Thiết kế phần mềm quản lý công việc | Mona Software

Thế nào là ứng dụng quản lý công việc, quản lý dự án

Phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý là tên gọi chung cho các loại phần mềm được thiết kế với các công cụ, tính năng giúp hỗ trợ người dùng thực hiện các công việc liên quan đến quản lý. Cụ thể, các tính năng này bao gồm việc lưu trữ dữ liệu, cung cấp công cụ giúp sắp xếp, tìm kiếm, sàng lọc thông tin, tạo lập những bản kế hoạch, phân công, tiến hành tổng hợp báo cáo, kết quả thực hiện,…

Tùy thuộc vào đặc thù của từng ngành nghề, cũng như nhu cầu của cá nhân, công ty, doanh nghiệp, bạn hoàn toàn có thể trao đổi và yêu cầu công ty lập trình thiết kế thêm các tính năng bổ sung khác.

Mời bạn tham khảo thêm: Cách làm tăng năng suất làm việc của nhân viên

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Ứng dụng quản lý công việc, quản lý nhân viên và quản lý doanh nghiệp đều có các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý. Tuy nhiên, vì chúng được sử dụng cho các mục đích khác nhau nên các công cụ và chức năng sẽ có đôi chút khác biệt.

• Phần mềm quản lý dự án project: Phần mềm thường được sử dụng cho các nhiệm vụ, công việc hay dự án cụ thể. Người quản lý có thể sử dụng chúng để xem xét các nguồn lực hiện có, phân bổ nhân sự cho phù hợp và quan sát, nắm bắt được tiến độ hoàn thiện dự án.
• Phần mềm quản lý nhân viên: Phần mềm quản lý nhân viên đảm nhiệm việc lưu trữ thông tin dữ liệu về nhân viên, chức vụ và công việc của từng người. Từ các dữ liệu này, nhà quản lý sẽ có cách điều phối, phân chia công việc cho nhân sự của mình một cách công bằng, hiệu quả.
• Phần mềm quản lý doanh nghiệp: Phần mềm thường được sử dụng chung trong cả công ty, doanh nghiệp. Từng bộ phận sẽ được phân quyền và được sử dụng thông tin dữ liệu từ những thư mục nhất định. Người quản lý có thể bao quát chung, xem xét và đánh giá hoạt động trong từng bộ phận.

Chức năng của phần mềm quản lý dự án

Công cụ quản lý công việc giúp lưu trữ dữ liệu

So với các hình thức lưu trữ dữ liệu khác trong doanh nghiệp, việc sử dụng các phần mềm quản lý dự án sẽ đảm bảo thông tin chính xác, rõ ràng, minh bạch, có thể lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn hơn trong thời gian dài hơn.

Đồng thời, khi các dữ liệu được lưu chung tại một nguồn duy nhất, việc chia sẻ thông tin, dữ liệu trong nội bộ sẽ nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm đáng kể thời gian.

Xem thêm: Review 2 công cụ quản lý công việc Trello và Asana

Phần mềm quản lý dự án sắp xếp và hiển thị thông tin một cách logic, rõ ràng, dễ theo dõi

Toàn bộ thông tin dữ liệu được lưu trữ thành các file, các thư mục và phân chia vào từng mục riêng biệt. Các công ty, doanh nghiệp có thể thống nhất một cách lưu trữ, giúp việc chia sẻ, lưu trữ dữ liệu từ phần mềm sẽ càng thêm hiệu quả.

Đặc biệt, bạn cũng có thể thiết lập riêng các bảng liệt kê và phân chia công việc một cách trực quan, giúp từng nhân viên dễ dàng theo dõi và nắm bắt được các nhiệm vụ của bản thân. Nhờ vậy, tính trạng bỏ sót công việc hay phân công không rõ ràng sẽ bị loại trừ.

Xem thêm: Ứng dụng quản lý kho, quản lý hàng hóa

Thiết lập kế hoạch, thời gian biểu, theo dõi trạng thái

Quản lý là công việc theo dõi, giám sát chung, chứ không trực tiếp thực hiện từng công đoạn, nhiệm vụ như các bộ phận khác. Do đó, lập trình hệ thống quản lý công việc nhóm cần phải tích hợp được đầy đủ tính năng liên quan đến việc tạo các bản kế hoạch, thời gian biểu.

Từ những bản kế hoạch chung, từng bộ phận có thể gửi báo cáo, thông báo lại tình hình triển khai và công việc theo các giai đoạn. Người quản lý sẽ xem xét và trực tiếp đánh giá, đưa ra chỉ đạo dựa trên những bản báo cáo tổng hợp đó.

Phân quyền sử dụng

Để đảm bảo việc bảo mật thông tin quan trọng, ngay từ trong nội bộ, bạn có thể sử dụng tính năng phân quyền của phần mềm quản lý. Dựa trên việc phân quyền, các nhân viên sẽ chỉ có thể truy cập vào những thư mục lưu trữ nhất định, có liên quan và phục vụ công việc của họ.

Thêm tính năng này khi thiết kế phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn quản lý việc sử dụng, chỉnh sửa, lưu trữ thông tin được đầy đủ và an toàn hơn.

Xem thêm: Làm thế nào để lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp

Ứng dụng quản lý công việc tổng hợp và báo cáo

Công cụ quản lý công việc project cũng thường được tích hợp các chức năng giúp người dùng tổng hợp các thông tin, dữ liệu để thực hiện các bản báo cáo, đánh giá liên quan đến công việc. Nhờ các công cụ sẵn có từ phần mềm, thời gian thực hiện việc tổng hợp thông tin có thể được rút ngắn đáng kể và đảm bảo độ chính xác cao hơn.

>> Ngoài ra Mona Software còn cung cấp thiết kế phần mềm quản lý vận tải logistics

Lợi ích khi thiết kế công cụ quản lý công việc, quản lý dự án – project

Minh bạch quá trình phân công nhiệm vụ

Nhờ việc thiết kế ứng dụng quản lý dự án, nhân viên, tất cả mọi người trong công ty, doanh nghiệp đều có thể nắm bắt được chính xác nhiệm vụ của bản thân. Do đó, bạn có thể giảm thiểu tối đa tình trạng phân công không rõ ràng, đổ lỗi, đổ trách nhiệm giữa các nhân viên cấp dưới. Công việc chung từ đó cũng đảm bảo được tiến độ và hiệu quả.

Minh bạch trong quá trình phân công nhiệm vụ đồng thời cũng sẽ giúp bạn dễ theo dõi kết quả làm việc để tiến hành điều chỉnh chức vụ, lương thưởng cho các nhân viên.

Dễ dàng lên kế hoạch, phân công công việc

Người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát được thông tin về các nguồn lực như tài chính, nhân sự, công nghệ, tài nguyên,… Từ đó, việc đưa ra các bản kế hoạch sẽ có tính khả thi cao hơn, việc điều chuyển nhân sự hay tập trung nguồn lực cũng dễ dàng và đảm bảo được yêu cầu từ công việc.

Cung cấp thông tin đồng bộ với phần mềm quản lý project

Các thông tin chung sẽ được cung cấp cùng nội dung, cùng thời điểm cho mọi nhân viên. Điều này giúp hạn chế tình trạng sai lệch thông tin hoặc có những viên không nhận được thông báo. Phương pháp chia sẻ thông tin như vậy sẽ đạt được hiệu quả tốt hơn và tiết kiệm công sức, thời gian.

Xây dựng nền tảng quản lý công việc bảo mật thông tin

Việc thiết kế phần mềm theo yêu cầu giúp đảm bảo thông tin của bạn được lưu trữ vào bảo mật trong điều kiện tốt nhất. Ngăn chặn được việc truy cập, đánh cắp thông tin dữ liệu từ những người bên ngoài. Đồng thời có thể quản lý chặt việc trao đổi thông tin nội bộ.

Xem thêm:Phần mềm quản lý khách sạn, hotel, homestay

Tính năng của phần mềm quản lý công việc tại Mona Media

Quản lý và theo dõi dự án

Quản lý và theo dõi tiến độ dự án là một trong những tính năng quan trọng và cốt lõi khi thiết kế phần mềm quản lý dự án, bởi nhờ vào đó quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, từ đó có thể đưa ra chiến lược, giải pháp để cho chiến lược kinh doanh hoàn thành đúng tiến độ và đạt hiệu quả. Sau đây là một số tính năng giúp cho người dùng quản lý công việc hiệu quả:

• Cho phép tạo dự án mới, chiến lược kinh doanh trên hệ thống một cách đơn giản
• Cho phép chỉnh sửa, xóa dự án khi có sự thay đổi
• Tạo task công việc, phân công cho nhân viên cho từng dự án cụ thể
• Cho phép comment lại những nhận xét của người quản lý
• Có thể đăng tải file, tài liệu liên quan lên hệ thống cho nhân viên tham khảo

Quản lý khách hàng

Khi thiết kế ứng dụng quản lý công việc cá nhân cho phép tích hợp các công cụ quản lý khách hàng để có dễ dàng quản lý, theo dõi, và hỗ trợ khách hàng khi cần thiết. Các tính năng khi xây dựng hệ thống quản lý công việc là:

• Cho phép thêm, xóa, sửa khách hàng cho từng dự án
• Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng bằng cách tích hợp thêm phần mềm quản lý sản phẩm / dịch vụ mà khách hàng đang sử dụng
• Thông báo tự động mỗi khi tới hạn thanh toán

Tính năng gửi thông báo

Để hiểu hơn về nền tảng quản lý công việc mời bạn tham khảo video dưới đây:

Khi thiết kế ứng dụng quản lý công việc, tính năng gửi thông báo là một trong những tính năng được ưu tiên hàng đầu. Bởi nhờ có tính năng này mà khách hàng và nhân viên tương tác hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

• Hệ thống tự động gửi thông báo tới cho khách hàng tin nhắn, email, hoặc thông qua hệ thống thông báo trên website
• Ngoài ra, bạn có thể nhận thông báo trên điện thoại khi ở bất kỳ hệ điều hành nào, giúp cho bạn không bị lỡ và có thể nắm bắt kịp thông tin mặc dù không sử dụng laptop
• Phần mềm theo dõi dự án tự động gửi thông báo khi có bất kỳ hành động nào của khách hàng
• Quản trị web có thể gửi thông báo cho nhân viên hoặc khách hàng

Quản lý nhân sự

Mỗi công ty có cách quản lý nhân sự khác nhau, chính vì thế khi lập trình phần mềm quản lý dự án chúng tôi có thể linh động thiết kế theo yêu cầu từ mỗi công ty/khách hàng

• Quản trị nhân sự đơn giản với giao diện đơn giản dễ sử dụng
• Lên task phù hợp với từng nhân viên
• Có sự phân biệt thời gian deadline của các task công việc bằng màu sắc, giúp cho người sử dụng dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc để từ đó có thể đưa ra chiến lược để hoàn thành nhiệm vụ được giao
• Mỗi nhân viên có thể tự đăng nhập và theo dõi tiến độ công việc của mình để theo dõi tiến độ công việc

Quản lý lương

• Tính năng nhập, xóa, sửa lương nhân viên
• Tự động thêm, xóa tiền lương theo những nguyên tắc đã quy định
• Thêm tiền thưởng, hoa hồng cho nhân viên
• Quản lý được số ngày nghỉ, ngày làm, giờ tăng ca để có thể cập nhật lương đúng cho nhân viên

Quản lý công tác nội bộ

Công việc của nhân viên thường ít khi thực hiện riêng lẻ, chính vì thế trong quá trình làm việc cần có sự trao đổi giữa các nhân viên trong phòng ban. Chính vì thế khi xây dựng phần mềm quản lý project, cần phải chú ý tới tính năng quản lý công tác nội bộ này:

• Tính năng nhắn tin, chat giữa các nhân viên trong phòng ban, team, công ty.
• Có thể trao đổi thông tin, tài liệu cho nhau
• Tính năng news feed cho công ty giúp nhân viên dễ dàng cập nhật thông tin một cách dễ dàng và chính xác nhất

Tính năng báo cáo

• Cho phép người quản lý và nhân viên riêng của dự án có thể theo dõi tiến độ dự án
• Quản lý những nhận xét, phản hồi của từng khách hàng đối với từng dự án, công việc
• Quản lý những thông tin yêu cầu từ khách hàng

Tính năng tự quản lý hồ sơ cá nhân

• Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản và đăng nhập để quản lý thông tin cá nhân của mình
• Cho phép nhân viên tự quản lý task công việc, ngày nghỉ, lương, thưởng của mình
• Cho phép đánh giá, gửi nhận xét
• Cho phép điểm danh bằng smartphone khi có kết nối internet

Vì sao bạn nên lựa chọn thiết kế phần mềm quản lý công việc tại Mona Media?

Đội ngũ nhân viên tận tình, chuyên nghiệp

Mona Media sở hữu một đội ngũ chuyên nghiệp và hết lòng vì khách hàng. Do đó, khi đến với Mona, bạn chắc chắn sẽ nhận được những lời tư vấn tận tâm, thiết kế phần mềm quản lý dự án để đưa ra sản phẩm chất lượng, hiệu quả, hỗ trợ tốt nhất cho công việc quản lý.

Xem thêm: Đánh giá hiệu quả sử dụng ứng dụng quản lý công việc

Quy trình thiết kế phần mềm quản lý dự án bài bản

Toàn bộ quy trình từ khi tiếp nhận yêu cầu thiết kế phần mềm quản lý dự án từ khách hàng đến khi hoàn thiện và bàn giao dự án đều đã được phân chia thành các giai đoạn nhỏ. Từng giai đoạn sẽ có các nhiệm vụ và bộ phận chịu trách nhiệm cụ thể.

Nhờ quy trình bài bản như vậy, đội ngũ của Mona có thể dễ dàng phối hợp và tạo ra những sản phẩm chất lượng đến từng chi tiết, đáp ứng đúng nhu cầu, đòi hỏi từ phía khách hàng.

Đảm bảo thời gian hoàn thiện dự án

Một ưu điểm nổi bật khác khi lựa chọn thiết kế phần mềm tại Mona Media chính là thời gian thực hiện dự án được đảm bảo. Sau khi đã lên lộ trình thiết kế, lập trình phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, Mona Media có thể đưa ra thời gian hoàn thiện và đảm bảo bàn giao dự án theo đúng kế hoạch.

Giá thành cạnh tranh

Sản phẩm tại Mona Media luôn được ứng dụng các công nghệ mới nhất, đảm bảo khả năng vận hành hiệu quả, sở hữu giao diện thu hút, trực quan, tính năng đa dạng. Tuy nhiên, mức chi phí để thực hiện các dự án lại cực kỳ cạnh tranh so với mức giá trên thị trường.

Bạn có thể tiết kiệm chi phí, lựa chọn những gói dịch vụ thiết kế, lập trình phù hợp với ngân sách những chất lượng luôn đạt tiêu chuẩn hàng đầu.