Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, đây là những khó khăn thường gặp của nhiều người. Là thành viên của bộ ứng dụng Microsoft Office hoặc Microsoft 365 bao gồm các phần mềm phổ biến như Word, Excel, PowerPoint…, Microsoft Access là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý và làm việc với nhiều dữ liệu đồng thời. Hãy cùng khám phá Access là gì và lý do bạn nên sử dụng công cụ này.
ACCESS là một khái niệm có ý nghĩa gì?
1. Định nghĩa Access là gì?
Microsoft Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu được phát triển và bảo hành bởi Microsoft. Nó là một phần của bộ Microsoft Office và được sử dụng phổ biến trên các máy tính cá nhân và laptop chạy hệ điều hành Windows. Access là từ viết tắt của Microsoft Office Access, còn được gọi là MS Access.
Access là một công cụ giúp người dùng xử lý các công việc quản lý từ đơn giản đến phức tạp. Hiện nay, Access trở thành một công cụ hữu ích để hỗ trợ nhân viên văn phòng trong việc quản lý cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, Access còn cung cấp các công cụ lập trình để xử lý giao diện, tạo báo cáo và các mã lệnh khác.
Access là một công cụ sử dụng rất đơn giản, thích hợp cho cả những người chưa có kiến thức về lập trình. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về phần mềm này và tối ưu những tính năng bên trong, MS Access cũng cung cấp các công cụ để bạn tùy chỉnh theo ý người dùng.
2. Chức năng chính của Access
Với phần mềm Access, bạn có thể phát triển một hệ thống quản trị thông tin cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhanh chóng. Access còn hỗ trợ quản lý dữ liệu trong nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp, bao gồm thông tin khách hàng, cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, quản lý đơn hàng, đặt hàng và thông tin sản phẩm.
Ngoài ra, phần mềm Access còn cung cấp khả năng phát triển giao diện người dùng đơn giản để thực hiện nhập dữ liệu và lưu vào các bảng.
Access là một phần mềm có một số chức năng quan trọng như sau:
3. Cần có kiến thức gì khi làm việc với Access
3.1. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu, hay còn gọi là Database, là nơi lưu trữ thông tin.
Có nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau, ví dụ như Oracle, PostgreSQL, MySQL, MS SQL, Access, MongoDB (không SQL), ….
Loại dữ liệu (Data types) gì được lưu trong một cơ sở dữ liệu?
Khi nói đến Data types trong Database, chúng ta thường phân loại chúng theo mục đích sử dụng của loại dữ liệu đó. Ví dụ, nếu chúng ta muốn lưu trữ thông tin về họ và tên, chúng ta có thể sử dụng kiểu dữ liệu text. Ngược lại, nếu chúng ta muốn lưu trữ thông tin về tiền tệ hoặc các con số, chúng ta cần sử dụng kiểu dữ liệu Number.
Mỗi loại dữ liệu mà chúng ta muốn quản lý và lưu trữ trong công việc hàng ngày sẽ có một kiểu dữ liệu tương ứng, phù hợp với đặc tính và mục đích sử dụng.
Dữ liệu được Access quản lý như thế nào? (How data is organized)
Trong Access, dữ liệu được lưu trữ trong các bảng và có mối quan hệ với nhau. Đối với những người đã làm việc với Excel, điều này sẽ rất quen thuộc. Trên Excel, chúng ta sắp xếp thông tin trên các sheet khác nhau, và mỗi sheet chứa một loại thông tin cụ thể. Có thể hiểu rằng mỗi sheet trong Excel tương đương với một bảng trong Access.
3.2. Giao diện người dùng
Giao diện người dùng giúp chúng ta tương tác với chương trình, phần mềm hoặc hệ thống một cách dễ dàng nhất. Khi sử dụng Microsoft Access, chúng ta quan tâm đến các yếu tố sau đây:
Form để nhập dữ liệu – Input forms
Công cụ input forms giúp chúng ta nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu và chỉnh sửa dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu.
Output – Reports
Trong Microsoft Access, Output có thể được hiểu là các bảng báo cáo hoặc khả năng xuất dữ liệu theo các định dạng như Excel, PDF, file CSV…
VBA là viết tắt của ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications, được phát triển bởi Microsoft.
VBA là một ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong bộ Office, giúp làm cho ứng dụng trong Access linh hoạt và dễ sử dụng hơn. Nó cũng giúp kiểm soát hoạt động của hệ thống đang được tạo ra trong Access một cách đầy đủ hơn.
4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Access
Bước 1: Tạo cơ sở dữ liệu mới
Bước 2: Nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu:
5. Các đối tượng cơ bản trong Access
Trong access, có các đối tượng cơ bản như bảng, mẫu hỏi, biểu mẫu, báo cáo. Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loạt cửa sổ mở ra bên trong cửa sổ chính Access, và mỗi đối tượng sẽ được hiển thị trong một cửa sổ riêng.
Access là tên rút gọn của phần mềm Microsoft Access, hay còn được gọi là MS Access. Microsoft Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) được phát triển bởi Microsoft, là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office.
Access là một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu hoặc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ có khả năng hỗ trợ phát triển các giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin một cách nhanh chóng.
Access cho phép bạn phát triển một hệ thống quản trị thông tin nhanh chóng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra, Access còn hỗ trợ quản lý dữ liệu trong nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp lớn như thông tin khách hàng, cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, đơn hàng, đặt hàng và sản phẩm.
Access cung cấp cho chúng ta khả năng phát triển giao diện người dùng đơn giản, cho phép chúng ta nhập dữ liệu và lưu vào các bảng.
Giao diện người dùng của Access được thiết kế với một chuỗi các cửa sổ mở ra bên trong cửa sổ chính Access. Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm các Bảng, Truy vấn, Mẫu, Báo cáo, Macro, và Module. Mỗi đối tượng này sẽ xuất hiện trong một cửa sổ riêng biệt.
Trong Access, các thành phần cơ bản bao gồm:
Bảng là một công cụ dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể cụ thể và bao gồm nhiều hàng. Mỗi hàng trong bảng chứa các thông tin về một cá thể cụ thể của chủ thể đó.
Công cụ rewrite tiếng Việt này nhằm viết lại đoạn văn Input để tạo sự sáng tạo. Văn bản Input là một mẫu hỏi được sử dụng để sắp xếp, tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.
Biểu mẫu là một công cụ hỗ trợ tạo ra giao diện tiện lợi để nhập liệu hoặc hiển thị thông tin.
Báo cáo (report): Được tạo ra để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được lựa chọn và hiển thị.
Trong Access, các thành phần cơ bản bao gồm:
Bảng là một công cụ dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể cụ thể và bao gồm nhiều hàng. Mỗi hàng trong bảng chứa các thông tin về một cá thể cụ thể của chủ thể đó.
Công cụ rewrite tiếng Việt này nhằm viết lại đoạn văn Input để tạo sự sáng tạo. Văn bản Input là một mẫu hỏi được sử dụng để sắp xếp, tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.
Biểu mẫu là một công cụ hỗ trợ tạo ra giao diện tiện lợi để nhập liệu hoặc hiển thị thông tin.
Báo cáo (report): Được tạo ra để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được lựa chọn và hiển thị.
6. Câu hỏi thường gặp
6.1. Các tính năng chính trong Microsoft Access là gì?
6.2. Microsoft Access có khó không?
Về phần cơ bản, đây là một phần khá dễ hiểu đối với những người mới sử dụng. Chỉ cần sử dụng các thao tác kéo thả, bạn có thể thực hiện các truy vấn đơn giản, tạo form, và tạo bảng văn bản cho báo cáo.
Phần mở rộng: Đây là một phần phức tạp hơn, được xây dựng với những chức năng xử lý phức tạp hơn và những truy vấn phức tạp để tạo ra tài liệu. Không chỉ dừng lại ở đó, nếu bạn muốn tạo một Khóa học theo ý muốn, bạn cần có kiến thức về lập trình. Trong Microsoft Access, ngôn ngữ lập trình được sử dụng là VBA – Microsoft Visual Basic for Applications.
6.3. Access là gì?
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office được phát triển bởi Microsoft. Nó được thiết kế đặc biệt cho máy tính cá nhân và máy tính chạy trong mạng cục bộ.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm Access và những thông tin liên quan. Chúc bạn thành công trong quá trình tìm hiểu!
| ✅ Dịch vụ thành lập công ty | ⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc |
| ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh | ⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình |
| ✅ Dịch vụ ly hôn | ⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn |
| ✅ Dịch vụ kế toán | ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật |
| ✅ Dịch vụ kiểm toán | ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác |
| ✅ Dịch vụ làm hộ chiếu | ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin |
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!