Cách giảm dung lượng file PowerPoint khi cần

Một trong những vấn đề mà rất nhiều người dùng gặp phải khi sử dụng PowerPoint để tạo các bản trình chiếu là các file PowerPoint sau khi hoàn thành có dung lượng lớn. Điều này gây nhiều khó khăn khi chia sẻ. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách giải quyết vấn đề trên nhanh chóng.

Nguyên nhân file PowerPoint dung lượng lớn

Không có gì lạ khi một bài thuyết trình thường có dung lượng lớn, nhất là khi bản trình chiếu có nhiều trang. Nhưng chính xác thì điều gì khiến bản trình chiếu PowerPoint của bạn có dung lượng lớn như vậy?

Có nhiều nguyên nhân khiến cho bản trình chiếu PowerPoint có dung lượng lớn và dưới đây là những nguyên nhân chính:

• Bản trình chiếu chèn quá nhiều hình ảnh.
• Hình ảnh chèn vào bản trình chiếu có độ phân giải cao.
• Bản trình chiếu không lưu ở định dạng mới tối ưu hóa tốt nhất là PPTX.
• Sao chép và dán trực tiếp video.
• Chèn trực tiếp nhiều tệp âm thanh vào trong PowerPoint.
• Nhúng quá nhiều phông chữ.
• Nhúng tệp video thay vì sử dụng liên kết.

Đó là những sai lầm mà những người dùng PowerPoint thường mắc phải khiến dung lượng của bản trình chiếu lớn. Không chỉ với người mới sử dụng, ngay cả những người dùng nâng cao cũng gặp phải vấn đề này.

File PowerPoint lớn đến mức nào thì gọi là quá lớn?

Trước khi chúng ta tìm hiểu cách khắc phục vấn đề dung lượng file PowerPoint quá lớn thì điều quan trọng là phải biết dung lượng file PowerPoint quá lớn như thế nào?

Trung bình thì hầu hết các file trình chiếu PowerPoint có dung lượng từ 4MB đến 10MB. Các file PPT trên 50MB có thể được coi là có dung lượng quá lớn vì nó làm tăng thời gian tải. Dung lượng tối ưu cho file PowerPoint của bạn là 4MB hoặc nhỏ hơn.

Lý do nên đảm bảo dung lượng file PowerPoint dưới 4 MB là vì việc chia sẻ bản trình chiếu với mọi người sẽ dễ dàng hơn. Nhiều doanh nghiệp sử dụng Microsoft Outlook làm ứng dụng email chính của họ và đặt giới hạn 4MB để nhận file chia sẻ từ các nguồn bên ngoài. Nhưng các file PowerPoint có dung lượng tối đa 10MB cũng sẽ hoạt động tốt nếu ngoài lý do trên.

Nói chung, bất kỳ file PowerPoint nào có dung lượng trên 50MB được coi là quá lớn. Đối với tất cả các mục đích sử dụng nó sẽ làm chậm ứng dụng PowerPoint trên máy tính và tăng thời gian tải. Vì vậy để khắc phục vấn đề này, hãy đảm bảo rằng mỗi hình ảnh được nhúng không được vượt quá 250KB. Bản trình chiếu PowerPoint bao gồm các file âm thanh nên giữ dưới 2 MB mỗi trang chiếu.

Cách để giảm dung lượng file PowerPoint

Khi đã hiểu nguyên nhân gây ra dung lượng file PowerPoint lớn, bây giờ là lúc chúng ta sẽ tìm cách khắc phục vấn đề.

1. Sử dụng Insert Picture thay vì Copy – Paste

Khi bạn muốn thêm một bức ảnh từ ổ cứng vào bản trình chiếu, cách dễ nhất và phổ biến nhất là sao chép từ File Explorer và dán vào PowerPoint. Ngoài ra, bạn cũng có thể kéo và thả từ thư mục bất kỳ vào bản trình chiếu của mình.

Tuy nhiên, làm điều này có thể làm tăng kích thước file của PowerPoint vì khi bạn sao chép-dán hoặc kéo và thả trực tiếp vào PowerPoint, nó sẽ chuyển đổi hình ảnh thành định dạng BMP hoặc PNG.

