Cách viết một Email chuyên nghiệp và lịch sự

Tại sao phải viết Email theo đúng nguyên tắc ? Viết Email khác nhắn tin ở điểm nào ?

Bạn cần nhờ một người bạn làm khảo sát Google Form cho môn học của mình.

Nhóm đầu tiên quyết định nhắn tin cho từng người và bảo họ làm ơn giúp bạn để bạn có thể qua môn và sớm ra trường và kết thúc những ngày đi làm khảo sát chán chê ấy.

Nhưng cũng là Form khảo sát ấy, một nhóm khác quyết định thay vì nhắn tin cho từng người, họ gửi email cái Form đó kèm theo một lời nhờ vả đến toàn trường.

Và thật bất ngờ là cách sau tưởng chừng như sẽ hiệu quả và giúp nhiều bạn tiếp cận, làm khảo sát hơn, nhưng kết quả lại hoàn toàn ngược lại.

Well, lý do là bạn làm cho mọi người cảm thấy thiếu đi sự tôn trọng.

Vì sao mình lại nói như vậy, một sản phẩm càng được các bạn dồn tâm huyết vào để tạo, khi hoàn thiện nó, các bạn sẽ càng quý trọng nó hơn, và không muốn bất kỳ điều gì xấu ảnh hưởng tới kết quả sau này.

Nhóm đầu tiên họ đã cân nhắc và gửi tin nhắn đến từng người, rõ ràng cách này bất tiện hơn, nhưng người nhận tin nhắn sẽ cảm thấy gì?

Bởi vì tin nhắn chỉ giữa 1 và 1, nên bạn điền Form sẽ cảm thấy như mình là người cuối cùng để cứu giúp nhóm pass môn (mặc dù thực tế phũ phàng)

Hoặc ít ra như mình thì mình sẽ thấy các bạn này bỏ công sức ra khá nhiều và tỉ mỉ cho từng lời mời điền Form, copy paste tin nhắn cho từng người cũng đủ mệt rồi, nên mình sẽ tham gia khảo sát giúp.

Trái ngược lại, nhóm thứ 2, các bạn cũng bỏ công sức ra để tạo sản phẩm, nhưng không hề bỏ tí công sức nào cho việc tiếp thị sản phẩm. Những email được gửi đi hàng loạt nhưng không Bcc, những người nhận được email sẽ có suy nghĩ: “Nhóm này mời nhiều người thế nhỉ, chắc có đứa khác giúp rồi, mình khỏi giúp cũng được, 1 khảo sát thì sẽ không ảnh hưởng gì”.

Nhưng cả trường cũng điều có suy nghĩ như trên, nên dẫn đến hệ quả thậm chí không những không bị re-email chửi mà cả nhóm còn không nhận được khảo sát nào.

Trước đây, khi chưa có các công cụ nhắn tin, mạng xã hội, thì bạn thắc mắc con người chúng ta sẽ thường liên lạc với nhau bằng gì. Đó chính là thư điện tử, hay còn gọi là email, những email dần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và giao tiếp, chính vì thế văn hóa email ra đời.

Nhưng ở thời buổi hiện tại, có vẻ chúng ta đã bớt quan tâm tới văn hóa này. Lý do là sự phát triển cũng như tiện lợi mà các công cụ nhắn tin đem lại. Bạn sẽ không cần phải chú trọng chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi câu, bạn cũng không cần phải nhắn tin quá formal, chính vì thế vô tình chúng ta đã đem văn phong nhắn tin để gửi những email.

Email có những chuẩn mực riêng, một email không chỉ đơn thuần là công cụ liên lạc, quảng cáo, trao thưởng, mời điền khảo sát,… mà nó còn là một thứ để người nhận đánh giá bạn, nếu bạn nằm trong một trường học hay một doanh nghiệp, một email thiếu chuẩn mực sẽ khiến người nhận dễ dàng đánh giá bạn là một người cẩu thả, thiếu tôn trọng họ, gây nên ảnh hưởng rất lớn.

Một email còn là thương hiệu cá nhân của bạn, nếu bạn quan tâm tới thương hiệu cá nhân của mình thì nên quan tâm đến những email mình gửi đi.

