Scan là hoạt động quét lại các giấy tờ ở dạng bản cứng để người dùng lưu lại thành các file hình ảnh trên máy tính, điện thoại. Máy scan cũng là một trong những thiết bị máy văn phòng quen thuộc, không thể thiếu trong các hoạt động vận hành kinh doanh. Vậy bạn đã biết chính xác scan là gì và những công dụng tuyệt vời từ máy scan, cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết bị máy văn phòng nhé.
Bạn đang xem: Scan hộ chiếu là gì
I. Scan là gì?2. Các khái niệm liên quan đến Scan3. Bản chụp và bản saoII. Công dụng của ScanIII. Cách Bảo quản và Sử dụng máy scan đúng cách
I. Scan là gì?
Scan là hoạt động quan trọng trong đời sống
1. Scan là gì?
Scan là hoạt động chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, có thể tiến hàng scan ảnh bằng máy tính hoặc bằng smartphone đã cài đặt ứng dụng.
Máy Scan (máy quét) sở hữu cách hoạt động tương tự máy Photocopy với việc sử dụng tích điện kép để thu hình ảnh điện tử trên một trang giấy, chuyển đổi cường độ sáng phản xạ thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính hay điện thoại.
Như vậy, scan là hoạt động trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) số trên máy tính.
2. Các khái niệm liên quan đến Scan
a. Scan ảnh là gì? – Scan giấy tờ là gì?
Scan ảnh, tài liệu, scan giấy tờ là chuyển những dữ liệu trên giấy tờ (sách, hợp đồng, văn bản,…) hoặc ảnh thành những file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu, có thể lưu trữ được mãi mãi, không lo bị hỏng, mất, phai màu, rách, đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn.
b. Bản scan là gì?
Bản scan là bản in màu có nội dung phù hợp với mục đích của người in trên chất liệu giấy. Nội dung được chỉnh sửa bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh, thường là các văn bản của cá nhân, tổ chức và thường có dấu đỏ và chữ ký.
c. Fax là gì? Máy fax là gì?Sử dụng máy fax trong doanh nghiệp
Fax, điện sao hay điện thư là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện. Máy gửi là loại máy có khả năng rà quét bản gốc, đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát qua đường dây điện đến máy nhận ở một nơi khác. Về phía máy nhận, sau đó nó sẽ đổi tín hiệu ngược lại và in bản sao lên giấy.
Máy fax (viết tắt từ từ “facsimile”) là một thiết bị được sử dụng để gửi, nhận tài liệu điện tử thông qua một mạng điện thoại. Máy fax còn được gọi là máy telefax; máy viễn thông, đường truyền dùng cho máy fax được gọi là “faxes”. Có thể thực hiện hoại động fax giữa 2 máy fax, giữa máy fax với máy tính, hoặc dịch vụ fax trực tuyến được trang bị để nhận, gửi fax.
3. Bản chụp và bản sao
a. Bản chụp là gì?
Pháp luật Việt Nam không có quy định hay định nghĩa nào về bản chụp. Bản chụp có thể hình dung nó là một bản tạo ra từ việc chụp lại bằng các thiết bị như điện thoại, máy ảnh,… một cách trực tiếp rồi sau đó được in ra và sử dụng.Đối với các công việc liên quan tới cơ quan nhà nước, pháp luật thì bản chụp không có giá trị pháp lí.
b. Bản sao là gì?
Bản sao là bản sao chép thông nội dung trên bản gốc bằng nhiều hình thức, bao gồm bản chụp, thường có dấu mộc chữ “BẢN SAO” và được công chứng, chứng thực nên nó giá trị pháp lí.
Ví dụ: Bản sao giấy khai sinh, khai tử; Bản sao sổ hộ khẩu; Bản sao chứng chỉ, bằng cấp đại học;…
Bản sao và bản chụp là hai loại văn bản thứ cấp hoàn toàn khác nhau về cả cách thức hình thành lẫn giá trị pháp lý. Ngoài hai loại hình văn bản này còn có bản photo, được photo ra từ bản chính. Dù không thể khẳng định bản photo có giá trị pháp lý, nhưng thông thường khi đã được đối chiếu với bản chính thì bản photo có thể sử dụng thay bản chính trong một số trường hợp nhât định.
II. Công dụng của Scan
1. Tiết kiệm không gian văn phòng
Công dụng được nhắc đến đầu tiên của chiếc máy scan là có kích thước nhỏ gọn chỉ chiếm một góc bàn nhỏ, không làm hạn chế không gian văn phòng.
