Chi phí vận hành là gì? Phương pháp cắt giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp – Đào tạo nhân sự, Quản trị nhân sự, quản trị nhân lực

1. Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Sử dụng công nghệ trong kinh doanh cho phép các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền qua đó thúc đẩy phát triển theo các cách mà họ không thể làm trong những năm trước đây.

Từ các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến, các phần mềm quản lý bán hàng và các ứng dụng máy tính quản lý từ xa, giờ đây bạn không cần tốn thời gian và nhân lực để vận hành các đầu việc trên theo hình thức kinh doanh truyền thống đây cũng chính là cách mà khoa học công nghệ giúp bạn giảm chi phí kinh doanh và trở nên chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ trong lĩnh vực quản lý tài liệu, thay vì phải ngồi sắp xếp một đống giấy tờ và phân loại để tìm thông tin thì các bạn có thể tìm đến giải pháp công nghệ như phần mềm quản trị thông minh DocPro để giải quyết những vấn đề trên, giúp nâng cao năng suất, đỡ tốn thời gian và giảm chi phí thuê nhân công. Điều này giúp giảm chi phí đáng kể đấy.

Các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến chuyên nghiệp

2. Lập chiến lược phát triển khách hệ thống khách hàng mới theo nguyên lý Pareto

Nguyên lý Pareto (Quy luật 80/20) được áp dụng rất hiệu quả trong trường hợp này.

Các doanh nghiệp thường ít khi để ý đến 80% lợi nhuận của doanh nghiệp mình có được từ 20% khách hàng trung thành. Rất nhiều doanh nghiệp dành quá nhiều chi phí cho việc tìm kiếm 80% khách hàng mới nhưng chỉ đem lại 20% lợi nhuận.

Ngoài ra họ còn quên mất 1 điều rằng khách hàng cũ thì không cần mất tiền PR, quảng cáo mà vẫn có thể kinh doanh hiệu quả. Do đó, các doanh nghiệp nên dành chi phí cho việc phát triển hệ thống khách hàng mới từ những mối quan hệ cũ.

Duy trì mối quan hệ với khách hàng

3. Đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp

Việc đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động. Hãy xét đến tất cả các các chi phí tổn thất, cả trực tiếp và gián tiếp, khi có 1 tại nạn xảy ra ở nơi làm việc, bao gồm:

• Phí chi trả 1 phần bảo hiểm

• Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ

• Chi phí cho việc làm thay ca và thời gian cho nhân viên đó

• Chi phí thuốc thang

• Tốn tiền bạc và thời gian để điều tra nguyên nhân của tai nạn

• Tinh thần lao động giảm sút

• Mất uy tín công ty và chi phí cho quan hệ công chúng

• Tiền phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp.

Đảm bảo an toàn lao động

4. Thực hiện các thủ túc đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả

Đây là thời điểm tốt để xem xét tất cả các thủ tục và quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi. Liệu các công việc chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định? Liệu doanh nghiệp có thể giảm số lượng tài liệu photocopy và tiết kiệm chi phí giấy mực không?

Liệu doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên giảm in ấn bằng việc lưu tài liệu ở dạng bản mềm thay vì in tài liệu cứng không? Có những quy trình nào đã trở nên thừa thãi nhưng nhân viên vẫn đang dành thời gian hoàn thành không? Có phương pháp nào giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không?

Doanh nghiệp cần xem xét các cách thức mà mình có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Xem xét đến việc tiết kiệm năng lượng bằng cách tắt đèn vào ban đêm và chỉ làm vệ sinh văn phòng hai ngày một lần thay vì hàng ngày. Làm việc hiệu quả hơn giúp tiết kiệm nguồn lực đáng giá.

5. Giảm chi phí văn phòng

Bạn có biết các chi phí giấy, mực in, vật tư, gửi thư và bưu chính … mới nhìn có vẻ như là vụn vặt, không tốn kém, nhưng thực tế nó có lại tốn một khoản chi phí khá lớn.

Giảm chi phí văn phòng

Đặc biệt là các vấn đề liên quan đến giấy tờ. Theo thống kê cho thấy các doanh nghiệp lớn hiện nay mất hơn 30 triệu đồng mỗi năm cho những giấy tờ không cần thiết, đối với các doanh nghiệp lớn con số này còn khổng lồ hơn. Các doanh nghiệp nên quán triệt nhân viên không in trừ khi thật cần thiết, ngoài ra hãy chuyển đổi sang sử dụng hệ thống kỹ thuật số để quản lý thay vì cứ mãi thực hiện thủ công trên giấy tờ truyền thống.

Và các báo cáo nên nộp thông qua internet từ máy tính của bạn thay vì một loạt các giấy tờ bừa bộn. Điều tưởng chừng như đơn giản nhưng có thể giúp bạn giảm được một số chi phí kinh doanh định kỳ phổ biến nhất.

Xem thêm: Mẹo tối ưu diện tích không gian văn phòng

Cách cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp

Nếu bạn thấy chi phí vận hành cửa hàng của mình ngày càng tăng cao, có nguy cơ vượt quá mức lợi nhuận thì đây là lúc bạn cần phải thay đổi. Dưới đây là vài cách có thể giúp bạn cắt giảm chi phí vận hành cửa hàng.

Xem xét lại mọi thứ

Nếu bạn có thuê kế toán hãy yêu cầu họ xuất danh mục chi phí hiện tại ra để bạn có thể xem xét lại. Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của suno, bạn có thể tự mình xem lại danh mục này trong thẻ thu chi. Hãy nhớ rằng, chi phí vận hành có thể là chi phí cố định hoặc không cố định nhưng bạn phải thanh toán thường xuyên.

Một khi bạn đã có danh sách chi phí bạn có thể dễ dàng tìm ra:

• Chi phí nào không còn cần thiết nữa
• Chi phí nào quá cao
• Chi phí nào hợp lý

Từ đó, bạn có thể đưa ra những lựa chọn thay đổi sao cho phù hợp.

Đừng trông chờ vào phép màu

Bạn đã từng cố gắng giảm chi phí cho cửa hàng nhưng không thành công. Hãy bình tĩnh và cũng đừng trông chờ vào một “phép màu” nào đó có thể giúp bạn cắt giảm chi tiêu ngay lập tức. Tìm đúng các khoản “chi phí không hợp lý” không phải là việc dễ dàng và có thể thực hiện trong ngày một ngày hai.

Bạn thấy một mục chi phí nào đó quá cao khiến bạn phải nóng mặt. Nhưng đó chưa chắc đã là chi phí không hợp lý. Trên thực tế, những mục chi phí nhỏ tưởng chừng không đáng kể nhưng nhiều mục gộp lại sẽ tạo thành một khoản tốn kém lớn mà có thể bạn không ngờ đến.

Thảo luận với nhân viên

Có thể bạn quá bận rộn, không phải lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng. Trong trường hợp này, người nắm rõ tình hình cửa hàng nhất, không ai khác ngoài nhân viên của bạn.

Thay vì tự mình cố gắng tìm ra những điểm cần thay đổi trong cửa hàng, hãy mở một buổi họp và lấy ý kiến của tất cả nhân viên. Như vậy mọi việc sẽ suôn sẻ hơn rất nhiều.

Tận dụng khách hàng hiện tại

Dù là trong thời đại công nghệ số, truyền miệng vẫn là hình thức marketing hiệu quả và ít tốn kém nhất. Thay vì “đốt” quá nhiều tiền vào quảng cáo. Hãy dùng số tiền đó để hoàn thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, chăm sóc khách hàng hiện tại thật tốt (tặng quà, ưu đãi cho khách hàng trung thành…) để khuyến khích họ giới thiệu cửa hàng của bạn với người khác.

Dọn dẹp cửa hàng

Suốt thời gian vận hành, có thể có những thiết bị, những thứ mà cửa hàng không còn dùng đến nữa. Thay vì chất hết vào kho và để đó một cách lãng phí, tốn diện tích, hãy dọn dẹp, bán lại những vật dụng không cần thiết để thu lại một khoản tiền nhỏ cho cửa hàng.

Xem lại chi phí mặt bằng

Mặt bằng là một trong những thứ “ngốn” nhiều chi phí nhất đối với một cửa hàng bán lẻ. Nếu mặt bằng của bạn có giá quá cao, hãy thử xem xét lại. Liệu cửa hàng của bạn có thật sự cần một mặt bằng như thế? Có cần thiết phải thuê mặt bằng có diện tích quá lớn không? Nhất thiết phải nằm ở khu vực trung tâm (nơi có giá mặt bằng cao) hay ở đâu cũng được? Nếu không thì bạn nên nghĩ đến chuyện chuyển sang một mặt bằng mới rẻ hơn.

Xem thêm: Hoạch định nguồn nhân lực là gì? Làm thế nào để hoạch định nguồn nhân lực?

Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ quantrinhansu.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.

Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit