để lọc. Trong hình ảnh minh họa, ta đang chọn vùng “Bộ phận công tác” để lọc.

Bước 2: Click vào dấu tam giác để cung cấp dữ liệu cho bộ lọc. Trong hình ảnh minh họa, ta sẽ lọc tất cả những người đang công tác tại bộ phận Marketing.

Bước 3: Nhấn OK, lúc này tất cả các ô có thông tin phù hợp sẽ hiển thị còn tất cả các ô khác sẽ được tạm ẩn để bạn dễ dàng hơn trong các thao tác tiếp theo.

Cách sử dụng hàm Filter để lọc nhiều vùng dữ liệu hoặc toàn bộ bảng tính

Nếu muốn lọc dữ liệu trong nhiều vùng hoặc toàn bộ bảng tính, thao tác tiến hành sẽ như sau:

Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu bạn sẽ lọc thông tin và gọi tiện ích Filter. Sau thao tác này, tất cả các dữ liệu chuẩn bị được lọc sẽ xuất hiện dấu tam giác ở đầu mục.

Bước 2: Lúc này tùy vào vùng dữ liệu, Excel sẽ cung cấp những cách lọc khác nhau. Ví dụ tại những vùng chỉ có văn bản, Filter sẽ cung cấp tiện ích Text Filters, ngược lại nếu vùng văn bản chỉ có số sẽ là Number Filters.

Bước 3: Lựa chọn từng vùng dữ liệu bạn muốn lọc bằng cách click vào ô tam giác ở đầu vùng. Trong ví dụ minh họa, chúng ta sẽ thử lọc tất cả những người có sản lượng nằm ở mức trên 100 triệu và dưới 300 triệu xem kết quả sẽ ra sao nhé.

Bước 4: Kết quả sẽ nhanh chóng được hiển thị

Cách sử dụng hàm Filter để lọc dữ liệu trong Excel theo màu sắc

Tiện ích Filter còn cung cấp một cách lọc rất hay, đó là lọc theo màu sắc đối với những vùng dữ liệu được tô màu. Khi thao tác trong vùng dữ liệu này, Excel cung cấp thêm tính năng Filter by Color giúp bạn có thêm lựa chọn trong việc lọc dữ liệu trong bảng tính.

Hy vọng qua những chia sẻ thủ thuật này, các bạn đã biết được cách sử dụng hàm Filter để lọc dữ liệu trong Excel để có thể sử dụng tùy từng trường hợp cụ thể. Trăm hay không bằng tay quen, hãy tự thao tác ngay trên máy tính của bạn để ngày càng thuần thục hơn cách lọc dữ liệu trong Excel và khám phá thêm nhiều tính năng thú vị trong tiện ích Filter nhé.