Bạn là người mới sử dụng Word và chưa biết nhiều về các thủ thuật để soạn thảo văn bản sao cho đẹp mắt người xem. Tham khảo bài viết dưới đây để bổ sung một số thủ thuật giúp trình bày văn bản word đẹp hơn cho các văn bản mà bạn soạn thảo sau này nhé.
Quá trình soạn thảo và tạo ra các văn bản Word đối với những nhân viên văn phòng là một công việc thường xuyên diễn ra. Với nhiều tính năng đa dạng ngày càng đầy đủ và phong phú hơn trên công cụ Word, sẽ hỗ trợ rất nhiều để soạn thảo văn bản phù hợp với các yêu cầu đưa ra.
Không phải ai cũng biết được hết tất cả những thủ thuật để soạn thảo ra một file văn bản đạt chuẩn yêu cầu mỗi người, chính vì vậy mà với bài viết sau đây thuthuatAZ sẽ chia sẻ vs các bạn một số thủ thuật giúp trình bày văn bản Word đẹp hơn. Hãy cùng theo dõi và bổ sung các thủ thuật khác nêu như các bạn biết nhé.
8 cách trình bày văn bản trong Word giúp Văn bản đẹp hơn
1. Cách Giãn Dòng Trong Word
Trong quá trình soạn thảo văn bản Word, thông thường các bạn hay thiết lập lại kiểu chữ, cỡ chữ, font và màu chữ để phù hợp với nội dung văn bản. Tuy nhiên khoảng cách giữa các dòng, giữa các đoạn văn các bạn không hay để ý đến vì khoảng cách mặc định của Word cũng đã khá hợp lý. Nếu vì nội dung soạn thảo yêu cầu khoảng cách giãn dòng thì các bạn có thể chỉnh giãn dòng cho phù hợp. Cách giãn dòng rất đơn giản, thế nhưng không phải ai cũng biết và nếu chưa biết các bạn có thể xem bài viết hướng dẫn giãn dòng trong Word mà thuthuatAZ đã từng chia sẻ trước đây nhé.
bạn muốn giãn dòng nào thì hãy bôi đen nó lại như hình dưới.
Tiếp theo sau đó làm các bước như hình dưới
- Bôi đen nội dung cần dãn dòng.
- Click vào biểu tượng dãn dòng.
Sau khi click vào biểu tượng giãn dòng, bây giờ bạn hãy cảm nhận độ giãn dòng sau khi chọn thông số như hình dưới.
2. Cách Căn Chỉnh Lề Trong Văn Bản Word
Theo mặc định lề trong văn bản Word không chính xác theo quy định. Và nếu bạn sử dụng lề mặc định này để soạn thảo các văn bản hành chính thì quả thật là thảm họa. Bời vì theo như văn bản số: 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thì quy định về tiêu chuẩn căn lề trong Word như sau:
Lề trên: Cách mép trên 20-25mm Lề dưới: Cách mép dưới 20-25mm Lề trái: Cách mép trái 30-35mm Lề phải: Cách mép phải 15-20mm
Hình dưới mình sử dụng Word 2013. Đầu tiên click vào biểu tượng Margin như hình.
Sau đó chọn các thông số có sẵn. Nếu phải làm theo 1 nguyên tắc canh lề nào đó, thì hãy chọn menu dưới cùng (Custom Margin), bạn có thể tự tùy chỉnh, left bên trái, right bên phải, top trên, bottom dưới.
Giải thích các thông số hình dưới.
- Tab Margin
- Top: lề trên, lề dưới, độ rộng của lề
- Bottom lề dưới, lề phải, vị trí của lề
- Khay làm việc dạng dọc (Portrait). khay làm dạng ngang (Landscape)
- Xem trước Lề
- Ok sau khi đã hoàn tất
- Reset (cho các thông số trở về mặc định) .
Với những tiêu chuẩn khắt khe như vậy, đòi hỏi chúng ta phải biết cách căn chỉnh lề văn bản. Ở bài viết trước, thuthuatAZ sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện căn lề trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 cùng với đó là cách để các bạn cài đặt các thông số canh lề này làm mặc định để không phải thực hiện việc căn lề lại cho các lần sau. Bạn đọc quan tâm với tính năng thú vị này có thể đọc lại bài viết hướng dẫn cách căn chỉnh lề trong văn bản Word mà chúng tôi đã chia sẻ trước đó nhé.
3. Điều Chỉnh Khoảng Cách Chữ Trong Word
Tương tự như việc căn chỉnh lề trên Word, thực hiện việc điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong Word giúp văn bản của bạn nhìn thoáng hơn và chuyên nghiệp hơn. Việc điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong Word sẽ làm cho văn bản của bạn nhìn thoáng hơn và chuyên nghiệp hơn. Không những vậy nó còn góp giúp bố cục trang in hợp lý, cân đối so với số lượng trang in. Nếu bạn là người mới và đang đi tìm tính năng này hãy theo dõi bài viết hướng dẫn điều chỉnh khoảng cách chữ trong Word mà chúng tôi đã từng chia sẻ trước đó.
Giải thích hình bên dưới:
- Bôi đen chữ cần giãn cách
- click chuột phải
- Chọn menu Font
Tiếp theo
- Ở phần Spacing, chọn đế độ giãn
- Chọn thông số cần giãn, càng cao thì giãn càng nhiều.
- Xem trước các từ đã giãn
- Ok sau khi đã hoàn thành.
- Đưa về giá trị mặc định
Hình bên dưới sau khi giãn cách chữ.
