Workshop là gì? 4 bước tổ chức 1 buổi workshop thành công!

Workshop là thuật ngữ đang xuất hiện khá nhiều trên các trang mạng xã hội và Internet. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta vẫn chưa biết workshop là gì? Vì thế, trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu khái niệm và cách tổ chức 1 buổi workshop thành công nhé!

» Tham khảo: Các kỹ năng của nhà quản trị

Workshop là gì?

Workshop là 1 buổi hoặc 1 chuỗi hoạt động nhằm trao đổi, thảo luận về 1 chủ đề nhất định. Đối tượng tham gia workshop là những người có nhu cầu giao lưu, học hỏi và trau dồi thêm kiến thức về cùng chủ đề, lĩnh vực đó.

Một buổi workshop sẽ có 2 thành phần chính tham gia là: Speaker (diễn giả) và người tham dự. Diễn giả có thể có 1 hoặc nhiều người cùng lúc. Họ sẽ đóng vai trò là những chuyên gia trong chủ đề thảo luận và chia sẻ những kiến thức, góc nhìn của mình với khách mời tham dự (những người quan tâm đến chủ đề đó).

Mỗi buổi workshop thường sẽ diễn ra từ 2 – 4 tiếng đồng hồ. Trong thời gian đó, các speaker và khách mời sẽ thảo luận với nhau các vấn đề xoay quanh chủ đề đặt ra từ trước. Bao gồm việc cung cấp các thông tin mới và giải đáp thắc mắc.

Mỗi buổi workshop không giới hạn số lượng và đối tượng tham gia, quy mô lớn hay nhỏ sẽ tùy thuộc vào khả năng của ban tổ chức. Cũng không có quy chuẩn cụ thể nào đối với địa điểm tổ chức workshop, chỉ cần đó là nơi đủ rộng thoáng, sạch sẽ tạo sự thuận tiện và thoải mái cho người tham dự là được.

Phân loại workshop

Tùy vào từng mục đích của ban tổ chức mà người ta phân chia các buổi workshop như sau:

1. Workshop giao lưu, chia sẻ kiến thức

Đây là hình thức phổ biến và cũng dễ dàng tổ chức nhất của workshop. Quy mô của mỗi buổi giao lưu này dao động từ vài chục đến vài trăm người tham gia và kéo dài khoảng 3 – 4 giờ đồng hồ. Tại đây, các chuyên gia hay diễn giả có chuyên môn sẽ chia sẻ kinh nghiệm cũng như các kiến thức chuyên ngành đến với khách mời tham dự.

Sau đó, khoảng 1/3 thời gian còn lại sẽ dùng để giao lưu và giải đáp thắc mắc. Nhờ đó, người tham gia sẽ vừa cập nhật được các kiến thức mới lại vừa có thể học hỏi được kinh nghiệm hữu ích có thể áp dụng cho bản thân sau này.

2. Workshop thực hành

Có workshop thiên về học thuật thì cũng sẽ có những buổi workshop thiên về thực hành. Những buổi diễn thuyết như thế này thường được tổ chức trong nội bộ để năng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên.

Trong buổi workshop này, người tham gia sẽ được speaker chia sẻ kinh nghiệm làm việc và được hướng dẫn thực hành trực tiếp để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể hiểu và thực hành 1 cách hiệu quả như mong đợi. Chính vì thế mà đối tượng tham gia những buổi workshop này đa số đều có mục đích cụ thể là nâng cao chuyên môn.

3. Workshop để Marketing

Buổi workshop này được tổ chức để quảng bá 1 sản phẩm hoặc thương hiệu mới đến với người tiêu dùng. Quy mô của chương trình này khá lớn lên tới hàng trăm khách mời tham gia và yêu cầu trong khâu chuẩn bị cũng cao hơn. Mọi thứ đều phải chuẩn bị kỹ lượng sao cho phù hợp với sản phẩm, thương hiệu muốn quảng bá để mỗi khách mời đều có thể nhớ và hiểu rõ về sản phẩm của họ.

Một buổi workshop marketing sẽ có sự tham gia của đại diện bên nhãn hàng, các chuyên gia trong ngành và khách mời. Theo đó, đại diện nhãn hàng và các chuyên gia sẽ giới thiệu và giải thích các vấn đề liên quan đến sản phẩm như: Tên, chức năng, thành phần, đối tượng sử dụng, giá bán… với những khách mời của họ.

Tùy vào từng sản phẩm cụ thể, ban tổ chức có thể mời người tham dự dùng thử sản phẩm ngay tại hội trường hoặc gửi tặng quà để họ mang về dùng. Nhãn hàng sẽ thu thập những nhận xét, đánh giá sau khi trải nghiệm để cải thiện hoặc dùng làm tư liệu thực tế để quảng cáo sản phẩm.

Quy trình tổ chức workshop chi tiết

Để 1 sự kiện diễn ra suôn sẻ thì chúng ta cần có 1 bản kế hoạch, quy trình cụ thể và workshop cũng vậy. Ban tổ chức cũng sẽ lên kế hoạch chi tiết từ khâu chuẩn bị đến khi sự kiến kết thúc.

1. Công tác chuẩn bị

Quá trình chuẩn bị có vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của 1 buổi workshop. Ban tổ chức sẽ cần thực hiện những công việc sau:

– Xác định mục đích, chủ đề cũng như mục tiêu muốn đạt được thông qua buổi workshop này.

– Xác định đối tượng tham gia.

– Lên danh sách nhân viên: Quản lý, người hướng dẫn, thư ký…

– Tạo 1 chương trình nghị sự – agenda.

– Xác định và bài trí địa điểm diễn ra hội thảo sao cho phù hợp với nội dung và mục đích tổ chức.

– Lập kịch bản và gửi đến cho đối tác cùng khách mời tham gia.

– Tổ chức các khảo sát nhanh (phỏng vấn, phiếu hỏi) đối với người tham dự để biết được đánh giá của họ về buổi hội thảo (Tiến hành nếu có thời gian).

2. Xác định vai trò của những người tham dự

Mỗi 1 buổi hội thảo sẽ có sự tham gia của nhiều đối tượng với các vai trò khác nhau. Ban tổ chức cần xác định được vai trò của họ để thu được kết quả mong muốn. Cụ thể như:

• Nhà tài trợ

Nhà tài trợ không nhất thiết phải xuất hiện trong khi diễn ra workshop và cũng không chịu trách nhiệm về kết quả đạt được. Thông thường, họ sẽ chỉ hỗ trợ 1 số vấn đề như địa điểm, kinh phí tổ chức.

• Người tổ chức, điều phối

Đúng như tên gọi, người điều phối là người có vai trò chủ chốt trong buổi hội thảo. Họ sẽ theo sát kể từ khâu chuẩn bị cho đến khi workshop kết thúc. Vì thế, vị trí này yêu cầu cần có khả năng bao quát tốt. Có thể phối hợp, làm việc cùng lúc với nhiều bộ phận khác nhau để giải quyết các vấn đề phát sinh.

• Người ghi chép

Người ghi chép sẽ phụ trách ghi chép lại các quyết định đưa ra theo form sẵn có. Một người ghi chép tốt cần có:

– Sự tập trung.

– Khả năng chọn lọc thông tin.

– Câu từ dễ hiểu, hiệu quả.

– Cách sắp xếp khoa học.

• Người giám sát thời gian

Nhân viên giám sát thời gian có trách nhiệm bảo đảm các hạng mục diễn ra theo đúng khung giờ đã được lên kế hoạch từ trước. Họ thường làm việc sau hậu trường để bao quát cả buổi hội thảo (ở góc độ thời gian).

Những dụng cụ cần thiết cho 1 người giám sát thời gian:

– Bản tóm tắt lịch trình.

– Bút, sổ ghi chép.

– Đồng hồ.

• Người tham dự

Những người tham dự hay khán giả là các chuyên gia trong lĩnh vực được bàn luận tới và những người quan tâm đến lĩnh vực đó. Khi tham dự, họ sẽ cung cấp cho ban tổ chức 1 số thông tin cá nhân, quan điểm về chủ đề bàn luận. Ngoài ra, họ cũng sẽ lắng nghe ý kiến của người khác và cùng nhau thảo luận 1 cách lành mạnh, khách quan.

Tiến hành buổi workshop

Đầu tiên, người điều phối sẽ thông báo về chủ đề, mục đích cũng như kết quả mong đợi của workshop. Sau đó, sẽ là thời gian chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và cuối cùng là thời gian giao lưu và giải đáp thắc mắc.

Để buổi workshop được diễn ra suôn sẻ thì ban tổ chức cần tuân thủ 1 số quy tắc như sau:

– Tôn trọng quan điểm của những người tham dự.

– Tiến hành thảo luận dựa trên tinh thần chia sẻ, cùng học hỏi.

– Phân chia mốc thời gian cụ thể để không ảnh hưởng tới các hoạt động tiếp theo.

– Không lan man, hãy tập trung vào chủ đề chính.

– Không có những lời nói, hành động đả kích, miệt thị với người tham dự.

– Tổng hợp ý kiến và đưa ra đồng thuận sau khi buổi thảo luận kết thúc.

– Người điều phối cần định hướng, duy trì sự tập trung và ổn định trong suốt buổi workshop.

3. Tổng kết sau khi kết thúc workshop

Sau khi workshop kết thúc, người điều phối sẽ tiếp tục làm việc với các chủ đề, hạng mục được thảo luận và ghi nhận. Tổng hợp và hoàn thành tài liệu liên quan rồi gửi chúng cho những người tham dự và bên liên quan.

Kết luận

Trên đây là 1 số thông tin khái về workshop là gì? Có thể thấy, đây là hoạt động ý nghĩa vừa có lợi cho ban tổ chức vừa có lợi cho người tham dự. Hy vọng, mô hình này sẽ ngày càng được mở rộng và được đón nhận nhiều hơn trong tương lai.