Cách lấy file scan từ máy photocopy ricoh

TỔNG HỢP CÁCH CÀI ĐẶT SCAN MÁY PHOTOCOPY RICOH MỚI NHẤT 2023

HƯỚNG DẪN SCAN FOLDER RICOH – Hướng dẫn chi tiết cài đặt scan máy photocopy Ricoh trên HĐH Win XP, 7, 8, 8.1, 10 và gửi trực tiếp về từng thư mục máy tính trong mạng nội bộ.

Điểm qua vài nét về chức năng SCAN folder của máy photocopy RICOH trước khi tiến hành làm để hiểu rõ về máy photocopy ricoh. Máy photocopy ricoh là dòng máy scan màu, scan trực tiếp qua mặt gương hoặc mặt ADF sau đó file scan sẽ được lưu tạm vào bộ nhớ máy, sau các bước xác thực tài khoản người dùng thì file scan sẽ được chuyển tiếp đến thư mục được lưu trên máy tính của người dùng, nhân viên trong công ty, cơ quan đó qua hệ thống mạng nội bộ của công ty, cơ quan. Ưu điểm nổi trội của chức năng scan trên dòng máy Ricoh là độ bảo mật cao, File scan của người dùng nào sẽ chỉ người đó biết, không như scan máy photocopy TOSHIBA tất cả đều lưu chung trên ổ cứng máy TOSHIBA mà còn chia sẽ rộng rãi ai cũng có thể thấy. Như vậy ta có thể ngăn chặn được vấn đề lộ thông tin ra ngoài khi sử chức năng scan folder ricoh.

CÁCH LẤY FILE SCAN MÁY RICOH NHANH CHÓNG KHÔNG CẦN CÀI ĐẶT TRÊN MÁY TÍNH

BƯỚC 1: Tại giao diện SCAN của máy photocopy, chọn STORE FILE

BƯỚC 2: Chọn STORE TO HDD

BƯỚC 3: Đặt tài liệu cần SCAN vào khay tự động hoặc mặt Gương của máy photocopy và bấm nút START

BƯỚC 4: Truy cập vào Web Image Monitor của máy Photocopy Ricoh bằng cách nhập địa chỉ IP hiện tại của máy Photocopy vào trình duyệt CHROME. Sau đó vào mục DOCUMENT SERVER -> Tìm đến file SCAN vừa scan, chọn PDF và tải file SCAN xuống máy tính. Lưu trữ và đặt lại tên file Scan của mình theo ý muốn.

3 CÁCH CÀI SCAN FOLDER CHO MÁY PHOTOCOPY RICOH HIỆU QUẢ

Chúng tôi xin giới thiệu 1 số thuật ngữ chuyên ngành hệ thống mạng trước khi tiến hành chi tiết để các bạn có thể thao tác dễ dàng hơn.

• Mạng nội bộ ( Local Network): Là hệ thống kết nối các máy tính trong cùng 1 cơ quan, công ty doanh nghiệp, giúp ta có thể Scan, chia sẻ in ấn mà hoàn toàn không phụ thuộc mà mạng toàn cầu ( Internet). Nói cho dễ hiểu là ngay cả khi không lên được mạng, không vào được Google hay Facebook vẫn có thể scan và in bình thường.
• Quyền truy cập thư mục ( Permission to access Folder): Nghĩa là mình cho phép ai vào máy mình lấy tài liệu thì người đó mới được vào, còn không thì họ không vào được.
• Xác thực người dùng (User Authentication): Là thông tin tài khoản của mình đăng ký trên Web quản lý của máy photocopy Ricoh để có thể scan.
• Đường dẫn (Path): Đường dẫn đến cái thư mục của người dùng để Ricoh biết mà gửi file về đó.
• Tên người dùng ( User Name) : Là tên của người dùng trên máy tính của mỗi người dùng để xác thực khi Ricoh gửi file về. Lưu ý, tên người dùng User name khác với tên máy Machine Name. Nên khi đăng ký scan trên website Ricoh, “Login user name” chính là tên người dùng ( xem trong User Accounts trong Control Panel) còn Path thì lấy tên Machine Name. Lát xem hướng dẫn sẽ hiểu.

Trước khi cài scan folder ricoh phải kiểm tra xem máy tính đã kết nối được với máy photocopy RICOH chưa bằng cách Start -> RUN -> gõ CMD rồi Enter. Gõ tiếp câu lệnh: ping <địa chỉ ip máy photo> enter. Ví dụ: Địa chỉ 192.168.10.202 là địa chỉ máy Photocopy của mình, gõ: ping 192.168.10.202. Nếu báo Reply… thì kết nối còn báo Request Time Out hoặc Destination Unreachable thì chưa làm SCAN được.