4. Căn Giữa Ô Trong Word
Một trong những tính năng rất cần thiết khi bạn sử dụng Word đó là căn chỉnh chữ. Việc này rất quan trọng và quyết định chính đến một văn bản đạt chuẩn. Thủ thuật căn giữa ô trong Word là một trong những tính năng cơ bản mà bạn phải nắm chắc khi sử dụng văn bản Word. Đơn giản vì cách căn giữa ô trong Word được áp dụng khá nhiều trong văn bản thuyết trình, các loại văn bản báo cáo liên quan đến bảng biểu và hơn nữa nếu bạn muốn văn bản của mình trở nên đẹp hơn. Việc căn giữa ô trong Word 2016, 2013, 2010, 2007 hay 2003 không hề khó, chỉ cần vài thao tác cơ bản thôi là bạn đã có thể thực hiện được thủ thuật cơ bản mà quan trọng này rồi.
Nhìn chung cẵn giữa văn bản thì quá dễ rồi, hầu như phiên bản nào củng là những icon được thiết kế dễ hiểu nhất, left, center, right, justify tương ứng trái, giữa, phải, dãn đều 2 bên.
5. Cách Định Dạng Tab Trong Word
Bảng Tab trong Word 2010 là công cụ giúp người dùng thực hiện việc trình bày văn bản Word đẹp và chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên không phải ai cũng sử dụng thành tạo công cụ này chưa kể người mới chưa được học.Thông thường bạn hay dùng cách thủ công là dùng dấu “.” trên bàn phím để tạo những dòng dấu chấm kéo dài. Tuy nhiên việc làm này rất mất thời gian, đồng thời những dòng dấu chấm bạn tạo ra sẽ không đều.
Ở dưới mình chỉ mô tả sơ lược về phần này, mình sẽ có 1 bài chi tiết cho phần này để bạn rõ hơn.
Sau khi chọn 1 đoạn đầu dòng, sau đó chọn menu tab như hình dưới.
Các thông số tùy chỉnh mình sẽ cập nhật ở đây.
6. Tạo Khung Trang Bìa Trong Word
Ứng dụng Word là một trong những bộ công cụ không thể thiếu dành cho dân văn phòng và là một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất, từ xây dựng các báo cáo công việc tới làm các đồ án môn học,… Việc tạo đường viền cho file văn bản đã được phần mềm Word hỗ trợ với một mẫu sẵn, và nếu bạn muốn tạo ra một đường viền cá tính và đặc sắc hơn thì việc tạo một khung trang bìa trong Word là một lựa chọn rất tuyệt. Ứng dụng Word đã hỗ trợ bạn chỉnh sửa cũng như tạo khung trang bìa trong Word một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Giải thích các thông số hình dưới:
- Fill: tô màu, có các tùy chọn như, no fill (không tô màu nền), các tùy chọn khác như soild fill(tô màu phẳng) gradien fill, tô màu chuyển sắc, picture or text fill (tô bằng hình hoặc chữ), patern (tô bằng những hình hoa văn đặc biệt)
- Line: tô màu đường viền, no line: không tô màu viền, soild tô màu phẵng, gradien line tô màu chuyển sắc cho hình
- Chọn màu sắc
- Giảm chế độ trong suốt
- Độ dày của viền
- Kiểu của viền
- Kiểu viền đứt đoạn.
7. Xóa Khoảng Trắng Và Lỗi Xuống Dòng Trong Văn Bản
Trong quá trình soạn thảo văn bản trong Word, đôi khi cũng có một số vấn đề nảy sinh khiến bạn cảm thấy rất khó chịu như: Lỗi xuống dòng, hay lỗi dư thừa các khoảng trắng. Khoảng trắng và lỗi xuống dòng trong Word khiến bạn gặp nhiều phiền toái và làm giảm năng suất làm việc. Nếu như ở bài trước chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách fix lỗi chữ nhảy cách trong Word, Mình sẽ dành riêng 1 bài viết cho phần này, bạn hãy đón xem nhé.
8. Cách Tạo Footnote, Chú Thích Cuối Trang Trong Word
Trong quá trình soạn thảo văn bản đôi khi bạn cần phải chú thích để người đọc có thể hiểu rõ hơn, ví dụ như bạn thường chú thích những từ viết tắt, những thuật ngữ,… Công cụ Footnote trong Word sẽ là một công cụ tuyệt vời giúp bạn thực hiện điều đó, bạn sẽ tạo ra những chú thích dễ dàng và đẹp mắt. Mời bạn đọc xem lại bài viết hướng dẫn tạo Footnote, chú thích cuối trang trong Word hỗ trợ trên hầu hết các phiên bản Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016 sẽ giúp bạn tạo ra những chú thích, ghi chú ở cuối trang một cách dễ dàng và trình bày văn bản một cách chuyên nghiệp.
- Đầu tiên bạn phải bôi đen những từ cần chú thích
- Sau khi bôi đen bạn hãy click vào mục số 2 như hình dưới.
Sau đó ở phần chân trang xuất hiện số đầu tiên, bạn hãy gõ ghi chú cho phần số 1. làm tương tự cho các số tiếp theo.
Trên đây là một số thủ thuật giúp trình bày văn bản Word đẹp hơn mà thuthuatAZ muôn giới thiệu với bạn đọc. Hy vọng với những tính năng cơ bản mà Microsoft Office đem lại sẽ giúp người dùng bổ sung thêm được những thủ thuật hay cũng như có cho mình được cách trình bày văn bản đẹp trong Word tạo cho mình sự chuyên nghiệp trong mắt cấp trên.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!