Ad hoc analysis là gì? Ad hoc analysis được ứng dụng như thế nào trong thực tế? | Tomorrow Marketers

Tomorrow Marketers – Với lượng dữ liệu đổ về ngày càng nhiều, doanh nghiệp không chỉ cần phân đoạn, sắp xếp và phân tích các tập dữ liệu lớn, mà còn cần tìm ra đáp án nhanh chóng cho những câu hỏi mới phát sinh trong quá trình vận hành. Và khi bạn muốn lời giải cho một bài toán cụ thể như vậy, bạn sẽ cần tới phương pháp báo cáo và phân tích Ad hoc.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu sâu hơn về định nghĩa, công dụng và ứng dụng của Ad hoc Analysis nhé!

1. Ad hoc analysis (phân tích adhoc) là gì?

Phân tích ad hoc là một quy trình business intelligence (BI) nhằm cung cấp câu trả lời cho một vấn đề kinh doanh cụ thể và độc lập. Phân tích ad học sử dụng dữ liệu sẵn có từ nhiều nguồn khác nhau, được triển khai ‘ngay tại chỗ’ mà không cần tới bộ phận IT.

Với ad hoc analysis, người dùng thường tạo ra một bản báo cáo hoàn toàn mới hoặc đào sâu hơn vào một dashboard sẵn có để tìm ra insight ẩn giấu sau đó. Những phát hiện này nhiều khi có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp và tác động tới hướng đi tăng trưởng.

2. Ad hoc reporting là gì?

Báo cáo ad hoc, cũng có thể gọi là báo cáo ad hoc dùng một lần, giúp người dùng ngay lập tức trả lời được một câu hỏi kinh doanh nào đó, mà không cần phải triển khai cả một dự án dữ liệu nhiều bên tham gia. Với các dữ liệu real-time và dashboard linh hoạt xử lý dữ liệu, ad hoc report sẽ tự động xuất đúng loại dữ liệu bạn đang cần. Ví dụ, bạn muốn nhanh chóng so sánh chi phí dành cho quảng cáo Google Search và chi phí dành cho quảng cáo Facebook, nhằm thấy được mức độ chi tiêu trong tuần vừa rồi, bạn sẽ cần báo cáo ad hoc. Nhưng nếu bạn muốn một dashboard cung cấp đầy đủ dữ liệu chi phí từ trước đến giờ, với biểu đồ trực quan hoá đầy đủ, bạn sẽ cần tới các kỹ thuật phức tạp và toàn diện hơn của công cụ báo cáo Business Intelligence (BI reporting), thay vì một bảng dữ liệu đơn giản và chỉ dùng một lần như ad hoc.

BI reporting tiêu chuẩn thường yêu cầu nhiều thời gian và các kỹ thuật triển khai phức tạp. Quy trình để thiết lập, cập nhật, chia sẻ báo cáo và dashboard thường cần bỏ ra rất nhiều công sức. Vì vậy BI reporting tiêu chuẩn được dùng để trả lời những câu hỏi chiến lược quan trọng nhất của một doanh nghiệp, ảnh hướng tới sức khỏe dài hạn của doanh nghiệp đó, chẳng hạn như chỉ tiêu thời gian thu hồi vốn đầu tư hay xu hướng ARR của công ty trong thời gian tới. Trong khi đó, Ad hoc reporting (cũng là một phần của business intelligence nhưng được thiết kế đơn giản hơn) được dùng cho những quyết định mang tính ngắn hạn và bạn có thể thực thi ngay lập tức, ví dụ, “Mẫu quảng cáo nào mang về nhiều đơn hàng nhất trong tuần vừa rồi?”. Để ứng dụng tốt ad hoc reporting, bạn cần hiểu sâu về dữ liệu công ty và biết cách sử dụng những công cụ phù hợp để ra được bản báo cáo mình cần.

