Định dạng văn bản là gì? Cách định dạng văn bản file Word chuẩn

Khi đã hoàn thành viết bài cơ bản trên Word, cần thực hiện định dạng và kiểm tra lại để đảm bảo rằng đó là một bài viết thông tin chính xác và dễ đọc.

Để hiểu và áp dụng các cách định dạng để tạo file word chuẩn không phải ai cũng biết. Tuy nhiên, việc hiểu định dạng văn bản là không khó. Điều này giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc trình bày văn bản của mình. Trong bài viết này, Teky sẽ hướng dẫn cho bạn các kiến thức cơ bản về vấn đề này. Đừng bỏ qua để có thể áp dụng vào công việc của mình một cách tốt nhất.

Định dạng văn bản là gì?

Theo bạn, định dạng văn bản mang ý nghĩa gì? Đơn giản nhất, đó là sắp xếp văn bản bằng cách lựa chọn các thuộc tính quy định trong word, nhằm đảm bảo văn bản trình bày rõ ràng, hấp dẫn và dễ hiểu. Đặc biệt, định dạng là rất quan trọng để nhấn mạnh các nội dung quan trọng.

Các lệnh định dạng văn bản chuẩn cơ bản nhất

Để định dạng văn bản, ta cần sử dụng các lệnh định dạng khác nhau. Trong Word, đặc biệt có 2 lệnh định dạng phổ biến là;.

Định dạng từng đoạn văn bản

Nâng cao khả năng nhấn mạnh cho phần nội dung quan trọng và muốn người dùng chú ý đến là mục đích của lệnh định dạng này. Hơn nữa, lệnh định dạng này cũng giúp người đọc dễ dàng hơn trong việc theo dõi nội dung trong văn bản.

Định dạng các ký tự cho văn bản

Nếu muốn hiểu sâu hơn về định dạng văn bản, không thể bỏ qua thông tin về lệnh định dạng ký tự. Việc áp dụng định dạng ký tự trong văn bản sẽ giúp tôn lên những thông tin quan trọng và thu hút sự chú ý của độc giả. Thêm vào đó, lệnh định dạng này còn làm cho văn bản trở nên dễ đọc và hấp dẫn hơn với bố cục đẹp mắt.

Các bước định dạng văn bản cơ bản trong file word chuẩn

Để có tài liệu word hoàn chỉnh, bạn cần nắm bắt kỹ năng định dạng văn bản. Trong word, có nhiều phương pháp định dạng khác nhau, nhưng để đạt hiệu quả tốt nhất, lựa chọn định dạng văn bản là sự lựa chọn sáng suốt. Dưới đây là những bước đơn giản để tạo ra một tài liệu word đẹp mắt, gây ấn tượng mạnh với độc giả.

Căn lề, kích thước trong văn bản

Sau đó, cần đổi kích thước của word sang đơn vị ‘cm’ để có thể căn chỉnh chuẩn. Thực hiện căn chỉnh lề trái – phải – trên – dưới như sau: Bước này.

Khoảng cách của lề trên (Top) là 2cm – 2,5cm.

Phần dưới (Bottom) cần được giữ khoảng cách từ 2cm đến 2,5cm.

Lề bên trái (Left) nên được thiết lập trong khoảng từ 3cm đến 3,5cm.

Khoảng cách lề bên phải nên từ 1,5cm – 2cm.

Để điều chỉnh kích thước, bạn có thể vào phần ”Page Layout” và chọn ”Page Setup”.

Sau khi đã thay đổi kích thước, bạn có thể canh lề trong word bằng cách dùng thẻ Margins như được minh họa dưới đây.

Để hoàn tất quá trình định dạng word chuẩn, cuối cùng bạn cần thay đổi kích thước của trang bằng cách chọn chế độ Portrait như sau:

Định dạng Font chữ là cách định dạng văn bản cơ bản

Việc định dạng văn bản liên quan đến Font sẽ được thay đổi đa dạng theo yêu cầu về nội dung như kiểu chữ, màu sắc, kích thước và font chữ. Quá trình định dạng này rất đơn giản, bạn chỉ cần truy cập vào biểu tượng “Home” và chọn mục “Font”, sau đó tiếp tục lựa chọn font chữ phù hợp bằng cách nhấn vào mũi tên.

Thường thì nên sử dụng font chữ nhỏ để tránh việc phải định dạng lại sau khi mở file Word. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và sử dụng dễ dàng hơn.

Sử dụng phím tắt để định dạng văn bản

Để tiết kiệm thời gian định dạng trang tài liệu Word, bạn có thể áp dụng những phím tắt phổ biến để thực hiện định dạng. Sau đây là một số phím tắt hữu ích mà bạn có thể sử dụng để định dạng trang tài liệu.

Sử dụng phím Ctrl+B để làm nổi bật đoạn văn.

Bấm phím Ctrl+D để mở hộp thoại điều chỉnh kiểu chữ trong văn bản.

Bấm tổ hợp phím Ctrl+I để in nghiêng văn bản.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để gạch chân văn bản.

Ctrl + Shift + >: Sau khi bôi đen văn bản, chọn tổ hợp phím này để tăng kích thước văn bản.

Sau khi chọn văn bản, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + để thu nhỏ kích thước của văn bản.

Nhấn Ctrl + L để căn chỉnh văn bản sang trái.

Bấm Ctrl + R để căn chỉnh văn bản sang phải.

2 điều quan trọng cần biết khi định dạng văn bản chuẩn

Để định dạng word đúng chuẩn, bạn cần ghi nhớ hai điều quan trọng sau ngoài việc nắm rõ các bước và lệnh định dạng cơ bản. Những yếu tố này sẽ có tác động đến hiệu quả của việc định dạng văn bản của bạn.

Các cài đặt định dạng trang word có sự khác nhau ở từng phiên bản

Có rất nhiều phiên bản của phần mềm word đã được cải tiến theo thời gian và hiện đang được phân phối trên thị trường để bạn có thể chọn lựa cài đặt trên máy tính. Chẳng hạn như word 2007, word 2010, word 2019… Mỗi phiên bản đều có sự thay đổi về vị trí các tính năng trong giao diện bản word, do đó, bạn cần phải tìm hiểu kỹ đặc điểm của phiên bản word mà bạn đã cài đặt. Chỉ khi đó, bạn mới có thể dễ dàng tìm kiếm vị trí các tính năng khi định dạng văn bản một cách thuận tiện.

Sử dụng font, kích thước và màu sắc văn bản hợp lý

Mục đích của việc định dạng văn bản là tạo sự thẩm mỹ và thu hút sự chú ý của độc giả, cũng như giúp cho việc nắm bắt thông tin văn bản trở nên dễ dàng hơn. Để đảm bảo mục đích này, bạn cần sử dụng các kích thước, màu sắc và font chữ phù hợp. Tuy nhiên, nếu lạm dụng, định dạng có thể gây ra tác động ngược lại so với mục đích ban đầu.

Nếu bạn chưa hiểu về hình thức văn bản hoặc muốn học cách định dạng văn bản đúng chuẩn, hãy đọc bài viết của Teky. Chúng tôi tự tin rằng có thể giúp bạn trở nên thành thạo với các kỹ năng xử lý văn bản và phần mềm ứng dụng văn phòng khác. Để đơn giản hóa công việc văn phòng của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ trong việc lựa chọn khóa học phù hợp.

Tiết lộ cách điều chỉnh kích thước ô trong Excel một cách chi tiết nhất.

Cách lựa chọn những kiểu chữ đẹp phổ biến nhất trong Word.

Phương pháp sửa lỗi phông chữ chính xác – Bí quyết ít người chia sẻ.

Sự cố mất từ trong Word: Nguyên nhân phổ biến và cách khắc phục.