Quy chế phối hợp giữa các phòng ban

Thiết lập mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận giúp cải thiện và nâng cao hiệu suất làm việc. Đồng thời tạo mối liên kết giữa đội ngũ nhân viên, góp phần thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và xây dựng vững tảng vững chắc cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Vậy tầm quan trọng của sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty là gì? Làm thế nào để xây dựng quy trình phối hợp làm việc giữa các phòng ban? Cùng theo dõi chi tiết hơn qua bài viết dưới đây của Tanca.

Tại sao phải xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban?

Bộ máy của doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp có quy mô lớn thường được tổ chức thành nhiều bộ phận khác nhau. Để đảm bảo các hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả, đòi hỏi các ban phải phối hợp chặt chẽ và nhịp nhàng.

Tuy nhiên, để xây dựng được quy trình phối hợp giữa các bộ phận cho một doanh nghiệp hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng giúp các thành viên thực hiện nhiệm vụ được giao theo đúng trình tự.

Mục đích của quá trình làm việc là đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và hiệu quả công việc. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình làm việc là cơ sở để dự báo chính xác năng suất công việc. Đồng thời không ngừng cải tiến lề lối làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.

Vì vậy, việc xây dựng quy trình làm việc cụ thể giữa các bộ phận là vô cùng quan trọng. Một quy trình phối hợp giữa các bộ phận được chuẩn hóa và thực hiện tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và doanh nghiệp, cụ thể:

• Giúp tăng năng suất và hiệu quả của các bộ phận trong doanh nghiệp, phù hợp với mục tiêu kinh doanh cụ thể.
• Tối ưu hóa nguồn lực, giảm chi phí và thời gian bằng cách cải tiến hoạt động, đảm bảo hiệu suất công việc trôi chảy.
• Giúp cải thiện và nâng cao năng suất làm việc của cá nhân và nhóm. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc.
• Giảm thiểu đáng kể rủi ro trong quá trình vận hành nhờ từng công việc được chuẩn hóa theo thứ tự.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
• Giúp nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp thông qua việc tạo ra sự đột phá và sáng tạo trong công việc, giúp đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.

Xem thêm: 11+ Phần mềm vẽ quy trình làm việc

Cách tạo quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả

Để xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban cho doanh nghiệp được chuẩn hóa và hiệu quả cho công ty hoặc tổ chức của mình, bạn nên thực hiện các bước sau:

Xác định nhu cầu và mục tiêu công việc

Bước đầu tiên khi tạo lập quy trình làm việc hợp tác giữa các bộ phận là xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc. Lúc này, các nhà quản lý cần xác định cụ thể nhu cầu công việc cần làm để áp dụng tiêu chuẩn mới, xây dựng các tài liệu cơ bản để nhân viên làm theo.

Việc xác định mục đích công việc sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước tiến hành công việc, phương pháp, thời gian thực hiện và tần suất thực hiện công việc.

Xác định phạm vi thiết lập quy trình

Khi xác định được phạm vi công việc sẽ giúp ban quản trị biết được ai có thể áp dụng quy trình phối hợp giữa các bộ phận này, có thể là cá nhân, nhóm hay phòng ban.

Quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian và các lĩnh vực khác nhau để đạt được hiệu suất cao nhất.

Xác định các nội dung chính

Khi xây dựng quy trình phối hợp giữa các bộ phận, bạn cần nắm bắt chính xác những thông tin quan trọng về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời xác định trách nhiệm và phạm vi công việc của từng bộ phận cụ thể.

Nhằm phân tích đúng nội dung cần có trong quy trình làm việc, bạn cần dựa vào các yếu tố sau:

• Input: Xác định đầu vào của quy trình làm việc bao gồm những gì.
• Output: Đầu ra của quy trình làm việc được tạo ra bởi những yếu tố nào.
• Sử dụng phương pháp 5W + 1H và 5M để làm rõ vấn đề liên quan.

What – Cái gì: Xác định nội dung công việc.

Why – Tại sao: Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc.

When – Khi nào: Chỉ định thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc công việc.

Where – Ở đâu: Chỉ định vị trí thực hiện.

