Rất Hay: Cách tìm và thay thế từ trong word

Bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace trong Word để tìm các từ cụ thể trong tài liệu của mình và sau đó thay thế chúng trong trường hợp tài liệu đó cần thực hiện những thay đổi theo nhu cầu. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn thường mắc lỗi chính tả trong khi nhập liệu.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cách để sử dụng tính năng Find and Replace trong Word mà người dùng nào cũng cần biết:

Hướng dẫn tìm và thay thế văn bản trong Word

Bước 1: Mở tài liệu Microsoft Word có từ hoặc cụm từ cần tìm kiếm và thay thế trên máy tính Windows.

Bước 2: Kích chọn thẻ Home trên thanh công cụ ribbon. Sau đó chọn tùy chọn Replace dưới nhóm công cụ Editing ở góc ngoài cùng bên phải. Ngoài ra bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để kích hoạt hộp thoại Find and Replace.

Bước 3: Nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn xác định vị trí trong tài liệu Word của mình vào khung trống bên phải mục Find what dưới thẻ Find.

Bước 4: Sau đó bấm nút Find Next. Ngay lập tức Word sẽ chuyển đến đúng vị trí đầu tiên của từ hoặc cụm từ cần tìm kiếm trong nội dung tài liệu.

Lưu ý: Để kết quả tìm kiểm trở nên tường minh hơn, bạn bấm nút Reading Highlight > Highlight All để Word đánh dấu toàn bộ từ hoặc cụm từ mà bạn tìm kiếm bằng màu sắc.

Bước 5: Trong trường hợp bạn cần tìm kiếm và thay thế từ hoặc cụm trong tài liệu Word hiện tại. Cũng trong hộp thoại Find and Replace, bạn chọn thẻ Replace. Sau đó nhập từ hoặc cụm từ cần tìm và thay thế vào khung trống bên phải mục Find what.

Bước 6: Tiếp theo nhập từ hoặc cụm từ mà bạn muốn thay thế trên khung trống bên phải mục Replace with.

Bước 7: Bấm nút Replace và Word sẽ tự động tìm kiếm từ khóa có liên quan, sau đó từ hoặc cụm từ cần thay đổi sẽ được thay thế vào vị trí của từ hoặc cụm từ cũ.

Bước 8: Trong trường hợp tài liệu Word cần xử lý có nhiều trang, thay vì bấm nút Replace bạn chỉ cần bấm nút Replace All. Microsoft Word sẽ hiển thị bảng thông báo, yêu cầu bạn xác nhận về các thay thế sẽ được thực hiện trong tài liệu Word. Bấm nút OK để áp dụng.

Lưu ý: Chức năng Find and Replace trong Word không phân biệt chữ hoa hay chữ thường mà sẽ hiển thị tất cả các kết quả của từ đó.

Khi nào sử dụng tính năng Find and Replace của Microsoft Word

Tính năng cốt lõi của Find and Replace trong Microsoft Word là cho phép người dùng tìm kiếm văn bản đích, đó có thể là một từ cụ thể, một kiểu định dạng hay một chuỗi ký tự đại diện và thay thế chúng bằng bất cứ thứ gì bạn muốn. Thông thường, dưới đây là những lý do tại sao bạn nên sử dụng tính năng Find and Replace:

Khi muốn duy trì tính nhất quán tuyệt đối trong tài liệu.
Khi muốn tăng tốc các tác vụ nhập và định dạng.
Khi phát hiện ra lỗi trong tài liệu và bạn muốn tìm sau đó thay thế những lỗi đó.
Thêm các ký tự đặc biệt vào các từ.
Chỉnh sửa từng phần từ và cụm từ.
Sửa chữa những từ mà bạn có thể đã viết sai chính tả một cách vội vàng.
Loại bỏ khoảng trống thừa

Như vậy tính năng Find and Replace trong Microsoft Word có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm lỗi và sau đó thay thế chúng.

Xem thêm: