JD là một thuật ngữ rất hay dùng trong quản trị nhà hàng hay khách sạn ngày nay. Chúng ta thường hay bắt gặp những cụm từ viết tắt như: JD (Job Description), JP (Job Profile), JS (job specification) và CV (Curriculum Vitae). Vậy, những thuật ngữ này có nghĩa là gì? Cùng với Lưu sơn Hotel tìm hiểu rõ hơn những cụm từ này thông qua những thông tin dưới đây.

JD (Job Description) là gì?

JD (Job Description) là bảng mô tả công việc cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của một vị trí mà nhà tuyển dụng đề ra. Một bản JD chuẩn, phải có đầy đủ những thông tin như: vị trí, nhiệm vụ, trách nhiệm, chỉ tiêu công việc, quyền hạn…

Nội dung cần có của một JD

Không có một bản chuẩn nào danh JD nhưng theo lời khuyên của các chuyên gian thì nhà tuyển dụng cần tạo nên một bản JD để hấp dẫn ứng viên ứng tuyển vào.

Và một bản JD cần phải có đầy đủ những thông tin chi tiết sau:

– Công việc, vị trí: Mỗi doanh nghiệp khi tuyển dụng cần phải nên lên được những vị trí cần tuyển dụng, thời gian tuyển, địa chỉ mà doanh nghiệp làm việc ở đâu, và địa chỉ mà các ứng viên làm việc ở đâu để từ đó giúp cho các ứng viên dễ hình dung hơn về vị trí mà mình ứng tuyển vào.

– Mô tả trách nhiệm: Đây là phần cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ giúp ứng viên hiểu được công việc mình sẽ đảm nhận là gì, cần làm gì để hoàn thành tốt và cách thực hiện công việc của mình như thế nào. Hoạt động teamwork hay cá nhân độc lập.

– Nền tảng kiến thức: Nhà tuyển dụng cần đưa ra những yêu cầu về kiến thức, xem thử những ứng viên có đáp ứng được những yêu cầu đó không? Những ứng viên cần có những kiến thức gì, kỹ năng gì? Vậy nên trong bản JD nhà tuyển dụng không nên bỏ qua phần này.

Không chỉ giúp cho việc tuyển dụng được thuận lợi mà JD còn mang rất nhiều ý nghĩa, Cụ thể như:

– Thông qua JD, người quản trị biết việc sắp xếp người làm việc đã hợp lý chưa, đã giải quyết nhiệm vụ, mục tiêu hay chưa. Từ đó, giúp phát hiện sự bất hợp lý để bố trí lại nhân sự và sắp xếp khối lượng công việc sao cho phù hợp nhất.

– JD là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo nhân sự. Với JD sẽ giúp cho người quản trị có thể đánh giá và xem xét mức lương cùng với phúc lợi mà vị trí làm việc của nhân viên có phù hợp chưa? Mức lương hiện tại là cao hay thấp? Có nên đề xuất tăng không? Và từ đó thiết lập được một chính sách nhân sự phù hợp với doanh nghiệp và với thị trường chung

– JD hỗ trợ Ban quản trị quản lý đánh giá hiệu quả công việc của từng phòng ban, vị trí, từ đó có cái nhìn toàn cảnh về hiệu quả công việc.

JP (Job Profile) là gì?

(Job Profile – tạm dịch là “hồ sơ công việc”)

Về chức năng, nhiệm vụ, JP (Job Profile) có sự tương đồng với JD (Job Description). Tuy nhiên, với những cải tiến nhất định, hiện nay, trong nhiều doanh nghiệp đã chuyển hướng xây dựng JP để thay cho JD.

Vì sao nhiều doanh nghiệp lại chủ trương xây dựng JP thay cho JD vốn đã quen thuộc từ lâu?

Nếu JD chủ yếu để trả lời câu hỏi “Phải làm gì?”, thì JP trả lời đồng thời hai câu hỏi “Chủ yếu làm gì?” và “Phải làm tốt như thế nào?”.

Hầu hết các JD hiện nay chỉ mô tả cho người giữ chức danh đó biết mình phải làm gì – đúng với tên gọi “mô tả công việc”. Khi chuyển từ JD sang JP, người đọc sẽ hiểu được chức danh này sẽ làm những việc gì (KPA – Key Performance Area), và những việc này sẽ được đánh giá thông qua các tiêu chí nào (KPI – Key Performance Indicator). Thực ra, KPA bao hàm ý nghĩa một lĩnh vực công việc chủ yếu, có thể hiểu tương đương với một chức năng (Function).

Chẳng hạn, một trong những KPA của bộ phận nhân sự là tuyển dụng, đồng nghĩa với việc bộ phận này có chức năng tuyển dụng. Còn KPI là chỉ số hay thước đo chủ yếu để đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân (hoặc bộ phận). Trong JP, mỗi công việc sẽ có ít nhất một tiêu chí chủ yếu để đo lường và đánh giá. Chẳng hạn, trong JP của một trưởng phòng nhân sự có một KPA là “tuyển dụng” và KPI tương ứng để đánh giá có thể là “thời gian đáp ứng yêu cầu tuyển dụng”.

Khác với JD – thường liệt kê khá nhiều công việc mà nhân viên phải làm, JP chỉ liệt kê những lĩnh vực (Nhóm) công việc chủ yếu. Khi thay JD bằng JP, người giữ chức danh tương ứng không chỉ hiểu rõ những công việc mình phải làm, mà còn hiểu thêm mình sẽ được đánh giá hiệu quả công việc thông qua các tiêu chí nào. Điều này sẽ tạo động lực để người có JP cố gắng phấn đấu hoàn thành công việc theo các tiêu chí đã biết.

CV (Curriculum Vitae) là gì?

CV (Curriculum Vitae) xuất phát từ tiếng Latinh và mang ý nghĩa là sơ yếu lý lịch.

Đây chính là một văn bản chủ yếu là dùng để đi xin việc và đây được xem là một những yếu tố quan trọng trong khi đi xin việc. CV được xem là một lời giới thiệu, thể hiện năng lực cùng với đó là nguyện vọng được làm việc cùng với nhà tuyển dụng.

Và khi ứng viên viết CV thì nên điền các thông tin cần thiết như: Thông tin về cá nhân (Họ tên, ngày, tháng năm sinh, quê quán, email, số điện thoại liên lạc), thông tin về trình độ học vấn (bằng cao đẳng, đại học, nghiệp vụ…), thông tin về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, mục tiêu nghề nghiệp cũng những chứng chỉ và giải thưởng đạt được.

Một số lưu ý khi viết CV

– Không nên dùng từ ngữ quá khoa trương, trình bày ngắn gọn, súc tích.

– Không nên viết tất cả những công việc bạn làm, kỹ năng bạn có mà hãy lọc những điều liên quan đến vị trí bạn ứng tuyển thôi.

– Chú ý đến những ngôn từ khi viết CV và thông thường thì CV dài từ 1-2 trang là hợp lý và nhớ nên bật những mong muốn và những sở trường của mình để nhà tuyển dụng có ấn tượng với bạn.

Với bài viết này bạn đã hình dung được JD, JP và CV là gì rồi đúng không?

Hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn.

Tham khảo thêm bài viết: