Hướng dẫn cách in trang chẵn lẻ trong Excel cực đơn giản – Fptshop.com.vn

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, có lúc bạn cần in một file Excel đầy đủ các trang từ đầu đến cuối. Nhưng cũng có lúc cần in theo các trang chẵn, lẻ. Tuy nhiên, nhiều người lại không biết cách in trang chẵn lẻ trong Excel như thế nào vì so với Word hay PDF thì quy trình thực hiện cho file Excel có phần phức tạp hơn.

Khi nào cần in trang chẵn lẻ trong Excel

Thông thường, đa số mọi người khi in file Excel sẽ in theo thứ tự các trang. Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ cần in theo các trang chẵn hoặc lẻ trong một số trường hợp như:

• Máy in không hỗ trợ in 2 mặt. Lúc này, bạn cần in các trang lẻ trước, sau đó lật mặt để in các trang chẵn để đảm bảo thứ tự các trang không bị lộn xộn.
• Khi dữ liệu bạn muốn in chỉ xuất hiện trên trang chẵn hoặc lẻ. Nếu in tất cả thì vừa không cần thiết, lãng phí lại gây khó khăn trong việc theo dõi.

Khi nào cần in chẵn lẻ trong Excel

Cách kiểm tra có thể in chẵn lẻ cho file Excel được hay không

Với Word và PDF, việc in trang chẵn lẻ thường sẽ được hiển thị rất rõ ràng trong quá trình in. Tuy nhiên, với Excel thì khác, để có thể in theo các trang chẵn và lẻ riêng biệt thì bạn cần phải mở file Excel đó dưới dạng Word hoặc PDF. Việc này sẽ mượn các tính năng in trang chẵn lẻ của PDF và Word để hỗ trợ in trang chẵn lẻ cho Excel dễ dàng hơn.

Cách in trang chẵn lẻ trong Excel bằng Word

Cách mở file Excel bằng Word

Để có thể in trang chẵn lẻ cho file Excel bằng Word, trước tiên bạn cần biết cách mở file Excel đó bằng Word. Các bước tiến hành như sau:

Bước 1: Mở file Excel cần in > Copy toàn bộ dữ liệu muốn in.

Copy dữ liệu muốn in từ file Excel

Bước 2: Chuyển sang file Word bằng cách Nhấn chuột phải > Keep Source Formatting.

Chuyển sang file Word

Bước 3: Toàn bộ dữ liệu Excel đã được chuyển qua Word, bạn có thể chỉnh sửa lại nội dung nếu cần.

Chỉnh sửa nội dung cần in

In trang chẵn lẻ trong Excel bằng Word

Bước 1: Vào Insert > Chọn Page Number để tiến hành đánh số trang.

Đánh số trang

Bước 2: Mở file Word có chứa file Excel vừa chuyển > Chọn File.

Chọn thẻ File

Bước 3: Chọn Print > Print All Pages.

Chọn mục Print để in

Bước 4: Khi một danh sách các lựa chọn hiện ra > Chọn Only Print Odd Pages > Nhấn Print.

Chọn Only Print Odd Pages

Nếu chỉ muốn in các trang lẻ thôi thì đến đây quy trình đã hoàn thành. Tuy nhiên, nếu bạn muốn in các trang chẵn cho mặt phía sau thì hãy lật mặt kia của trang giấy lại và in tiếp như sau.

Bước 5: Nhấn Print All Pages > Only Print Even Pages > Print.

Chọn Only Print Even Page

Xem thêm: Hướng dẫn cách in 2 mặt file PDF, WORD, EXCEL nhanh nhất

Cách in trang chẵn lẻ trong Excel bằng PDF

Cách mở file Excel dưới dạng PDF

Tương tự như Word, để có thể in trang chẵn lẻ trong Excel bằng PDF, trước tiên bạn cần chuyển file Excel về dạng PDF.

Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu muốn in > Chọn File.

Mở file Excel

Bước 2: Chọn Save As.

Chọn Save As

Bước 3: Khi hộp thoại Save As xuất hiện > Ở mục Save as type > Chọn PDF.

Chọn PDF để mở Excel trong PDF

In trang chẵn lẻ trong Excel bằng PDF

Bước 1: Mở file PDF chứa dữ liệu Excel cần in chẵn lẻ bằng phần mềm Foxit Reader > Chọn Print.

Mở file PDF chứa dữ liệu Excel

Nếu máy bạn chưa có phần mềm Foxit Reader, có thể tham khảo cách tải tại đây.

Bước 2: Tại mục Subset > Nhấn chọn All Pages in range.

Chọn All Pages in range

Bước 3: Khi có danh sách xổ xuống > Chọn Odd pages only.

Chọn Odd pages only

Bước 4: Sau khi in xong các trang lẻ, bạn tiếp tục in các trang chẵn bằng cách lật mặt sau của tờ giấy > Tại mục Subset > Chọn All Pages in range > Even pages only.

Chọn Even pages only

Các lỗi thường gặp khi in trang chẵn lẻ trong Excel

Khi in trang chẵn lẻ trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi như:

Lỗi nhấn Print nhưng không in được trong file Word

Lỗi này thường xảy ra khi bạn không chọn đúng máy in hoặc không sử dụng máy in để in. Ở trường hợp này, file Word sau khi nhấn in sẽ được lưu dưới dạng PDF, XPS, Onenote hoặc Notepad.

Lỗi nhấn Print nhưng chỉ lưu chứ không in

Lỗi chỉ lưu file PDF sau khi nhấn OK

Lỗi này thường xảy ra khi bạn thực hiện in 2 mặt trên PDF. Nguyên dân là do bạn chưa kết nối với máy in. Do vậy, để khắc phục, chỉ cần kết nối với máy in hoặc lưu lại file đã chỉnh sửa đến khi có máy in là được.

Trên đây là các bước để in trang chẵn lẻ trong Excel thông qua Word hoặc PDF. Chúc bạn đọc thực hiện thành công nhé! Truy cập mục Tin tức của FPT Shop để biết thêm nhiều thủ thuật văn phòng khác.