Cách đòi nợ khách hàng hiệu quả: tuyệt chiêu cho người bán hàng

Bán hàng, ai cũng chỉ mong thu được tiền nhanh. Đồng tiền liền khúc ruột. Chậm tiền thiệt hại mọi bề. Nhiều khách hàng chậm trả tiền quá, chủ nợ có nguy cơ phá sản, hoạt động kinh doanh đình trệ. Người buôn bán nhỏ bị nợ nhỏ. Người buôn bán lớn, doanh nghiệp lớn, thì bị nợ lớn. Họ luôn trăn trở: Làm thế nào? Đâu là cách đòi nợ khách hàng hiệu quả? Để nợ không còn là nỗi lo của người bán hàng. Dưới đây là những kinh nghiệm, bài học để trở thành người bán hàng đòi nợ tốt nhất.

1. Thiết lập quy trình bán hàng chặt chẽ

Các khâu bán hàng quan trọng nhất để kiểm soát rủi ro (còn gọi là Chốt kiểm soát rủi ro) trong mối quan hệ với khách hàng, bao gồm các bước cơ bản:

– Tiếp nhận đơn hàng, yêu cầu dịch vụ

– Ký hợp đồng mua bán hàng hóa/ dịch vụ

– Nhận tiền đặt cọc, thanh toán trước

– Bàn giao hàng hóa/Thực hiện dịch vụ

– Nghiệm thu

– Xác nhận công nợ

– Thanh toán toàn bộ đơn hàng/ chi phí dịch vụ

– Thanh lý hợp đồng.

Quy trình bán hàng có thể nhiều hơn, đầy đủ hoặc chỉ một số khâu nêu trên. Tùy theo đặc thù của hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ của người bán hàng, nhu cầu từ phía khách hàng.

Mỗi khâu, chốt kiểm soát rủi ro cần được xác lập bằng các văn bản, công việc nhất định nhằm ngăn chặn rủi ro phát sinh. Chẳng hạn:

– Hợp đồng phải được ký kết bằng văn bản, đúng thẩm quyền.

– Việc nghiệm thu, quyết toán phải theo mẫu văn bản, có chữ ký, đóng dấu của công ty, người đại diện hợp pháp.

…

>> Tham khảo: 7 cách đòi nợ không giấy tờ hiệu quả: có thể bạn chưa biết

Người bán hàng online thường chỉ cần nhận đơn hàng, thống nhất giá cả, chuyển tiền đặt cọc hoặc thanh toán toàn bộ, giao hàng hóa, nhận thanh toán toàn bộ.

Rủi ro, cách khắc phục đối với người bán hàng thường là:

– Đặt hàng nhưng không nhận: yêu cầu đặt cọc một phần, thanh toán trước

– Giao hàng/đã cung cấp dịch vụ nhưng không trả tiền: chỉ giao hàng trước, nhận tiền sau đối với các khách quen, uy tín. Đồng thời, chủ nợ cần thiết lập đầy đủ các giấy tờ cần thiết để xác định công nợ, làm căn cứ đòi nợ, khởi kiện.

– Người giao hàng, nhân viên kinh doanh chiếm đoạt tiền của khách hàng (Shiper, đại lý trung gian): cần thiết lập phiếu giao hàng, biên nhận tiền để khách hàng và người giao hàng ký nhận, mỗi bên giữ 1 bản.

Khi người giao hàng chiếm đoạt tiền, chủ hàng có thể liên hệ với khách hàng để lấy biên lai giao hàng, giấy biên nhận tiền (giao dịch bằng tiền mặt) để tố cáo hành vi lừa đảo/lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản tới cơ quan công an.

Các công ty cung cấp hàng hóa, dịch vụ thường mắc lỗi trong việc không có, hoặc người ký không có thẩm quyền, không có dấu công ty: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, quyết toán, biên bản bàn giao hàng hóa…

Các khâu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nêu trên nếu không được quy định, thực hiện chặt chẽ sẽ phát sinh rủi ro. Khoản nợ sẽ phát sinh, hoặc không có đầy đủ các tài liệu, chứng cứ để tiến hành đòi nợ.

2. Chọn mặt gửi vàng

Lựa chọn đối tác kinh doanh là yếu tố tiên quyết quyết định đến việc thành công, thật bại của thương vụ.

Người bán hàng cần đưa ra bộ tiêu chí với khách hàng, nắm bắt càng nhiều thông tin về khách hàng càng tốt, nhất là thông tin tình hình hoạt động, năng lực tài chính, uy tín…

Các thủ tục, giấy tờ là điều kiện cần. Nhưng chủ nợ có năng lực tài chính, thiện chí hợp tác trả tiền mới là điều kiện. Đối tác không có uy tín, không có tiền, thì ngay cả khi đầy đủ các giấy tờ, thủ tục cần thiết, chủ nợ vẫn không thể đòi được tiền.

3. Giới hạn dư nợ đối với mỗi khách hàng/ toàn bộ khách hàng

Người bán hàng cần quan tâm tới giá trị các khoản nợ quá hạn phải thu trên tổng tài sản giá trị hàng hóa, dịch vụ đối với toàn bộ các khách hàng, cũng như từng khách hàng.

Họ cần đưa ra hạn mức cho tỷ lệ nêu trên. Con số có thể là 10% chẳng hạn.

Tỷ lệ trên như một “Giới hạn chịu đựng”, “Biên an toàn”. Vượt quá tỷ lệ này, tài chính của người bán hàng đang ở diện cảnh báo, ảnh hưởng tới năng lực tài chính, hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Đừng để các khoản nợ quá hạn vượt quá khả năng chịu đựng của bạn. Hãy chủ động giới hạn nó đối với từng khách hàng, và toàn bộ khách hàng.

Nếu một khách hàng, hoặc tổng dư nợ quá hạn phải thu quá lớn, bạn cần dừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho các con nợ xấu. Đẩy mạnh hoạt động đòi nợ khách hàng cho đến khi ngưỡng an toàn. Áp dụng các điều khoản ưu đãi cho khách hàng thanh toán trước, thanh toán ngay sau khi giao hàng….

Luôn chủ động trong việc ngăn ngừa phát sinh nợ xấu chính là cách đòi nợ khách hàng tốt nhất.

4. Áp dụng điều khoản đặt cọc, trả tiền trước, trả ngay

Đây là thỏa thuận có rất có lợi cho người bán hàng. Một cách đòi nợ khách hàng hiệu quả ngay lập tức.

Bạn sẽ nhận được một phần, toàn bộ trước, hoặc cùng thời điểm bàn giao hàng hóa. Bạn sẽ không có bất kỳ rủi ro nào về việc chậm thanh toán tiền hàng, hoặc số tiền còn lại không đáng kể, không khiến bạn bị lỗ nếu không đòi được.

Quy định này có thể áp dụng khi bạn có lợi thế về uy tín, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Hoặc đối tác có năng lực tài chính, thiện chí hợp tác, cần gấp hàng hóa, dịch vụ…

5. Nhắc nợ thường xuyên

Nhắc nợ là cách đòi nợ khách hàng rất hiệu quả.

Phương thức nhắc nợ khá đa dạng: gọi điện, nhắn tin, email, fax, thư yêu cầu, văn bản yêu cầu trả nợ.

>> Tham khảo: Nghệ thuật đòi nợ qua điện thoại từ các chuyên gia hàng đầu

Người bán hàng chủ động nhắc nợ trước khi đến hạn, tại thời điểm nợ đến hạn và thường xuyên yêu cầu trả nợ sau khi đã quá hạn.

Đôn đốc, nhắc nợ cần được tiến hành khéo léo, và mạnh mẽ, dứt khoát. Cần nắm bắt rõ tâm lý, hoàn cảnh cụ thể của từng khách hàng. Tránh việc dồn họ vào “đường cùng”, gây tâm lý phản kháng, không hợp tác, từ chối trả nợ.

>> Tham khảo: Cách đòi nợ tế nhị giúp bạn lấy lại tiền sau 1 nốt nhạc

6. Tố khách hàng lên facebook để đòi nợ

Cách đòi nợ trên facebook thường được các “mẹ” kinh doanh online thực hiện.

Cách thức tiến hành cũng rất đơn giản. Chỉ cần viết status đòi nợ hay đăng lên facebook, con nợ ngay lập tức bị cộng đồng lên án.

>> Xem thêm: Cách đòi nợ nhanh nhất: chỉ cần 5 phút bạn sẽ lấy được tiền

Nhiều người không chịu nổi dư luận đã phải khóa facebook. Có người giải thích nọ kia rồi trả nợ cho xong.

Hiệu quả của cách đòi nợ bằng facebook là không thể phủ nhận. Nhưng nó cũng là biện pháp cần được cân nhắc cẩn thận trước khi thực hiện để tránh các rủi ro, sự cố truyền thông ảnh hưởng lớn đến chủ nợ, và cả con nợ nữa.

7. Khởi kiện đòi nợ

Một số trường hợp khởi kiện đòi nợ sẽ có hiệu quả, song nhiều khi chỉ để bõ tức.

Đây là cách đòi nợ khách hàng có sự tham gia, cưỡng chế thi hành của Cơ quan Nhà nước.

Khởi kiện đòi nợ khi bạn có đủ căn cứ, khách hàng không thiện chí, hợp tác.

Thông thường, việc khởi kiện tốn kém nhiều thời gian, chi phí. Một vụ án có thể kéo dài hàng năm, thậm chí nhiều năm. Xét xử qua nhiều cấp, sở thẩm, phúc thẩm, có thể bị kháng cáo, kháng nghị. Vì vậy, ít khi các chủ nợ tiến hành thủ tục khởi kiện đòi các khoản nợ nhỏ và con nợ ở xa.

Ngay cả khi có bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án, chủ nợ phải yêu cầu thi hành án.

Việc thi hành án dân sự sẽ không hiệu quả nếu con nợ không có tiền, tài sản.

8. Cách đòi nợ khách hàng hiệu quả nhất: Thuê công ty đòi nợ

Thuê công ty đòi nợ không còn là cách đòi nợ khách hàng xa lạ với nhiều cá nhân và các doanh nghiệp.

Nhiều công ty giao cho nhân viên kinh doanh đòi nợ tiền hàng. Sau khi bán hàng, họ chính là người thu nợ, chịu trách nhiệm về khoản nợ của khách hàng.

Một số doanh nghiệp lớn, tổ chức tín dụng… có Phòng, bộ phận, cán bộ chuyên trách thu hồi nợ.

Tuy nhiên, ngày càng nhiều doanh nghiệp, cá nhân thuê các công ty đòi nợ chuyên nghiệp. Họ thấy được lợi ích từ việc hợp tác này. Kết quả thu nợ nhanh hơn, tốt hơn. Chi phí hợp lý. Dịch vụ đòi nợ của các công ty đòi nợ thuê chuyên nghiệp, hiệu quả.

Các công ty đòi nợ thuê có thể thu hồi được các khoản nợ khó, phức tạp mà chủ nợ không thể tự thu hồi được, khởi kiện, tố cáo, đàm phán thương lượng… không thành công.