Cách tính bồi thường chi phí đào tạo

Cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội, nhất là trong thời đại công nghệ hiện đại, mỗi cá nhân, dù là người lao động hay cán bộ, công chức, viên chức cũng cần phải rèn luyện, nâng cao kiến thức và kĩ năng nghề để có thể phát huy tối đa khả năng của bản thân trong việc thực hiện công việc. Vì lẽ đó, mà các cơ quan, tổ chức, và các doanh nghiệp luôn chú trọng đầu tư nhân tố con người, thể hiện qua việc hỗ trợ hoặc trực tiếp thực hiện việc đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên, người lao động của cơ quan, đơn vị mình với mong muốn phát triển chất lượng nguồn nhân lực, gắn kết lâu dài giữa người lao động và cơ quan, đơn vị mình.

Tuy nhiên, không phải lúc nào người lao động, viên chức, sau khi được đào tạo vẫn tiếp tục gắn bó với cơ quan, đơn vị, hay doanh nghiệp đã hỗ trợ, hay đào tạo họ, vì nhiều lý do như thay đổi công việc, thay đổi chỗ ở, mong muốn tìm công việc khác… Tình trạng này dẫn đến việc xác định các trường hợp phải bồi thường chi phí đào tạo, để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các cơ quan, doanh nghiệp đã hỗ trợ hoặc trực tiếp đào tạo những người lao động hay viên chức này.

Hiện nay, trong quy định của pháp luật hiện hành, vấn đề bồi thường chi phí đào tạo được quy định chung trong Bộ luật lao động năm 2019. Cụ thể:

Mặc dù hiện nay trong quy định của pháp luật hiện hành không có định nghĩa cụ thể về khái niệm “đào tạo”, tuy nhiên có thể hiểu, “đào tạo” là khái niệm để chỉ quá trình truyền dạy, giảng dạy các kỹ năng thực hành cũng như kiến thức nghề nghiệp nhằm mục đích để người học có thể lĩnh hội, nắm vững nội dung được truyền dạy từ đó nâng cao và cải thiện kiến thức chuyên môn, cũng như kỹ năng nghề nghiệp của mình để nâng cao chất lượng công việc. Việc đào tạo thường được giao kết thông qua hợp đồng đào tạo hoặc quyết định cử đi đào tạo. Còn chi phí đào tạo được hiểu là những chi phí được hiểu là tất cả những khoản chi phí để thực hiện việc đào tạo người học.

1. Các trường hợp và mức bồi thường chi phí đào tạo đối với người lao động:

Căn cứ theo quy định của Bộ luật lao động năm 2019 thì người lao động được lựa chọn nghề, học nghề tại nơi làm việc phù hợp với nhu cầu việc làm của mình. Nhà nước cũng khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ, kỹ năng nghề cho người lao động đang làm việc cho mình hoặc hỗ trợ việc học nghề cho người lao động với mục tiêu làm việc lâu dài cho mình. Việc học nghề, tập nghề có thể được thực hiện thông qua việc ký kết hợp đồng đào tạo.

Đối với việc bồi thường, đền bù chi phí đào tạo thì hiện nay mặc dù trong quy định của Bộ luật lao động năm 2019, chỉ quy định về việc người lao động phải nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động khi có hành vi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 40 Bộ luật lao động năm 2019. Tuy nhiên, khi quy định về hợp đồng đào tạo nghề giữa người lao động và người sử dụng lao động thì pháp luật vẫn tạo điều kiện để cho người lao động và người sử dụng lao động được tự thỏa thuận về các trường hợp bồi thường chi phí đào tạo thông qua quy định về trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo nghề trong hợp đồng đào tạo nghề đã ký kết.

Trên cơ sở nội dung phân tích ở trên, có thể xác định, người lao động sẽ phải bồi thường chi phí đào tạo nếu thuộc vào một trong các trường hợp sau:

• Trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (theo Điều 40 Bộ luật lao động năm 2019).
• Trường hợp hai bên có thỏa thuận về các trường hợp hoàn trả chi phí đào tạo theo nội dung của hợp đồng đào tạo nghề (nếu có).

Trong đó, chi phí đào tạo sẽ được xác định theo quy định tại khoản 3 Điều 62 Bộ luật lao động năm 2019, cụ thể gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.

2. Các trường hợp và mức bồi thường chi phí đào tạo đối với đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức:

Cũng giống như người lao động, nhằm đáp ứng yêu cầu của tình hình phát triển kinh tế xã hội, cũng như được đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện các hoạt động nghề nghiệp (đối với viên chức) hay được đảm bảo các điều kiện thi hành công vụ (đối với cán bộ, công chức) thì căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật viên chức năm 2010, khoản 4 Điều 11 Luật cán bộ công chức năm 2008, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cũng cần được đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ chính trị. Hiện nay, việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức cũng như việc đền bù chi phí đào tạo được thực hiện theo quy định tại Nghị định 101/2017/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Nghị định 101/2017/NĐ-CP thì cán bộ, công chức, viên chức khi được cử đi đào tạo bằng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước hoặc kinh phí trích từ nguồn tiền của cơ quan, đơn vị đang quản lý, sử dụng công chức, viên chức, cán bộ sẽ phải có trách nhiệm bồi thường chi phí đào tạo nếu thuộc một trong các trường hợp:

Xem thêm: Viên chức được cử đi học có phải cam kết làm việc tại đơn vị không?

• Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi đào tạo nhưng có hành vi tự ý nghỉ ngang quá trình học, hoặc nghỉ việc, thực hiện hành vi đơn phương chấm dứt hợp đồng làm việc trong thời gian đang được đào tạo.
• Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi đào tạo nhưng không được cơ sở đào tạo cấp văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp khóa học mặc dù đã hoàn thành quá trình học.
• Cán bộ, công chức, viên chức sau khi đã hoàn thành chương trình học và được cấp văn bằng/chứng chỉ tốt nghiệp khóa học nhưng chưa phục vụ đủ thời gian cam kết làm việc, thực hiện công vụ, nhiệm vụ tại cơ quan đơn vị sau quá trình đào tạo mà lại có hành vi tự ý bỏ việc, đơn phương chấm dứt hợp đồng làm việc.

3. Mức bồi thường chi phí đào tạo:

Khác với người lao động, khi thuộc một trong các trường hợp phải bồi thường chi phí đào tạo, thì chi phí mà người cán bộ, công chức viên chức phải đền bù cho quá trình đào tạo sẽ không bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp (nếu có) của họ mà chỉ bao gồm học phí và những khoản chi phí khác phục vụ cho khóa học, quá trình đào tạo. Trong đó, mức đền bù chi phí đào tạo của cán bộ, công chức, viên chức thì cũng được xác định cụ thể tùy thuộc vào từng trường hợp, cụ thể:

– Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức phải đền bù chi phí đào tạo do tự ý bỏ học, bỏ việc hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng làm việc trong thời gian đào tạo hoặc đã hoàn thành khóa học nhưng không được cơ sở đào tạo cấp văn bằng tốt nghiệp thì sẽ phải hoàn trả 100% chi phí đền bù chi phí đào tạo.

– Trường hợp phải đền bù chi phí đào tạo do tự ý bỏ việc hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng làm việc khi chưa phục vụ đủ thời gian làm việc đã cam kết mặc dù đã hoàn thành được khóa học và được cấp chứng chỉ tốt nghiệp khóa học thì trường hợp này mức bồi hoàn chi phí đào tạo được xác định theo như sau:

S =

F

x (T1 – T2)

T1

Trong đó:

• S là chi phí đền bù đào tạo (mức bồi thường chi phí đào tạo)
• F là tổng chi phí đào tạo mà cơ quan, đơn vị đã chi trả theo thực tế cho 01 người (cán bộ, công chức, viên chức) tham gia khóa học khi thực hiện việc cử người này đi học, đi đào tạo để nâng cao trình độ, kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp.
• T1 là thời gian mà cơ quan, đơn vị yêu cầu người được cử đi đào tạo phải phục vụ sau khi đã hoàn thành khóa học (hoặc các khóa học) và được tính bằng số tháng làm tròn;
• T2 là thời gian mà người được cử đi đào tạo đã phục vụ, làm việc cho cơ quan đơn vị sau quá trình đào tạo. Thời gian này được tính bằng số tháng làm tròn.

Ngoài việc quy định công thức tính mức đền bù chi phí đào tạo được xác định như trên thì khi xem xét việc đền bù chi phí đào tạo, khi người cán bộ, công chức, viên chức có thời gian công tác tại cơ quan đơn vị thì họ có thể được xem xét giảm mức đền bù theo quy định tại Điều 9 Nghị định 101/2017/NĐ-CP. Theo đó, cứ mỗi năm công tác tại cơ quan đơn vị thì sẽ được tính giảm 1% chi phí đền bù.

Trường hợp người cán bộ, công chức viên chức phải bồi thường chi phí đào tạo là người dân tộc thiểu số hoặc là nữ giới thì mỗi năm công tác của họ sẽ được tính giảm tối đa 1,5% mức chi phí đền bù.

Tuy nhiên, cần lưu ý, thời gian công tác của cán bộ, công chức, viên chức khi xem xét điều kiện giảm mức đền bù chi phí đào tạo là thời gian công tác tại cơ quan, đơn vị nhưng không tính thời gian họ tập sự hay thời gian họ công tác sau khi được đào tạo.

Như vậy, qua phân tích ở trên, có thể thấy, việc được cử đi đào tạo, được hỗ trợ hay được trực tiếp đào tạo là một trong những cơ hội để người lao động hoặc cán bộ, công chức, viên chức được hoàn thiện mình không chỉ về kiến thức chuyên môn mà còn về kỹ năng nghề nghiệp, tạo cơ sở để họ có thể hoàn thành tốt công việc và có những bước tiến xa hơn trong cơ hội nghề nghiệp của mình. Tuy nhiên, khi tạo điều kiện cho người lao động, hoặc cán bộ, công chức, viên chức được đi đào tạo thì để đảm bảo quyền lợi của người sử dụng lao động (cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp) nơi người được cử đi đào tạo đang làm việc, việc quy định các trường hợp phải bồi hoàn chi phí đào tạo (đền bù chi phí đào tạo) là một trong những nội dung cần thiết. Chính bởi vậy, xác định được trường hợp nào phải bồi thường chi phí đào tạo, mức bồi thường chi phí đào tạo thực sự hữu ích trong việc đảm bảo quyền lợi của người được cử đi học nhưng cũng đảm bảo quyền lợi của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đào tạo/ hoặc hỗ trợ đào tạo.

Xem thêm: Hỏi về việc bồi thường chi phí đào tạo

4. Trường hợp phải hoàn trả chi phí đào tạo:

Tóm tắt câu hỏi:

Thưa luật sư! Tôi đang có một số vấn đề thắc mắc về việc bồi thường chi phí đào tạo khi đơn phương chấm dứt hợp đồng. Hiện nay tôi đang làm việc cho một công ty của Nhật. Tôi vẫn đang trong thời gian 2 tháng thừ việc. Khi vào làm công ty có đưa tôi vào Saigon đào tạo trong thời gian 3 tuần với chi phí hỗ trợ là 2 triệu đồng, miễn phí nhà ở và chi phí đi lại. Khi ký hợp đồng thử việc có một điều khoản là sẽ phải bồi thường chi phí đào tạo nếu sau khi đào tạo không làm việc đủ 6 tháng cho công ty. Hiện nay tôi muốn nghỉ việc vì một số lí do cá nhân. Vậy nếu tôi nghỉ việc, có phải báo trước không? Và có phải bồi thường chi phí đào tạo không? Khoản bồi thường gồm những khoản nào? Cảm ơn luật sư!?

Luật sư tư vấn:

Điều 27 Bộ luật lao động 2019 quy định về Hợp đồng thử việc như sau:

“1. Khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả thử việc cho người lao động.

Trường hợp thử việc đạt yêu cầu thì người sử dụng lao động tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết đối với trường hợp thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động hoặc phải giao kết hợp đồng lao động đối với trường hợp giao kết hợp đồng thử việc.

Trường hợp thử việc không đạt yêu cầu thì chấm dứt hợp đồng lao động đã giao kết hoặc hợp đồng thử việc.

2. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động đã giao kết mà không cần báo trước và không phải bồi thường.“

Xem thêm: Giữ chân người lao động bằng hợp đồng lao động, hợp đồng đào tạo?

Theo đó, bạn ký hợp đồng thử việc với công ty, khi nghỉ việc bạn không cần bào trước và không phải bồi thưởng thiệt hại. Tức trong trường hợp của bạn không đặt ra yêu cầu về thời gian báo trước khi nghỉ việc.

Đối với chi phí đào tạo được quy định tại các Điều 40 và Điều 62 của Bộ luật lao động 2019 như sau:

“Điều 43. Nghĩa vụ của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật

…

3. Phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo quy định tại Điều 62 của Bộ luật này.

Điều 62. Hợp đồng đào tạo nghề giữa người sử dụng lao động, người lao động và chi phí đào tạo nghề

1. Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.

…

Xem thêm: Đưa người lao động đi đào tạo và làm việc tại nước ngoài

3. Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.“

Như vậy, điều kiện đầu tiên để xác định về trách nhiệm của người lao động với người sử dụng lao động về việc bồi thường chi phí đào tạo là phải có hợp đồng đào tạo nghề. Bạn kiểm tra lại Hợp đồng ký kết với người sử dụng lao động có các điều khoản ràng buộc về đào tạo nghề, về thời gian cam kết làm việc và trách nhiệm bồi thường hay không.

Việc bồi thường chi phí đào tào được đặt ra bắt buộc đối với người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật trong mọi trường hợp là trong hay ngoài thời gian cam kết làm việc tại công ty trừ khi hợp đồng đào tạo quy định khác. Còn đối với trường hợp người lao động được doanh nghiệp tuyển dụng cho đi đào tạo không thực hiện cam kết về thời gian làm việc trong hợp đồng sẽ phải bồi thường theo quy định của hợp đồng.

Với trường hợp của bạn, bạn vẫn phải thực hiện trách nhiệm bồi thường chi phí đào tạo cho phía người sử dụng lao động nếu bạn có hợp đồng đào tạo nghề. Chi phí đào tạo bào gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ được quy định tại khoản 3 Điều 62 nêu trên.

5. Các trường hợp phải bồi hoàn chi phí đào tạo theo chế độ cử tuyển:

Tóm tắt câu hỏi:

Chào Luật sư! Em là sinh viên cử tuyển.Trong thời gian đào tạo, học phí của em tỉnh nộp, còn số tiền em nhận hàng năm thay đổi theo từng năm học! năm thứ nhất là 11,595,000 đ, năm 2 là 14,180,000 đ năm 3 là 16,2000,00đ, năm 4 là 16,790,000đ. Em có quyết định tuyển dụng và em đã đi làm được 6 tháng, nhưng nay em có lý do cá nhân không đi làm được và em đã viết đơn xin nghỉ, như vậy em có phải bồi thường số tiền được cho đi đào tạo không ạ? Em xin cảm ơn.

Luật sư tư vấn:

Xem thêm: Chi phí đào tạo trong hợp đồng lao động

Bạn nêu bạn là sinh viên cử tuyển của tỉnh. Bạn có quyết định tuyển dụng và đã đi làm được 6 tháng. Nhưng nay bạn có lý do cá nhân không đi làm được và đã viết đơn xin nghỉ. Trong trường hợp này, bạn vẫn phải bồi hoàn chi phí đào tạo. Bởi:

Theo quy định của khoản 1 Điều 3 và khoản 1 Điều 2 Nghị định 141/2020/NĐ-CP thì cử tuyển là việc tuyển sinh qua phương thức xét tuyển vào trường đại học, cao đẳng, hoặc trung đối với người học là người dân tộc thiểu số rất ít người hoặc người dân tộc thiểu số ở vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn chưa có hoặc có rất ít đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số.

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định 141/2020/NĐ-CP thì người học theo chế độ cử tuyển thuộc một trong các trường hợp sau đây thì phải bồi hoàn học bổng chi phí đào tạo:

“3. Người có thời gian làm việc sau tốt nghiệp theo vị trí việc làm do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh điều động ít hơn hai lần thời gian dược hưởng học bổng và chi phí đào tạo.”

Như vậy, sau khi bạn tốt nghiệp xong thì bạn đã có Quyết định tuyển dụng và mới đi làm được 6 tháng. Bạn được hưởng học bổng và chi phí đào tạo là 4 năm. Đối chiếu với quy định trên thì thời gian làm việc sau khi tốt nghiệp của bạn ít hơn hai lần thời gian được hưởng học bổng và chi phí đào tạo. Do đó, hiện nay bạn xin nghỉ thì bạn phải thực hiện việc bồi hoàn theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định 141/2020/NĐ-CP.

Các khoản chi phí bồi hoàn được quy định cụ thể tại Điều 14 Nghị định 141/2020/NĐ-CP như sau:

1. Chi phí bồi hoàn bao gồm: học bổng và các khoản chi phí đào tạo đã được ngân sách nhà nước cấp cho người học theo chế độ cử tuyển.

2. Cách tính chi phí bồi hoàn

Xem thêm: Hợp đồng đào tạo nghề và chi phí đào tạo nghề

a) Đối với trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 13 Nghị định này, cách tính chi phí bồi hoàn được tính theo công thức sau:

S = (HB+CF) x N

Trong đó: S là chi phí bồi hoàn; HB là học bổng người học được hưởng trong một tháng; CF là chi phí đào tạo người học trong một tháng; N là thời gian người học đã học theo chế độ cử tuyển được tính bằng số tháng làm tròn;

b) Đối với trường hợp quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 13 Nghị định này, cách tính chi phí bồi hoàn được tính theo công thức sau:

S =

T – t

x (HB+CF) x N

T

Trong đó: T là số tháng người cử tuyển phải chấp hành nghĩa vụ làm việc theo sự điều động; t là số tháng người cử tuyển đã làm việc theo sự điều động; các ký hiệu: S, HB, CF và N xác định theo quy định tại điểm a khoản này.