Who – Ai: Xác định nhân sự trực tiếp thực hiện công việc, người giám sát và hỗ trợ mọi người.

How – Làm thế nào: Xác định các phương pháp thực hiện công việc.

Trong phương pháp 5M bao gồm:

Manpower – Nguồn nhân lực: Nhân sự thực hiện công việc có đảm bảo trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất cần thiết hay không.

Money – Tiền: Ngân sách để thực hiện công việc là bao nhiêu và giải ngân bao nhiêu lần.

Material – Vật liệu: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung cấp và tiêu chuẩn nguyên vật liệu đầu vào là gì.

Machine – Máy móc, công nghệ: Tiêu chuẩn của máy là gì, bạn có thể lựa chọn ứng dụng công nghệ hoặc phần mềm quản lý doanh nghiệp nào để thực hiện công việc.

Method – Phương pháp làm việc: Làm việc theo phương pháp sẽ mang lại hiệu quả cao nhất.

Kiểm soát quá trình làm việc giữa các bộ phận

Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc giữa các bộ phận. Nhà quản trị cần xác định các phương pháp kiểm tra và giám sát toàn bộ quy trình. Điều này giúp đảm bảo đánh giá đúng mức, có sự điều chỉnh phù hợp cho bộ máy vận hành của doanh nghiệp.

Xác định nội dung cần kiểm tra

Mục đích của bước này là để kiểm tra xem công việc có được thực hiện theo các tiêu chuẩn quy định hay không. Nội dung quan trọng trong danh sách kiểm tra bao gồm: Các giai đoạn, điểm kiểm soát, tài liệu, nhân sự kiểm tra, thiết bị được sử dụng, hồ sơ…

Việc xác định thời điểm kiểm tra sẽ giúp bạn đo lường tính khả thi của quy trình làm việc giữa các bộ phận. Vì vậy, tiền thử nghiệm được coi là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của phương pháp thử nghiệm.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các phần mềm hỗ trợ. Chẳng hạn như phần mềm quản lý nhân sự Tanca để đảm bảo sự giám sát chặt chẽ của từng nhân viên và tránh sự cố phát sinh khi thực hiện công việc.

Mô tả các bước công việc

Để nhân viên có thể dễ dàng áp dụng quy trình làm việc vào thực tế, nhà quản trị cần mô tả chi tiết các bước như:

• Mô tả chi tiết từng bước trong quy trình làm việc.
• Chỉ định cách thực hiện các bước trong công việc.
• Trong trường hợp việc diễn giải khó và phức tạp, bạn cần có tài liệu hướng dẫn thực hiện.

Hoàn thiện các định nghĩa và tài liệu kèm theo

Quá trình phối hợp giữa các bộ phận sau khi hoàn thành cần kèm theo giải thích các thuật ngữ, tài liệu để toàn thể nhân viên nắm bắt chi tiết và áp dụng hiệu quả vào quá trình làm việc. Định nghĩa và tài liệu đi kèm càng rõ ràng thì công việc sẽ càng dễ dàng hơn.

Xem thêm: Ảnh hưởng của việc đùn đẩy trách nhiệm

Phương pháp xây dựng quy trình phối hợp giữa các bộ phận

Nhà quản trị có thể dựa vào những phương pháp dưới đây để xây dựng cho mình một quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả, đảm bảo hiệu suất công việc cao.

Tạo một mục tiêu chung

Các thành viên trong nhóm thường khó tiếp cận hoặc hợp tác cùng nhau nếu không thực sự hiểu mục tiêu công việc. Vì vậy, nhà quản lý cần cung cấp cho nhân viên cái nhìn tổng quan nhất về công việc trước khi bắt đầu dự án.

Điều này không chỉ tăng tính đoàn kết, tạo sự, thấu hiểu giữa các bộ phận mà còn giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn.

Tăng sự đồng cảm trong công việc

Các bộ phận cần tạo sự liên kết và hiểu biết lẫn nhau để có thể dễ dàng hỗ trợ và hợp tác, giúp công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Tất cả cần nắm cơ bản tính chất công việc của các bộ phận khác, nhằm tăng sự tương tác và hiệu quả công việc.

Nhân viên của bộ phận này cần hiểu được những khó khăn và thách thức mà các đồng nghiệp của họ ở bộ phận khác đang gặp phải. Điều này cũng góp phần điều chỉnh và thực hiện văn hóa doanh nghiệp thân thiện, hòa đồng, tạo sự liên kết giữa các bộ phận.

Giao tiếp bằng ngôn ngữ chung

Trên thực tế, tại nhiều doanh nghiệp, các phòng ban, bộ phận thường áp dụng ngôn ngữ chuyên ngành riêng để tiện trao đổi công việc. Tuy nhiên, khi giao tiếp tập thể, các bộ phận và nhân viên cần sử dụng một ngôn ngữ chung mà mọi người có thể hiểu được.

Sử dụng biệt ngữ kỹ thuật khi giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm sẽ khiến họ cảm thấy khó hiểu và không thoải mái.

Tham gia vào quá trình phối hợp với các bộ phận khác

Đối với những dự án lớn, doanh nghiệp cần sự phối hợp của nhiều bộ phận cùng lúc. Để có thể đạt được hiệu quả cao trong công việc. Người quản lý cần thường xuyên tổ chức các cuộc thảo luận, họp mặt để các nhóm trao đổi công việc với nhau.

Khi quy trình làm việc khoa học, hợp lý giữa các bộ phận sẽ tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau và hiệu quả công việc không được như ý muốn.

Cập nhật và chia sẻ thông tin nhanh chóng giữa các bộ phận

Môi trường làm việc hiện đại, năng động sẽ giúp mọi người chia sẻ, cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi. Vì vậy, doanh nghiệp cần sử dụng những phần mềm phù hợp để nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận, đóng góp ý kiến ​​cũng như đưa ra quan điểm cá nhân.

Tạo sự kết nối chặt chẽ giữa lãnh đạo và các bộ phận

Mối quan hệ giữa trưởng bộ phận và lãnh đạo các nhóm thường ảnh hưởng lớn đến mức độ hợp tác của các thành viên trong nhóm. Vì vậy, các nhà quản lý, trưởng bộ phận cần hình thành nét văn hóa riêng trong đội ngũ lãnh đạo.

Tạo môi trường làm việc thoải mái

Tâm lý có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng sáng tạo, sự tập trung và hiệu quả công việc của nhân viên. Tạo môi trường làm việc thoải mái sẽ giúp đẩy nhanh hiệu quả công việc, tăng tính đoàn kết, cởi mở giữa các phòng ban.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Trong thời đại công nghệ 4.0 vô cùng phát triển như hiện nay, các doanh nghiệp không thể bỏ qua việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công việc để nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.

Đặc biệt, sử dụng phần mềm quản lý công việc là một bước tiến vượt bậc giúp nâng cao hiệu quả công việc cho các cá nhân, bộ phận. Đồng thời nâng cao hiệu quả các công tác liên quan đến quản trị nhân sự.

Phần mềm quản lý công việc Tanca là giải pháp lý tưởng để giải quyết trực tiếp những khó khăn, vướng mắc trong hiệu suất và quản lý công việc. Với các tính năng ưu việt được tích hợp nền tảng công nghệ mở.

Tanca cho phép tùy biến và xử lý linh hoạt mọi hoạt động của doanh nghiệp từ đó giúp chuẩn hóa quy trình làm việc giữa các bộ phận. Một số tính năng bao gồm:

• Sắp xếp lịch làm việc
• Công nghệ chấm công AI
• Quản lý công việc và xây dựng quy trình
• Quản lý OKR – BSC – KPI
• Truyền thông nội bộ….

Xem thêm: Quy tắc 5S trong văn phòng

Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Tham khảo ngay mẫu quy trình phối hợp giữa các đơn vị và phòng Khoa học – Công nghệ.

Mục đích: Hướng dẫn các đơn vị trong trường cách thức phối hợp với Phòng Khoa học – Công nghệ.

Phạm vi: Áp dụng cho Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân có liên quan của Trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh.

Như vậy, qua bài viết trên Tanca đã giới thiệu mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban. Đồng thời gợi ý một số phương pháp xây dựng quy trình này hiệu quả. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm để nâng cao sự gắn bó, liên kết giữa các bộ phận trong công ty.