Các yếu tố đầu ra của doanh nghiệp

Trong quá trình kinh doanh và quản trị doanh nghiệp từ lúc công ty còn nhỏ xíu đến khi lớn lên kha khá, cũng như tham gia cải tạo tái cấu trúc nhiều đơn vị SMEs, có một vấn đề chung, đó là nhiều rắc rối doanh nghiệp bị phát sinh từ các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, mà đôi khi họ lơ là, cẩu thả dẫn đến hệ quả khó lường.

Đầu xuôi thì đuôi lọt, câu châm ngôn này không sai trong tình huống quản trị doanh nghiệp. Thậm chí nếu đầu vào tốt, chúng ta sẽ đỡ vất vả hơn rất nhiều trong việc kinh doanh, việc quản lý từ đó cũng nhẹ nhàng hơn. Vậy, các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp gồm những gì?

Đầu vào: NGUỒN NHÂN LỰC

Đầu tiên, nhiều SMEs tuyển dụng nhân sự mà chưa có bất kỳ định nghĩa nào về năng lực cho một vị trí, từ đó khi phỏng vấn rất khó để xác định liệu ứng viên có phải thật sự là người giỏi hay không. Với các doanh nghiệp siêu nhỏ, đôi khi chỉ là sự hài lòng ở diện mạo ưa nhìn, nói chuyện khôn khéo tý và ráng trả lời dăm ba câu hỏi từ chính ceo đặt ra là lọt qua được vòng phỏng vấn.

Ví dụ, bạn cần tuyển 1 bếp phó, món hoa, phụ trách đứng chảo cho nhà hàng ẩm thực trung hoa của bạn. Vậy tiêu chí gì về kỹ năng, hành vi, kiến thức mà người bếp hoa cần có? Anh ấy phải có khả năng chịu tải áp lực thế nào để tạo ra hiệu suất công việc mà bạn cần?

Thứ 2, đã tuyển, phải tuyển đúng người có năng lực theo định nghĩa năng lực mà bạn đã viết ra ở trên, không đạt thì tuyệt đối không nhận. Nếu không, chính doanh nghiệp bạn sẽ gánh chịu tất cả hậu quả từ tay nghề yếu kém của người đầu bếp ở ví dụ bên trên.

Nhiều CEO nói tôi chỉ cần thái độ tốt, thì tôi cho rằng: đó là lẽ đương nhiên, vì thái độ cũng là 1 phần trong định nghĩa năng lực ở 1 vị trí. Như nhân viên sales thì 100% phải có thái độ nhẫn nhịn với khách rồi, chứ khách nói 1 câu là chửi khách một câu thì có giết chết doanh nghiệp.

Điều này càng chứng minh, nếu bạn khởi nghiệp ở 1 lĩnh vực tay ngang, bạn không có chút gì hiểu biết về nó. Khả năng cao là team bạn tập hợp sẽ khó thành công, vì từ đầu bạn không có đủ trình độ để thẩm định !

Đầu vào: NGUYÊN VẬT LIỆU/HÀNG HÓA

Yếu tố đầu vào của doanh nghiệp thứ hai chính là nguyên vật liệu/ hàng hóa. Kỹ lưỡng ngay từ khâu lựa chọn nguồn hàng có tỷ lệ bán tốt, hợp xu hướng; cẩn thận ngay từ khâu lựa nguyên liệu sản xuất đầu vào là chất lượng tốt thì khả năng cao là sản phẩm sẽ có sức cạnh tranh cao hơn về chất lượng so đối thủ dù kỹ thuật ta có thể thua kém.

Cái này ở món ăn trong ngành FnB thấy rất rõ, có những tiệm cơm gà, có thể kỹ thuật chế biến không gì là ghê gớm. Nhưng vấn đề là nguồn nguyên liệu, những con gà anh lấy là gà ta thả vườn, thịt săn chắc, ăn rất ngon. Trong khi những nơi khác là gà công nghiệp, thịt bở, mỡ nhiều.

Chưa kể, khi bạn siết quy trình tuyển lựa nguyên vật liệu kỹ lưỡng thì sẽ tránh nhiều rắc rối phát sinh không đáng có sau này ở khâu vận hành. Trong Fnb, có những nơi bán rau chất lượng rất tệ, 1kg rau nếu đem đi lặt chắc còn được vài nhúm (thiệt hại 3/4 rau), vậy nếu 1 ngày chuỗi bạn tiêu thụ hàng trăm kg rau thì số tiền không nhỏ.

Tại sao không chọn nguồn rau từ nơi khác?

Đầu vào: HÓA ĐƠN, HỢP ĐỒNG, BIÊN BẢN

Rất nhiều SMEs rất cẩu thả trong công tác quản lý về chứng từ và văn bản tổ chức:

• Mua hàng thì không lấy hóa đơn.
• Trao đổi đối tác không ghi âm, biên bản.
• Họp hành thì không có biên bản họp.
• Hợp tác ai đó thì thiếu hợp đồng, nói miệng.
• Thuê đơn vị làm dịch vụ thì hợp đồng hời hợt.
• Thu vào, chi ra mà không phiếu thu/chi.
• Hàng ra vô kho mà thiếu phiếu xuất/nhập kho.
• Đối tác giao hàng thiếu hóa đơn bán hàng mà vẫn nhận hàng.
• Những khoản chi không có chứng từ thì cũng không lập bảng kê.

…. vân vân. Những vấn đề nhỏ xíu này là mầm móng những thất thoát, rắc rối về tài chính sau này.

Đầu vào: CÔNG CỤ DỤNG CỤ (MÁY MÓC….)

Cùng doanh nghiệp với nhau, thì đã đầu tư, đừng tiết tiền cho máy móc và trang thiết bị, đặc biệt nếu nó góp phần trong việc tạo ra chất lượng sản phẩm tốt hơn, thời gian sản xuất nhanh hơn (sẽ cạnh tranh về tốc độ phục vụ đơn hàng cho khách) thì rất đáng để đầu tư.

Xưa, có ông bạn mình, mở xưởng quà tặng, đầu tư mua máy CNC cũ bên trung quốc về, chưa kịp thu hồi vốn cái máy thì máy cứ hư lên hư xuống, tháng 2 – 3 lần. Mỗi lần cứ tiền công sửa chữa và tiền thay vật tư là hết cả lời.

Ra khởi nghiệp, đúng là phải tiết kiệm. Nhưng tiết kiệm phải đáng, kẹo kéo quá cũng không tốt.

Đầu vào: CÔNG NGHỆ

Công nghệ cũng là một trong những yếu tố đầu vào của doanh nghiệp rất quan trọng. Có những doanh nghiệp rất khôn ngoan, đã chuyển đổi số hóa việc quản lý ngay từ những ngày đầu. Như giao tiếp nội bộ dùng slack, lưu trữ dữ liệu với Gsuit và google drive, rồi giao việc với Asana. Nhờ vậy tốc độ và hiệu suất cao hơn đối thủ dù nhân sự 2 bên là như nhau.

Ngày nay, nhiều công ty có mạng lưới đại lý còn đầu tư cả app để đại lý mình đặt hàng trực tiếp trên app nữa đấy. Mọi việc qua đó hết, hiệu suất công việc rất lớn.

Hay như ở các nhà hàng, cafe, họ kết hợp chatbox và quét Qrcode giảm giá để CSKH khi họ về từ quán. Tiếc là tới khi dịch Covid-19 xảy ra mới thấy nhiều bạn tất tả triển khai chatbox với kỳ vọng kéo KH cũ, nhưng muộn quá rồi.

Ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng các phần mềm quản trị quan hệ khách hàng để lưu trữ, sắp xếp dữ liệu khách hàng tiềm năng và tăng hiệu suất nhân viên sales.

Yếu tố đầu vào: BÍ QUYẾT, CÔNG THỨC

Đôi khi để cạnh tranh, đầu vào vận hành, nếu bạn sở hữu được công thức, một bí quyết, một phát minh thì tỷ lệ thắng gần như trong lòng bàn tay.

Trong ngành Fnb, bạn sẽ dễ thấy ví dụ phổ biến là thường thương hiệu fnb nào ra đời đi kèm với một món ăn mới lạ, và sở hữu cả bí quyết chế biến riêng thì hầu như quán rất mau đông khách, và sự nghiệp franchise cũng trở nên thuận lợi hơn rất nhiều.Tóm lại, các bạn sẽ thấy ví dụ phổ biến hơn ở các startup mới ra đời khi tuyển dụng. Rất nhiều anh/chị/em thích sử dụng nguồn nhân lực không cần kỹ năng, kinh nghiệm để nhận vào với chi phí lương rẻ rồi đào tạo thêm, nhưng chúng ta quên rằng chúng ta, bản chất là kinh doanh, không phải trường dạy nghề, và đào tạo một cá nhân thành thục một kỹ năng nghiệp vụ chưa bao giờ là đơn giản. Rồi đào tạo xong họ có ở lại không, công sức vài tháng đã bỏ ra, rồi tiền nữa, lỡ họ nghỉ việc xin nơi khác thì sao?

Đừng bao giờ đưa công ty mình vào thế khó !

Chia sẻ từ Nguyễn Tuấn Hùng – Quản trị & Khởi nghiệp