Bạn bảo học cái này là không quan trọng? Xin lỗi bạn, trong xin việc thì đây là thứ gây ấn tượng đầu tiên đến nhà tuyển dụng, trong marketing thì đây là thứ quyết định xem người đọc có quan tâm tới quảng cáo của bạn không, trong doanh nghiệp thì đây là thứ sẽ làm khách hàng tin tưởng công ty của bạn. Vì vậy, đừng suy nghĩ như trẻ con nữa.

Làm thế nào để viết Email thật lịch sự và chuyên nghiệp

Nghĩ trước khi viết

Mình chuẩn bị viết cái gì vậy? trước khi soạn một email hãy nghĩ kỹ xem mình có thật sự nên viết nó không, nó có mang lại hiệu quả không, nếu có thì là gì. Đừng viết một email thiếu tiêu đề chỉ đề mời điền form.

Giữ sự đơn giản

Viết email khác với viết bài văn nghị luận, hãy chú trọng vào nội dung chính và nguyên nhân cái email này ra đời, tập trung vào nó và nói thẳng mẹ ra đi.

Sử dụng tiêu đề

Có nhiều quy tắc để đặt tiêu đề, nhưng để đơn giản và dễ nhớ nhưng vẫn gữi được chuẩn mực, hãy nói ra thứ bạn muốn (người gửi email muốn) trên tiêu đề. Những người sử dụng thiết bị di động hoặc những người có quá nhiều email có thể nhanh chóng lướt xem và lọc ra các email quan trọng để đọc, có tiêu đề là một lợi thế và tiêu đề hay sẽ là một lợi thế lớn.

Đặt cấu trúc

Cố gắng viết một Email có lời chào, nội dung và lời kết, có thể tham khảo format ở cuối bài viết.

Bày tỏ thái độ lịch sự

Hãy tôn trọng người đọc và sử dụng những email lịch sự, không như tin nhắn văn bản, chúng ta có thể chửi bới nhau tùy thích, email thường mang lại giá trị về nội dung hơn là thứ để bạn bộc lộ cảm xúc bực bội, khó chịu hoặc thiếu tôn trọng, họ gửi email mời bạn điền form -> họ sai 1, bạn quá bực bội mà re-email lại để chửi cả nhóm đó -> bạn sai 10

Tránh từ ngữ cảm thán, tránh sử dụng những câu văn gây khó hiểu hoặc dễ hiểu nhầm

Lại một lần nữa, hãy sử dụng những email lịch sự chứ không phải những email sến súa như tán gái, email rõ ràng không phải là nơi để bộc lộ cảm xúc, hãy hạn chế sử dụng những từ ngữ cảm thán, những icon hay thậm chí là sticker trong email của bạn. Ngoài ra chúng ta cũng cần tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm, châm biến hay thiếu nghĩa gây cho người đọc cảm giác hiểu lầm

Các lỗi nên tránh khi gửi Email

Blind Copy (Bcc) và Reply All

Bcc khi gửi email cho một nhóm người sẽ không làm lộ địa chỉ email của họ, bạn muốn email một lúc đến 1000 thằng ở trường FPT rằng: “Em yêu anh” nhưng bạn không muốn 1 thằng trong số này biết rằng 999 thằng còn lại cũng nhận được email giống nó, bật Bcc lúc gửi và nó sẽ giải quyết vấn đề của bạn

Nhờ tính năng này, khi 1 người nào đó re-email lại rằng: “Anh cũng yêu em” thì tránh được trường hợp 999 thằng còn lại cũng nhân được re-email tương tự nếu như nó vô ý chọn Reply All, cũng là điều mình thường xuyên gặp tại trường đại học.

Quên gửi file đính kèm

Cuối cùng, nếu email của các bạn có File hay đường link đính kèm, hãy nhớ bỏ nó vào email tránh trường hợp gửi đi mà quên đính kèm nó vào, phải gửi lại trong một email khác. Điều này không những làm cho người nhận khó chịu mà còn rất tốn công sức cho bạn.

Ví dụ về một Format Email chuyên nghiệp

Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường sau:

1. Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC

2. Chủ đề: Chủ đề rõ dàng gắn gọn xúc tích nhất… phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn

3. Lời chào: Kính gửi:… ; Dear ….

4. Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý đó, nên gạch đầu dòng từng ý..

5. Chứ ký: Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.

6. File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyết đối không lên quên file đính kèm… mọi người đánh giá rất thấp về sự lãng trí này.