Ngoài ra, có một số dòng máy in có chức năng Scan, copy giúp chúng ta chỉ cần sở hữu một thiết bị cho nhiều công việc khác nhau.
2. Lưu trữ các tài liệu quan trọng
Những tài liệu quan trọng cần được sao lưu và bảo quản cẩn thận, giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị lạc mất. Lúc này, scan tài liệu trở thành hoạt động cần thiết hơn hết.
Xem thêm: Tổng Hợp Key Win 7 Và Hướng Dẫn Active Tại Nhà Đơn Giản Nhất 2019
Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu, giấy tờ sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp; giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ lạc mất thông tin quan trọng và còn tiết kiệm chi phí in ấn.
3. Bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
Lưu trữ thông tin ở dạng số thông qua hoạt động scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu định dạng PDF với chữ ký số, đảm bảo sự bảo mật cao nhất.
4. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện
Scan giúp lưu trữ tài liệu hiệu quả, thuận tiện
Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các file trong máy điện tử giúp cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn. Bên cạnh đó, nhiều dòng máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu bằng cách gửi email – thư điện tử, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng tử cả bên thứ ba.
Chính vì thế người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt ở công ty, doanh nghiệp, nơi đặt máy.
5. Cải thiện hiệu suất làm việc
Máy scan giúp cải thiện năng suất làm việc
Phương pháp lưu trữ truyền thống tốn rất nhiều thời gian để tìm tài liệu, trong khi đó máy scan giúp tài liệu được lưu trữ linh hoạt hơn. Công việc tìm kiếm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên để có thêm thời gian xử lý những công việc khác.
6. Khôi phục tài liệu bị mất
Trong những trường hợp bất cập, bất khả kháng khiến tài liệu bị lạc mất, việc scan tài liệu và lưu trữ trên những ứng dụng lưu trữ (Google Drive, đám mây,…) giúp bạn khôi phục những dữ liệu cần thiết một cách nguyên vẹn, tiện lợi, nhanh chóng.
III. Cách Bảo quản và Sử dụng máy scan đúng cách
Máy scan giúp cải thiện năng suất làm việc
Để sử dụng máy scan hiệu quả, đồng thời có thể kéo dài tuổi thọ sử dụng, bạn cần lưu ý những yêu cầu dưới đây.
1. Khởi động máy scan đúng trình tự
Một lưu ý quan trọng trong quá trình sử dụng máy scan đó là hoạt động khởi động máy scan phải đúng trình tự. Khởi động theo đúng trình tự, cấm cấp nguồn rồi ấn nút khởi động trên máy sẽ tránh được nguy cơ sốc điện, giúp máy hoạt động được ổn định.
2. Hạn chế để máy scan hoạt động quá công suất của máy
Mỗi loại, dòng máy scan đều có công suất sử dụng nhất định. Bạn nên đặc biệt lưu ý đến đặc điểm này, sử dụng máy scan trong phạm vi công suất phù hợp để đảm bảo tuổi thọ cũng như hiệu suất máy cao nhất.
3. Thường xuyên cập nhật Driver cho máy scan
Là một thiết bị hỗ trợ, kết nối với máy tính, máy scan cần được cập nhật những nội dung mới nhất từ phía nhà sản xuất thường xuyên. Bạn hãy đảm bảo liên lạc với các bên trung tâm sản xuất, bảo hành để được bảo trì và cập nhật cho sản phẩm máy scan của mình.
4. Bảo quản mặt kính
Song song với việc sử dụng máy scan đúng cách, cần chú ý đến việc bảo quản máy, đặc biệt là mặt kính. Mặt kính là một trong những bộ phận quan trọng bậc nhất của máy scan. Thường xuyên lau chùi đúng cách sẽ tránh được những vết trầy xước, đem lại bản scan chất lượng cao nhất dành cho bạn.
5. Vệ sinh máy scan
Việc bảo quản máy scan không chỉ dừng lại ở việc bảo quản tốt phần mặt kính. Để máy scan hoạt động tốt, bạn cần thường xuyên vệ sinh tổng thể, toàn bộ máy. Hãy đảm bảo trước khi vệ sinh máy, bạn đã tắt hết các kết nối và nguồn điện.
IV. Kết luận
Trên đây là những thông tin để trả lời câu hỏi về scan là gì, các định nghĩa liên quan, công dụng của Scan, cách bảo quản và sử dụng máy scan đúng cách. Hi vọng Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết bị máy văn phòng đã đem đến thông tin hữu ích cho những ai muốn tìm hiểu chuyên sâu và một loại vật dụng quen thuộc, nhất là trong hoạt động của doanh nghiệp.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!