MIS là gì? Kiến Thức Cơ Bản Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị (MIS)

MIS là gì? Ứng dụng trong thực tế như thế nào? là câu hỏi được nhiều người quan tâm. MIS có vai trò rất hữu ích đối với công tác quản lí trong một tổ chức.

Vậy MIS là gì, hệ thống thông tin quản lý là gì? Nó có những tính năng nào? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn kiến thức hữu ích mà bạn quan tâm về MIS.

MIS là gì?

MIS là từ viết tắt bằng tiếng Anh: Management Information System, được dịch ra tiếng Việt là hệ thống thông tin quản lý, hay hệ thống thông tin quản trị.

Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp – MIS (Management Information System) là khái niệm chung dành cho tất cả ứng dụng của con người, của công nghệ hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề trong quản lý và điều hành trong tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp.

MIS – Management Information System là hệ thống thông tin quản lý quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề trao đổi thông tin và điều hành tác nghiệp trong các tổ chức doanh nghiệp.

MIS (Management Information System) là hệ thống bao gồm con người, thiết bị, các dữ liệu, thông tin và các thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung cấp những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý ra quyết định.

MIS hướng tới hầu hết các vị trí trong doanh nghiệp, từ người công nhân phân xưởng, đến người quản lý cấp cao với mục đích hỗ trợ họ giúp đơn giản hóa công việc, nâng cao năng suất lao động và nâng cao hiệu quả quản lý.

Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng MIS

Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa thời gian quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị;
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng;
• Tăng cơ hội kinh doanh;
• Chuẩn hoá được quy trình kinh doanh trước khi áp dụng (Vì nếu không chuẩn hóa thì không áp dụng thành công MIS);
• Kiểm soát được tài chính và dòng tiền (kiểm soát nguồn vốn, giảm chi phí tài chính/chi phí hoạt động);
• Sử dụng nhân lực khoa học và hiệu quả hơn
• Ngày càng tối ưu cùng bộ định mức;
• Lưu giữ lại các giá trị của doanh nghiệp và chia sẻ tái sử dụng;
• Giảm thiểu chi phí giấy tờ;
• Nhanh chóng thích ứng với mô hình kinh doanh mới, sản phẩm và dịch mới, tổ chức nhân sự mới …

Với giải pháp hệ thống thông tin quản lý MIS, toàn bộ việc quản lý thông tin như trao đổi văn bản, giao việc, nhắc việc, báo cáo công việc, kế hoạch làm việc, lịch làm việc, … đều sẽ tập trung trên một hệ thống duy nhất. Mỗi nhân sự trong cơ quan, tổ chức sẽ được cấp tài khoản để có thể đăng nhập và sử dụng các tính trong hệ thống. Người quản lý có thể điều phối và đưa ra quyết định từ xa một cách dễ dàng hơn.

Đây chính là năng lực cạnh tranh cộng thêm của doanh nghiệp.

Tại sao cần có MIS (Management Information System)?

Ngày nay, với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh thì việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu độ chính xác và tính hiệu quả cao hơn.

Bạn không thể làm tốt mọi công việc của mình khi lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiêu, yêu cầu về độ chính xác và thời gian xử lý ngày càng cao.

Ngay cả khi bạn là nhà quản lý những yêu cầu đó càng trở nên quan trọng hơn, công việc hàng ngày của bạn luôn đòi hỏi bạn phải làm việc với kế toán, tài chính, với vấn đề nhân sự – tiền lương hay việc điều hành sản xuất, tiếp thị.

Với MIS, bạn và doanh nghiệp sẽ dần dần cảm nhận được sự thay đổi cho những đầu tư vào nó. Lượng công việc, lượng thông tin mà bạn bắt buộc phải xử lý trước đây sẽ giảm đi một cách đáng kinh ngạc khi bạn có MIS hay chỉ một phần nhỏ trong nó;

Đơn giản vì mọi công việc phức tạp và tiêu tốn nhiều tài nguyên (thời gian, nhân lực, chi phí) của doanh nghiệp bạn sẽ được MIS giải quyết, khi đó hiệu quả hoạt động của mỗi cá nhân và của toàn doanh nghiệp bạn sẽ tăng lên rõ ràng.