Đọc thêm: Business Intelligence là gì? Bí quyết áp dụng business intelligence thành công trong doanh nghiệp

Ad hoc reporting mang lại những lợi ích nổi bật sau:

• Giảm khối lượng công việc của bộ phận IT: Bản chất tự phục vụ của ad hoc analysis cho phép người dùng tự tạo báo cáo đáp ứng đúng nhu cầu của mình mà không cần nhờ tới sự giúp đỡ của lập trình viên, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu mọi rào cản giữa các phòng ban.
• Linh hoạt giữa môi trường kinh doanh đang thay đổi chóng mặt từng ngày: Môi trường kinh doanh luôn thay đổi liên tục và có rất nhiều vấn đề phát sinh, lúc này, phân tích ad hoc sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra lời giải và kịp thời đưa ra hành động tương ứng.
• Hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu: Ad hoc reporting cung cấp trải nghiệm báo cáo tương tác, trao quyền cho người dùng thực hiện các sửa đổi hoặc bổ sung trong thời gian thực. Vì các thành phần của báo cáo được lựa chọn độc lập, người dùng có thể đặt câu hỏi và thực hiện các tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của họ.

3. Một số ví dụ của ad hoc reporting trong thực tế

Ad hoc recruiting report

Đưa ra những bản báo cáo nhân sự được cá nhân hoá, nhanh chóng và chính xác là ưu tiên hàng đầu trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh. Nhìn vào ad hoc report từ phía bộ phận nhân sự, các công ty có thể phát hiện ra những khiếm khuyết trong việc quản lý nguồn nhân lực và tìm ra cách cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên.

Ví dụ, theo cảm nhận thực tế, bạn nghi ngờ rằng mức độ vắng mặt của nhân viên đang ở mức cao nhất trong vòng 6 tháng trở lại đây. Bạn sẽ cần kiểm tra dữ liệu về ‘absenteeism rate over last 6 months’ thông qua ad hoc report. Khi nhìn vào bản báo cáo này, bạn sẽ kết luận được nghi ngờ của mình có chính xác hay không khi nhìn vào sự tăng giảm của tỷ lệ nhân viên vắng mặt qua các tháng. Nếu đúng là có sự tăng lên của tỷ lệ này, bạn có thể tìm nguyên nhân bằng các tương tác với một số nhân viên và đưa ra giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề cho họ. Mọi nghi ngờ sẽ có đáp án chính xác bằng số liệu.

Đọc thêm: Mẫu báo cáo theo dõi tình hình nhân sự và quy trình tuyển dụng

Retail ad hoc report (Báo cáo ad hoc ngành bán lẻ)

Ad hoc analysis đặc biệt chứng minh hiệu quả trong việc ngăn ngừa tổn thất ngành bán lẻ. Chẳng hạn như thông qua báo cáo hàng tồn kho hàng ngày của một cửa hàng bán lẻ cụ thể, chủ cửa hàng có thể ngăn chặn việc trộm đồ từ cửa hàng.

Bên cạnh đó, thường xuyên theo dõi sản lượng bán để tối ưu vận hành là công việc quan trọng của mỗi chủ cửa hàng bán lẻ. Trong biểu đồ ví dụ trên, ad hoc report chỉ ra một số tuần mà doanh thu sụt giảm so với mức trung bình. Phân tích sâu hơn, bạn có thể kết luận rằng trong khoảng thời gian này, doanh thu bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như những trận bão khiến cho việc vận chuyển bị tạm dừng và dẫn đến rất nhiều đơn hàng bị huỷ.

Ad hoc analysis trong tài chính

Ad hoc analysis cho phép các doanh nghiệp đào sâu vào các phân đoạn dữ liệu tập trung – hoặc tập trung vào mục tiêu kinh doanh, từ đó tìm thấy xu hướng và tìm ra cách đầu tư mang lại ROI tốt nhất.

Bạn có thể tạo ad hoc report bất cứ khi nào bạn muốn đào sâu hơn vào các dữ liệu tài chính của mình. Chẳng hạn, cuối tháng, bạn cần biết mình còn lại bao nhiêu doanh thu sau khi trừ đi các khoản chi phí trực tiếp (direct cost), hoặc bạn muốn biết được tỷ suất lợi nhuận gộp của mình càng sớm càng tốt.

Ad hoc reporting có thể đưa ra câu trả lời ngay lập tức mà không cần chờ đợi phòng IT trong vài ngày, đợi học tạo ra một dashboard đẹp đẽ hoàn chỉnh. Bạn chỉ cần một biểu đồ đơn giản như trên để nắm bắt tình hình và có một cuộc họp nhanh với các phòng ban liên quan.

Đọc thêm: Mẫu báo cáo dữ liệu tài chính doanh nghiệp (Có giải thích chi tiết các chỉ số)

4. 4 bước thực hiện ad hoc analysis

4.1. Kết nối các nguồn dữ liệu

Tất cả các dữ liệu bạn cần đều phải kết nối tới nền tảng Business Intelligence (BI). Kết nối các nguồn dữ liệu là bước bạn cần quan tâm khi thiết lập nền tảng BI, hãy đảm bảo bạn hiểu mình cần theo dõi những gì và đã có trong tay đầy đủ các dữ liệu cần thiết cho quá trình quản lý vận hành. Trong trường hợp phát sinh thêm những dữ liệu mới và bạn cảm thấy cần thiết, hãy ngay lập tức kết nội nó với nền tảng BI. Lợi ích bạn nhận được từ việc này là bạn có thể tìm thấy dữ liệu dễ dàng hơn khi cần và có thể so sánh nó với các nhóm dữ liệu khác.

Ad hoc analysis cần nhanh chóng. Vì vậy, bạn không thể tốn qua nhiều thời gian đi tìm dữ liệu phân mảnh khắp các nền tảng khác nhau. Hãy tìm một nền tảng BI tốt giúp bạn dễ dàng kết nối tất cả về một nơi và không mất công sức thu thập chúng.

Đọc thêm: Doanh nghiệp SME xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ như thế nào? | Phỏng vấn anh Quốc Thắng, Data Service Manager @Base.vn

4.2. Tự mình khám phá dữ liệu

Có thể tự mình khám phá dữ liệu mà không cần nhờ tới sự giúp đỡ từ các chuyên chính là đặc quyền lớn nhất mà ad hoc reporting cung cấp. Bạn sẽ có thể tự mình truy cập và lấy dữ liệu, không có bất kỳ ‘điểm tắc nghẽn’ nào trong quá trình này, khiến cho việc phân tích và ra quyết định trở nên gọn gàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Giờ đây, bạn có thể khám phá dữ liệu bằng cách sử dụng các trình tạo truy vấn SQL trực quan (visual SQL query builder), không yêu cầu bất kỳ kiến ​​thức lập trình nào để sử dụng. Bạn toàn quyền tương tác với dữ liệu của mình dễ dàng.

4.3. Trực quan hoá dữ liệu

Sau khi đã có trong tay những dữ liệu mà mình cần, bây giờ hãy trực quan hoá mọi khám phá của bạn. Đôi khi, việc trực quan hoá đơn giản chỉ là so sánh số liệu này với số liệu khác, đôi khi lại phức tạp hơn một chút, cần tạo ra một biểu đồ đường hoàn chỉnh. Tất cả đều phụ thuộc vào mục đích của bạn là gì và đối tượng xem báo cáo là ai để lựa chọn hình thức trình bày cho phù hợp.

Ad hoc analysis nhiều khi được tạo ra nhanh và trông có vẻ không đẹp mắt cho lắm, nhưng không sao cả. Đừng cố tạo ra một biểu đồ được tô điểm màu sắc và trình bày hoàn hảo, nhất là khi chỉ có bạn mới cần nhìn biểu đồ đó. Hãy luôn nhớ mục tiêu khi phân tích ad hoc là đưa ra thông điệp một cách nhanh nhất có thể.

Để đáp ứng được tính nhanh chóng và cấp bách của việc phân tích ad hoc, bạn nên xác định chính xác chỉ số mà bạn cần, càng rõ ràng và đơn giản càng tốt. Hãy đi thẳng vào vấn đề chính và đưa ra quyết định dựa trên những dữ liệu đang có trong tay.

4.4. Cải thiện kỹ năng phân tích dữ liệu

Data literacy – xóa ‘mù số’ là điều cần làm với bất kỳ người nào trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, khi mà dữ liệu ở khắp mọi nơi. Tiếp xúc nhiều với các con số và biết cách đọc hiểu chúng là việc tốt nhất nên làm để quen với dữ liệu. Nếu bạn muốn được trực tiếp hướng dẫn việc đọc báo cáo dữ liệu, không còn sợ đọc số khi đứng giữa hàng trăm bảng tính, bạn có thể tham khảo khoá học Data Analysis của Tomorrow Marketers.

Bí quyết ứng dụng Business Intelligence để tận dụng dữ liệu hiệu quả trong doanh nghiệp

1. Hiểu mục tiêu doanh nghiệp: Bất kể là bạn đang muốn tạo những báo cáo dùng một lần mang tính ngắn hạn như ad hoc report hay xây dựng dashboard tổng hợp dữ liệu toàn diện, bạn cũng cần nắm chắc mục tiêu doanh nghiệp để biết mình cần theo dõi gì. Không có mục tiêu giống như tự bịt mắt khi đi trên đường, có rất nhiều thứ ở xung quanh nhưng cuối cùng bạn vẫn không nhìn được cái gì cả.
2. Tổng hợp các dữ liệu quan trọng: Sau khi xác định được mục tiêu kinh doanh, hãy xem bạn cần theo dõi chỉ số nào và bạn có thể làm gì với các chỉ số đó. Việc này sẽ giúp bạn xác định đâu là những dữ liệu quan trọng cần được thu thập và mình sẽ lấy chúng từ những nguồn nào.
3. Lập một kế hoạch hoàn chỉnh để triển khai Business Intelligence: Khi xây dựng các dự án BI, bạn càng thu thập được nhiều thông tin vào thời điểm bắt đầu, bạn càng có khả năng kiểm soát tốt hơn trong suốt quá trình. Do đó, bạn cần biến các chiến lược lớn thành những kế hoạch vận hành chi tiết để có thể giải đáp tất cả các vấn đề về dữ liệu, đồng thời cải thiện hiệu suất chung. Bạn có thể đặt ra một số câu hỏi khi lập kế hoạch như: Kết quả chúng ta muốn đạt được là gì? Chúng ta cần một công cụ sẽ được sử dụng bởi toàn bộ công ty hay chỉ một vài bộ phận nhất định? Điều này sẽ tạo nên ảnh hưởng như thế nào?

Đây là một phần quan trọng mà khoá học Data System của Tomorrow Marketers muốn truyền tải, để giúp các doanh nghiệp xây dựng văn hoá dữ liệu và khai phá những tiềm năng tăng trưởng ngay từ dữ liệu nội bộ. Khóa học Data System sẽ giúp bạn hiểu rõ:

• Tầm quan trọng của hệ thống dữ liệu nội bộ đối với sự tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.
• Cấu trúc của hệ thống dữ liệu nội bộ: Hiểu rõ các thành phần của một hệ thống dữ liệu hoàn chỉnh.
• Tư duy xây dựng quy trình và số hoá quy trình kinh doanh nhằm thu thập được dữ liệu qua thời gian
• Tư duy xây dựng đường ống dữ liệu và nhà kho dữ liệu, giúp doanh nghiệp chuẩn hoá dữ liệu từ sớm.
• Tư duy khai thác dữ liệu để xây dựng báo cáo quản trị, cung cấp bức tranh toàn cảnh của kinh doanh và giám sát hoạt động.

Tìm hiểu về khóa học ngay tại đây.