Base Work+ có gì đặc biệt mà hàng nghìn doanh nghiệp Việt đang sử dụng?

Ông Phạm Kim Hùng, nhà sáng lập, Giám đốc điều hành Base.vn

Công nghệ ngày nay đã phát triển phi thường và chúng ta đang tiến vào thời đại số hóa mọi hoạt động trong cuộc sống. Đối với các doanh nghiệp, họ cũng đã tìm cách tìm giải pháp để số hóa quy trình làm việc của mình, nhằm đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, không phải việc chuyển đổi số đơn thuần là đảm bảo thành công. Theo báo cáo mới nhất vào năm 2018, doanh nghiệp đã chi khoảng 1,3 nghìn tỷ USD để thực hiện quá trình chuyển đổi số, nhưng tỷ lệ thất bại lên đến 70% chỉ có 16% thành công. Nguyên nhân vì sao lại như vậy?

Các doanh nghiệp chủ yếu gặp vấn đề do kỳ vọng sai lầm về một sản phẩm số có khả năng giúp họ thực hiện mọi công việc. Họ cũng hy vọng có sự thay đổi ngay lập tức mà không thực sự hiểu rõ công nghệ.

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp trở nên thông minh hơn và đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng được hai yếu tố: con người thông minh hơn và làm chủ công nghệ.

Đối với yếu tố thứ hai, doanh nghiệp không cần phải có bộ phận chuyên về công nghệ thông tin để làm chủ công nghệ. Họ có thể tự chủ động với công nghệ mà không cần sự trợ giúp từ ai khác. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm được một công cụ số, một nền tảng giúp họ làm chủ công nghệ mà không cần hiểu biết quá sâu về công nghệ. Có vẻ như bộ công cụ Base Work+ của công ty Base.Vn là sản phẩm phù hợp với tiêu chí này.

Base Work+ bao gồm 3 sản phẩm Base Request, Base Wework và Base Workflow. Các sản phẩm này đã được thiết kế nhằm tối ưu hóa hoạt động quản trị của doanh nghiệp, từ việc quản lý nhân viên, phòng ban cho đến các dự án. Bằng cách đơn giản hóa quy trình và loại bỏ những thủ tục phức tạp, Base Work+ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Base Request.

Base Request là một phần mềm giúp xử lý các yêu cầu và đề xuất từ nhân viên một cách dễ dàng. Với phần mềm này, nhân viên có thể dễ dàng đưa ra các đề xuất và người lãnh đạo của doanh nghiệp có thể phê duyệt một cách nhanh chóng. Ví dụ, nhân viên có thể sử dụng phần mềm để xin nghỉ phép một ngày hoặc đề xuất khen thưởng. Tất cả những yêu cầu và đề xuất này có thể được nhập vào một biểu mẫu và biểu mẫu này được thiết kế để dễ nhìn và hiểu cho người lãnh đạo.

Từ người đứng đầu tổ chức đến các lãnh đạo các phòng ban, đều có thể phê duyệt các đề xuất thông qua cơ chế phân quyền và trao quyền linh hoạt theo các luồng phê duyệt. Thông tin được hiển thị một cách thống nhất và chuẩn hóa. Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, việc này rất hữu ích vì nếu không có một phần mềm như Base Request, quy trình phê duyệt sẽ trở nên chậm chạp do thông tin phải đi qua nhiều phòng ban và cấp lãnh đạo. Khi công việc bị giải quyết chậm, sẽ gây áp lực cho doanh nghiệp.

Các nhân viên mới thường có mong muốn thể hiện năng lực bằng cách đóng góp ý kiến và đề xuất sáng kiến. Tuy nhiên, họ không biết cách gửi ý tưởng và đề xuất của mình cho người phê duyệt. Base Request được tạo ra để giúp họ vượt qua khó khăn này.

Base Request không chỉ có phiên bản trên PC mà còn có phiên bản trên smartphone, điều này giúp người lãnh đạo có thể xử lý các yêu cầu bất kỳ khi nào và ở bất kỳ đâu.

Base Wework.

Base Wework là một phần mềm quản lý công việc và dự án, được sáng lập và điều hành bởi ông Phạm Kim Hùng. Ông cho biết rằng từ góc độ của một người quản lý, họ hiểu rõ những khó khăn mà nhân viên gặp phải khi tổ chức, sắp xếp và theo dõi công việc hàng ngày. Việc biết rõ nhân viên đang làm gì, số lượng công việc đến hạn, và những công việc khẩn cấp cần xử lý thường gặp khó khăn. Hơn nữa, việc đánh giá công việc của nhân viên trở nên thiếu minh bạch và khách quan do dữ liệu không được tập trung. Vì vậy, Base Wework đã được xây dựng nhằm giải quyết những vấn đề này.

ông Phạm Kim Hùng giới thiệu Base Wework đến các khách hàng

Nếu Base Request là phần mềm cho người lãnh đạo phê duyệt đề xuất của nhân viên, thì Base Wework là công cụ cho nhân viên báo cáo tiến độ công việc cho lãnh đạo từng Phòng Ban, từng dự án để tăng cường quản lý.

Base Wework có ưu điểm là cung cấp 15 phương pháp quản lý khác nhau và 5 phương pháp hiển thị đa dạng như danh sách, bảng, biểu đồ Gantt, dòng thời gian và chu kỳ. Điều này giúp người lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng hơn về tiến độ công việc.

Base Wework đã được phát triển đến phiên bản thứ hai, với việc bổ sung một số tính năng mới. Tính năng Milestone cho phép xác định mục tiêu và thời gian hoàn thành cụ thể. Tính năng More Insight cho phép người dùng biết số lượng phòng ban và công việc đã hoàn thành, người có số công việc phải xử lý nhiều nhất và người trễ việc. Phần mềm này cung cấp báo cáo chi tiết về kết quả của từng Milestone và theo các mốc thời gian tùy chỉnh.

Base Wework hiện đang được sử dụng bởi hơn 2000 doanh nghiệp, với hơn 300.000 dự án hoặc nhóm đang triển khai trên nền tảng này. Đồng thời, có khoảng 10 triệu cuộc thảo luận đang diễn ra và 5 triệu công việc đã được hoàn thành trên Base Wework.

Base Workflow.

Base Wework là một phần mềm được sử dụng để quản lý từng công việc và dự án. Trong khi đó, Base Workflow là một công cụ quản lý quy trình toàn diện, bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau giữa các phòng ban.

ông Trịnh Ngọc Bảo, Giám đốc Vận hành Base.vn giới thiệu phần mềm Base Workflow

Trong một doanh nghiệp, việc chỉ sử dụng phần mềm để quản lý từng công việc không đủ. Cần có sự phối hợp và tham gia của nhiều Phòng, Ban trong hàng trăm quy trình của doanh nghiệp. Khi quy trình có nhiều bước và liên quan đến nhiều bộ phận, dữ liệu có thể bị phân tán, lặp lại và gây ra sai sót. Để giải quyết vấn đề này, Base Workflow đã được phát triển.

Theo Giám đốc vận hành Base.Vn, ông Trịnh Ngọc Bảo, phần mềm Base Workflow không chỉ giúp số hóa quy trình mà còn tạo điều kiện để toàn bộ các quy trình được vận hành hiệu quả trên nền tảng công nghệ thay vì sử dụng bản vẽ trên giấy như trước đây. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ quá trình thực thi, kiểm soát, đo lường, tương tác và tối ưu hóa các luồng trao đổi thông tin cũng như quá trình hoạt động.

Hình trên thể hiện rằng phần mềm Base Workflow cho phép các lãnh đạo theo dõi quy trình công việc một cách dễ dàng. Các công việc đang tiến hành được đánh dấu bằng ô màu trắng, công việc bị tắc nghẽn được đánh dấu bằng màu đỏ và công việc đã hoàn thành được đánh dấu bằng màu xanh. Phần mềm sẽ cập nhật và thông báo theo thời gian thực khi một nhiệm vụ được hoàn thành. Nhân viên và lãnh đạo có thể tương tác, trao đổi thông tin và thảo luận trực tiếp trên hệ thống.

Ông Đỗ Thành Huy, CEO của Smile Care, đã cho biết rằng trước đây công ty sử dụng phần mềm quản trị của Oracle nhưng không mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, kể từ khi chuyển sang sử dụng bộ công cụ Base Work+ (bao gồm 3 phần mềm nói trên), hoạt động của doanh nghiệp đã được cải thiện đáng kể.

Có khoảng 3000 doanh nghiệp hiện đang sử dụng phần mềm của Base.Vn, bao gồm Bamboo Airways, VIB Bank, ACB, Sacombank, VPBank, VinCommerce, The Coffee House, Pizza Hut, Đại Việt Group, MK Group, 30 Shine, TrueMoney, Decathlon, Sage và NextTech…