Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641 – TK chi phí bán hàng

TK 641 là tài khoản thuộc lĩnh vực kế toán. Trong bài viết này, chúng ta sẽ chia sẻ về nguyên tắc kế toán của TK 641 và cách hạch toán chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển hàng đi bán, hoa hồng bán hàng. Anpha sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết trong bài viết này.

I. Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

1. Chi phí bán hàng là những khoản chi phí liên quan đến các hoạt động kinh doanh thực tế trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và sản phẩm, bao gồm các chi phí như lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển sản phẩm, hoa hồng bán hàng và chi phí lưu kho khi vận chuyển sản phẩm bán.

2. Chi phí bán hàng không được tính là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật Thuế khi có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã được hạch toán đúng theo chế độ kế toán. Thay vào đó, chi phí này chỉ được điều chỉnh vào chỉ tiêu B4 trong quyết toán thuế TNDN.

3. Tài khoản 641 được phân loại theo từng loại chi phí như: chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng và khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác. Tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh của từng công ty, có thể mở rộng phạm vi của tài khoản 641 để quản lý chi tiết các loại chi phí theo từng ngành nghề. Khi kết thúc kỳ kế toán, chi phí bán hàng sẽ được chuyển vào tài khoản nợ để xác định kết quả kinh doanh.

II. Quy định kế cấu và nội dung tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

1. Kết cấu tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Bên nợ	Bên có
Phản ánh các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm trong kỳ	– Các khoản chi phí được giảm trong kỳ – Kết chuyển tất cả chi phí bán hàng vào tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản 641: Chi phí bán hàng không có số dư cuối kỳ

2. Nội dung phản ánh tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng bao gồm 7 tài khoản cấp 2, bao gồm:

Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến nhân viên.

Cập nhật các chi phí liên quan đến nhân viên thực hiện các công việc bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm và hàng hóa, bao gồm: mức lương, phụ cấp ăn trong ca làm việc, công thức tính tiền công cũng như các khoản khấu trừ cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quỹ công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp.

2.2. Chi phí vật liệu và bao bì được ghi trong tài khoản 6412.

Các chi phí vật liệu, bao bì liên quan đến việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ bao gồm chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu và nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, cũng như vật liệu dùng cho sửa chữa và bảo quản các tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng.

2.3. Chi tiêu cho dụng cụ và đồ dùng sẽ được ghi vào tài khoản 6413.

Công cụ và dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa, bao gồm đồng hồ đo lường, máy tính và các phương tiện làm việc, đều được phản ánh trong chi phí.

2.4. Chi phí khấu hao Tài sản cố định (TSCĐ) được ghi vào tài khoản 6414.

Các chi phí khấu hao tài sản ở bộ phận bán hàng bao gồm phương tiện vận chuyển, kho chứa hàng, máy móc và thiết bị phục vụ cho bộ phận bán hàng.

2.5. Chi phí bảo hành của tài khoản 6415.

Công cụ này được sử dụng để thể hiện chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm và hàng hoá.

2.6. Chi phí dịch vụ mua ngoài được ghi trong tài khoản 6417.

Các khoản phí dịch vụ mua ngoài để phục vụ việc bán hàng, như phí hoa hồng cho đại lý, chi phí thuê kho bãi, vận chuyển sản phẩm, đều được phản ánh.

2.7. Chi phí khác được thanh toán từ tài khoản 6418.

Các chi phí khác phát sinh trong quá trình bán hàng như tiếp thị, quảng cáo, tổ chức hội nghị và tiếp khách sẽ được phản ánh.

III. Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

1. Lương, công, phụ cấp, bảo hiểm.

TK 641 – Chi phí bán hàng đang nợ.

TK 334 là khoản chi tiền lương và tiền công trả cho người lao động.

TK 3383 là Bảo hiểm xã hội.

3384 là số hiệu tài khoản của Bảo hiểm y tế.

TK 3386 là chương trình bảo hiểm thất nghiệp.

TK 3382 là một tài khoản KPCĐ.

2. Các sản phẩm, nguyên vật liệu và hàng hóa cung cấp để bán.

TK 641 – Chi phí bán hàng đang nợ.

Trong danh sách này, có ba tài khoản là 152, 153 và 242, đại diện cho các khoản chi tiêu cho công cụ, dụng cụ, và vật liệu mạng.

3. Khấu hao tài sản cố định để hỗ trợ hoạt động bán hàng.

TK 641 – Chi phí bán hàng đang nợ.

Tài khoản 214 ghi nhận sự hao mòn tài sản cố định.

4. Chi phí tiền điện và nước để phục vụ hoạt động bộ phận bán hàng.

TK 641 – Chi phí bán hàng đang nợ.

TK 133 có nợ là số tiền thuế GTGT.

Có các tài khoản 111, 112, 141, 331… Được sử dụng để thanh toán tổng số tiền.

5. Chi phí bảo trì tài sản cố định để hỗ trợ hoạt động bán hàng.

5.1. Khi xảy ra việc sửa chữa tài sản cố định một lần với giá trị cao và được phân bổ trong nhiều kỳ.

TK 242: Các khoản trả trước cần thanh toán.

TK 133 hiện đang có khoản nợ với mức thuế GTGT phải nộp.

TK 112, 331… Lập tổng tiền cần thanh toán.

➧ Phân chia đều theo tháng.

TK 641: Các khoản phí liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa.

Trong tài khoản 242, chi phí được thanh toán trước.

5.2. Khi xảy ra sự cố cần sửa chữa TSCĐ trước.

➧ Tổng hợp chi phí dự phòng bao gồm các chi phí chưa được kiểm tra trong kỳ.

TK 641 – Chi phí bán hàng đang nợ.

Chi phí phải trả là TK 335.