Các chức năng của hệ thống thông tin quản trị (MIS)

Ra quyết định kinh doanh

Mục đích chính của hệ thống thông tin quản lí là làm cho việc ra quyết định của nhà quản lí trở nên hiệu quả và năng suất hơn.

Bằng cách tổng hợp thông tin từ một loạt các nguồn vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và trình bày thông tin theo định dạng logic, hệ thống thông tin quản lí có thể cung cấp cho người quản lí mọi thứ họ cần để đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện phân tích chuyên sâu về các vấn đề vận hành.

Thu thập thông tin doanh nghiệp

Một hệ thống thông tin quản lí có thể được phát triển để thu thập gần như bất kì loại quản lí thông tin nào được yêu cầu.

Chúng có thể xem xét những dữ liệu tài chính như doanh thu hay chi phí hàng ngày trong nháy mắt và gán chúng cho các bộ phận hoặc nhóm cụ thể.

Các chỉ số hiệu suất như tính kịp thời của các dự án hoặc chất lượng sản phẩm ra khỏi dây chuyền lắp ráp có thể giúp các nhà quản lí xác định chính xác các khu vực cần cải thiện.

Nhân viên có thể quản lí lịch trình cho ca làm việc, giao hàng đến và đi từ bất kì nơi nào có sử dụng hệ thống thông tin quản lí.

Tạo điều kiện hợp tác và truyền thông

Một hệ thống thông tin quản lí có thể tạo điều kiện cho việc hợp tác cũng như làm truyền thông.

Nhân viên có thể chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu và truyền đạt thông tin liên quan về các phát triển và cảnh báo dự kiến trong toàn tổ chức.

Lập báo cáo kinh doanh

Một trong những tính năng có giá trị nhất của hệ thống thông tin quản lí là khả năng lấy dữ liệu bên trong và bên ngoài từ nhiều nguồn khác nhau và trình bày dưới dạng dễ phân tích.

Báo cáo nội bộ trình bày thông tin theo cách mà người quản lí có thể hiểu, bằng cách tổng hợp tất cả dữ liệu có liên quan và nhóm dữ liệu theo cách hợp lí.

Các thành phần của MIS là gì?

Việc xác định các thành phần thực sự của MIS tương đối đa dạng và phụ thuộc vào từng cách tiếp cận vấn đề của mỗi một doanh nghiệp trong việc ứng dụng MIS để giải quyết các bài toán của doanh nghiệp đó.

Dưới đây là các thành phần của MIS cho cách tiếp cận rất phổ biến hiện nay trên thế giới, với cách tiếp cận này nó MIS sẽ gồm 4 thành phần chính, từng phần sẽ giúp bạn có cái nhìn cơ bản nhất, tổng quan nhất về hệ thông tin quản trị doanh nghiệp MIS.

1. Nền tảng của hệ thống thông tin

• Trình bày những khái niệm, kiến thức cơ bản nhất về hệ thống thông tin, vai trò quan trọng của hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp.
• Sự cần thiết đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong các hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp.

2. Tổng quan về công nghệ thông tin và truyền thông

• Trình bày những khái niệm, kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin; bao gồm cả những kiến thức kỹ thuật, thực tiễn về phần cứng, phần mềm, viễn thông, truyền thông, cấu trúc dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
• Với những kiến thức này, bạn sẽ một lần nữa rõ ràng khi hình dùng về những gì mà hệ quản trị thông tin doanh nghiệp sẽ làm.

3. Các ứng dụng trong doanh nghiệp

Đưa ra những lĩnh vực mà công nghệ thông tin và truyền thông áp dụng trong quản trị doanh nghiệp. Bao gồm:

1. Hệ thống thông tin cộng tác và tính toán cho nhân viên; nói lên vai trò quan trọng của việc áp dụng các ứng dụng thông dụng cho các công việc văn phòng, thư điện tử nội bộ, soạn thảo văn bản, tính toán…v.v.
2. Hệ thống thông tin trong quản lý sản xuất; nói lên vai trò trong quan trọng của việc áp dụng các ứng dụng hỗ trợ các công đoạn trong quá trình quản lý sản xuất (bán hàng, mua hàng, kho, tài chính, kế toán …)
3. Hệ thống thông tin hỗ trợ và ra quyết định cho nhà quản lý; một bước tiến dài khi các hệ thống có khả năng phân tích và đánh giá thông tin nhắm đưa ra các dự báo hỗ trợ những quyết định quan trọng.
4. Hệ thống thông tin cho “chiến lược phát triển doanh nghiệp”; đây là phần ứng dụng phức tạp, quan trọng và cũng nhiều ý nghĩa nhất, với việc tổng hợp các nguồn thông tin, dữ liệu từ các hệ thống đang áp dụng trong doanh nghiệp nó sẽ giúp bạn có được những chiến lược phát triển hợp lý trước các đối thủ.

4. Quản lý công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Nói lên ý nghĩa và tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp. Từ đó nêu lên tầm quan trọng của việc định hướng, quản lý và phát triển công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.

• Quản lý tài nguyên thông tin và công nghệ: nói lên ý nghĩa của việc đầu tư, quản lý tài nguyên về thông tin trong các doanh nghiệp.
• Lên kế hoạch và thực hiện các cơ hội cùng với công nghệ thông tin: nói lên ý nghĩa của việc doanh nghiệp lên kế hoặch để sẵn sàng thực hiện các cơ hội kinh doanh trong tương lai.
• Các chính sách bảo mật và qui chế tài nguyên công nghệ thông tin: thực hiện các qui định về bảo mật thông tin, các qui định về áp dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.

Trên đây là một số nhận định của tôi về MIS, mong sự tham gia của các bạn. Trong thời gian tới đây, tôi sẽ lần lượt đi sâu hơn nữa từng thành phần trong 4 thành phần đã được đề cập trên đây, và đưa ra tình trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp Việt Nam.

Kiến trúc hệ thống MIS là gì

MIS có hai phân tầng đó là:

• Dữ liệu (Data) và
• Thông tin (Information)

Tầng dữ liệu (Data)

Tầng Dữ liệu chính là nguyên liệu tạo ra các sản phẩm Thông tin có giá trị phục vụ cho mục đích quản trị, điều hành và ra quyết định cho DN.

Nói đến tầng Dữ liệu chúng ta thường nghe các khái niệm như:

• Kho dữ liệu DN (EDW);
• Dữ liệu chủ (MDM);
• Quản trị chất lượng dữ liệu (DQ);

Ở tầng này cần phải có kiến thức kỹ thuật CNTT để quản lý, tổ chức dữ liệu khoa học và hiệu quả.

Tầng thông tin (Information)

Trên tầng Thông tin có các khái niệm liên quan đó là:

• Trí tuệ DN (BI – Business Intelligence);
• Mô hình dữ liệu doanh nghiệp;
• Thuật ngữ kinh doanh (Business Glossary);
• Phân tích nghiệp vụ (BA – Business Analyst);
• Chủ đề kinh doanh (Subject area).

Tầng Thông tin chính là sản phẩm/kết quả của quá trình vận động và biến đổi có chủ đích của các yếu tố Dữ liệu tạo nên.

DN sử dụng các thông tin này phục vụ cho mục đích quản trị, điều hành, hoạch định chiến lược, lập kế hoạch và ra quyết định kinh doanh.

Bản thân Thông tin luôn hướng giá trị của nó cho lợi ích của DN và Dữ liệu phải luôn đáp ứng, hỗ trợ cho Thông tin thực hiện mục tiêu của mình.

Như vậy, nói tới MIS là nói đến Dữ liệu và Thông tin, hai cấu phần này không thể tách rời nhau trong cùng một tổ chức và luôn có mối quan hệ gắn kết và phụ thuộc với nhau.

Vì vậy, nguồn lực của bộ phận MIS trong DN phải hội đủ các điều kiện, yêu cầu về kiến thức, kỹ năng để quản trị, vận hành hệ thống MIS một cách hiệu quả.

Xem thêm video về Hệ thống Thông Tin Quản Trị MIS là gì

Trên đây là bài viết chia sẻ tổng quan về MIS là gì. Hy vọng đã mang đến bạn thông tin hữu ích về MIS.

Bạn quan tâm đến MIS và muốn triển khai tại doanh nghiệp? Tìm hiểu ngay Bộ Cẩm Nang Quản Trị SMART CEO 4.0 trong đó có CEO.20 – Bộ Tài Liệu Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Trị (MIS) giúp bạn có thể tham khảo và triển khai tại doanh nghiệp của mình.

Tìm hiểu bộ Cẩm Nang SMART CEO 4.0 tại link: https://camnangceo.com