Mặc dù các loại file này cho phép bạn giữ lại nền trong suốt nhưng chúng cũng làm tăng dung lượng file ảnh. Nhưng nếu bạn sử dụng chức năng Insert Picture, PowerPoint vẫn sẽ thêm hình ảnh vào bản trình chiếu mà không thay đổi định dạng, do đó tránh được dung lượng file lớn hơn.

2. Nén hình ảnh trong file PowerPoint

Hình ảnh là thành phần chính chiếm nhiều dung lượng nhất của file PowerPoint. Do đó, nén hình ảnh chèn vào sẽ là một trong những cách nhanh nhất để giảm dung lượng file PowerPoint.

PowerPoint cho phép bạn nén hình ảnh trực tiếp trong PowerPoint. Bạn có thể chọn nén một số hình ảnh nhất định và để lại những hình ảnh quan trọng hơn. Điều này sẽ đảm bảo rằng bản trình chiếu của bạn vẫn phù hợp hơn.

Bước 1: Để nén bất kỳ hình ảnh cụ thể nào, hãy chọn hình ảnh đó. Tiếp theo chọn thẻ Format dưới mục Picture Tools trên thanh công cụ ribbon.

Bước 2: Bấm nút Compress Pictures thuộc nhóm tính năng Adjust.

Bước 3: Từ cửa sổ Compress Pictures hiển thị, dưới mục Compression Options bạn kích tùy chọn Apply only to this picture để chỉ nén với ảnh đã chọn. Đồng thời chọn Delete cropped areas of pictures để các vùng ảnh bị cắt sẽ bị xóa để giảm kích thước của ảnh.

Trong trường hợp bỏ tùy chọn Apply only to this picture, PowerPoint sẽ nén tất cả hình ảnh trong bản trình chiếu, điều này sẽ ghi đè bất kỳ thay đổi nào bạn có thể đã thực hiện đối với những hình ảnh đó.

Một tùy chọn quan trọng khác mà bạn cần quan tâm khi cần giảm dung lượng file PowerPoint đó là các tùy chọn dưới nhóm Resolution. Tại đây hãy chọn độ phân giải bạn muốn sử dụng cho hình ảnh, mỗi tùy chọn sẽ tương ứng với mục đích sử dụng riêng. Vì vậy sau khi đã chọn xong, bấm nút OK để thực hiện nén ảnh.

Bước 4: Cuối cùng bấm nút File > Save để lưu lại thay đổi và dung lượng file PowerPoint sẽ giảm xuống. Hiệu quả của việc giảm dung lượng file sẽ phụ thuộc vào số lượng hình ảnh trong bản trình chiếu, cũng như chất lượng ban đầu của ảnh.

3. Cắt ảnh bằng trình chỉnh sửa ảnh

Đôi khi bạn không cần phải sử dụng toàn bộ hình ảnh vừa thêm vào. Bạn có thể muốn xóa một phần không phù hợp, nhưng nếu phải làm điều đó thì không nên sử dụng công cụ cắt ảnh tích hợp của PowerPoint.

Khi bạn cắt hình ảnh bên trong PowerPoint, ứng dụng sẽ chỉ ẩn phần hình ảnh cắt ra. Mặc dù điều này rất hữu ích nếu bạn muốn hoàn tác phần cắt bạn đã thực hiện trong tương lai, nhưng nếu hoàn tác phần cắt ảnh đã thực hiện, điều này chỉ làm tăng dung lượng file của bản trình chiếu.

Do đó thay vì cắt hình ảnh trong PowerPoint, bạn có thể sử dụng trình chỉnh sửa hình ảnh chuyên dụng như ứng dụng Paint tích hợp của Microsoft hoặc sử dụng các công cụ trực tuyến miễn phí như Canva. Khi đã cắt ảnh theo ý muốn của mình, bạn có thể sử dụng công cụ Insert Picture để chèn ảnh vào bản trình chiếu của mình.

Hãy nhớ lưu file ảnh dưới dạng JPG hoặc JPEG, không phải PNG hoặc BMP. Các tệp JPG cung cấp khả năng nén hình ảnh nhiều nhất mà vẫn giữ được chất lượng hợp lý.

4. Xóa ảnh khỏi Slide Master

Slide Master là một trong ba tùy chọn khác trong tính năng chế độ xem chính bên cạnh Notes master và Handout master. Tính năng này cho phép bạn sửa đổi các trang slide trong PowerPoint một cách dễ dàng mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.

Bất kỳ hình ảnh nào trong Slide Master mà bạn sử dụng và không sử dụng, tất cả đều được đưa vào phiên bản cuối cùng của bản trình chiếu. Vì vậy chúng chỉ có tác dụng là tăng dung lượng file PowerPoint và không có gì khác. Do đó, loại bỏ bất kỳ hình ảnh không sử dụng nào khỏi Slide Master có thể làm giảm dung lượng file.

Truy cập thẻ View trên thanh công cụ ribbon, sau đó kích chọn Slide Master để điều hướng đến slide master. Từ đây bạn hãy để ý những hình ảnh hoặc tệp media không sử dụng và xóa chúng. Điều này sẽ giúp giảm dung lượng file PowerPoint mà không thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào đối với bản trình chiếu.

5. Nén video trong file PowerPoint

Nén các file media như file video, là bước tiếp theo để giảm dung lượng file PowerPoint của bạn. Đặc biệt, các file video có thể làm tăng dung lượng file PowerPoint đáng kể nếu chúng được nhúng nhiều vào bản trình chiếu của bạn.

Cũng như với hình ảnh, PowerPoint cũng được tích hợp giải pháp để nén và chuyển đổi các file video giúp giảm dung lượng tổng thể của file PowerPoint khi cần. Để nén video trong PowerPoint bạn thực hiện như sau.

Bước 1: Mở bản trình chiếu PowerPoint cần giảm dung lượng.

Bước 2: Truy cập vào menu File > Info > Compress Media.

Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn chất lượng video bạn muốn sử dụng cho các file video được nhúng. Có ba tùy chọn có sẵn để bạn lựa chọn gồm: Full HD (1080p), HD (720p) và Standard (480p).

Chất lượng video càng cao thì dung lượng của file PowerPoint càng lớn và ngược lại. Nếu các file video được hỗ trợ, PowerPoint sẽ tự động nén các file video và giảm chất lượng tổng thể của chúng.

Bước 4: Bằng cách truy cập menu File > Info > Compress Media > Undo bạn có thể hoàn tác quá trình nếu chất lượng video bị giảm quá mức. Còn nếu hài lòng với chất lượng video sau khi nén, bạn truy cập menu File > Save để lưu lại thay đổi.

6. Liên kết Video

Một file video chất lượng Full HD dài 1 phút có dung lượng file xấp xỉ 124MB. Vì vậy, thay vì nhúng video vào file PowerPoint khiến dung lượng file tăng đáng kể, bạn có thể liên kết chúng. Bằng cách tải lên video đó lên một trang web lưu trữ video như YouTube, sau đó chỉ cần liên kết vào bản trình chiếu. Khi đã tải video lên, đừng quên sao chép địa chỉ web của video đó để chèn video này vào bản trình chiếu của bạn.

Để chèn liên kết video vào bản trình chiếu, bạn truy cập menu Insert trên thanh công cụ ribbon, sau đó bấm nút Video > Online Videos… Một cửa sổ mới hiển thị, tại mục Enter the address for the online video, bạn dán liên kết video của mình vào.

Khi video đã chọn tải xong, bạn sẽ thấy bản xem trước của video đó trên màn hình chính. Nếu hài lòng với video đó, bấm nút Insert và bây giờ bạn sẽ thấy video được nhúng vào bản trình chiếu.

Tuy nhiên, bạn phải lưu ý rằng khi sử dụng tính năng này yêu cầu máy tính phải có kết nối Internet hoạt động ổn định. Nếu không video sẽ không phát khi bạn cần.

7. Tắt tính năng nhúng phông chữ

Hầu hết người dùng PowerPoint sẽ sử dụng phông chữ hệ thống mặc định cho bản trình chiếu của họ, nhưng nếu đang tạo bản trình chiếu theo chủ đề, bạn có thể quyết định nhúng phông chữ của bên thứ ba vào file PowerPoint. Các phông chữ nhúng này có thể giúp bản trình chiếu đẹp và phù hợp với chủ đề của bạn, nhưng chúng có thể tăng dung lượng file PowerPoint lên đáng kể.

Trừ khi bạn chắc chắn về việc phải sử dụng phông chữ đó, nếu không nên tắt tùy chọn phông chữ nhúng trong PowerPoint bằng cách.

Bước 1: Truy cập menu File > Options để mở menu tùy chọn PowerPoint.

Bước 2: Trong cửa sổ PowerPoint Options hiển thị, chọn thẻ Save ở khung bên trái. Sau đó kích bỏ tùy chọn Embed fonts in the file dưới mục Preserve fidelity when sharing this presentation ở khung bên phải.

Bước 3: Cuối cùng bấm nút OK để lưu cài đặt, sau đó truy cập menu File > Save để lưu tài liệu. Sau khi lưu, mọi tệp phông chữ nhúng sẽ bị xóa.

Tuy nhiên, đây là cài đặt chỉ ảnh hưởng đến một số lượng nhỏ người dùng PowerPoint và có thể chỉ giảm dung lượng file PowerPoint nếu bạn đang sử dụng nhiều phông chữ tùy chỉnh.

8. Lưu ở định dạng file PPTX

Hầu hết người dùng PowerPoint đều quen thuộc với kiểu *.PPT, định dạng file PowerPoint. Nhiều bản trình chiếu PowerPoint cũ hơn vẫn được lưu và phân phối ở định dạng cũ này. Tuy nhiên hiện nay định dạng file PPT đã lỗi thời.

Thay vào đó là định dạng thay thế PPTX, định dạng mới này của PowerPoint sử dụng tính năng nén để giảm đáng kể dung lượng file của bản trình chiếu PowerPoint. Lưu tài liệu của bạn ở định dạng PPTX, cũng như chuyển đổi các file PPT hiện có sang PPTX cũng góp phần đáng kể đến việc làm giảm dung lượng file tổng thể.

Để chuyển đổi file PPT cũ thành định dạng PPTX mới, hãy mở file PPT trong PowerPoint. Sau đó truy cập menu File > Info > Convert.

Trong hộp thoại Save As hiển thị, PowerPoint sẽ tự động chọn định dạng file PPTX mới. Nhập tên cho bản trình chiếu với định dạng PPTX mới vào khung trống File name, sau đó bấm nút Save để xác nhận.

9. Lưu file PowerPoint dưới dạng PDF

Nếu các file PowerPoint được lưu ở định dạng PDF, mọi nội dung vẫn được giữ nguyên đồng thời nó có khả năng tương thích với hầu hết mọi người dùng và với nhiều thiết bị.

Lưu file PowerPoint dưới dạng PDF cũng sẽ giảm dung lượng file xuống thấp nhất so với bất kỳ định dạng nào khác. Dung lượng file lớn có thể là trở ngại lớn cho một bản trình chiếu slide thành công. Vì vậy, lưu ở định dạng PDF sẽ phù hợp cho nhiều mục đích sử dụng hơn.

Để lưu bản trình chiếu dưới dạng PDF, truy cập menu File > Save As. Trong hộp thoại Save As hiển thị, hãy nhập tên cho tệp. Chọn loại file cần lưu là PDF, sau đó bấm nút OK.

Lưu ý rằng bạn cũng có thể nén hình ảnh trong quá trình này. Chỉ cần bấm vào nút công cụ ở cuối hộp thoại. Sau đó chọn Compress Pictures từ menu thả xuống. Vì vậy, bạn có thể lưu các tập tin dưới dạng PDF cũng như nén hình ảnh nếu cần thiết.

Bài viết trên đã hướng dẫn bạn một số cách giảm dung lượng file PowerPoint. Bạn có thể tham khảo để giúp những file PowerPoint của mình trở nên nhẹ hơn giúp việc chia sẻ file và các thao tác trên tệp nhanh hơn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công! Cám ơn bạn đã xem bài viết.