Số tài khoản dự phòng phải thanh toán là 352.

Khi thực tế xảy ra chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ):.

Các tài khoản 335, 352 đang nợ.

TK 133 có nợ là số tiền thuế GTGT.

Tổng số tiền thanh toán là 331, 112, 152 đồng.

6. Chi phí bảo hành (BH) của sản phẩm hàng hóa.

6.1. Khi khách hàng mua sản phẩm cùng giấy bảo hành sửa chữa, doanh nghiệp sẽ phải xác định số tiền phải trả cho việc bảo hành và sửa chữa.

TK 6415 đang có khoản nợ liên quan đến chi phí bán hàng.

TK 352 được dành riêng để trang trải chi phí dự phòng cần phải thanh toán.

Cuối kỳ kế toán, số tiền dự phòng phải trả về cho bảo hành và sửa chữa sản phẩm, hàng hóa được xác định là 6.2.

➧ Số tiền phải trả cho trường hợp dự phòng phải lớn hơn số tiền trả về BH sản phẩm.

TK 6415 đang có khoản nợ liên quan đến chi phí bán hàng.

TK 352 được dành riêng để trang trải chi phí dự phòng cần phải thanh toán.

➧ Khi xảy ra tình huống phải trả số tiền bảo hiểm dự phòng, số tiền này cần được xác định nhỏ hơn số tiền bảo hiểm phải trả cho sản phẩm.

TK 352 – Dự phòng phải trả đang có khoản nợ.

Chi phí bán hàng của chúng tôi là TK 6415.

7. Sản phẩm, hàng hóa được sử dụng để tặng kèm, quảng cáo.

7.1. Khi doanh nghiệp mua hàng hoặc sản xuất sản phẩm để sử dụng trong hoạt động khuyến mại và quảng cáo.

➧ Hàng hóa khuyến mại, quảng cáo miễn phí, không yêu cầu mua hàng để được hưởng.

TK 641: Các khoản phí liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa.

Giá vốn thành phẩm và hàng hóa của TK 155 và 156.

➧ Khi có hàng hóa khuyến mại hoặc quảng cáo có điều kiện, giá trị của sản phẩm khuyến mại sẽ được tính vào chi phí giá vốn hàng bán, tương đương với việc giảm giá hàng hóa.

7.2. Doanh nghiệp khi nhận hàng hóa, sản phẩm khuyến mại, quảng cáo từ nhà cung cấp, nhà phân phối sẽ không phải thanh toán tiền để thực hiện việc khuyến mại cho khách hàng.

Khi nhận hàng khuyến mãi, quảng cáo… Kế toán không ghi nhận vào sổ sách của doanh nghiệp khoản hàng hóa khuyến mãi này, kế toán chỉ theo dõi số lượng ngoài sổ kế toán và diễn giải trên thuyết minh BCTC hàng hóa nhận giữ hộ.

➧ Khi chương trình khuyến mãi kết thúc, quảng cáo đã được thực hiện và hàng khuyến mại còn lại không được yêu cầu trả lại, kế toán sẽ ghi nhận vào khoản thu nhập khác.

TK 156 còn tồn đọng nợ hàng hóa theo giá trị hợp lý.

TK 711 có thu nhập khác.

8. Hoa hồng trong kinh doanh.

TK 641: Các khoản phí liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa.

TK 133 có nợ: Thuế GTGT.

Tổng số tiền cần thanh toán là TK 331, 111 và 112.

9. Nâng cao hiệu quả trong việc giảm chi phí bán hàng.

Số tiền thanh toán tổng cộng cho các tài khoản nợ 112 và 331 là bao nhiêu?

TK 641 là tài khoản Chi phí bán hàng.

TK 133 là tài khoản thuế GTGT.

10. Cuối kỳ, thực hiện việc chuyển đổi chi phí.

Kết quả hoạt động kinh doanh của TK 911 đã được xác định.

TK 641 là tài khoản chi phí bán hàng.

IV. Một số câu hỏi thường gặp về tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

1. Công ty của tôi đã mua 100 giỏ quà tết để dành tặng cho những khách hàng thân thiết, những người đã mua hàng nhiều từ công ty. Liệu chi phí này có được tính vào tổng chi phí của công ty không?

Chi phí mua quà tết dùng để biếu tặng khách hàng, công ty bạn phải xuất hóa đơn đầu ra ghi nhận biếu tặng không thu tiền, số tiền mua hàng công ty chi ra được đưa vào chi phí bán hàng.

2. Tôi làm việc cho một công ty kinh doanh nhập khẩu trái cây từ nước ngoài để bán. Vì không có kho hàng đông lạnh để bảo quản sản phẩm, chúng tôi đã ký hợp đồng thuê một kho lâu dài từ một đơn vị khác để giữ gìn chất lượng trái cây. Vậy, liệu chi phí này có được tính vào chi phí của công ty tôi không?

Trường hợp công ty không có kho hàng để bảo quản sản phẩm và thuê kho đơn vị khác để bảo quản sản phẩm thì công ty bạn phải đăng ký địa điểm kho hàng của công ty, có đầy đủ hợp đồng, chứng từ, hóa đơn chứng minh thì chi phí thuê kho được đưa vào chi phí của doanh nghiệp.

Công ty tôi đã thuê một nhóm cá nhân để tiến hành quảng cáo sản phẩm trong siêu thị. Tôi muốn biết liệu chi phí trả cho nhóm này có được tính vào chi phí của công ty hay không?

Khoản chi dùng để quảng bá sản phẩm công ty có hợp đồng thỏa thuận giữa cá nhân và công ty, chứng từ thanh toán đầy đủ thì được đưa vào chi phí bán hàng của công ty.

Vũ Thơm là nhân viên Kế toán tại công ty Anpha.