CÀI SCAN FOLDER THEO GIAO THỨC SAMBA (SMB)

CÀI SCAN FOLDER TRÊN WIN XP, WIN 7

• Bước 1: Tạo 1 thư mục mới đặt tên SCAN ngoài Desktop của máy tính, rồi share full quyền cho thư mục đó => Every One => Full Control. Bạn nào không thực hiện được thì tải phần mềm “CÀI ĐẶT SCAN TỰ ĐỘNG CHO WIN 7“, phần mềm sẽ tự share 1 Folder Scan trong ổ đĩa D của bạn.
• Bước 2:Vào Control Panel -> Windows Firewall và turn off nó đi.
• Bước 3: Vào trang web quản lý của máy Ricoh, mở trình duyệt Chrome gõ địa chỉ máy photo vào. Ví dụ: 192.168.10.202 sẽ ra được giao diện màn hình quản lý của Ricoh (Giống Clip Check IP ở trên). Trường hợp gõ đúng địa chỉ rồi mà không vào được, liên hệ Hotline : 0986.227.177 mình sẽ chỉ cho.
• Bước 4: Nhìn bên góc phải bên trên thấy chữ Logon. Nhấp vào, đăng nhập với User: admin Password: (để trống).
• Bước 5: Nhìn bên phía tay trái thấy mục Address Book. Click vào. Rồi chọn Add User.
• Bước 6: Gõ tên người dùng Name và Key Display. Hai cái này gõ gì cũng được, Key Display sẽ là cái tên hiển thị trên màn hình Ricoh.
• Bước 7: Tại mục Folder Authentication. Gõ User name trong User Account và mật khẩu. Mật khẩu này là mật khẩu mở máy tính của người đó. Nếu không có thì bỏ qua.
• Bước 8: Tại mục Path. Điền đường dẫn tới thư mục Scan bằng cách. Click chuột phải My Computer chọn Properties, xem tên máy là gì, sau đó vào Start-> Run -> \tên máy tính. Ví dụ tên máy tính mình là kythuat gõ: \kythuatscan.
• Bước 9: Bấm Save and Add Another => Logout. Bây giờ lên máy Photocopy Ricoh, bỏ thử 1 file vào scan, chọn tên người dùng vừa đặt ở Bước 6 rồi Start. File sẽ được gửi về thư mục SCAN.

Nếu thấy phức tạp quá, đọc không hiểu thì coi clip sau đây nhé !!!

LINK TẢI PHẦN MỀM: Cài Đặt Scan Tự Động Cho Win 7 <= Phần mềm có đuôi là .BAT này mình viết chỉ là những câu lệnh bình thường để tạo và share folder, hoàn toàn không có Virus gì hết nên yên tâm nhé !

CÀI SCAN FOLDER THEO GIAO THỨC FTP SERVER

Đối với Win 8, Win 10 trở lên, việc Scan và gửi file về thư mục máy tính trở nên khó khăn hơn nhiều khi hãng Microsoft đã nâng cấp bảo mật trên các hệ điều hành này. Cụ thể, giao thức Samba chia sẻ file nội bộ được nâng từ Version 1 lên Version 2/3. Chính vì thế, việc scan folder từ máy Ricoh sẽ bị chặn lại và không gửi file về được.

Một số dòng máy sau này như Ricoh đuôi 3, 4, 5 (Ricoh 3053, Ricoh 4054, Ricoh 5055…) thì đã được nâng cấp SMB V2/3 trong Network System rồi nên các bạn cài bình thường như cài Scan Ricoh Folder cho Win 7 phía trên. Còn những dòng Ricoh đuôi 0 1 2 (Ricoh 3350, Ricoh 2851, Ricoh 4002…) nếu không Update Firmware cho máy Ricoh thì sẽ không scan bằng giao thức SMB được nhé mà phải cài Scan bằng giao thức FTP cho Win 8, Win 10.

CÀI SCAN FOLDER TRÊN WIN 8, WIN 10

Để cài scan folder cho máy Ricoh trên Win 8, Win 10 chúng ta cần chuẩn bị như sau:

• Bước 1: Tải phần mềm tạo Server FTP trên máy tính. Hiện có rất nhiều phần mềm nhưng dễ sử dụng nhất và cài đặt nhanh chóng nhất vẫn là phần mềm FILE ZILLA SERVER. Tải về và cài đặt phần mềm. Cứ bấm Next tới là được. Link tải đây: DOWNLOAD HERE
• Bước 2: Tạo 1 folder để chứa file scan. Để ở đâu cũng được, ngoài Desktop hoặc ổ D E gì cũng được. Không cần share các bạn nhé !
• Bước 3: Tạo 1 tài khoản nội bộ bên trong phần mềm FILE ZILLA. Lưu ý, tránh đặt trùng tên với User của máy tính. Cứ đặt như mình đây là đảm bảo không trùng. User name: scan | Password: 123
• Bước 4: Mở trình duyệt Google Chrome, gõ địa chỉ IP của máy photo vào để Login vào Web Image Mornitor (giao diện quản lý của máy photo). Đăng nhập với tài khoản mặc định là Admin, password để trống.
• Bước 5: Vào mục Address Book -> Add User Name -> Name và Key Display (đặt tên của mình để hiện thị lúc chọn scan ngoài máy Photo) -> Folder Authentication (Chọn Specify, nhập tên tài khoản lúc nãy tạo là scan ; mật khẩu chọn “Change” rồi nhập 123) -> Mục Protocol (chuyển từ SMB sang FTP) -> Mục Server Name (nhập địa chỉ IP của máy tính) -> OK
• Bước 6: Tắt tường lửa FIRE WALL / Tường lửa phần mềm Diệt Virus đặc biệt là Kaspersky Internet Security
• Bước 7: Lại máy photo, chọn tên vừa tạo, bỏ giấy vào và scan thử.

CÀI SCAN FOLDER THEO GIAO THỨC TWAIN KẾT HỢP PHẦN MỀM FOXIT READER

Giao thức TWAIN được tích hợp sẵn trong các thiết bị máy Ricoh, nó cho phép các phần mềm giao tiếp trực tiếp với máy Ricoh. Cách scan qua giao thức TWAIN kết hợp với phần mềm đọc PDF cho phép bạn scan và lưu file vào thư mục trên máy tính tương tự như cách scan folder trên.

Ưu điểm: Cài đặt nhanh chóng, dễ dàng sử dụng, ít bị hạn chế, bị chặn bởi các phần mềm diệt virus.

Nhược điểm: Phải cài đặt driver Scan cho từng dòng máy. Thao tác scan thủ công hơi nhiều, tốc độ không nhanh lắm so với cách scan folder ở trên. Tuy nhiên, nó cũng là cách hữu ích khi những cách trên làm không được.

Cách cài đặt scan folder qua giao thức TWAIN trên máy photocopy Ricoh như sau:

• Bước 1: Gõ từ khóa Driver Ricoh + “mã máy của bạn”. Ví dụ mình cài máy Ricoh 3054 thì mình gõ “Driver Ricoh 3054”. Sau đó vào kết quả đầu tiên có dạng như sau:

Bước 2: Vào mục Scanner Driver và tải xuống Driver Twain

Bước 3: Chạy file vừa tải xuống, cài đặt. Ở đây các bạn cứ bấm Next tới là được.

Bước 4: Sau khi cài đặt xong, bấm START gõ Network Connection Tool. Tìm tới phần mềm vừa cài và mở nó lên. Giao diện phần mềm như dưới đây. Các bạn nhập địa chỉ IP của máy photocopy của các bạn vào nhé ! Video hướng dẫn coi địa chỉ IP ở trên, cuộn lên coi và làm nếu quên rồi. Thao tác xong thì bấm OK OK nhé !

Bước 5: Mở phần mềm FOXIT Reader lên. Nếu chưa có thì tải xuống tại đây “DOWNLOAD HERE”. Tải xuống, mở file cài đặt, bấm Next tới là xong. Sau khi cài đặt phần mềm Foxit Reader, mở lên và thao tác như hình. Mình đã có diễn giải các chức năng ở đó. Chỉ có cái mặt gương hay ADF là khó hiểu nhất thôi. Nghĩa là, nếu scan giấy trên khay tự động ở nắp trên thì chọn “FEEDER” còn scan giấy ở mặt gương thì chọn “FLATBED”. Sau khi bỏ giấy xong và chọn như hình thì bấm SCAN là máy nó sẽ scan thôi.

Bước 6: Máy sẽ tự kéo giấy và trả về kết quả về phần mềm Foxit Reader. Các bạn SAVE file về nơi cần lưu trữ ở máy tính. Còn nếu muốn scan tiếp thì chọn “SCAN MORE PAGES”

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG SCAN TRÊN MÁY PHOTOCOPY RICOH

HƯỚNG DẪN SCAN 2 MẶT TRÊN MÁY PHOTOCOPY RICOH

HƯỚNG DẪN SCAN FILE THÀNH FILE PDF VÀ HÌNH ẢNH

TẢI PHẦN MỀM CÀI ĐẶT SCAN RICOH WIN 10

Bản dành cho A/e Kỹ thuật Thiên Phúc Tải phần mềm cài đặt: DOWNLOAD

Khắc phục lỗi TLS khi cài phần mềm “Scan Ricoh Win 10” trên Win 7

Bản 32 bit

Bản 64 bit

THÔNG TIN TÁC GIẢ:

NAME: LÊ NHÂN

PHONE: 0938.36.56.76 – 0986.22.7177

EMAIL: [email protected] – [email protected]