Sao y công ty là gì? (cập nhật 2022)

Sao y là một trong những thủ tục hành chính thường xuyên diễn ra trong cuộc sống thực tiễn hằng ngày xung quanh chúng ta. Tuy nhiên không phải ai cũng biết về định nghĩa của sao y cũng như các giá trị pháp lý mà bản sao y mang lại. Sau đây, xin mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn thế nào là sao y và sao y công ty là gì nhé!

1. Sao y là gì?

Bản sao y (hay tên gọi đầy đủ là bản sao y công chứng) là bản sao đầy đủ nội dung, thể thức của bản gốc và được công chứng, chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền được Nhà nước cấp phép hoạt động. Bản sao y này theo quy định của pháp luật phải được sao y từ bản chính/ bản gốc.

Hiện nay, Chính phủ đã ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP để điều chỉnh các quy định về công tác văn thư, nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 05/3/2020.

Theo đó, tại khoản 8 và khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

• Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
• Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Như vậy sao y bản chính tức là việc ghi chép lại một cách chính xác nhất những nội dung và hình thức của văn bản chính sang một bản khác và bản sao y có giá trị pháp lý như bản gốc khi nó được chứng thực theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP bởi những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền.

Đồng thời, căn cứ theo khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì sao y bao gồm các hình thức như sau:

Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
• Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

2. Thẩm quyền sao y

Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về Thẩm quyền sao văn bản như sau:

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

– Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Sao y công ty là gì?

Như đã phân tích ở trên, sao y là bản sao có đầy đủ nội dung của văn bản gốc và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực. Như vậy, một Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu:

Những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền sau đây sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu:

– Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

* Dùng trong doanh nghiệp, tổ chức: Con dấu này được sử dụng trong việc cần xác thực các giấy tờ, văn bản photo từ bản gốc do chính doanh nghiệp, tổ chức ban hành. Khi đóng dấu bắt buộc phải có bản gốc của văn bản để đối chiếu. Như vậy thì việc đóng dấu sao y bản chính đó là có giá trị. Tuy nhiên nếu như là đóng dấu sao y bản chính ở công ty khác thì không được phép.

Doanh nghiệp, tổ chức không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu vượt quá thẩm quyền con dấu được sử dụng không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.

* Dùng trong các văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước:

– Xác thực các giấy tờ bản sao từ các bản chính của mọi ngành nghề, công việc khác nhau. Khi chứng thực bắt buộc phải xuất trình chứng minh thư gốc của người cần công chứng.

– Xác thực bản sao của các giấy tờ hợp đồng lao động của doanh nghiệp trong nước.

Như vậy từ các quy định trên, có thể thấy rằng, công ty không có thẩm quyền sao y bản chính.

Việc công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn… hoàn toàn không có giá trị pháp lý bởi chỉ có một số cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

Đối với các văn bản do chính công ty ban hành dùng trong nội bộ công ty hoặc với các doanh nghiệp khác mà đã thỏa thuận từ trước thì khi đóng dấu sao y bản chính là hợp pháp và bản sao y bản chính sẽ có giá trị trong phạm vi nhất định, không có giá trị như việc sao y do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện.

4. Các câu hỏi thường gặp

– Thế nào là sao y?

Căn cứ theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

– Cơ quan nào có thẩm quyền sao y?

Theo Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

– Quy trình thực hiện việc sao y như thế nào?

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

– Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự).

– Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

– Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

– Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề sao y công ty là gì, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về sao y công ty là gì vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau:

Hotline: 19003330

Gmail: [email protected]

Website: accgroup.vn

✅ Dịch vụ thành lập công ty ⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh ⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình ✅ Dịch vụ ly hôn ⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn ✅ Dịch vụ kế toán ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật ✅ Dịch vụ kiểm toán ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác ✅ Dịch vụ làm hộ chiếu ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin