Cách scan tài liệu bằng máy photocopy Ricoh và Toshiba dễ dàng

Đối với những người vừa làm quen với lĩnh vực in ấn, photo và chưa thật sự thành thạo về cách sử dụng, thì bài chia sẻ về cách scan tài liệu từ máy photocopy Ricoh và Toshiba dễ dàng sau đây chắc chắn sẽ là một cẩm nang vô cùng hữu ích mà bạn nên “bỏ túi” ngay cho mình.

Việc tìm hiểu và nắm rõ từng thao tác sử dụng là vô cùng quan trọng, để không chỉ hạn chế làm chậm trễ tiến độ công việc của bạn, giúp bạn có được những file tài liệu sắc nét, chất lượng nhất trong những ngày cần scan tài liệu gấp mà lại chẳng có “sư phụ” nào hướng dẫn mà còn hỗ trợ bạn tiết kiệm tối đa chi phí, vì chẳng cần phải “tậu” thêm một chiếc máy scan làm gì cho không gian văn phòng, nơi làm việc thêm chật chội.

Không dông dài lan man nữa, cùng Hưng Phúc Khang đi vào tìm hiểu ngay và luôn bạn nhé!

Scan là gì?

Định nghĩa về scan

Lâu nay chúng ta vẫn thường nghe “Scan giùm chị cái này”, “Scan hộ anh cái kia”, tuy nhiên bạn có biết chính xác thì scan là gì hay không?

Scan là từ chỉ việc chuyển các dữ liệu nằm trên giấy tờ, tài liệu như hợp đồng, tạp chí, văn bản,… hay nói cách khác là hình ảnh bản cứng trên giấy thành những dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ nằm trên máy tính, smartphone thông qua thiết bị máy scan chuyên dụng, hoặc thậm chí là những ứng dụng scan qua điện thoại thông minh cực kỳ hữu ích.

Đối với dân văn phòng hoặc những người thường xuyên làm việc với những tập tài liệu, in ấn, thì một chiếc máy scan chắc chắn sẽ là khoản đầu tư không thể thiếu để tối ưu hóa hiệu quả của công việc.

Máy scan tài liệu là thiết bị gì?

Máy scan, hay máy quét cũng có cách thức hoạt động tương đồng với những chiếc máy Photocopy, sử dụng tích điện kép để thu về hình ảnh điện tử của một trang giấy bằng cách biến cường độ ánh sáng phản xạ từ thành thông tin dạng số, sau đó chuyển đổi thành cách các file có thể lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Tuy nhiên, nếu máy photocopy có chức năng sao chép hoặc xuất bản các tệp tin ảo từ máy tính chuyển thành giấy tờ văn bản cứng, thì máy scan lại chuyển đổi văn bản cứng sang hình thức tài liệu ảo trên máy tính.

Thực tế trên thị trường hiện nay, cũng đã có những dòng máy photocopy được cải tiến nhiều tính năng thông minh, và không ngừng nâng cấp để tối ưu hóa những tiện ích và trải nghiệm của người sử dụng, chẳng hạn như các dòng máy photocopy nhà Ricoh và ông lớn Toshiba chẳng hạn.

Nhu cầu scan tài liệu, cần trong những trường hợp nào?

Nhiều người cho rằng những chiếc máy scan trong thời đại 4.0 ngày nay đã lỗi thời và không còn cần thiết, bởi vì chúng ta hoàn toàn có thể thay thế chúng bằng những ứng dụng mobile dùng để scan tài liệu miễn phí như CamScanner, Genius-Scan, Doc-Scan, OfficeDrop,… nhưng không hề. Máy scan vẫn chiếm lĩnh một vị trí không thể thay thế, đặc biệt là đối với những người làm những công việc bàn giấy chuyên nghiệp. Sẽ có một vài trường hợp mà nhu cầu scan tài liệu bằng máy scan của bạn trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết, chẳng hạn:

Cần lưu trữ những tập tài liệu quan trọng

Tài liệu càng quan trọng, càng cần được sao lưu và bảo quản cẩn mật, để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Lúc này, scan tài liệu trở thành giải pháp tối ưu để khắc phục những yếu điểm của loại hình lưu trữ truyền thống thường xuyên gây thất lạc giấy tờ và tốn kém quá nhiều về mặt thời gian. Sử dụng một chiếc máy scan để số hóa tài liệu làm cánh tay đắc lực hỗ trợ cho mỗi cá nhân doanh nghiệp chắc chắn sẽ giảm thiểu tối đa nguy cơ đánh mất những thông tin quan trọng.

Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Cuộc đời này rất đơn giản bạn ạ, quy luật “tiền nào của nấy” luôn đúng trong mọi trường hợp. Với những ứng dụng cho phép bạn scan một cách tiện lợi và miễn phí, rất có thể đồng thời tiềm tàng một số nguy cơ bị đánh cắp những thông tin mà bạn chủ động “show-off” với bên thứ ba này. Lúc đó, độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối gần như bằng 0, ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho việc này?

Thay vào đó, lưu trữ thông tin ở dạng số thông qua máy scan và cài đặt mã truy cập bảo mật những nội dung quan trọng, mới chính là cách giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Các hình ảnh sau khi quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF, cùng với chữ ký số cực kỳ hiện đại và tiện lợi trong việc xác thực.

Tìm kiếm tài liệu thuận tiện, nhanh chóng

Bạn có đồng ý rằng từ khi chúng ta biết đến việc sử dụng máy tính, thì những công việc văn thư, lưu trữ trở nên “dễ thở” hơn rất nhiều hay không? Việc chuyển tải các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy cũng sẽ khiến cho việc sắp xếp và sử dụng thông tin hiện đại, thuận tiện hơn.

Song song đó, có nhiều model máy scan cũng được trang bị tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét thông qua công cụ đám mây, email, thậm chí là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba. Vậy nên, người dùng lại càng dễ dàng hơn trong việc truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi.

Có thể bạn cần: Phần mềm hỗ trợ máy photocopy Ricoh

Cách scan tài liệu bằng máy photocopy Ricoh:

Máy photocopy Ricoh là một trong số những sản phẩm công nghệ được giới văn phòng ưa chuộng nhiều nhất, kể cả khi giá thành của dòng máy này đắt đỏ hơn một tẹo so với những dòng thiết bị cùng phân khúc trên thị trường. Để có thể thực hiện công việc scan nhanh chóng ngay trên dòng máy photocopy của Ricoh, bạn cần thực hiện trình tự các bước như sau:

Bước 1:

Bạn cần đặt bản gốc của tài liệu bản cứng ngay ngắn trên đúng vị trí khay của màn hình máy photocopy, sau đó chọn phím SCANNER trên màn hình điều khiển cảm ứng của máy.

Bước 2:

Tiếp tục bấm chọn STORE FILE, sau đó chọn STORE ONLY để đặt lệnh chỉ Scan bản gốc mà bạn vừa đặt vào khay.

Bước 3:

Đến bước này, bạn sẽ cần phải đổi tên file. Đổi như thế nào cho dễ nhớ một tẹo, để còn thuận tiện trong quá trình lọc tìm lịch sử khi cần sử dụng các thông tin trong file scan hay khi muốn scan thêm tài liệu gửi đi mà không có bản gốc. Đổi xong rồi thì nhấn OK để máy xác nhận lệnh vừa tạo nhé!

Bước 4:

Tiếp theo, bạn sẽ cần lựa chọn chế độ scan bằng cách nhấn vào SCAN SETTING để thay thay đổi các cài đặt theo đúng nhu cầu của mình:

• Scan màu: chọn FULL COLOR/ TEXT PHOTO
• Scan trắng đen: chọn BLACK & WHITE TEXT

Thường thì máy photocopy Ricoh sẽ để mặc định chế độ này, vậy nên, nếu bạn chỉ cần scan tài liệu với hai màu đen và trắng thì không cần phải cài đặt lại.

• Scan 1 mặt: chọn ORIGINAL FEED TYPE sau đó bấm 1 SIDED ORIGINAL
• Scan 2 mặt: chọn ORIGINAL FEED TYPE sau đó bấm 2 SIDED ORIGINAL
• Scan mỗi trang thành 1 file: chọn SINGLE PAGE
• Scan nhiều trang thành 1 file: chọn MULTI PAGE

Bước 5:

Nhưng lưu ý là đừng quên nhấn chọn OK để xác nhận lệnh của máy photocopy Ricoh sau mỗi lần thao tác xong bạn nhé! Nhỡ mà quên là mọi công sức nhập lệnh vừa rồi cũng trở về con số 0 luôn đấy.

Cuối cùng, bạn nhấn START và chờ đợi kết quả cho ra file Scan như mong muốn của mình.

Hướng dẫn scan tài liệu bằng máy photocopy Toshiba:

Ngoài Ricoh, thì máy photocopy Toshiba cũng là một sản phẩm “trứ danh” và được ưa chuộng trên toàn thế giới, đặc biệt sử dụng phổ biến trong giới công sở, văn phòng. Đối với máy photocopy Toshiba, thao tác thực hiện sẽ khác đôi chút so với thiết kế của máy Ricoh, cụ thể là:

Bước 1:

Sau khi nạp bản gốc ngay ngắn trên kệ khay của máy, bạn cũng sẽ chọn chức năng SCANNER trên màn hình điều khiển cảm ứng giống như đã tìm hiểu ở máy photocopy Ricoh.

Bước 2:

Chọn STORE FILE, sau đó chọn STORE only để đặt lệnh chỉ scan mỗi bản gốc bạn vừa đặt lên khay.

Bước 3:

Đổi tên file, sau đó chọn EDIT để vào mục cài đặt, điều chỉnh các chế độ scan tài liệu phù hợp với mục đích sử dụng của mình:

• Scan 1 mặt: chọn SINGLE
• Scan 2 mặt: chọn TABLET
• Scan toàn bộ thông tin, bao gồm chữ và ảnh: chọn TEXT/PHOTO
• Scan riêng phần chữ: chỉ chọn TEXT

Sau mỗi thao tác chọn, bạn hãy nhấn ENTER để xác nhận lệnh. Cuối cùng, chỉ việc bấm START và thụ hưởng thành quả.

Hướng dẫn scan tài liệu đối với các dòng máy photocopy khác:

Với một số dòng máy photocopy khác, chẳng hạn như Canon, Sharp, Xerox,… thì thao tác scan thực ra cũng tương tự như những bước mà chúng ta đã “ngâm cứu” trên dòng máy Ricoh và Toshiba mà thôi. Trừ những dòng máy quá cũ, thì những chiếc máy photocopy được sử dụng phổ biến trên thị trường hiện nay đều có giao diện đơn giản, dễ hiểu, chỉ cần nhìn vào màn hình, kết hợp với lệnh chuẩn là có thể dễ dàng scan tài liệu tốc độ nhanh chóng.

Mong rằng với những chia sẻ trong bài viết Cách scan tài liệu bằng máy photocopy Ricoh và Toshiba mà Hưng Phúc Khang vừa cung cấp cho bạn, việc số hóa những thông tin giấy sẽ không còn là nỗi trăn trở của bạn, và ngay cả khi là một người mới tập tành sử dụng máy photocopy, bạn vẫn có thể tự thực hiện mọi tính năng tiện ích để cho ra đời một file scan sắc nét nhất có thể. Nếu bạn đang hoặc có ý định mở tiệm photo thì hãy liên hệ ngay với dịch vụ cho thuê máy photocopy Ricoh của Hưng Phúc Khang nhé. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn hoàn toàn từ con số 0.

Khi bạn vẫn còn nhiều câu hỏi bỏ ngỡ, những thắc mắc không biết tỏ cùng ai mà trong giới hạn bài viết trên Hưng Phúc Khang chưa thể giải đáp hết với bạn, thì đừng ngần ngại bình luận bên dưới hoặc alô ngay với chúng tôi để nhận được lắng nghe và hỗ trợ bạn nhé!